Des réunions « en vidéo » plus efficaces qu'« en présentiel », comment est-ce possible ?

Lorsqu'ai rejoint Zoom en tant que CIO advisor, j'ai participé à un webinaire durant lequel j'ai écouté notre PDG, Eric Yuan, expliquer qu'il souhaitait faire en sorte que les réunions en vidéo soient plus efficaces que les réunions en personne. Heureusement que nous étions dans un webinaire, car je ne sais pas dissimuler mes émotions et je suis sûr que ma réaction aurait été intéressante. Néanmoins, plus j'analysais cette mission, plus je comprenais le point de vue d'Eric. Maintenant, je pense qu'il a parfaitement raison : de nombreux types de réunions sont plus efficaces dans un environnement virtuel qu'en personne.

Alors que les employés commencent à retourner au bureau, il est évident que nous avons tous hâte de nous retrouver physiquement, par exemple pour les sessions de présentation de nouveaux membres du personnel, les célébrations de résultats ou les fêtes de fin d'année.

Néanmoins, les réunions qui exigent absolument une présence physique sont assez rares. La grande majorité des réunions, comme les rapports d'étapes, les réunions du conseil d'administration, les sessions de brainstorming et de gestion de projet, peuvent avoir lieu par vidéo et peuvent être plus efficaces dans un environnement virtuel. Les réunions en vidéo permettent même d'interagir plus facilement et plus rapidement avec les clients.

Pendant la pandémie, de nombreux dirigeants ont été étonnés de constater une amélioration de la productivité de leurs employés. Nombre de ceux qui pensaient que le travail à domicile était un oxymore ont commencé à regretter de ne pas avoir fait davantage confiance à leurs équipes par le passé. 

Malgré leur éloignement physique, leurs collègues ont été plus efficaces que jamais, démontrant clairement aux dirigeants que des employés en télétravail peuvent maintenir ou même accroître leur productivité. Par conséquent, de nombreuses organisations reconnaissent désormais l’efficacité d’un modèle de personnel hybride et repositionnent leurs opérations et leurs environnements de travail autour d’une telle approche.

L’une des raisons pour lesquelles les réunions vidéo sont si efficaces, c’est que les utilisateurs peuvent adapter précisément leur technologie à l’objectif de la réunion. Par exemple, les médecins et autres personnels soignants peuvent désormais communiquer avec les patients directement à leur domicile grâce à un accès vidéo intuitif et dynamique, doté de fonctionnalités de sécurité qui protègent la confidentialité des patients. Ces professionnels de la santé peuvent envoyer les ordonnances via le meilleur coursier disponible ou à une pharmacie locale, afin que les patients puissent récupérer directement leurs médicaments. Le matériel médical permettant un suivi à distance est de plus en plus courant et permet aux patients d’envoyer leurs données au personnel médical lors des appels vidéo. Les patients atteints de maladies mentales peuvent être mis en relation avec des thérapeutes pour des sessions individuelles ou participer à des sessions d’aide psychosociale en groupe par vidéo.

Dans le cadre de services financiers, il est très pratique d’être à domicile avec toutes les ressources nécessaires à portée de main. Les réunions en sont plus accessibles, plus productives et plus simples. Demander à un collègue de vous rejoindre cinq minutes pour discuter d’un point précis ne pose aucun problème lorsqu’il suffit de lancer une réunion depuis Zoom Team Chat ou de transformer un appel Zoom Phone en réunion vidéo.

L'anxiété liée à la récente pandémie et la possiblité d'infection nous affectent tous différemment. Si vous organisez des rencontres en personne et qu'un ou plusieurs participants passent leur temps à s'inquiéter des questions d'hygiène, vos réunions seront moins efficaces. Avec la possibilité de participer à des réunions par vidéo, chaque invité peut décider ce qui lui convient le mieux, sans avoir peur d'être exclu s'il participe virtuellement.

En outre, pour les personnes présentes physiquement, il est important de pouvoir éviter de manipuler du matériel que d’autres personnes ont touché, par exemple en activant le contrôle vocal au démarrage de la réunion et en permettant aux participants de commander la salle Zoom depuis leur propre appareil mobile.

La confiance des employés sera renforcée s’ils voient que leurs entreprises s’organisent pour garantir leur sécurité, après tout ce que nous avons appris cette année. Zoom a proposé de nombreuses innovations visant à protéger les employés et à leur permettre de se sentir en sécurité.

Lorsque les employeurs et leurs collaborateurs utilisent la vidéo pour travailler et collaborer, ils peuvent être plus efficaces en toute sécurité. Pour découvrir d’autres astuces et idées sur la manière d’équiper un personnel hybride, consultez notre page Anticiper l’avenir.