가이드: 업무용 채팅을 효과적으로 사용하는 방법

모든 Zoom 앱에서 커뮤니케이션을 위한 Zoom의 다이렉트 메시징 솔루션인 Zoom Team Chat으로 협업 디지털 업무 환경을 만드는 방법을 알아보세요.

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사무실 책상에서 필기 중인 여성
본 가이드의 내용

업무용 채팅 앱은 옆 자리에 있는 사람이든 다른 나라에 있는 사람이든 조직 전체의 구성원과 소통하는 데 필수적인 도구입니다. 실시간 메시징 플랫폼은 직원이 일대일 또는 그룹으로 참여하여 예약된 회의나 통화 외에 자유롭게 정보를 나누는 협업 분위기를 조성합니다. 

 

Zoom 플랫폼용 업무용 채팅 솔루션인 Zoom Team Chat은 AI 우선* 기능과 친숙하고 직관적인 사용자 경험, 고급 협업 기능을 결합하여 일상적인 커뮤니케이션을 간소화하고 팀워크를 촉진합니다.

 

이 가이드에서는 체계적인 업무용 채팅 공간을 위한 적절한 설정, 채팅 앱에서 살펴봐야 할 기능, 비즈니스용 채팅을 사용하여 효과적으로 커뮤니케이션하기 위한 모범 사례, Zoom Team Chat이 Zoom Workplace 앱에서 다이렉트 메시징 및 커뮤니케이션을 지원하는 방법을 살펴봅니다.

업무용 채팅을 위한 체계적인 공간 디자인

전화 중인 의사

직원들이 사무실과 외부에서 모두 근무하는 하이브리드 업무 모델로 전환하는 조직이 늘어나면서 한 명 이상의 팀원과 즉각적이고 쉽게 연결할 수 있는 기능이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 효과적인 팀 협업을 촉진하려면 업무용 채팅 전용 공간을 설계하는 것이 필수적입니다. 팀 채팅 앱에서 체계적이고 생산적인 환경을 조성하는 방법은 다음과 같습니다.

 

효과적인 업무용 채팅 공간의 기본인 적절한 정리와 설정부터 시작하겠습니다 . 여기에는 채널을 쉽게 식별하고 검색할 수 있도록 채널에 대한 명확한 명명 규칙을 정립하는 것이 포함됩니다. 예를 들어 프로젝트 채널에는 'proj-'와 같은 접두사를 사용하고 팀별 토론에는 'team-'과 같은 접두사를 사용하는 것이 좋습니다. 채널 구성 전략은 주요 부서를 위한 상위 채널과 특정 프로젝트 또는 이니셔티브를 위한 하위 채널이 있는 논리적 계층 구조를 따라야 합니다. 이러한 구조화된 접근 방식은 적절한 채널에 정보를 보관하는 데 도움이 되며, 모두가 관련 대화를 빠르게 찾을 수 있습니다.

 

조직 내 다양한 그룹과 팀을 위한 특정 채널을 만들면 공동체 의식을 함양하는 데 도움이 됩니다. 회사 전체 공지 채널은 중요한 업데이트의 주요 소스 역할을 하며, 조직의 규모에 따라 명확성을 유지하기 위해 게시 권한을 제한하는 것을 고려할 수 있습니다. 팀별 채널은 부서 내에서 집중적인 토론을 지원하고 프로젝트 채널은 특정 이니셔티브에 대한 협업을 촉진합니다. 여러 부서의 구성원을 한데 모으는 전용 채널을 통해 부서 간 팀 조율의 이점을 누릴 수 있습니다. 또한 소셜 또는 '워터쿨러' 채널은 캐주얼한 대화와 팀 빌딩을 위한 공간을 제공하여 디지털 공간에서 기업 문화를 유지하는 데 도움이 됩니다.

 

다이렉트 메시징의 경우 공개 채널보다는 비공개 대화를 사용하는 것이 적절한 시기를 고려하는 것이 중요합니다. 다이렉트 메시지는 두 사람만 관련된 사안에 이상적입니다. 하지만 다른 사람들에게 도움이 될 수 있거나 팀의 결정과 관련된 정보인 경우에는 특정 팀 채널에서 대화를 나누는 것이 좋습니다.

다음과 같은 필수 앱 기능으로 더 나은 업무용 채팅을 시작하세요.

로비에 앉아 있는 그룹

비즈니스용 채팅을 사용할 때는 사용하기 쉬운 솔루션을 찾는 것이 최우선 과제입니다. 사용 편의성은 광범위한 채택을 보장하고 조직 전반의 생산성을 극대화하는 데 도움이 됩니다. 다음은 인스턴트 메시징 솔루션을 찾을 때 고려해야 할 추가 기능입니다.

  • 메시지를 체계적으로 정리하는 방법

    스레드, 핀, 리소스를 책갈피에 추가로 대화를 정리할 수 있는 기능을 통해 팀은 명확한 커뮤니케이션 흐름을 유지하고 중요한 정보를 쉽게 사용할 수 있습니다.

  • 어디서나 업무용 채팅 사용 가능

    데스크톱과 모바일 환경에 모두 최적화된 앱으로 더 큰 유연성을 확보하세요. 알림을 쉽게 관리할 수 있는 기능을 통해 팀원들이 어디에 있든 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다.

  • 손쉬운 확장성

    조직이 성장함에 따라 새로운 팀원을 추가하려면 업무용 채팅 앱에는 이용 가능한 사용자 관리 기능이 필요합니다. 내부 팀원이 적절한 액세스 컨트롤을 유지하면서 조직 외부의 연락처와 함께 작업할 수 있는 외부 협업 기능을 찾아보세요.

  • 데이터 보안 유지

    업무용으로 채팅을 사용하면 메시지를 통해 민감한 정보가 공유되는 경우가 많습니다. 데이터 암호화, 액세스 컨트롤, 보존 정책을 포함한 포괄적인 보안 설정 및 규정 준수 기능을 통해 민감한 커뮤니케이션을 보호하고 특정 업계 규정을 준수할 수 있습니다.

  • 문서 협업 지원

    메시지에서 미리보기 옵션과 함께 다양한 파일 유형을 쉽게 공유할 수 있는 기능과 적절한 저장 용량 제한으로 문서 협업을 간소화할 수 있습니다.

  • 통합 기능 제공

    한 플랫폼에서 모든 그룹 커뮤니케이션 앱을 이용하면 효율성이 향상됩니다. 인기 도구 및 사용자 지정 옵션과의 통합 기능과 통합 커뮤니케이션 기능이 결합되어 업무용 채팅을 다른 비즈니스 애플리케이션과 연결하여 원활한 워크플로우를 만들 수 있습니다.

업무용 채팅을 효과적으로 사용하기 위한 모범 사례

팀 채팅에 입력 중인 남성

업무용 채팅 앱은 다양한 기능을 제공하지만, 이를 최대한 활용하려면 모두가 일관된 사용 지침과 모범 사례에 따라 채널 이름을 명확하게 지정하고 정리된 상태로 유지해야 합니다. 이를 통해 앱이 조직 전체에 잘 작동하고 모든 팀원이 앱을 효과적으로 사용하도록 할 수 있습니다.

  • 채널에 명확한 이름과 설명 제공

    업무용 채팅 채널을 설정할 때는 팀원이 대화를 쉽게 찾고 소셜 그룹, 프로젝트 업데이트 또는 지원 채널과 같은 특정 정보를 찾을 수 있도록 명확하고 설명이 포함된 이름을 지정하세요. 각 채널의 목적과 의도된 참가자를 명확하게 정의하고 전달하여 집중력을 유지하고 토론이 순조롭게 진행되도록 하세요.

  • 상태 메시지를 사용하여 가용성을 알리기

    상태 표시기를 설정하면 연락처의 사용 가능 여부, 회의 중, 캘린더 이벤트 중 또는 오프라인 상태 등을 자동으로 표시해 주는 상태 표시기 외에도, 상태 메시지를 설정하면 병가, 휴가, 출장 등 하루 종일 업무 가능 여부와 근무 상태를 팀원에게 알릴 수 있습니다. 이렇게 하면 응답 시간에 대한 기대치를 관리하고 포커스 모드에서 방해 요소를 줄일 수 있습니다.

  • 예의 바르고 간결하게 작성

    업무용 채팅은 효율적이고 즉각적인 커뮤니케이션을 위한 것이므로 메시지를 명확하고 간결하게 작성하여 효율성을 유지하세요. 토론에 스레드를 사용하고 @멘션을 사용하여 채널 내 특정 연락처에게 알림을 보내고 불필요한 @모든 채널 멘션을 방지하여 알림을 최소화해 대화를 체계적으로 관리할 수 있습니다.

  • 메시지를 깔끔하게 정리

    굵게, 글머리 기호, 제목 등의 텍스트 서식을 사용하면 메시지를 쉽게 스캔하고 이해할 수 있습니다. 이렇게 하면 가독성이 향상되고 중요한 정보가 눈에 잘 띄게 됩니다. 링크, 파일, 이미지, 영상 등의 리소스를 보낼 때는 반드시 제목을 지정하고 리소스에 포함된 내용을 표시해야 사람들이 검색 기능을 사용하여 리소스를 쉽게 찾을 수 있습니다.

  • 회의 예약 시기 파악하기

    업무용 채팅 채널을 사용하면 불필요한 회의를 피하고 프로젝트를 더 빠르게 진행할 수 있습니다. 팀원들에게 정보를 제공하고 빠르게 질문하고 아이디어를 브레인스토밍하고 관련 정보나 리소스를 공유하는 데 유용합니다. 그러나 더 복잡한 논의는 전화 통화나 가상 회의로 전환하여 언제 오프라인으로 대화를 전환해야 하는지 아는 것도 중요합니다. 

  • 업무 시간의 경계 설정

    온라인 시간을 명확하게 설정하고 필요할 때 방해 금지 기능을 사용하여 일과 삶의 경계를 유지하세요. 이는 번아웃을 방지하고 건강한 일과 삶의 균형을 도모하는 데 도움이 됩니다.

  • 깔끔한 작업 공간 유지

    정기적인 정리 활동으로 채팅 공간을 깔끔하고 효율적으로 유지하세요. 오래된 채널을 보관하고 폴더를 만들어 쪽지와 채널을 정리하면 정보를 더 쉽게 찾을 수 있고 디지털 혼란을 줄일 수 있습니다.

초보자를 위한 채팅 에티켓, 메시지를 정리하는 다양한 방법, 개인 생산성을 위한 전문가 팁, 시간 절약 방법 등 Zoom Team Chat 사용에 대한 더 많은 팁을 확인하세요.

Zoom Team Chat으로 업무 채팅을 더 쉽게

소파에 앉아 노트북 책상을 앞에 두고 있는 남성

Zoom Team Chat을 사용하면 Zoom의 AI 우선 업무 플랫폼 내에서 인스턴트 메시징을 위한 전용 공간을 확보할 수 있습니다. Team Chat은 Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs, Zoom Whiteboard와 같은 모든 Zoom Workplace 커뮤니케이션 및 생산성 도구와 함께 작동합니다. 체계적인 그룹 채팅을 통해 더 나은 협업을 촉진하는 동시에 단일 앱에서 여러 커뮤니케이션 채널 사이를 간편하게 이동할 수 있도록 설계되었습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.

  • 고도로 맞춤화되고 유연한 탭 관리 시스템

    Team Chat의 사이드바 탐색 기능을 통해 탭 수준의 배지 및 알림을 더 잘 제어할 수 있으므로 알림에 압도당하거나 채널을 찾기 위해 끝없이 스크롤하지 않아도 됩니다. 또한 Team Chat은 탭을 끌어서 놓기 및 고정하는 고유한 기능을 통해 보다 고급 필터링 및 정렬 기능을 제공합니다.

  • 메시지에서 회의로 원활하게 전환

    Team Chat을 사용하면 채널에서 바로 Zoom 회의를 예약할 수 있으므로 모든 채널 참가자를 쉽게 모아 영상 토론을 진행할 수 있습니다.

  • Team Chat과 회의가 나란히 작동

    Zoom의 "지속되는 회의 채팅"은 회의 참가자를 위한 전용 그룹 채팅입니다(예정된 회의 및 임시 회의 모두). 이를 통해 회의 전에 모든 사람과 리소스 및 회의 안건을 공유하고 회의 중에 실시간으로 채팅하며 회의가 끝난 후에도 대화를 계속할 수 있습니다. AI Companion이 생성한* 회의 요약이 지속되는 회의 채팅으로 바로 전송되므로 모두가 회의 내용을 파악할 수 있습니다. 초대된 참가자가 회의를 놓친 경우 지속되는 회의 채팅을 방문하여 요약본을 읽고 따라잡을 수 있습니다.

  • 모든 적합한 채널을 즉시 이용

    공유 공간을 사용하면 모든 팀원을 모든 채널에 수동으로 추가해야 하는 문제를 해결할 수 있습니다. 프로젝트와 관련된 모든 채널을 공유 공간에 추가하기만 하면 공유 공간에 있는 팀원들이 자동으로 해당 채널을 이용할 수 있습니다.

  • 더 체계적으로 정리된 대화로 명확성 향상

    Team Chat은 채널의 스레드 대화, 1:1 및 회의 중 채팅을 완벽하게 지원하므로 다른 사람들이 대화를 더 쉽게 따라갈 수 있도록 대화를 정리하는 데 도움이 됩니다.

  • 효율성 향상을 위한 통합

    Team Chat을 사용하면 가장 많이 사용하는 비즈니스 앱을 업무용 채팅 환경으로 가져오는 통합 기능을 통해 조직의 필요에 맞게 커뮤니케이션을 맞춤화할 수 있습니다. 예를 들어 Zoom Docs 외에도 Microsoft Office 또는 Google Workspace를 Team Chat과 함께 사용하여 Zoom 앱에서 나가지 않고도 문서를 만들고 공유할 수 있습니다.

  • 기본 제공 AI 기능

    Zoom AI Companion*은 워크플로우를 간소화하여 더 많은 작업을 수행할 수 있도록 도와줍니다. 채팅 채널에서 AI가 생성한 회의 요약 및 다음 단계를 공유하고, AI Companion 요약으로 그룹 메시지를 확인하고, AI Companion에게 메시지 초안을 작성해 달라고 요청하세요.

Zoom Workplace를 통한 연결성 유지

데스크폰을 사용 중인 남성

Team Chat의 가장 큰 장점은 영상 회의부터 클라우드 전화 통화까지 Zoom의 모든 협업 도구와 원활하게 연동된다는 점입니다. 직장 채팅 앱에서 바로 팀원들과 시간을 시작하거나 예약할 수 있습니다. 또한 Team Chat을 사용하면 음성 메시지, 화면 녹화, 예약 메시지, 미리 알림 등의 기능을 통해 비동기적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다.

 

Team Chat은 모든 Zoom 라이선스에 포함되어 있으며 무료 Zoom Workplace 베이직 요금제를 포함하여 추가 비용이나 계약이 필요하지 않습니다. 무료로 가입하세요.