Cinco desafios comuns na comunicação — e cinco dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho

Esteja você trabalhando em home-office ou em um escritório, a comunicação é essencial para o sucesso da empresa e seus funcionários. A comunicação efetiva possui uma função primordial na construção de equipes fortes e produtivas, que trabalham de forma colaborativa por um objetivo comum. 

Por outro lado, uma comunicação não eficaz pode levar a uma queda na produtividade e na cultura da empresa, semear desconfiança e incertezas, ou causar confusão e frustração entre os funcionários. Isso pode ter sérias repercussões para a empresa, portanto, se a sua equipe está com dificuldade na comunicação, leia sobre algumas das causas mais comuns e dicas para melhorar a forma como você se comunica no trabalho.

A tecnologia nos tornou mais conectados uns aos outros do que nunca, mesmo que nós tenhamos nos tornado cada vez mais remotos. Graças aos smartphones, laptops, tablets e outros dispositivos, nós podemos nos conectar com nossos colegas e clientes a qualquer momento, mesmo quando não estamos em um escritório físico.

Essa "Era da flexibilidade" nos levou a mudanças tremendas em como abordamos o trabalho, que nos abriu novas oportunidades. No entanto, a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar também nos mostrou alguns desafios na comunicação.

Aqui estão algumas razões pelas quais a comunicação no local de trabalho pode falhar e se tornar ineficaz.

1. Você possui muitas reuniões (desnecessárias)

A videoconferência tornou o encontro com os colegas mais fácil, mas não é porque podemos que devemos fazer isso sempre. Agendamento em excesso sem uma ideia clara sobre o que a reunião deveria ser pode afetar negativamente a comunicação no local de trabalho, contribuindo para a fadiga de reuniões, fazendo muitas tarefas durante a reunião e discussões ineficazes. Se você já saiu de uma reunião se sentido confuso e frustrado, esse pode ter sido o motivo.

2. Você está "sempre on‑line" – de uma maneira negativa

Quando você possui dispositivos que permitem que você permaneça conectado ao trabalho o tempo todo, isso pode passar um sinal de que você está semrpe disponível. A comunicação no local de trabalho pode se tornar complicada, ou mesmo totalmente disfuncional, se você estiver sendo contatado a todo momento, dia e noite, por razões não urgentes. 

3. Você está dentro e fora do escritório – assim como todo mundo

O escritório não é mais o hub de trabalho que costumava ser. Enquanto os modelos de trabalho híbrido, remoto e distribuído oferecem muito mais flexibilidade para os funcionários, você pode estar se perguntando: "onde está todo mundo?" ao tentar encontrar alguém no escritório para trocar uma ideia. A colaboração orgânica pode se tornar mais difícil sem as ferramentas certas no lugar.

4. Todos estão usando um aplicativo diferente

Se a sua empresa não possui uma solução de comunicação efetiva definida, os funcionários podem voltar-se para suas ferramentas favoritas para se comunicar com os colegas. Isso poderia levar a inúmeros aplicativos ou plataformas diferentes sendo utilizados na empresa. Os funcionários podem não saber a melhor maneira para se comunicar com seus colgas e obter respostas rápidas — será o e-mail, mensagem de texto, Slack, Zoom Team Chat, ou algo completamente diferente?

5. Você não sabe o que a liderança está pensando

Com mais funcionários trabalhando remotamente, pode ser difícil sentir-se conectado com a visão geral, estratégias e perspectivas da empresa, ou entender a racionalidade por trás das medidas tomadas pela liderança. Os líderes das empresas precisam se comunicar com sua força de trabalho frequentemente, com o máximo de transparência possível para ganhar a confiança e evitar rumores ou a insatisfção de se espalharem.

A videoconferência tornou o encontro com os colegas mais fácil, mas não é porque podemos que devemos fazer isso sempre. Agendamento em excesso sem uma ideia clara sobre o que a reunião deveria ser pode afetar negativamente a comunicação no local de trabalho, contribuindo para a fadiga de reuniões, fazendo muitas tarefas durante a reunião e discussões ineficazes. Se você já saiu de uma reunião se sentido confuso e frustrado, esse pode ter sido o motivo.

Quando você possui dispositivos que permitem que você permaneça conectado ao trabalho o tempo todo, isso pode passar um sinal de que você está semrpe disponível. A comunicação no local de trabalho pode se tornar complicada, ou mesmo totalmente disfuncional, se você estiver sendo contatado a todo momento, dia e noite, por razões não urgentes. 

O escritório não é mais o hub de trabalho que costumava ser. Enquanto os modelos de trabalho híbrido, remoto e distribuído oferecem muito mais flexibilidade para os funcionários, você pode estar se perguntando: "onde está todo mundo?" ao tentar encontrar alguém no escritório para trocar uma ideia. A colaboração orgânica pode se tornar mais difícil sem as ferramentas certas no lugar.

Se a sua empresa não possui uma solução de comunicação efetiva definida, os funcionários podem voltar-se para suas ferramentas favoritas para se comunicar com os colegas. Isso poderia levar a inúmeros aplicativos ou plataformas diferentes sendo utilizados na empresa. Os funcionários podem não saber a melhor maneira para se comunicar com seus colgas e obter respostas rápidas — será o e-mail, mensagem de texto, Slack, Zoom Team Chat, ou algo completamente diferente?

Com mais funcionários trabalhando remotamente, pode ser difícil sentir-se conectado com a visão geral, estratégias e perspectivas da empresa, ou entender a racionalidade por trás das medidas tomadas pela liderança. Os líderes das empresas precisam se comunicar com sua força de trabalho frequentemente, com o máximo de transparência possível para ganhar a confiança e evitar rumores ou a insatisfção de se espalharem.

Conforme a natureza de como e onde trabalhamos se desenvolve, as fendas de comunicação podem estar prestes a acontecer. Se você experimentou qualquer ou todas as complexidades de comunicação acima no local de trabalho, aqui estão algumas formas de enfrentar esses desafios e melhorar as conexões no trabalho.

1. Melhore sua cultura de reunião

Se você é do tipo que agenda uma reunião para cada problema, se pergunte se uma ligação ou o chat do grupo também poderiam funcionar. Quando você de fato organizar uma reunião, certifique-se de que haja uma agenda, para que todos saibam o que será discutido, e possam articular claramente os próximos passos ou resultados no final. Confira a nossa checklist para reuniões mais felizes e produtivas e veja como é possível melhorar a cultura de reuniões.

2. Defina limites para a comunicação no local de trabalho

Quer acabar com o hábito de responder aos e-mails de trabalho ou mensagens de texto tarde da noite? Comece identificando seus limites, como colocar uma pausa na comunicação depois das 18:00. Depois disso, veja as soluções para a comunicação no seu local de trabalho podem ajudá-lo a dar suporte aos seus objetivos, como configurar a sua presença no Zoom Team Chat para "Não perturbe" durante à noite, e atualizando a definição do seu horário comercial no Zoom Phone para que as chamadas telefônicas sejam automaticamente transferidas para o correio de voz. 

3. Utilize as soluções elaboradas para a colaboração virtual

Se as suas equipes híbridas virtuais estão com dificuldade na colaboração em tempo real, explore soluções como o Zoom Whiteboard, que fornece um espaço de quadro de compartilhamento para integrantes da equipe colocarem suas ideas e feedbacks em seu próprio ritmo. Você também pode configurar o canal do Zoom Team Chat para projetos específicos e pedir aos membros do grupo que coloquem arquivos, imagens e ideas em um único lugar.

4. Simplifique as comunicações com uma experiência de plataforma

Criar mais comunicações simplificadas precisa ser algo consistente em toda empresa, e isso exige que o funcionário também compre essa ideia. Ouça atentamente ao que seus funcionários precisam, para que tenham uma comunicação efetiva com seus pares e achem soluções que realmente queiram utilizar. Uma vez que você implementou isso na empresa toda, habilite os funcionários a aproveitar as plataformas de comunicação ao máximo. Torne a mudança fácil e intuitiva, oferecendo treinamentos e processos que podem solucionar ineficiências, e dicas e truques simples para ajudá-los a se comunicar melhor.

5. Crie uma cultura de comunicação aberta — em todos os setores

Uma comunicação consistente da liderança é essencial para a cultura da empresa. Os funcionários devem se sentir confortáveis para chegar aos executivos e confiantes de que a equipe de liderança está comunicando informações importantes em tempo hábil. Faça uma reunião geral de toda a empresa, e de forma consistente, atualizando os funcionários sobre as últimas notícias, usando o Zoom Webinars para alcançar os funcionários remotos. Os executivos também podem permanecer ativos nos chats da empresa, ou se comunicar com frequência por e-mail, para que, assim, os funcionários saibam que estão por perto e abertos para receber mensagens.

Se você é do tipo que agenda uma reunião para cada problema, se pergunte se uma ligação ou o chat do grupo também poderiam funcionar. Quando você de fato organizar uma reunião, certifique-se de que haja uma agenda, para que todos saibam o que será discutido, e possam articular claramente os próximos passos ou resultados no final. Confira a nossa checklist para reuniões mais felizes e produtivas e veja como é possível melhorar a cultura de reuniões.

Quer acabar com o hábito de responder aos e-mails de trabalho ou mensagens de texto tarde da noite? Comece identificando seus limites, como colocar uma pausa na comunicação depois das 18:00. Depois disso, veja as soluções para a comunicação no seu local de trabalho podem ajudá-lo a dar suporte aos seus objetivos, como configurar a sua presença no Zoom Team Chat para "Não perturbe" durante à noite, e atualizando a definição do seu horário comercial no Zoom Phone para que as chamadas telefônicas sejam automaticamente transferidas para o correio de voz. 

Se as suas equipes híbridas virtuais estão com dificuldade na colaboração em tempo real, explore soluções como o Zoom Whiteboard, que fornece um espaço de quadro de compartilhamento para integrantes da equipe colocarem suas ideas e feedbacks em seu próprio ritmo. Você também pode configurar o canal do Zoom Team Chat para projetos específicos e pedir aos membros do grupo que coloquem arquivos, imagens e ideas em um único lugar.

Criar mais comunicações simplificadas precisa ser algo consistente em toda empresa, e isso exige que o funcionário também compre essa ideia. Ouça atentamente ao que seus funcionários precisam, para que tenham uma comunicação efetiva com seus pares e achem soluções que realmente queiram utilizar. Uma vez que você implementou isso na empresa toda, habilite os funcionários a aproveitar as plataformas de comunicação ao máximo. Torne a mudança fácil e intuitiva, oferecendo treinamentos e processos que podem solucionar ineficiências, e dicas e truques simples para ajudá-los a se comunicar melhor.

Uma comunicação consistente da liderança é essencial para a cultura da empresa. Os funcionários devem se sentir confortáveis para chegar aos executivos e confiantes de que a equipe de liderança está comunicando informações importantes em tempo hábil. Faça uma reunião geral de toda a empresa, e de forma consistente, atualizando os funcionários sobre as últimas notícias, usando o Zoom Webinars para alcançar os funcionários remotos. Os executivos também podem permanecer ativos nos chats da empresa, ou se comunicar com frequência por e-mail, para que, assim, os funcionários saibam que estão por perto e abertos para receber mensagens.

Uma comunicação eficaz no local de trabalho não significa estar conectado 24 horas por dia, 7 dias por semana – significa comunicar-se da maneira mais impactante, alcançando os funcionários com a mensagem certa, na hora e no lugar certos. As soluções que você tem à sua disposição devem ajudá-lo a melhorar a eficiência de sua comunicação, para que assim você tenha menos desentendimentos e mais produtividade. 

As ferramentas para uma comunicação eficiente do funcionário entre equipes híbridas são principalmente digitais, e baseadas em nuvem, permitindo que funcionários remotos e no local de trabalho colaborem juntos, apesar de estarem em locais diferentes. As soluções de videoconferência, bate-papo, texto, e-mail, quadros de compartilhamento digitais, webinars e sistemas de telefonia VoIP ajudam os funcionários a se conectarem de forma flexível em todas as situações. Além disso, você sabe que seus colegas têm as mesmas ferramentas para trabalhar com eficiência e realizar o trabalho.

Se você deseja melhorar a comunicação no local de trabalho, uma solução como a plataforma do Zoom oferece ferramentas de comunicação flexíveis, que podem atender às necessidades exclusivas de equipes híbridas e distribuídas. Solicite uma demonstração para ver como a plataforma do Zoom pode ajudar a oferecer suporte a uma comunicação mais eficaz entre suas equipes.