Lake|Flato Architects sparar 100 timmar i veckan genom att konsolidera med Zoom Workplace

Lake|Flato Architects är nationellt erkända för sin förmåga att skapa moderna byggnader på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt och få dem att sömlöst passa in i omgivningen.

Som ett företag som blickar framåt förstod Lake|Flato den växande efterfrågan på en modernare arbetsplats som inte binder medarbetaren till ett kontorsbås. De utmanade sig själva att designa framtidens arbetsplats – en som skulle använda teknik av högsta klass och ge en enastående användarupplevelse oavsett var arbetarna befinner sig.

Och de skulle använda sitt eget kontor som exempel.

”Vi bestämde oss för att helt anamma en hybrid arbetsmodell med en uppdelning mellan kontor och arbete hemifrån på ungefär 50/50. Vi skulle ha färre skrivbord på kontoret än människor”, säger Dan Stine, chef för designteknik, Lake|Flato.

Att stödja en hybrid arbetsstyrka kan innebära utmaningar för alla typer av företag, men för en arkitekt- och planeringsfirma är utmaningarna ännu större med tanke på arbetets kreativa och samarbetsinriktade karaktär. ”Vi är arkitekter, så vi tänker alltid grafiskt och vill rita på allt”, förklarar Dan.

Ursprungligen använde Lake|Flato Miro som ett ritverktyg för whiteboard, men det var ett fristående verktyg och det var inte alla på företaget som hade en licens.

Dan och hans team ville dessutom ha en tekniklösning som skulle vara enkel att komma åt och använda var som helst, även när användare byter plats.

För att sätta sina idéer på prov gjorde företaget om sin kontorsbyggnad helt och hållet och förvandlade den till en uppvisning i miljömässig hållbarhet, kreativ design och inkludering.

Teamet omvandlade alla konferensrum till Zoom-rum, med en pekskärm för innehåll och en annan skärm utan pekdisplay för deltagare. Zoom Rooms tar HD-videosamarbetet till kontoret och hemmet, vilket gör att både deltagare på plats och fjärrdeltagare kan interagera på ett enkelt och konsekvent sätt.

”När du behöver dela innehåll är det alltid samma sak. Du har din surfplatta, du går med i Zoom-mötet och delar innehållet – oavsett om du sitter på kontorets innergård, i konferensrummet, vid ditt skrivbord, hemma eller på ett kafé”, säger Dan.

Med Zoom Rooms går det att skapa lika villkor för alla. Alla kan enkelt delta i möten – oavsett var de befinner sig.

Dan gillar också att Zoom Rooms är ett öppet ekosystem som fungerar lika bra med andra plattformar för videomöten, som Microsoft Teams, Cisco Webex och Google Meet. Varje möte påbörjas enkelt med ett klick på knappen ”starta möte”.

Med den nya designen på kontoret är alla skrivbord dessutom trådlösa, vilket gör att vi inte behöver några tangentbord, möss eller ens HDMI-kablar. Allt är bärbart och alla har en surfplatta och sin egen Zoom-licens. Vi kan till och med byta plats mitt i mötet och stanna kvar i Zoom-mötet utan att missa någonting.

Dan uppskattar att företaget sparar 100 timmar i veckan tack vare att medarbetarna inte behöver installera utrustning i flera steg eller logga in och ut varje gång de byter plats under ett möte.

Även externa gäster, som konsulter och kunder, kan enkelt gå med i Zoom-samtal när de besöker Lake|Flato-kontoret.

”De förväntar sig att vi ska ge dem en HDMI-kabel, men allt de behöver göra är att öppna Zoom-appen och klicka på dela-knappen – och det fungerar felfritt.”

När konferensrummen på Lake|Flato inte används mellan mötena använder deras marknadsavdelning skärmarna för digital skyltning som en ny marknadsföringskanal. Dan förklarar:

”Några av våra konferensrum ligger precis vid trottoaren, med fönster från golv till tak. Folk går på gatan och ser alla dessa häftiga bilder av våra projekt på skärmarna i det tomma konferensrummet.”

Marknadsföringsteamet kan också snabbt byta ut innehållet för att framhäva speciella evenemang, så att det fortsätter att vara relevant.

Med Zoom Rooms på plats insåg Dan och hans team snabbt värdet av att använda Zoom Whiteboard-funktionen. Nu använder alla teammedlemmar funktionen nästan dagligen.

Dan använder även AI-funktionerna i Zoom Whiteboard för att förbereda presentationer och utbildning.

”För inte så länge sedan bad jag AI att brainstorma idéer om ett specifikt specialinriktat ämne som jag skulle ta fram utbildning för. Den gav mig idéer som jag inte hade tänkt på”, säger Dan.

Dan behövde finjustera de AI-genererade idéerna men uppskattar att AI hjälpte honom med 75 % av processen.

Tidigt i övergången använde Lake|Flato Microsoft Teams Phone men bytte till Zoom Phone när de såg fördelen med att konsolidera molnbaserade VoIP-funktioner på Zoom Workplace-plattformen. 

”Zoom var billigare än Teams, vilket är en av anledningarna till att vi bytte från Microsoft Teams Phones till Zoom Phones. Men något som är ännu viktigare är att när man har konsoliderat med Zoom så ringer Zoom Phone inte när man sitter i möte”, säger Dan. ”Den vet att du är upptagen, så telefonen stör dig inte.” 

I stället använder Dan avskrifterna från röstbrevlådan som följer med Zoom Phone för att se om han behöver ringa tillbaka direkt eller inte.

”När du sitter i ett möte och ser att du har missat ett samtal kan du klicka på det och kan, utan att behöva lyssna på det, se vem som ringde och vad det handlar om och avgöra om det är något som bör prioriteras just nu. Behöver du lämna mötet för att det är väldigt viktigt eller kan det vänta?”

Lake|Flato använder även Zooms inbyggda AI-assistent, AI Companion, för att hitta nya sätt att effektivisera sina processer, från mötessammanfattningar till mötesfrågor, som erbjuder funktionen ”uppdatera mig”. AI Companion ingår utan extra kostnad i de betalda tjänsterna som tilldelas Zoom-konton.

Dan uppskattar att han ägnade 15 minuter åt att föra anteckningar under varje möte på en timme och ytterligare 15 minuter på att renskriva anteckningarna efteråt – en uppgift som har blivit överflödig tack vare AI Companion. Med tanke på att Dan tillbringar cirka 12 till 15 timmar i möten varje vecka, innebär det att han sparar cirka sex till åtta timmar varje vecka.

”Den sparar oss en del tid, vilket är bra, men det är också viktigt att vi får möjligheten att fokusera på ett projekt och vara mer närvarande och ansvarsfulla gentemot våra kollegor”, säger Dan. ”Det är också lätt att hitta anteckningarna eftersom de alltid är på samma plats.”

Dan använder också funktionen mötesfrågor i Zoom Meetings. Om han är försenad eller gör andra saker samtidigt kan han trycka på knappen ”uppdatera mig” för att få en kortfattad sammanfattning av vad som har sagts i samtalet hittills, be om att få veta om hans namn har nämnts och få en snabb överblick över det viktigaste slutsatserna.

Dan ser fram emot att använda Zoom Workplace-plattformen ännu mer i framtiden. Han är särskilt intresserad av att använda Zoom Sessions för tankeledarevenemang, med dess möjligheter vad gäller registrering och avancerad rapportering.

”Vi vill använda Zoom Sessions för att fortsätta att främja vår position som tankeledare i branschen. Att kunna vara värd för våra egna evenemang på Zoom kommer att bli fantastiskt”, säger Dan.

Lake|Flatos användning av Zoom ökar, vilket visar fördelarna med att ha så många funktioner inbyggda i en och samma plattform.