Convera ziet de werknemersbetrokkenheid verdubbelen en de productiviteit verbeteren door het platform met AI-mogelijkheden van Zoom

Convera helpt organisaties van elke omvang, van kleine bedrijven tot onderwijsinstellingen en grote ondernemingen, om geld te laten rondgaan over de hele wereld. Met meer dan 2000 werknemers die wereldwijd meer dan 30.000 klanten bedienen, moet de communicatie bij Convera betrouwbaar, veilig en eenvoudig zijn. En toen Chris Blackstone, Director of Digital Workplace, en zijn team in 2022 een unieke kans op een onaangeboorde markt kregen, was eenvoud een van de redenen waarom ze voor Zoom kozen.

"Als het gaat om technologie op de werkplek, moeten mensen soms door een behoorlijk complex doolhof van oplossingen navigeren", zegt Chris. "We hebben besloten om één applicatie te bieden, één platform dat mensen kunnen gebruiken voor telefonie, vergaderingen en digitale samenwerking.

De kans om helemaal vanaf nul te beginnen, is zeldzaam. Maar dat is precies waar Chris en zijn team mee te maken hadden. "We waren in staat om Zoom van meet af aan binnen te halen met heel weinig overnames of bagage", zei hij.

De beslissing was grotendeels gebaseerd op Zoom Phone. "We konden Zoom Phone kiezen als basis voor de implementatie van Zoom bij Convera en van daaruit hebben we echt kunnen uitbreiden en profiteren van alle nieuwe functies die Zoom biedt", verklaart Chris. "We hebben vanaf het begin de juiste beslissing genomen."

In minder dan twee jaar breidde Convera het gebruik van het platform uit van Zoom Phone en Meetings naar Team Chat, Webinars, Events en Contact Center. Door over te stappen op Zoom Workplace-licenties hebben ze toegang gekregen tot meer kernfuncties van Zoom, waaronder AI Companion, een tool die volgens Chris met enthousiasme in gebruik is genomen.

Volgens hem is het dankzij een nauwe samenwerking met het beveiligingsteam van Convera dat oplossingen zoals AI Companion zo snel konden worden uitgerold.

"We willen er zeker van zijn dat de samenwerkingsoplossingen die we gebruiken volledig voldoen aan alle vangrails en verwachtingen van onze beveiligingsgroep", aldus Chris. "We hebben gesprekken gevoerd en ervoor gezorgd dat we ze konden doorverwijzen naar bronnen en werknemers van Zoom om hun vragen te beantwoorden. De duidelijke leiderspositie van Zoom om AI-modellen niet te trainen op basis van klantgegevens, heeft echt geholpen in dat proces." 

Als bedrijf in de fintech-sector zijn beveiliging en naleving van cruciaal belang voor de activiteiten van Convera. Het team implementeerde de door de klant beheerde Zoom-sleutel om de encryptiesleutels voor alle inhoud van Convera op het Zoom-platform te beheren. "Dat was enorm voor ons en een heel belangrijke stap om te laten zien hoe serieus we beveiliging nemen", zei Chris.

Chris heeft zelf ondervonden hoe Zoom dagelijks helpt om werknemers van Convera met elkaar te verbinden. "We hebben veel voordeel gehaald uit Zoom en het vermogen om muren neer te halen voor een nieuwe vorm van samenwerking", zei hij. 

Een deel daarvan is het verbeteren van de ervaring voor, tijdens en na vergaderingen. "Velen van ons hebben dagelijks te maken met vergaderingen", zei Chris. "Het idee dat we de doorlopende vergaderchat kunnen gebruiken om op voorhand vragen te stellen, dat dezelfde chat beschikbaar is tijdens de vergadering en dat we in diezelfde chat achteraf de follow-up kunnen doen, zorgt ervoor dat je niet meer voortdurend hoeft te schakelen tussen e-mail voor een uitnodiging, praten in de chat, agendapunten in een Word-document en notities in nog een ander programma."

Werknemers kunnen nog meer hulp krijgen bij vergaderingen met AI Companion om het maken van notities te automatiseren, actiepunten vast te leggen en belangrijke gespreksonderwerpen te markeren in opnames van vergaderingen. "De samenvattingen van vergaderingen van AI Companion zijn een gamechanger voor ons", zei Chris. "Het helpt mensen om effectief te zijn in vergaderingen. Ze kunnen meer aanwezig zijn omdat ze zich minder te hoeven bezighouden met het maken van notities. Ze kunnen emotioneel betrokken zijn en inclusiever zijn tegenover andere deelnemers aan de vergadering."

Chris en zijn team bekeken ook hoe de fysieke vergaderervaring kon worden verbeterd door een mix van hardware en software, met behulp van Zoom Rooms-technologie om hun vergaderzalen van video te voorzien en ze uit te rusten met Neat-apparaten. Met functies zoals intelligent director kunnen camera's mensen in de ruimte markeren om betrokkenheid en inclusie te bevorderen.

"Neat Boards en Neat Bars zijn technologieën waar mensen onder de indruk van zijn en die op een zinvolle manier een verschil maken in de vergaderervaring. Ze helpen deze te democratiseren, zodat iedereens ervaring gelijk is, of je nu in de ruimte aanwezig bent of op afstand deelneemt", zei Chris. "We zien aanzienlijke voordelen de komende jaren, vooral als we onderzoeken hoe onze samenwerkingservaring op kantoor eruitziet en hoe we die maximaal benutten voor de specifieke vormen van samenwerking die in die kantoren plaatsvinden."

Als hoofd van Convera's digitale-werkplekgroep is Chris zich bewust van de werknemerservaring en hoe betrokkenheid wordt opgebouwd, vooral wanneer collega's zich niet op dezelfde fysieke locatie bevinden. Voor Convera begint dat bij Workvivo.

Workvivo is de plek waar werknemers van Convera met elkaar in gesprek gaan over verschillende onderwerpen. Volgens Chris plaatsen ze organisatorische aankondigingen, erkennen ze werknemers die uitstekend werk leveren en vieren ze werkjubilea en verjaardagen.

Convera begon Workvivo in 2022 te gebruiken als platform voor werknemersbetrokkenheid, dus toen Workvivo in 2023 onderdeel werd van Zoom, was het een gelukkig toeval om alles onder één dak te hebben.

"Ik was in de wolken vanwege het voordeel dat we hierdoor kregen", zei Chris.

Convera was een early adopter van Workvivo binnen de Zoom-desktopclient en Chris zei dat ze een merkbare toename van de betrokkenheid bij het platform hebben gezien.

Workvivo helpt ook bij de communicatie tussen teams en hele afdelingen. "We kunnen communiceren met iedereen in een bepaalde organisatie zoals bepaald door de leider van die organisatie. Dat is echt moeilijk om te doen in andere oplossingen, maar in Workvivo is het een fluitje van een cent," zei Chris.

Hij is enthousiast over het potentieel om werknemers meer manieren te bieden om met elkaar in contact te komen en hun carrière te ontwikkelen op Workvivo. "We gaan samenwerken met Zoom en Workvivo aan het ontwerp van een oplossing om onze werknemers te betrekken en verder te gaan dan shout-outs en complimenten. We willen mensen aanmoedigen meer betrokken te zijn, hun collega's te betrekken en de tool zelfs te zien als een manier waarop ze vooruitgang kunnen boeken in de organisatie", zei Chris.

Naast de plannen met Workvivo, hebben Chris en zijn team Zoom Scheduler getest met een kleine groep werknemers om een eenvoudiger planningsproces te integreren in de Zoom-ervaring. Hij is van mening dat het gebruik van Zoom-tools naast elkaar efficiëntie bevordert, in tegenstelling tot een situatie waarin een beroep wordt gedaan op oplossingen van meerdere bedrijven.

"Ik denk vaak dat digitale werkplekken en digitale samenwerkingsgroepen bijna functioneren als mini-adviesbureaus binnen een organisatie", zei Chris. "Mensen kunnen hun rare en vreemde problemen aan ons voorleggen en wij helpen ze om een oplossing te vinden. Zoom heeft ons enorm geholpen om aan die behoeften te voldoen en oplossingen aan te reiken."

Zijn advies aan andere digitale-werkplekleiders? "Beschouw Zoom niet alleen als een vergaderplatform. Het biedt zoveel andere functies op manieren die toegankelijker zijn voor mensen, dan andere oplossingen."

"Denk aan de toekomst die je wilt. Hoe wil je echt samenwerken met anderen in je organisatie? En kijk dan of de mogelijke oplossing - zoals Zoom - je echt kan helpen om die gewenste toekomst te bereiken, omdat alles zo goed samenwerkt."