7 werkomgevingen en hoe je een sterke werkomgeving voor je werknemers creëert

Werk is niet alleen wat je doet, maar ook waar je het doet. De werkomgeving van een werknemer heeft een grote invloed op zijn of haar tevredenheid, betrokkenheid en algehele productiviteit – wat op zijn beurt de bedrijfsresultaten en de klantervaring beïnvloedt. 

Daarom is het belangrijk om een sterke werkomgeving voor je team op te bouwen. Sterker nog, 71% van de leiders gaf aan dat het aanbieden van hybride omgevingen en de mogelijkheid om op afstand te werken een positieve invloed heeft op het geluk en de tevredenheid van werknemers.

Voorbeelden van werkomgevingen zijn traditioneel, op afstand, hybride en meer, elk met verschillende werknemerbehoeften en zakelijke modellen. In deze gids nemen we ze door en vertellen we hoe je een positieve werkomgeving voor je bedrijf kunt creëren.

Wat is een werkomgeving precies? Het is een combinatie van alle elementen van de werkplek, waaronder cultuur, tools, fysieke ruimte en structuur. Ongeacht het type bestaat een werkomgeving uit meerdere componenten:

• Fysieke omgeving: Dit verwijst naar de daadwerkelijke werkplek van werknemers, inclusief de ruimte en indeling, verlichting, ergonomie en geluidsniveaus. Een comfortabele fysieke omgeving kan een positieve invloed hebben op de productiviteit en het moreel van werknemers.
• Professionaliteit en groei: Duidelijke verwachtingen, kansen voor loopbaanontwikkeling en ondersteuning voor doorgroei kunnen de motivatie verhogen en het behoud van werknemers stimuleren.
• Sociale cultuur op de werkvloer: Teamwork, respect en inclusiviteit kunnen invloed hebben op hoe werknemers samenwerken en innoveren, wat op zijn beurt de klantervaring beïnvloedt.
• Gebruikte tools: In verschillende werkomgevingen wordt gebruikgemaakt van verschillende soorten tools en software. Waar bij een werkomgeving op afstand wellicht gebruik wordt maakt van tools zoals Zoom Meetings, worden in een werkomgeving met fysieke bijeenkomsten waarschijnlijk fysieke ruimtes en audiovisuele tools zoals grote schermen gebruikt.

Hoewel de meeste werkplekken deze elementen op de een of andere manier integreren, bestaan er verschillende werkomgevingen, elk met zijn eigen kenmerken, voordelen en nadelen.

Ideaal voor: Bedrijven die structuur of face-to-face toezicht vereisen; werknemers die een voorkeur hebben voor een vaste werkplek

De meeste mensen denken bij werk aan een traditionele werkomgeving: een fysieke kantooromgeving met werkplekken in kleine kantoortjes of hokjes, vaste werktijden en een hiërarchische structuur waarbij communicatie vaak top-down verloopt. 

Deze omgevingen bieden voorspelbaarheid, routine en duidelijke grenzen. Met andere woorden, mensen weten over het algemeen wat ze kunnen verwachten. Traditionele werkomgevingen missen echter vaak flexibiliteit, wat voor sommige werknemers te rigide of beklemmend kan aanvoelen. 

Voorbeeld: Een advocatenkantoor met vaste openingstijden en een formele zakelijke dresscode

Ideaal voor: Rollen die niet gebonden zijn aan één locatie; technische, creatieve of kenniswerkers

Een werkomgeving op afstand is een volledig virtuele, externe opstelling waarbij werknemers communiceren via digitale tools zoals videovergaderingen of direct berichtenverkeer. Telewerkers doen hun werk meestal vanuit een thuiskantoor of een coworkingruimte, en planningen kunnen flexibel zijn of vaste uren vereisen, afhankelijk van het soort werk.

Werken op afstand vermindert de reistijd en kan de balans tussen werk en privé, autonomie en het vertrouwen van werknemers verbeteren. Voor werkgevers biedt werken op afstand vaak toegang tot een bredere (soms zelfs globale) talentenpool, waardoor het makkelijker wordt om toptalent aan te nemen. 

Aan de andere kant kan werken op afstand ertoe leiden dat werknemers zich geïsoleerd voelen, minder mogelijkheden hebben om een band op te bouwen met het team en mogelijk overwerkt raken omdat er geen echte scheiding is tussen "thuis" en "op kantoor". Bovendien is er een grote behoefte aan uitstekende communicatieve vaardigheden en tools. 

Voorbeeld: Een SaaS-bedrijf dat op afstand opereert en communiceert via Zoom Team Chat en Zoom Meetings

Ideaal voor: teams die flexibiliteit willen maar ook waarde hechten aan persoonlijke samenwerking 

Een hybride omgeving combineert aspecten van traditionele werkomgevingen en werken op afstand. In een hybride planning wordt werk op kantoor en op afstand vaak gecombineerd door de week te verdelen, bijvoorbeeld twee dagen op afstand en drie dagen op kantoor. Sommige bedrijven hanteren andere structuren, zoals één week per maand fysiek op kantoor. 

Het voordeel van hybride werken is dat het een mix van structuur en flexibiliteit biedt, wat het moreel kan verhogen en het behoud van werknemers kan stimuleren. Ook stelt het teams in staat om persoonlijk samen te werken terwijl bedrijven meer persoonlijk toezicht hebben. 

Hybride werken vereist echter ook sterke communicatiemiddelen, net als werken op afstand. En omdat werknemers verschillende planningen of aanwezigheidsdagen kunnen hebben, bestaat er een risico op ongelijke toegang of zichtbaarheid voor het leiderschap.

Voorbeeld: Een marketingbedrijf met drie dagen op afstand en twee dagen op kantoor

Ideaal voor: Kleine ondernemingen of startups die flexibiliteit nodig hebben zonder hoge vastgoedkosten; freelancers of telewerkers die persoonlijke contacten willen

Coworking betreft een gedeelde kantoorruimte waar werknemers van meerdere bedrijven samenkomen om te werken. Bedrijven huren doorlopend ruimte of individuele werknemers kunnen zich hier en daar voor een paar dagen inschrijven. 

Werken vanuit een coworkingruimte biedt netwerk- en samenwerkingsmogelijkheden en kan kosteneffectiever zijn dan het huren van een volledig kantoor. Deze ruimtes kunnen echter weinig privacy bieden en lawaaierig en afleidend zijn. Omdat ze beschikbaar zijn voor verschillende bedrijven, is de ruimte niet afgestemd op jouw bedrijfscultuur.

Voorbeeld: Een tech-startup huurt ruimte bij een WeWork-locatie

Ideaal voor: Teams die moeten innoveren, brainstormen en ideeën bedenken

Collaboratieve omgevingen zijn doorgaans persoonlijk, maar ze voldoen niet noodzakelijkerwijs aan andere kenmerken van een traditionele werkomgeving. In plaats van afgesloten kantoren en hiërarchieën, kunnen collaboratieve omgevingen open kantoorindelingen omvatten, evenals teamsamenwerking en ruimte voor brainstormsessies. 

Omgevingen zoals deze stimuleren het creatief oplossen van problemen en het delen van ideeën, wat leidt tot een sterkere teamcohesie. Er zijn echter ook uitdagingen, zoals de kans op lawaai, afleiding en een gebrek aan privacy.

Voorbeeld: Een creatieve studio met open ruimtes en dagelijkse standups

Ideaal voor: bekwame, intrinsiek gemotiveerde werknemers

Bij autonome omgevingen ligt de verantwoordelijkheid voor succes direct bij de werknemers en bepalen ze zelf wanneer, waar en hoe ze optimaal kunnen werken. Werknemers hebben doorgaans zeggenschap over hun projecten, flexibele uren en minimale supervisie. 

Een autonome omgeving kan innovatie en grote betrokkenheid bevorderen en toptalent aantrekken die experts zijn in hun vakgebied en dienovereenkomstig willen werken. Tegelijkertijd vereisen dit soort werkomgevingen een hoge mate van discipline, en is er mogelijk niet zoveel teamcohesie als binnen andere werkruimtes.

Voorbeeld: Een onderzoekslaboratorium waar wetenschappers hun eigen experimenten kunnen ontwerpen en beheren

Ideaal voor: Verkoopteams, redacties, startups 

Een snelle omgeving is niet beperkt tot één type bedrijf, maar komt vaak voor bij bedrijven die snel moeten schakelen en snelle beslissingen moeten nemen met een hoge urgentie. In deze omgevingen kunnen veel veranderingen of onduidelijkheden optreden.

Dit kan geweldig zijn voor wie gedijt in een opwindende, dynamische omgeving die aanpassingsvermogen en intrinsieke motivatie aanmoedigt. Maar als een dynamische omgeving slecht wordt beheerd, kan dat leiden tot burn-out, verwarring en fouten.

Voorbeeld: Een verkoopteam dat meerdere klantvergaderingen per dag voert

Ongeacht het type werkomgeving is het cruciaal om te streven naar een positieve werkcultuur. Deze verantwoordelijkheid rust op zowel managers als individuele medewerkers, die elk hun eigen rol hebben.

Managers moeten beleid ontwerpen en implementeren dat een gezonde werkomgeving dient. Ze moeten ook de nodige ondersteuning en begeleiding bieden aan hun teams en een inclusieve, op samenwerking gerichte cultuur bevorderen. Werknemers moeten teamgericht blijven en met een positieve en gemotiveerde houding verschijnen. 

Hieronder staan zes tips om effectief een positieve werkomgeving te creëren.

Een comfortabele fysieke omgeving creëren

Zorg er eerst voor dat de fysieke ruimte voor alle werknemers uitnodigend, toegankelijk en comfortabel is. 

Veel voorkomende elementen om rekening mee te houden zijn verlichting (zorg ervoor dat het niet te schemerig is, maar ook niet te fel), het geluidsniveau (of de beschikbaarheid van stille ruimtes) en toegang tot ergonomische apparatuur. Hoewel het niet per se cruciaal is, kan het een leuke aanvulling zijn om individuele werkplekken te laten personaliseren. 

Let ook op de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Misschien moet je bijvoorbeeld liften toegankelijk maken of hellingen bieden voor rolstoelgebruikers. 

Er zijn nog steeds manieren om een comfortabele omgeving te creëren voor werknemers op afstand die de fysieke ruimte van je bedrijf misschien niet zo vaak gebruiken. Dit kan bestaan uit het aanbieden van een toelage of een vergoeding voor thuiskantoorapparatuur of -meubilair, of het geven van training of onderwijs op het gebied van ergonomie.

Tip: Begin met een ergonomische beoordeling, waarbij fysieke risico's in je omgeving worden geëvalueerd. Je kunt dit doen door werknemers te observeren en tools, routines en werkplekken te analyseren om te controleren of er iets is dat repetitieve bewegingen of ongemakkelijke houdingen veroorzaakt.

Een cultuur van erkenning en waardering stimuleren

Verhoog het moreel en de betrokkenheid door werknemers erkenning en waardering te geven. Je kunt dit doen door beloningsprogramma's te ontwikkelen, complimenten aan te moedigen voor goed werk en tijdens vergaderingen erkenning te geven aan degenen die mijlpalen hebben bereikt of grote doelen hebben bereikt.

Betrek werknemers door hen te vragen feedback en erkenning te geven voor de prestaties van hun collega's.

Tip: Stel een maandelijkse spotlight in om de inspanningen en bijdragen van werknemers in het zonnetje te zetten.

Het goede voorbeeld geven binnen je team

Als leider heb je een unieke positie om het goede voorbeeld te geven. Dit gaat onder andere om een sterke werkethiek, proactieve communicatie en het naleven van de bedrijfswaarden. 

Het is ook belangrijk om op het gebied van inclusiviteit, eerlijkheid en respect het goede voorbeeld te geven. Zorg ervoor dat je deze uitgangspunten in gedachten houdt bij je interactie met en het geven van leiding aan je team.

Tip: Deel transparante updates met het team, waarin je je eigen successen en uitdagingen belicht.

Prioriteit geven aan open en respectvolle communicatie

Om de communicatie transparant en vriendelijk te houden, is het belangrijk om consistente feedbackloops te bevorderen, zodat iedereen zich veilig voelt om zowel positieve als constructieve feedback te delen. 

Luister actief en zorg voor een positieve dialoog als je feedback ontvangt of deelneemt aan vergaderingen. Vergeet niet om inclusief te zijn, bijvoorbeeld door rechtstreeks feedback te vragen aan mensen die tijdens vergaderingen wat meer op de achtergrond blijven.

Tip: Plan naast sessies met het hele team ook regelmatig één-op-één vergaderingen met je directe ondergeschikten. Dit geeft werknemers meer privacy, waardoor ze zich mogelijk meer op hun gemak voelen bij het delen van feedback.

De balans tussen werk en privé bevorderen

Vind manieren om werknemers tijd te bieden om op adem te komen, vooral voor team op afstand of hybride teams met een minder duidelijk onderscheid tussen werk en thuis. Een goed evenwicht tussen werk en privé geeft werknemers tijd om te ontspannen, zich te concentreren op familie of zelfzorg en zich weer op te laden. 

Hier volgen enkele manieren waarop je de balans tussen werk en privé kunt verbeteren:

• Bied flexibele planning: Door werknemers autonomie te geven over hun eigen planning, toon je vertrouwen en geef je ze de mogelijkheid om hun privéleven beter te organiseren.
• Bied royale verlofregelingen aan: Geef niet alleen betaald verlof, maar geef ook het goede voorbeeld door te laten zien dat afwezigheid gerespecteerd moet worden. Overweeg ook om andere arbeidsvoorwaarden gericht op welzijn aan te bieden, zoals ondersteuning op het gebied van geestelijke gezondheid.
• Geef het goede voorbeeld: Leiders moeten gezonde gewoonten uitdragen en duidelijke grenzen stellen, of het nu gaat om vrije tijd, lange werkdagen of voor zichzelf zorgen. 

Tip: Moedig werknemers aan om vergadervrije tijd in hun agenda te reserveren. Nog beter is het om wekelijks of maandelijks een vergadervrije dag voor het hele team of bedrijf in te stellen. Zo kunnen werknemers zich concentreren op noodzakelijk werk en hoeven ze na werktijd geen achterstand in te halen. 

De groei en ontwikkeling van werknemers ondersteunen

Help werknemers groeien, ontwikkelen en vaardigheden opbouwen door hen voldoende mogelijkheden te bieden om te leren. Dit kan in de vorm van interne bedrijfstrainingen, toegang tot webinars of virtuele trainingen, of een educatievergoeding. 

Andere groeimogelijkheden omvatten een mentorprogramma dat werknemers koppelt aan mentoren binnen het bedrijf, toegang tot gedetailleerde carrièreladders en promotietrajecten, en meelopen met een collega.

Tip: Bied een educatieve of professionele ontwikkelingsbeurs aan voor cursussen of certificeringen, beurzen of evenementen, of aanvullend educatief materiaal.

Hoewel het niet altijd mogelijk is om het reilen en zeilen van een specifieke werkomgeving volledig te doorgronden totdat je er bent, zijn er wel enkele waarschuwingssignalen waar je op kunt letten bij het beoordelen van een organisatie. 

Let bij het sollicitatieproces en andere interacties met het bedrijf op slechte communicatie, hoog verloop, lange werkdagen en een negatieve moreel. Hier volgen enkele tips:

• Identificeer een slechte balans tussen werk en privé: Lange werkdagen, onrealistische verwachtingen en een gebrek aan grenzen zorgen voor een onaangename omgeving. Als je contactpersoon bij het bedrijf je bijvoorbeeld laat in de avond of in het weekend e-mails stuurt, is dat een teken van een slechte balans tussen werk en privé.
• Luister naar geruchten: Roddels of andere negatieve opmerkingen over collega's kunnen wijzen op giftige communicatie, slechte collegialiteit of wijdverspreide ontevredenheid.
• Let op een cultuur van schuld: Werknemers die snel de schuld krijgen, zijn vaak bang om fouten te maken. Dit is van invloed op hun bereidheid om nieuwe dingen te proberen en ideeën uit te wisselen. Observeer in welke mate werknemers de verantwoordelijkheid nemen over hun werk en hoe comfortabel ze zich voelen bij het delen en ontvangen van feedback.
• Observeer leiderschapsvaardigheden: Let op leiders en managers in je team; als ze afwezig zijn, ineffectief lijken of micromanagen, kan dat een slecht teken zijn.
• Let op een hoog personeelsverloop: Zie je veel vacatures voor een specifiek bedrijf? Hoewel het een positief teken van groei kan zijn, kan dit ook betekenen dat er sprake is van een hoog personeelsverloop, wat er mogelijk op wijst dat de werknemers niet tevreden of betrokken zijn.

Werkomgevingen zijn er in alle soorten en maten, en wat goed is voor de ene organisatie of werknemer is niet per se goed voor de andere. De beste omgeving stimuleert de betrokkenheid van werknemers, de productiviteit van teams en uiteindelijk de tevredenheid van klanten.

Verbeter je werkomgeving met Zoom Workplace. Met Zoom stroomlijn je communicatie op afstand of hybride communicatie, zelfs voor medewerkers op locatie. Bovendien kun je eenvoudig virtuele vergaderingen plannen en organiseren en de samenwerking binnen de hele organisatie centraliseren.

Welke specifieke elementen hebben de grootste invloed op de productiviteit van werknemers binnen een werkomgeving?

De fysieke ruimte, de bedrijfscultuur, de mogelijkheden voor groei en ontwikkeling, en erkenning zijn veelvoorkomende elementen van de werkomgeving die een directe invloed hebben op de productiviteit.

Hoe beïnvloeden fysieke en gedragsmatige factoren de prestaties?

De fysieke factoren van een werkplek, zoals voldoende verlichting, weinig lawaai en ergonomische apparatuur, leiden tot meer comfort en minder vermoeidheid en stress. Dit zorgt op zijn beurt voor een hogere betrokkenheid en een beter moreel onder de werknemers, wat uiteindelijk resulteert in een hogere productiviteit en meer tevredenheid.

Hoe kan ik mijn huidige werkomgeving beoordelen en verbeteren?

Om je huidige werkomgeving te beoordelen en te verbeteren, begin je met het organiseren van enquêtes en feedbacksessies en het analyseren van verloop- en retentiecijfers. Je kunt ook een ergonomische beoordeling uitvoeren om rollen of apparatuur te identificeren die ergonomische problemen veroorzaken voor werknemers, en vervolgens manieren vinden om deze aan te pakken. Benchmark de factoren die je wilt meten, stel doelen en implementeer strategische veranderingen stapsgewijs in de loop van de tijd.