IT 비용을 절감해야 하나요? 생산성에 영향을 미치지 않고 IT 비용을 줄이는 방법을 소개합니다

예산과 리소스가 계속 줄어들고 있지만, 이것은 어제오늘의 일도 아닙니다. 요즘에는 IT 지출에 대한 근거를 제시하거나 어떻게든 지출을 줄일 수 있는 방법을 찾으라는 요구가 늘고 있습니다. 문제는 직원들이 의사소통을 위해 사용하는 앱과 채널이 다양하다는 것입니다.

더 이상 워크플로를 복잡하게 만들지 않으면서도 비용을 줄이려면 어떻게 해야 할까요? 그 첫 단추가 바로 커뮤니케이션 통합입니다.

긴축이 필요하다고 해서 커뮤니케이션까지 줄여야 하는 것은 아닙니다. 확장 역량을 희생하지 않고도 비용을 줄이는 현명한 선택을 할 수 있는 방법이 있습니다. 시스템에 애플리케이션이 너무 많은 것이 걱정된다면 두 가지 장점을 모두 제공하는 다목적 앱을 사용하는 것을 고려해 볼 때입니다.

이를 위한 좋은 출발점이 바로 채팅 애플리케이션입니다. 올바른 유형의 채팅 앱을 선택하면 모든 워크플로를 한곳으로 모으고 일과 중에 사용되는 다양한 커뮤니케이션 도구를 원활하게 연결할 수 있습니다. 올바른 채팅 앱을 선택할 때는 다음과 같은 주요 요소를 염두에 두어야 합니다. 

적합한 통합: 중요한 문서를 팀 멤버에게 빠르게 전달하고 싶으신가요? 워크플로를 중단하지 않고 강력한 타사 애플리케이션을 사용할 수 있기를 원하나요? 그렇다면 많은 사람이 일반적으로 사용하고 있는 애플리케이션과 통합되는 채팅 솔루션이 필요합니다. 특히 문서 공유 통합은 프로젝트 및 중요 자산에 대한 협업을 용이하게 해주기 때문에 오늘날 필수 요소 중 하나입니다. 관련된 채팅 앱 통합을 사용하면 워크플로를 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다.

메모, 문서 저장 및 정리 기능: 모든 것을 한 곳에서 저장할 수 있는데 메모 작성과 보관을 위해 애플리케이션을 별도로 사용할 이유가 있을까요? 고급 채팅 앱은 메모 작성, 중요한 문서 전송 및 저장, 중요한 메시지 저장, 핀 고정, 메시지 회신 등의 기능을 한 인터페이스에서 제공합니다. 또한 미리 알림 설정과 메시지 전송 예약과 같은 추가 기능에도 주의해야 합니다. 이러한 기능은 이동 중 또는 다른 시간대에 걸쳐서 커뮤니케이션하는 동안 메시지를 체계적으로 관리해야 할 때 유용합니다. 

다른 유형의 협업에 대한 빠른 액세스: 때로는 자세한 설명이나 시연을 위해 채팅에서 전화 또는 영상 회의로의 전환이 필요할 수 있습니다. 한 애플리케이션 내에서 여러 커뮤니케이션 솔루션으로 전환할 수 있어 속도와 생산성을 유지할 수 있는 채팅 앱을 찾아보세요. 추가적인 이점: 그룹 채널 내에서 바로 회의를 시작하고, 특정 그룹과 디지털 화이트보드를 공유하고, 영구적인 채팅 앱에서 직접 회의 채팅을 저장할 수 있습니다.

전화는 수십 년 동안 업무 환경의 초석 역할을 해왔습니다. 그렇다고 오늘날 전화의 중요성이 낮아졌다는 의미는 아닙니다. 사실 정반대입니다. VoIP 통신은 오늘날의 유연한 업무 환경을 위해 필수적입니다. VoIP 통신은 원하는 장치에서 이동 중에도 동료 및 고객과 커뮤니케이션할 수 있게 도와줍니다. 그리고 적절한 VoIP 전화 공급자는 이 모든 것이 가능하도록 도와줍니다. 

실제로 일부 전화 솔루션의 경우에는 사용하는 장치 및 애플리케이션 수를 줄일 수 있습니다. 필요한 것은 적합한 솔루션을 찾는 것입니다. 추천 사항은 다음과 같습니다. 

과도한 장치 없이 일관적인 커뮤니케이션: 세계적인 수준의 VoIP 통신은 데스크톱, 모바일 및 태블릿 장치에서 작동할 수 있습니다. 이는 아직까지 건재하게 사용되는 유선 연결 전화를 무시하는 것이 아니라 개인 번호를 드러내지 않고도 원하는 장치로 통신할 수 있는 옵션을 제공합니다. 이를 통해 특정 위치에 얽매이지 않게 되며 업무용 및 개인용 전화를 위해 별도의 장치를 소유할 필요가 없어집니다. 클라우드 기반 전화 앱에 연결하는 기능만 있으면 됩니다. 

문자를 전송하거나 비디오로 이동하는 기능: 오늘날 전화 솔루션은 협업 중심의 환경에 맞춰 구축되어야 합니다. 즉, 비디오 솔루션에 쉽게 연결할 수 있는 기능이 필요합니다. 음성 통화와 비디오 통화 간에 원활하게 전환하여 동일한 플랫폼 내에서 둘 사이를 쉽게 전환할 수 있는 VoIP 솔루션을 찾아보세요. 또한 문자 메시지와 음성 메시지가 동일한 소스에서 전송될 수 있도록 전화 솔루션에서 SMS 문자 메시지를 전송할 수 있어야 합니다.

분석 및 품질 대시보드: 문제의 핵심을 파악해야 할 때 분산된 분석 대시보드를 사용하면 오히려 두통만 늘어날 수 있습니다. 직관적인 대시보드와 함께 제공되는 전화 솔루션을 채택하여 추가적인 분석 솔루션을 줄이세요. 빠르고 효과적인 문제 해결을 위해 통화 품질 문제와 네트워크 문제를 사전에 모니터링하고 문제를 해결할 수 있어야 합니다. 

마지막 권장 사항은 채팅 앱과 전화 솔루션을 모두 제공하는 하나의 플랫폼을 사용해서 둘을 통합하라는 것입니다. 

Zoom의 고급 채팅 앱인 Zoom Team Chat은 즉각적이고 체계적인 통신 기능을 제공하며, Zoom Phone은 협업 시대를 위한 음성 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. 이 둘을 모두 활용하여 다양한 모드에서 쉽게 협업하고 새로운 수준의 생산성을 확보할 수 있습니다.

두 솔루션 모두 Zoom Workplace에 포함되어 있으며, 이는 채팅, 전화, 미팅, 화이트보드 및 기타 다양한 기능을 하나의 원활한 플랫폼에 결합합니다. Zoom Workplace를 통해 업무 공간에서의 커뮤니케이션을 한 곳에 통합함으로써 비즈니스의 미래를 보장하는 데 필요한 시간과 비용을 되찾을 수 있습니다. 희생 없이 확장하고, 업무 시간을 재구성하고, 적은 비용으로 더 많은 일을 수행할 수 있습니다. 

Zoom을 통해 커뮤니케이션을 통합하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 당사의 최신 Hear from a Peer 웨비나를 참조하세요.