재택근무는 처음인가요? 전문가처럼 회의하는 요령을 알려드립니다 

1단계: 무료로 등록할 수 있는 Zoom 계정을 만듭니다! 프로 버전도 있으나 간단한 영상 회의 솔루션만 필요하다면 무료 버전의 기능으로도 충분합니다. 유료 버전과 무료 버전 모두 30초면 Zoom 계정을 만들 수 있습니다. 요금제별 주요 차이점은 다음과 같습니다.

• Zoom 베이직: 무료 버전입니다. 1:1 무제한 영상 통화 및 그룹 통화에 적합합니다(회의 호스트인 경우 40분 시간 제한). 또한 Zoom Team Chat에서 무제한 다이렉트 메시지 및 팀 메시지 기능을 이용할 수 있습니다.
• Zoom 프로: 월 $15.99로 클라우드 녹화와 더불어 베이직 요금제의 모든 기능과 향상된 관리자 회의 컨트롤을 이용할 수 있습니다. 요금제와 가격을 비교하여 가장 적합한 요금제를 찾아보세요. 

2단계: 데스크톱과 모바일에 Zoom Meetings 소프트웨어를 다운로드합니다. 여기에서 다운로드 센터를 찾을 수 있습니다. 다운로드 센터에서 로그인만 하면 바로 사용할 수 있습니다!

Mac이든 PC든 노트북에 카메라와 오디오가 내장되어 있을 테지만, 고품질 웹캠과 괜찮은 마이크를 별도로 갖춰두면 회의에 참여하는 모두가 훨씬 좋은 경험을 할 수 있습니다.  카메라에 비치는 모습을 최상의 상태로 연출하고 싶다면 Logitech Brio 웹캠과 Airpods(또는 Plantronics Focus UC 또는 Logitech Zone 무선 헤드셋)에 투자하는 것도 좋습니다. 마이크 이용이 가능한 유선 헤드폰도 유용합니다. 이 테스트를 확인해 보세요. 흔히 볼 수 있는 다양한 환경의 음성 및 영상 데모를 간단하게 확인해 볼 수 있습니다. ttps://youtu.be/X2E4Rww0NQs 좋은 조명도 중요합니다. 창문 가까이에 있거나 소형 웹캠 조명을 구입하여 얼굴에 빛이 비추게 하세요.  인터넷 연결도 잊지 마세요. 일반적으로 가정용 인터넷은 사무실 네트워크만큼 성능이 좋지 않기 때문에 가족들이 영화를 스트리밍하고 게임을 플레이한다면 대역폭 문제가 발생할 수 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요. Zoom은 효율성에 최적화되어 있으며 집이나 카페, 모바일 네트워크에서도 사용하기 좋다고 알려져 있기 때문입니다. 대역폭이 부족한 경우에도 사용자의 말이 잘 들릴 수 있도록 Zoom은 영상보다 음성에 우선순위를 둡니다.   소프트웨어, 환경 설정, 인터넷 연결까지 준비가 완료되었으면 www.zoom.us/test에서 음성과 영상을 테스트하세요. 간단한 테스트 회의에 참여하여 커뮤니케이션 설정이 모두 제대로 되었는지 확인할 수 있습니다.

Zoom을 사용하여 생산적이고 완벽한 회의를 하기 위한 팁은 다음과 같습니다.

가상 백그라운드(이미지 또는 비디오)로 어지러운 방 감추기

멋진 배경이나 영상을 업로드하면 어지럽혀지거나 주의를 산만하게 하는 배경을 감출 수 있습니다. 특히 남은 침실에서 일하거나 주변을 맴도는 개가 있거나 친인척 집에서 자주 일하는 사람에게 특히 유용합니다.

키보드 스페이스바를 누르는 동안 일시적으로 음소거 해제

필자는 대규모 회의 중에 개가 짖거나 초인종 소리가 울릴 경우에 대비하여 음소거를 켜 놓는 편입니다. 이때 스페이스바를 길게 누르면 잠시 음소거가 해제되어 간단하게 말을 할 수 있으므로 음성 조절이 간편합니다. 다시 말씀드리지만 이 기능은 모든 Zoom 회의 요금제에 포함되어 있습니다. 

화면 공유

Zoom에서는 화면을 공유하고 협업하기가 쉽습니다. 여러 사람이 동시에 화면을 공유할 수도 있습니다. 엔지니어처럼 협업이 필수적인 팀에게 유용한 기능입니다.

화이트보드

Zoom의 화이트보드 기능은 실시간 협업을 지원합니다! 터치 스크린이 없는 대부분의 장치에서는 가상 화이트보드를 사용하기 어려울 수도 있지만, iPad에서 회의에 참여한 다음 iPad의 공유 및 화이트보드 기능을 이용해 보세요. 

캘린더 통합

필자는 Gmail을 사용하므로 Gmail의 워크플로를 알려드리지만, Office 365 또는 Exchange를 사용한다면 캘린더 통합에 대한 자세한 정보는 여기에서 확인하세요.

1. Zoom 관리자 포털로 이동하여 캘린더를 연결합니다(약 1분 소요).
2. Zoom for G-Suite 플러그인을 설치하면 Zoom 회의 링크를 모든 캘린더 이벤트에 매우 간편하게 추가할 수 있습니다.

여기에서 캘린더 통합(Gmail 데모) 방법을 알려주는 1분 미만의 영상을 확인하세요.

공유 콘텐츠에 주석 달기

공동으로 주석을 달고 편집하면 디자인이나 문서 편집이 훨씬 간편해집니다. 간단하게 협업하려면 꼭 공동 주석 기능을 이용하세요. 

파일과 자료 공유를 위해 미팅 중 채팅 활용

필자는 회의 중에 논의할 링크나 자료를 공유할 수단으로 회의 중 채팅을 사용합니다. 예를 들어 팀원이 Google 문서나 URL, 진행 중인 대화를 방해하지 않는 수준의 간단한 코멘트를 공유할 수 있습니다. 

"내 모습 수정" 활성화로 영상에 효과 주기

이 기능은 Zoom 설정에서 활성화할 수 있습니다. 눈 밑 다크서클과 잡티를 감소시켜 매끈한 모습으로 가다듬어 줍니다.

안전한 미팅

사무실 환경에서는 보안 설정이 갖춰진 곳에서 전화 통화를 했을지도 모르지만 원격 근무 환경에서는 약간의 도움이 필요합니다. Zoom에서는 회의를 보호하고 개인정보를 보호하기 위한 유용한 기능을 많이 제공합니다. Zoom의 보안 기능은 다음과 같습니다.

• 미팅을 잠그고 참여할 때 암호 요구하기
• 대기실 기능을 활성화하고 사용자 참여를 받을 준비가 되었을 때만 사용자 입장 허용 및 수락
• 미팅 참가자를 같은 도메인으로 인증된 사용자로만 제한
• 민감한 미팅 내용의 경우 오디오와 비디오에 워터마크 사용
• 참가자가 보면 안 되는 콘텐츠를 공유하지 않도록 화면 공유를 전체 바탕 화면이 아닌 특정 애플리케이션의 콘텐츠로 제한.

• 옷 차려입기: 머리 끝에서 발끝까지 차려입으세요. 창고를 정리할 때나 입는 추레한 오래된 옷 말고 보통 출근할 때 입는 셔츠나 옷을 갖춰 입으세요.
• 규칙적인 5분 휴식: 사무실에서처럼 한 시간마다 능동적으로 휴식 시간을 가져 번아웃을 피하세요. 개를 산책시키거나(개가 좋아할 거예요!), 세탁을 하거나, 아이들과 15분간 밖에서 놀아주세요(아이들도 좋아할 거예요!).
• 스트레칭!: 한 시간마다 영상 통화를 멈추고 스트레칭하세요. 다음 통화를 대기하는 동안 부엌을 한 바퀴 돌거나 야구공 또는 안마기를 등에 대고 근육을 풀어주세요. 재미를 더하려면 운동 영상이 나오는 가상 배경을 틀고 회의 중간에 스트레칭 한 세트를 하세요!
• 업무 가능 시간 알리기: 캘린더를 게시하여 보여주면 다른 사람이 나의 일정을 금방 알 수 있습니다. 프로젝트에 집중하기 위해 업무 시간을 지정하거나 중요한 작업을 위해서는 미리 알림을 설정하거나, 저녁 식사 시작 시간도 예약해 둘 수 있습니다. 프로젝트에 집중해야 할 때는 Zoom Team Chat 상태를 바쁨으로 전환하면 됩니다.
• 방해 요인 제거: 방문을 닫아 나만의 공간에서 프라이버시를 지키세요. 특히 집에서는 이 점이 중요합니다. 공간 분리를 위해 커튼을 다는 것도 도움이 됩니다. SNS를 자주 확인할 마음이 들지 않도록 알림을 끄고 탭을 닫아 두는 것도 좋습니다. 하루에 10분짜리 회의를 한두 개 정도 설정해서 피드를 확인하면 휴식을 취하고 기대감을 느낄 수 있습니다.
• 고독과 외로움은 피하기: 많은 사람은 팀원과 개인적으로 소통하고 싶어 합니다. 따라서 매일 팀 스탠드업 회의를 하거나 체크인하는 시간을 가지면 도움이 됩니다. Zoom을 통해 동료들과 함께 '그룹 점심'을 먹는 것도 좋습니다. 라이브로 대화하거나, 음성은 비활성화하고 그룹 채팅이나 1:1 비공개 채팅을 하는 등 필요한 만큼 대화하고 소통하세요.

재택근무와 디지털 환경 호스팅에 대한 모범 사례 참고 자료가 엄청나게 많습니다. 몇 가지만 소개하겠습니다.

• 온디맨드 웹 세미나: Zoom을 이용한 재택근무의 모범 사례
• 임시 재택근무 환경을 마련하기 위한 10가지 검증된 요령
• 디지털 이벤트 개최의 모범 사례
• 비디오 퍼스트 문화로 미래의 업무 공간 문제 해결하기
• 원격 근무 도입과 보안 확보: COVID-19 창궐 기간 동안의 사이버 보안
• 새로운 리듬에 생산성을 부여하는 요령

팀원 모두가 같은 배에 타고 있다는 사실을 기억하세요. 회의 중에 개가 짖거나 초인종이 울린다고 세상이 끝나는 것은 아닙니다. 최선을 다해 작업 공간을 준비하고 새로운 루틴과 업무 환경에 적응하되 사소한 일은 무시하고 넘기세요. 이미 잘하고 있으니까요!! 지금 바로 무료 베이직 라이선스로 Zoom을 시작하거나 Zoom 제품 전문가에게 문의하여 조직에 Zoom을 도입하는 방법을 알아보세요.