Reuniões em vídeo melhores que reuniões presenciais, como isso é possível?

Quando me juntei à Zoom como CIO consultor, participei de um webinar onde ouvi o nosso CEO, Eric Yuan, descrever como ele queria tornar as reuniões por vídeo melhores do que as presenciais. Ainda bem que foi um webinar, porque não sou muito bom com meu rosto inexpressivo, e tenho certeza de que minha reação teria sido interessante. No entanto, quanto mais eu considerava a missão, mais eu via a sabedoria das palavras de Eric. Agora acredito que Eric acertou em cheio: muitos tipos de reuniões são mais eficazes em um espaço virtual do que pessoalmente.

À medida que os colaboradores retornam ao escritório, há reuniões que todos estamos ansiosos para vivenciar pessoalmente, desde sessões para se conhecer, comemorações por um trabalho bem feito, até festas de fim de ano.

No entanto, as reuniões que absolutamente requerem presença física são poucas e raras. A grande maioria das reuniões, como relatórios de status, atualizações do conselho, sessões de brainstorming e reuniões de gerenciamento de projetos, podem acontecer por vídeo e podem ser mais eficazes em um espaço virtual. As reuniões por vídeo têm a capacidade de agilizar e simplificar as interações com o cliente.

Durante a pandemia, muitos líderes ficaram surpresos com o aumento da produtividade das suas equipes. Muitos que anteriormente acreditavam que trabalhar em home-office era inviável começaram a se perguntar por que não confiavam mais nas suas equipes.  

Apesar de os colegas estarem mais distantes, eles conseguiram realizar mais do que nunca, dando aos líderes de negócios um sinal claro de que os colaboradores que trabalham remotamente podem manter ou até aumentar a produtividade. Como resultado, muitas organizações agora estão reconhecendo a eficácia de um modelo híbrido de força de trabalho e estão reposicionando suas operações e espaços de trabalho em torno dessa abordagem híbrida.

Uma das razões pelas quais as reuniões por vídeo são tão eficazes é que os usuários podem ajustar sua tecnologia para atender ao objetivo da reunião. Por exemplo, os médicos e suas equipes de apoio agora podem interagir com os pacientes diretamente em suas casas por meio de acesso de vídeo intuitivo e dinâmico com recursos de segurança que ajudam a proteger a privacidade do paciente. Esses profissionais de saúde podem enviar prescrições diretamente aos pacientes por algum serviço de correio ou a um farmacêutico local para que os pacientes possam retirar seus medicamentos. Equipamentos médicos para monitoramento remoto estão se tornando cada vez mais comuns, permitindo que os pacientes forneçam dados à equipe médica em chamadas de vídeo. Pacientes de programas de saúde mental podem se conectar com terapeutas individualmente ou participar de sessões de aconselhamento em grupo por vídeo.

Para serviços financeiros, a conveniência de estar em casa com todos os recursos disponíveis torna as reuniões mais acessíveis, produtivas e simplificadas. Trazer seu parceiro para a sessão por cinco minutos para discutir um ponto específico é fácil quando se pode iniciar uma reunião diretamente pelo Zoom Team Chat ou transformar uma chamada do Zoom Phone em uma reunião por vídeo.

A ansiedade com a recente pandemia e a possibilidade de infecção afeta as pessoas de maneiras diferentes. Se você estiver organizando reuniões presenciais em que um ou mais participantes estão preocupados com a higiene, as reuniões não serão tão bem-sucedidas quanto poderiam. Com a possibilidade de participar de reuniões por vídeo, cada participante tem a opção de decidir o que funciona melhor para ele, sem se preocupar em ser excluído se participar virtualmente.

Além disso, para os participantes presenciais, é importante dar opções que limitem a necessidade de interagir fisicamente com equipamentos que outras pessoas possam ter tocado, como habilitar a ativação por voz para iniciar reuniões e permitir que os participantes controlem a Zoom Room usando seu próprio celular.

Os colaboradores ganharão confiança ao verem suas organizações fazendo o certo para mantê-los seguros, já que todos aprenderam muito no último ano. A Zoom lançou muitas inovações que podem ser usadas para manter os colaboradores seguros e protegidos.

Os empregadores e colegas têm mais opções para produzir e se manterem seguros ao usar vídeo para trabalho e colaboração. Para mais dicas e ideias sobre como capacitar sua equipe de trabalho híbrida, acesse a página Construindo o futuro.