가이드: 업무용 채팅을 효과적으로 사용하는 방법

업무용 채팅 앱은 옆 자리에 있는 사람이든, 다른 지역에 있는 사람이든, 조직 전체의 구성원과 소통하는 데 반드시 필요합니다. 실시간 메시징 플랫폼은 직원이 일대일 또는 그룹으로 참여하여 예약된 회의나 통화 외에 자유롭게 정보를 나누는 협업 분위기를 조성합니다. 

대부분의 업무용 채팅 앱은 사용이 간편해 별도의 교육 없이도 동료에게 메시지를 보내거나 그룹 채널을 시작할 수 있습니다. 하지만 AI 기능, 정리 도구와 같은 추가 기능을 활용하면 커뮤니케이션 방식을 혁신적으로 변화시킬 수 있습니다. 채팅은 효과적인 협업을 위한 중앙 집중형 공간을 제공하며, 대화와 파일을 손쉽게 검색해 필요한 정보를 찾고, 소규모 작업부터 대규모 프로젝트에 이르기까지 팀원들과 원활하게 최신 정보를 공유할 수 있습니다.

비즈니스 채팅이 처음이라면, 기본적인 채팅 구성 방식과 에티켓을 익히는 데 도움이 되는 가이드를 참고하세요. 가이드에서 다루는 내용은 다음과 같습니다. 

• 업무용 채팅 공간을 체계적으로 정리하는 방법
• 비즈니스 채팅에서 효과적으로 소통하기 위한 팁
• 채팅 앱에서 확인해야 할 필수 기능
• Zoom Team Chat과 같은 업무용 채팅 솔루션을 활용하여 팀 협업을 더욱 효과적으로 지원하는 방법

오늘날 팀은 원격, 하이브리드, 오프라인 등 다양한 형태로 운영되는 만큼, 같은 공간에 있지 않은 동료들과 협업하는 일이 많아졌습니다. 업무용 채팅 공간을 체계적으로 정리하면 물리적 거리를 극복하고 효과적인 팀 협업을 뒷받침할 수 있습니다. Team Chat 앱에서 생산적인 환경을 구축하는 방법은 다음과 같습니다.

채널의 명명 규칙 설정

채팅 채널은 일반적으로 Zoom Team Chat, Slack, Microsoft Teams와 같은 메시징 앱의 그룹 채팅 공간을 의미하며, 이를 활용하면 특정 주제를 중심으로 논의하는 사람들을 모을 수 있습니다. Zoom은 채널을 손쉽게 식별하고 검색할 수 있도록 명확한 명명 규칙을 정해두는 것을 권장합니다. 예를 들어, 프로젝트 관련 채널에는 “proj-”, 팀별 대화 채널에는 “team-”과 같은 접두사를 활용한다면 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 

조직 내 다양한 팀과 그룹별로 전용 채널을 만들면 대화 흐름을 깔끔하게 정리하면서도 협업의 문화를 더욱 단단히 다질 수 있습니다. 

• 회사 전체 공지 채널은 중요한 업데이트의 주요 소스 역할을 하며, 조직의 규모에 따라 명확성을 유지하기 위해 게시 권한을 제한하는 것을 고려할 수 있습니다. 
• 팀별 채널은 부서 내에서 집중적인 토론을 지원하고 프로젝트 채널은 특정 이니셔티브에 대한 협업을 촉진합니다. 
• 여러 부서의 구성원을 한데 모으는 전용 채널을 통해 부서 간 팀 조율의 이점을 누릴 수 있습니다. 
• 또한 소셜 또는 '워터쿨러' 채널은 캐주얼한 대화와 팀 빌딩을 위한 공간을 제공하여 디지털 공간에서 기업 문화를 유지하는 데 도움이 됩니다. 

이모티콘과 아이콘을 활용하면 채팅 목록에서 다양한 유형의 채널을 더 빠르게 확인할 수 있습니다.

공유 공간을 통해 모두에게 정보 공유

공유 공간은 팀 전체가 같은 정보를 공유할 수 있도록 지원하는 채팅 기능입니다. 예를 들어, Zoom Team Chat에서는 모든 구성원이 접근할 수 있는 여러 그룹 채널을 포함하는 공유 공간을 생성할 수 있습니다. 이 공간에 사용자를 초대하면, 자동으로 그 공간에 포함된 모든 그룹 채널에 추가됩니다. 팀을 관리하는 입장에서 회사 전체 공지 채널, 부서 채널, 팀 채널에 신규 직원을 한 번에 추가하여 온보딩을 진행하고자 하는 경우 유용하게 활용할 수 있습니다. 모든 채팅 앱에 이 기능이 있는 것은 아니지만, 팀의 필수 채널 목록을 유지하는 데 도움이 되는 방법입니다.

폴더와 별표로 나만의 정리 공간 구축

채널 이름이나 공유 공간은 그룹 전체를 체계적으로 관리하는 데 도움이 되지만, 폴더나 별표 표시와 같은 기능을 사용하여 나만의 정리 구조를 만들 수도 있습니다. 별표는 매일 참조하거나 간편하게 사용하고 싶은 채널 등 가장 중요한 채널에 사용하기에 좋은 기능입니다. 또한 원하는 만큼 폴더를 생성하여 채팅을 부서별, 프로젝트별, 소셜 채널 등 다양한 카테고리로 정리할 수도 있습니다. Zoom Team Chat에서는 폴더의 보기를 확장하거나 축소하여 보다 깔끔한 공간을 유지하고 필요한 채널에만 집중할 수 있습니다.

Team Chat은 Zoom Workplace의 일부로, 하나의 앱에서 커뮤니케이션, 협업, 생산성 도구를 모두 활용할 수 있습니다. 비디오 회의부터 클라우드 전화 통화까지, 팀원들과의 다양한 일정을 업무용 채팅 앱에서 바로 시작하거나 예약할 수 있습니다. 또한 Team Chat은 음성 메시지, 화면 녹화, 예약 메시지, 미리 알림 등과 같은 기능을 통해 비동기적 커뮤니케이션도 지원합니다.

Team Chat은 모든 Zoom Workplace 요금제 에 포함되어 있으며, 추가 비용이나 별도 계약 없이 사용할 수 있습니다. 기존 채팅 앱의 변경을 고려하고 있다면, Team Chat과 Slack, Microsoft Teams의 차이점을 확인해 보세요. 

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