A automação do fluxo de trabalho do Zoom permite a criação de fluxos de trabalho automatizados para tarefas comuns, como responder a mensagens de chat, o que ajuda sua equipe a economizar tempo.
7 minutos de leitura
Atualizada em February 19, 2025
Publicado em July 09, 2024
Pense quanto tempo é gasto em tarefas rotineiras de trabalho, como enviar uma mensagem de check-in semanal ou duplicar informações de um aplicativo para outro. O que pode parecer um minuto aqui ou ali pode se acumular rapidamente quando existem projetos mais significativos que você gostaria de realizar. Os fluxos de trabalho automatizados podem ajudar você a recuperar esse tempo valioso.
Quer o senhor seja um administrador de TI fazendo malabarismos com as solicitações do help desk ou um funcionário da área de informações que passa de um aplicativo para outro, a automação de processos de negócios simples e comuns o ajuda a ser mais eficiente e, em última análise, a fazer mais.
A automação do fluxo de trabalho Zoom facilita a criação de fluxos de trabalho poderosos que simplificam seu trabalho no Zoom Workplace e em aplicativos de terceiros. Também é possível incluir o AI Companion em seus fluxos de trabalho, extraindo informações e contexto da plataforma para impulsionar a ação, cuidando dessas pequenas tarefas para você.
Veremos como é isso durante o dia de trabalho, mas, primeiro, aqui está uma visão geral da automação do fluxo de trabalho e como ela funciona.
A automação do fluxo de trabalho é o processo de utilização de software para automatizar determinadas tarefas por meio da criação de regras ou fluxos de trabalho entre sistemas. Essas regras podem ser condicionais (acionadas quando determinadas condições são atendidas - pense "se isso, então aquilo") ou sequenciais (concluídas em uma determinada ordem linear quando ocorre um acionamento).
Com a Automação de Fluxo de Trabalho Zoom, o senhor pode criar fluxos de trabalho simples com uma ou duas etapas, ou fluxos de trabalho mais inteligentes e dinâmicos que combinam lógica condicional, loops, atrasos e switches para orientar ações ao longo de vários caminhos sem esforço. Ele permite que o senhor automatize fluxos de trabalho comuns no Zoom Workplace e aproveite os recursos do AI Companion. Ele também ajuda a reduzir a troca de contexto usando integrações de terceiros ou acionadores de webhook para se conectar a aplicativos de negócios como Jira, Google ou Microsoft.
A automação do fluxo de trabalho do Zoom é fácil de usar, sem necessidade de conhecimento técnico. A partir da aba Fluxos de trabalho no aplicativo Zoom Workplace, basta começar com um modelo pré-construído e personalizar cada etapa para suas necessidades específicas. Ou o senhor pode criar um fluxo de trabalho do zero, escolhendo em uma lista de acionadores disponíveis e arrastando e soltando etapas no fluxo, conforme necessário.
Continue lendo para ver como o senhor pode configurar fluxos de trabalho para automatizar tarefas comuns em seu dia de trabalho, adaptadas à sua função.
As reuniões podem ser repletas de muitas discussões e ideias, mas, depois que a conversa termina, como o senhor e sua equipe se responsabilizam por realmente dar continuidade a elas? A automação do fluxo de trabalho pode criar ou atualizar automaticamente um documento do Zoom (ou um documento do Google ou do Word) a partir de um resumo de reunião gerado pelo AI Companion após o término da reunião, oferecendo ao senhor um espaço dedicado para revisitar tópicos de discussão, expandir ideias e marcar colegas com as próximas etapas. O senhor pode até configurar o fluxo de trabalho para compartilhar automaticamente esse documento com seus colegas de equipe em um canal de bate-papo selecionado, mantendo todos informados.
Se estiver em um bilhão de canais de bate-papo, mas tiver apenas alguns em que precisa estar diretamente envolvido, crie um briefing diário de bate-papo para ajudá-lo a se atualizar sem ficar sobrecarregado com mensagens. Programe um fluxo de trabalho para iniciar em um determinado horário do dia, especifique quais canais de bate-papo deseja resumir e o intervalo de tempo (por exemplo, você pode extrair mensagens das últimas 24 horas) e adicione a etapa para resumir essas mensagens com o AI Companion. O senhor pode optar por fazer com que o texto resumido apareça em um documento do Zoom ou enviá-lo a um colega ou grupo via Team Chat. Depois que o fluxo de trabalho for executado, o usuário poderá ler o briefing do bate-papo para obter uma descrição do que foi discutido, juntamente com links que o levarão à mensagem original para que possa ler ou responder.
As mensagens de chat podem se acumular rapidamente, especialmente se você for parte da sua função receber as mesmas perguntas ou feedback repetidamente. É possível configurar um fluxo de trabalho para atribuir uma resposta personalizável a uma reação de emoji.
Por exemplo, se você faz parte de uma equipe de design de produtos, pode definir o emoji de coração para responder automaticamente a um feedback positivo com uma mensagem de agradecimento. Você pode definir o emoji de óculos para responder a perguntas comuns compartilhando um link para as perguntas frequentes sobre o produto.
Se você já esperou que seu gerente aprovasse um documento importante, sabe que ficar conferindo se há atualizações pode consumir muito tempo e ser ineficiente. Talvez tenha que ficar alternando entre as abas para ver se comentaram no documento, verificar se há novas mensagens no seu e-mail ou você tenha que dar uma olhada no canal de chat para ver se a sua mensagem recebeu uma reação positiva.
Crie um fluxo de trabalho para permitir que seu gerente aprove e o mantenha informado. É possível fazer isso mandando emojis para a pessoa a quem você está pedindo aprovação (os emojis de polegar para cima e polegar para baixo, por exemplo). Em seguida, é possível criar uma condição que acione a próxima etapa do fluxo de trabalho: enviar uma mensagem direta ao usuário quando o emoji de polegar para cima for recebido ou solicitar mais feedback se o emoji de polegar para baixo for usado.
Quando algo dá errado, seja uma interrupção ou um problema técnico, o senhor quer que suas equipes de operações de desenvolvimento atuem rapidamente para responder. É possível definir um fluxo de trabalho para ser acionado a partir de um aplicativo de terceiros para gerar um tíquete do Jira (se o senhor já tiver o Jira) e iniciar um canal do Team Chat quando um relatório de incidente for sinalizado. Com base no tipo de incidente, seu fluxo de trabalho pode especificar quais pessoas devem ser incluídas no canal, para que os membros certos da equipe sejam acionados para resolver o problema.
Com a capacidade de acionar fluxos de trabalho por meio de webhooks e combinar fluxos de trabalho condicionais e sequenciais, o senhor pode criar fluxos de trabalho complexos que vão muito além dos nossos modelos. Isso permite que o senhor se integre perfeitamente a aplicativos de terceiros para economizar tempo e evitar o vai-e-vem da criação de tíquetes ou documentos em diferentes aplicativos. O senhor pode personalizar esses fluxos de trabalho para atender às necessidades da sua equipe e da organização como um todo.
Sendo um gerente, você precisa acompanhar o que os membros da sua equipe estão fazendo e saber o status dos projetos em andamento. Muitos gerentes fazem isso com um check-in semanal, em que os colaboradores individuais compartilham o que estão fazendo no Zoom Team Chat. Mas essa tarefa, aparentemente rotineira, pode ser demorada para você e seus subordinados diretos. Primeiro, você é preciso de se lembrar de enviar o lembrete. Em seguida, sua equipe precisa fornecer as atualizações e talvez seja necessário fazer perguntas de acompanhamento para conseguir o nível de detalhe necessário.
Automatizar esse check-in semanal usando a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar a produtividade de todos. É possível criar um fluxo de trabalho para enviar uma mensagem programada com a frequência que você escolher e adicionar um formulário para facilitar a resposta da sua equipe com as informações corretas. Esse é um item a menos em sua lista de tarefas semanais!
O senhor pode usar o AI Companion em uma etapa do fluxo de trabalho para resumir uma semana inteira de mensagens de bate-papo do canal da sua equipe e adicioná-las a um documento do Zoom. A partir daí, o senhor pode compartilhar o documento com a sua equipe e perguntar quais tópicos eles querem adicionar à pauta da reunião semanal da equipe. O resumo pode ajudá-los a refrescar a memória sobre as conversas curtas que tiveram no dia a dia e ver quais tópicos podem justificar uma discussão mais profunda.
Aprovar solicitações de viagens de negócios, folgas e despesas pode encher sua caixa de entrada de e-mails e atrapalhar seu dia com muito trabalho. A automação do fluxo de trabalho pode simplificar esse processo fácil para que você possa revisar e aprovar esses tipos de solicitações diretamente no Team Chat.
Basta começar com o modelo de fluxo de trabalho "Solicitações de folga", personalizá-lo para atender às suas necessidades e publicar o link do fluxo de trabalho no canal de chat da sua equipe (é possível até mesmo fixá-lo nesse canal para que todos possam encontrá-lo facilmente). Quando os membros da equipe precisarem da sua aprovação na solicitação, eles podem simplesmente preencher o formulário e ele será automaticamente enviado a você para análise e, assim que você assiná-lo, eles receberão uma notificação de volta.
Os novos funcionários que entram em uma equipe híbrida ou remota podem ter mais dificuldade para conhecer seus colegas e sentir um senso de conexão. Se você tiver um canal de chat para toda a equipe ou para um departamento, é possível configurar um fluxo de trabalho para apresentar automaticamente novos membros. Facilite as coisas criando um formulário para eles preencherem que inclua suas principais responsabilidades, hobbies e interesses.
Quando o novo contratado preencher o formulário, será acionada uma etapa que enviará uma mensagem para o canal de bate-papo da equipe com uma breve mensagem de boas-vindas e uma introdução. O senhor também pode ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos com uma mensagem automática compartilhando recursos importantes, como um link para o calendário da equipe. Como sempre, o senhor pode personalizar essas mensagens de acordo com a cultura da sua equipe.
A automação do fluxo de trabalho agora está disponível para usuários pagos do Zoom sem custo adicional durante o período de teste gratuito (atualize seu aplicativo Zoom Workplace para a versão 6.3.10 ou superior). Administradores e proprietários de contas, os senhores podem trazer os benefícios da automação para sua força de trabalho habilitando a automação do fluxo de trabalho no seu portal de administração. Confira nossa página de suporte para obter mais informações sobre como começar a automatizar seus fluxos de trabalho.
Os novos funcionários que entram em uma equipe híbrida ou remota podem ter mais dificuldade para conhecer seus colegas e sentir um senso de conexão. Se você tiver um canal de chat para toda a equipe ou para um departamento, é possível configurar um fluxo de trabalho para apresentar automaticamente novos membros. Facilite as coisas criando um formulário para eles preencherem que inclua suas principais responsabilidades, hobbies e interesses.
Quando o novo contratado preencher o formulário, será acionada uma etapa que envia uma mensagem para o canal do chat em equipe, com uma breve mensagem de boas-vindas e uma apresentação. Também é possível ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos com uma mensagem automática compartilhando recursos importantes, como o calendário da equipe. Como sempre, você pode personalizar essas mensagens de acordo com a cultura da sua equipe.
A automação do fluxo de trabalho agora está disponível para usuários pagos do Zoom sem custo extra, durante o período beta.* Os proprietários da conta e administradores, podem trazer os benefícios da automação para a sua força de trabalho permitindo a automação do fluxo de trabalho no seu portal de administração. Confira nossa página de suporte para mais informações sobre como começar a automatizar seus fluxos de trabalho.
*Observação: pode não estar disponível para todas as regiões e setores durante o período beta.
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