10 maneiras para fazer com que a integração virtual e híbrida seja um sucesso

Organizações de todo o mundo estão transformando suas operações para atender às necessidades de equipes híbridas e garantir que todos os funcionários possam desfrutar dos mesmos recursos, independentemente de estarem no escritório ou remotos. Isso inclui oferecer um processo de integração totalmente digital para que novos funcionários possam acessar de qualquer lugar. 

No entanto, fazer a integração de novos funcionários digitalmente pode apresentar alguns desafios únicos, já que as organizações precisam criar uma experiência fácil, informativa e acolhedora para ajudar os novos admitidos a terem um início sólido em seus cargos.

Na verdade, nossa equipe da Zoom APAC aprendeu algumas lições sobre o que é preciso para ter uma experiência de integração bem-sucedida para equipes dispersas, que podem estar em qualquer lugar, enquanto nos ajustamos às restrições da COVID-19 que estão sempre mudando. Oferecemos uma integração virtual para os membros da equipe da APAC de forma a garantir que todos se sentissem à vontade e pudessem ter um ótimo começo na Zoom.

Aqui estão 10 lições que o nosso escritório de Sydney aprendeu sobre o que significa fazer uma bem-sucedida integração virtual:

Quando estiver organizando uma sessão de integração virtual ou híbrida, é fundamental fazer com que todos se sintam incluídos e criar uma atmosfera na qual os participantes se sintam confortáveis ao fazer perguntas, podendo aprender de forma eficiente. Se os participantes que estão participando de forma remota não puderem ver e ouvir claramente o apresentador e os outros participantes, isso pode fazer com que eles se sintam como se estivem olhando de fora.

Configure o seu espaço de apresentação de forma que tanto os participantes no escritório quanto os participantes remotos possam ver o apresentador, assim como todos os outros participantes, de forma a criar um ambiente no qual todos se sintam incluídos. É preciso também ter certeza de que as câmeras e microfones no espaço cubram a área de forma adequada para oferecer áudio e vídeos claros, independentemente de onde você estiver na sala.

Você também pode usar hardware que o ajude a criar este ambiente de forma automática. Com dispositivos da Neat, como o Neat Symmetry, é possível criar visualizações individuais dos participantes que estão na sala. Isso cria uma experiência mais inclusiva e imersiva para os participantes remotos e eleva a sua sessão de integração para um outro nível!  

Se você faz parte de uma organização global, alguns dos seus funcionários podem não falar o seu idioma ou podem falar um idioma diferente de outros participantes da sessão de integração. É fundamental ter transcrição de idioma durante as suas sessões de treinamento.

Para integrações organizadas no Zoom, é possível utilizar o recurso de Transcrição ao Vivo do Zoom para que os seus funcionários tenham acesso a informações corretas e em tempo hábil, no idioma de preferência deles. Durante as nossas sessões de integração com o escritório de Sydney, oferecemos transcrição ao vivo em japonês, mandarim e inglês, de forma que todos pudessem entender, independentemente da região de origem.

As sessões de integração não são apenas para compartilhar informações com os novos admitidos, elas servem também para que os colegas de equipe e colegas de trabalho se conheçam! Organizar exercícios, como sessões de apresentação, é fundamental para uma integração bem sucedida, já que esse tipo de atividade quebra a monotonia do formato de apresentação e dá aos funcionários a chance de interagirem em uma atmosfera relaxada.

Para sessões de integração virtual no Zoom, é possível utilizar o recurso de Salas Simultâneas para dividir os participantes que estão no escritório e os participantes remotos em grupos menores durante esses exercícios. Isso cria um espaço separado no qual os funcionários podem se envolver uns com os outros em um nível mais pessoal para começar a desenvolver os relacionamentos que serão essenciais no futuro.

Convenhamos, apesar das informações apresentadas durante a integração serem importantes, horas de apresentação e um fluxo constante de novas informações podem cansar qualquer um. Ao gameficar as seções da sessão de integração com jogos de perguntas e outras atividades, é possível criar uma atmosfera divertida e dinâmica na qual os funcionários podem participar e reter as informações de maneira mais eficaz.

No Zoom App Marketplace, você encontra mais de uma centena de integrações de aplicativos para a plataforma Zoom, incluindo jogos para serem usados em reuniões! É possível levar algum divertimento para essas sessões de integração de maneira simples, com a capacidade de executar esses aplicativos e jogos no Zoom Meetings, o que acaba por promover uma experiência divertida e informativa tanto para os participantes que estão no escritório quanto para os participantes remotos. 

Além disso, lançamos recentemente o Zoom Apps, que permite que você traga os seus aplicativos favoritos diretamente para as sessões de integração para jogos, quadro de compartilhamento e muito mais! E, podendo compartilhar aplicativos diretamente nas suas reuniões, você consegue garantir que todos possam participar. 

Apresentar as informações de maneira clara e eficaz durante a integração é importante, mas é fundamental também envolver os novos admitidos ao incentivar que eles participem durante as sessões. Crie intervalos específicos para que os participante possam fazer perguntas ou consultar seções específicas da apresentação.

É possível também usar a funcionalidade de chat na reunião do Zoom para responder perguntas ao vivo, sem ter que interromper a apresentação ou criar uma sessão dinâmica de perguntas e respostas para eventos de integração maiores, organizados na nossa solução Zoom Webinars. Para exercícios interativos durante os quais os participantes trabalharão em documentos ou outros recursos, é possível usar o recurso de Anotação permitindo que os participantes façam anotações em um documento. 

Manter a energia em alta durante as sessões de integração pode ser uma tarefa difícil, principalmente quando temos horas de apresentação com informações complexas e detalhadas. Tocar um pouco de música durante os intervalos pode ajudar a revigorar a mente das pessoas com o objetivo de criar foco para a sessão seguinte.

E não é porque alguns dos participantes estão remotos que eles não podem curtir um pouco de música também! O Zoom Meetings tem um modo estéreo de alta fidelidade para o nosso recurso de compartilhamento de tela, o que permite que você compartilhe música na reunião sem nenhuma compressão, permitindo que todos curtam juntos. Só não se esqueça de providenciar todas as licenças musicais necessárias antes de compartilhar publicamente.

Toda essa aprendizagem e participação durante a integração pode abrir o apetite e oferecer um almoço é uma das características de uma sessão bem-sucedida e agradável. Oferecer um almoço aos seus funcionários não apenas mostra que você se importa, mas ajuda também a manter o grupo focado para a segunda metade do dia. 

É possível até mesmo oferecer um almoço para os seus participantes remotos durante a sessão de integração. Em vez de mandar o almoço, defina um limite financeiro diário de quanto eles podem gastar com o almoço e peça a eles que cobrem da empresa. Dessa maneira os funcionários remotos podem curtir um almoço da preferência deles e se juntar aos colegas de trabalho que estão no escritório. 

O desenvolvimento da equipes é fundamental para criar relacionamentos entre os novos funcionários e, por acaso, há uma maneira melhor de reunir as pessoas do que com um happy hour? Para criar um happy hour para a sessão de integração híbrida, basta enviar a todos os participantes um convite para uma reunião por vídeo após o trabalho. Durante a reunião você pode organizar jogos, atividades para quebrar o gelo ou apenas bater papo com os novos funcionários como forma de conhecê-los melhor.

Para conseguir essa atmosfera de happy hour no Zoom, é possível usar o recurso de plano de fundo virtual colocando todos os participantes no mesmo lugar ou você pode usar o recurso de filtros para incluir alguns efeitos malucos e engraçados no feed de vídeo. É possível também incentivar a turma do happy hour a usar reações na reunião para se expressarem quando estiverem jogando ou durante as atividades!

Para mais exemplos sobre como as organizações líderes estão criando espaços informais para criar uma atmosfera envolvente com os novos admitidos, confira este artigo da Harvard Business School. 

As sessões de integração geralmente abordam uma grande variedade de informações e pode ser difícil para os novos contratados, que não estão familiarizados com a organização, se lembrarem de tudo. Criar uma biblioteca de recursos de fácil acesso que inclua informações vitais para os novos contratados possibilita a eles encontrarem informações sempre que precisarem delas, sem ter que ficar perguntando para alguém.

Você também pode usar o recurso de gravação na nuvem do Zoom para gravar a sessão de integração e enviá-la aos participantes, dando a eles a oportunidade de rever a sessão quando quiserem. Dar aos participantes da integração acesso a outros materiais de treinamento gravados também os ajuda a se integrarem mais rapidamente.

Assim que a sua épica sessão de integração tiver terminado, é hora de criar uma lembrança duradoura para os novos funcionários! Há inúmeras maneiras de mostrar o seu agradecimento aos novos funcionários, independentemente de onde eles estiverem. Você pode enviar para eles brindes da empresa, como canecas e camisetas para comemorar a experiência de integração ou até mesmo um kit de boas-vindas incluindo adesivos, cadernos e outros itens. 

Para criar essa lembrança perfeita da sessão de integração, é possível utilizar o recurso de Visualização Imersiva do Zoom para ter todos na mesma tela e fazer uma foto virtual do grupo que, em seguida, pode ser impressa e enviada para todos os participantes. Você também pode criar um canal Zoom Team Chat para os novos contratados, um local onde eles podem fazer perguntas uns aos outros ou apenas se conhecerem melhor. 

Para saber mais sobre como gerenciar equipes híbridas e criar equidade entre os funcionários remotos e os que estão no escritório, leia nosso blog sobre como fazer a mudança para uma equipe híbrida.