Lake|Flato Architects bespaart 100 uur per week door te consolideren op Zoom Workplace

Lake|Flato Architects wordt op nationaal niveau erkend voor de moderne, milieuvriendelijke gebouwen die het bedrijf neerzet en naadloos laat samensmelten met de omgeving.

Als toekomstgericht bedrijf heeft Lake|Flato de groeiende vraag naar een modernere werkplek die mensen niet aan een hokje kluistert, begrepen. Ze hebben zichzelf de uitdaging gesteld om de werkplek van de toekomst te ontwerpen: een werkplek die gebruik zou maken van de best mogelijke technologie en een uitstekende gebruikerservaring zou bieden, ongeacht waar werknemers zich bevinden.

Ze wilden daarvoor hun eigen kantoor als voorbeeld nemen.

"We hebben besloten om volledig te gaan voor een hybride werkmodel waarbij ongeveer voor de helft op kantoor en voor de helft thuis wordt gewerkt. We gingen minder bureaus dan mensen op kantoor hebben", zegt Dan Stine, Director of Design Technology, Lake|Flato.

Het ondersteunen van een hybride personeelsbestand kan uitdagingen vormen voor elk type bedrijf, maar voor een architectuur- en planningsbureau zijn de uitdagingen nog groter gezien de creatieve en collaboratieve aard van het werk. "We zijn architecten, dus we denken altijd grafisch en willen overal op tekenen", legt Dan uit.

Oorspronkelijk gebruikte Lake|Flato Miro als whiteboard-tekentool, maar dat was een afzonderlijke tool en niet iedereen in het bedrijf had een licentie ervoor.

Dan en zijn team wilden ook een technische oplossing die overal gemakkelijk toegankelijk en te gebruiken zou zijn, ook als gebruikers van locatie veranderen.

Het bedrijf heeft zijn kantoorgebouw volledig gerenoveerd en omgetoverd tot een showcase van ecologische duurzaamheid, creatief ontwerp en inclusiviteit om hun ideeën op de proef te stellen.

Het team heeft elke vergaderzaal omgebouwd tot een Zoom-ruimte met een touchscreendisplay voor inhoud en een display zonder touchfunctie voor de deelnemers. Zoom Rooms maakt HD-videosamenwerking mogelijk op kantoor of thuis, waardoor fysiek aanwezige deelnemers en deelnemers op afstand in real time kunnen communiceren.

"Elke keer dat je inhoud moet delen, gebeurt dat altijd op dezelfde manier. Je hebt je tablet, je neemt deel aan de Zoom-vergadering en je deelt inhoud, of je nu op de binnenplaats van het kantoor, in de vergaderzaal, aan je bureau, thuis of in een koffiebar bent", zegt Dan.

Zoom Rooms zet iedereen op gelijke voet. Mensen kunnen eenvoudig deelnemen aan vergaderingen, waar ze zich ook bevinden.

Dan vindt het ook leuk dat Zoom Rooms een open ecosysteem is dat even goed werkt met andere platforms voor videovergaderingen, zoals Microsoft Teams, Cisco Webex en Google Meet. Elke vergadering begint eenvoudig met een klik op de knop 'vergadering starten'.

Door het herontwerp van het kantoor zijn nu ook alle bureaus draadloos, waardoor er geen toetsenbord, muis en zelfs HDMI-kabels nodig zijn. Alles is draagbaar en iedereen heeft een tablet en een eigen Zoom-licentie. Mensen kunnen zelfs halverwege de vergadering van locatie veranderen en in de Zoom-vergadering blijven zonder iets te missen.

Dan schat dat het bedrijf 100 uur per week bespaart doordat werknemers geen hardware in meerdere stappen moeten bedienen en zich niet telkens opnieuw moeten aan- en afmelden wanneer ze tijdens een vergadering van locatie veranderen.

Zelfs gasten van buitenaf, zoals consultants en klanten, kunnen gemakkelijk deelnemen aan Zoom-gesprekken tijdens een bezoek aan het kantoor van Lake|Flato.

"Ze verwachten dat we ze een HDMI-kabel geven, maar ze hoeven alleen hun Zoom-app te openen en op de knop 'delen' te klikken ... en het werkt feilloos."

Wanneer de vergaderzalen van Lake|Flato leeg zijn tussen de vergaderingen door, gebruikt de marketingafdeling de digitale displays als nieuw marketingkanaal. Dan legt uit:

"Sommige van onze vergaderzalen liggen direct aan de stoep en hebben ramen van vloer tot plafond. Mensen lopen over straat en zien al die coole beelden van onze projecten op de displays in de lege vergaderzaal."

Het marketingteam kan de inhoud ook snel aanpassen om speciale evenementen te presenteren, waardoor alles uiterst relevant blijft.

Met Zoom Rooms zagen Dan en zijn team al snel hoe waardevol de Zoom Whiteboard-functie zou zijn. Het is nu iets wat elk teamlid bijna dagelijks gebruikt.

Dan gebruikt ook de AI-functies van Zoom Whiteboard om presentaties en trainingen voor te bereiden.

"Onlangs heb ik de AI gevraagd om te brainstormen over ideeën voor een specifiek nicheonderwerp waarvoor ik een training zou gaan ontwikkelen. Zo heb ik ideeën gekregen waar ik nog niet aan had gedacht", zegt Dan.

Hoewel Dan de door AI gegenereerde ideeën op punt moest stellen, schat hij dat AI hem voor 75% op weg heeft geholpen.

In het begin van de overgang heeft Lake|Flato Microsoft Teams Phone gebruikt, om dan over te stappen op Zoom Phone toen ze zagen welke voordelen het consolideren van VoIP-functionaliteit in de cloud op het Zoom Workplace-platform zou bieden. 

"Zoom was goedkoper dan Teams, wat een van de redenen is waarom we zijn overgestapt van Microsoft Teams Phone naar Zoom Phone. Als je geconsolideerd bent op Zoom, gaat je Zoom-telefoon niet over als je in een vergadering zit, en dat is nog belangrijker", aldus Dan. "De applicatie weet dat je bezig bent, dus word je niet gestoord met telefoontjes." 

In plaats daarvan gebruikt Dan de voicemailtranscripten die bij Zoom Phone zijn inbegrepen om te zien of hij onmiddellijk moet terugbellen of niet.

"Wanneer je in een vergadering zit en ziet dat je een oproep hebt gemist, kun je erop klikken en - zonder ernaar te hoeven luisteren - zien wie er heeft gebeld en waarover het gaat. Zo kun je onmiddellijk de dringendheid ervan bepalen. Moet je uit een vergadering stappen omdat het over een belangrijke aangelegenheid gaat of kan het wachten?"

Lake|Flato gebruikt ook de ingebouwde AI-assistent van Zoom, AI Companion, om processen efficiënter te maken met samenvattingen van vergaderingen tot vergadervragen die de functie 'Breng me op de hoogte' bieden. AI Companion is zonder extra kosten inbegrepen bij de betaalde diensten die zijn toegewezen aan Zoom-accounts.

Dan schat dat hij 15 minuten besteedde aan het maken van notities voor elke vergadering van een uur en nog eens 15 minuten aan het opschonen ervan achteraf. Deze taak is nu overbodig dankzij AI Companion. Aangezien Dan elke week ongeveer 12 tot 15 uur aan vergaderingen besteedt, komt dat neer op een besparing van ongeveer zes tot acht uur per week.

"Er is wat tijdwinst en dat is geweldig. Maar de mogelijkheid om je op een project te concentreren, meer aanwezig te zijn en verantwoording te kunnen afleggen tegenover collega's, is ook behoorlijk belangrijk", zegt Dan. "Het is ook gemakkelijk om je notities terug te vinden omdat ze altijd op dezelfde locatie staan."

Dan gebruikt ook de functie voor vergadervragen in Zoom Meetings. Als hij te laat is of aan het multitasken is, kan hij op de knop 'Breng me op de hoogte' drukken om een beknopte samenvatting te krijgen van wat er tot nu toe in het gesprek is gebeurd, vragen of zijn naam is genoemd en een kort overzicht krijgen van de belangrijkste punten.

Dan kijkt ernaar uit om het Zoom Workplace-platform in de toekomst nog meer te gebruiken. Hij is vooral geïnteresseerd in het gebruik van Zoom Sessions voor thought leadership-evenementen door de mogelijkheden voor registratie en geavanceerde rapportage.

"We willen Zoom Sessions gebruiken om onze positie als thought leader in de branche te blijven versterken. Het zal echt geweldig zijn om onze eigen evenementen te kunnen hosten op Zoom", zegt Dan.

Lake|Flato's groeiende gebruik van Zoom toont het voordeel aan van zoveel functionaliteit ingebouwd in één platform.