Grazie all'unificazione su Zoom Workplace Lake|Flato Architects risparmia 100 ore a settimana

Lake|Flato Architects è riconosciuto a livello nazionale per la sua capacità di connettere edifici moderni e rispettosi dell'ambiente con il luogo a cui appartengono, fondendoli perfettamente con l'ambiente circostante.

In quanto azienda orientata al futuro, Lake|Flato ha compreso la crescente richiesta di un'area di lavoro più moderna che non li vincolasse a un ufficio fisico. Hanno accettato la sfida di progettare l'area di lavoro del futuro, che utilizzasse le tecnologie migliori della categoria e offrisse un'esperienza d'uso eccezionale indipendentemente dalla posizione dei lavoratori.

E avrebbero usato il loro ufficio come esempio.

"Abbiamo deciso di adottare un modello di lavoro ibrido, con una divisione di circa 50/50 tra ufficio e lavoro da casa. In ufficio avremmo avuto meno scrivanie che persone", prosegue Dan Stine, direttore della tecnologia di progettazione di Lake|Flato.

Il supporto alla forza lavoro ibrida può rappresentare una sfida per ogni tipo di azienda, ma data la natura creativa e collaborativa del lavoro, per uno studio di architettura e pianificazione le sfide sono ancora maggiori. "Siamo architetti, quindi il nostro pensiero è sempre grafico e inoltre vogliamo disegnare su tutto", spiega Dan.

All'inizio, Lake|Flato usava Miro come applicativo per disegnare su lavagna, ma si trattava di uno strumento autonomo e non tutti i dipendenti dello studio possedevano una licenza.

Inoltre Dan e il suo team volevano anche una soluzione tecnologica di facile accesso e semplice da utilizzare da qualsiasi luogo, anche quando gli utenti cambiano sede.

Per verificare le sue idee, l'azienda ha ristrutturato completamente la sede dei propri uffici, trasformandola in una vetrina di sostenibilità ambientale, design creativo e inclusività.

Il team ha trasformato ogni sala conferenze in una Zoom Room, con un display touch per i contenuti e un altro display non-touch per i partecipanti. Zoom Rooms porta la collaborazione video HD in ufficio e a casa, consentendo ai partecipanti di persona e remoti di interagire in modo semplice e coerente.

"Quando devi condividere dei contenuti, la procedura è sempre la stessa. Hai il tuo tablet, partecipi alla riunione Zoom e condividi i contenuti, sia che ti trovi nel cortile dell'ufficio, in sala conferenze, alla tua scrivania, a casa tua o in un bar", spiega Dan.

Zoom Rooms equipara tutti. Le persone possono partecipare alle riunioni con facilità, indipendentemente da dove si trovano.

Dan apprezza anche il fatto che Zoom Rooms sia un ecosistema aperto che funziona altrettanto bene con altre piattaforme per riunioni video, come Microsoft Teams, Cisco Webex e Google Meet. Ogni riunione inizia semplicemente cliccando sul pulsante "avvia riunione".

Inoltre, con la riprogettazione dell'ufficio, tutte le scrivanie sono wireless, eliminando la necessità di tastiera, mouse e persino di cavi HDMI. Ogni elemento è portatile e tutti hanno un tablet e la propria licenza Zoom. Le persone possono anche cambiare località durante la riunione e restare in una riunione Zoom senza alcun problema.

Dan stima che l'azienda risparmia 100 ore alla settimana non costringendo i dipendenti a configurazioni multiple dell'attrezzatura ed eliminando la necessità di accedere e di uscire dalla riunione ogni volta che cambiano luogo.

Anche gli ospiti esterni, come i consulenti e i clienti, possono facilmente partecipare alle chiamate Zoom quando visitano l'ufficio di Lake|Flato.

"Si aspettano che gli passiamo un cavo HDMI, ma tutto ciò che devono fare è aprire l'app Zoom e cliccare sul pulsante di condivisione, e tutto funziona perfettamente".

Quando tra una riunione e l'altra le sale conferenze di Lake|Flato non sono attive, il reparto marketing utilizza gli schermi della segnaletica digitale come nuovo canale di marketing. Spiega Dan:

"Alcune delle nostre sale conferenze si trovano proprio affacciate sul marciapiede, con vetrine a tutta altezza. Le persone passano strada e vedono tutte queste belle immagini dei nostri progetti sui display della sala conferenze vuota".

Il team di marketing può anche sostituire rapidamente i contenuti in base a eventi speciali, mantenendoli sempre attuali.

Con l'installazione di Zoom Rooms, Dan e il suo team hanno compreso subito il valore dell'adozione della funzionalità di Zoom Whiteboard. Ora è qualcosa che ogni membro del team usa praticamente ogni giorno.

Dan utilizza anche le funzionalità di IA di Zoom Whiteboard per preparare presentazioni e corsi di formazione.

"Proprio di recente ho chiesto all'IA di fare un brainstorming di idee su un argomento di nicchia specifico per il quale stavo per sviluppare una formazione. Mi ha fornito idee a cui non avevo pensato", afferma Dan.

Anche se Dan ha dovuto perfezionare le idee generate dall'IA, ritiene che quest'ultima gli abbia permesso di raggiungere il 75% del risultato.

All'inizio della transizione, Lake|Flato ha utilizzato Microsoft Teams Phone, ma è passata a Zoom Phone dopo aver visto i vantaggi di unificare le funzionalità VoIP del cloud sulla piattaforma Zoom Workplace. 

"Zoom era più economico di Teams, che è uno dei motivi per cui siamo passati dai telefoni di Microsoft Teams a quelli di Zoom. Ma soprattutto, quando è tutto unificato su Zoom, Zoom Phone non squilla quando sei in riunione", continua Dan. "Sa che sei occupato e quindi il telefono non squilla". 

Invece, Dan utilizza le trascrizioni della segreteria telefonica possibili con Zoom Phone per capire se deve rispondere immediatamente a una chiamata o meno.

"Mentre sei in riunione e ti accorgi di aver perso una chiamata, puoi cliccarci sopra e, senza doverla ascoltare, puoi vedere chi ha chiamato e di cosa si tratta e puoi fare una rapida valutazione sul momento. Devi uscire dalla riunione perché il problema è grave o puoi aspettare?"

Lake|Flato utilizza anche AI Companion, l'assistente di IA integrato di Zoom, per trovare nuove modalità efficienti nei processi, dai riepiloghi delle riunioni alle domande in riunione, che offrono la funzionalità "aggiornami". AI Companion è incluso senza costi aggiuntivi con i servizi a pagamento assegnati all'account Zoom.

Dan stima di aver trascorso 15 minuti a prendere appunti per ogni ora di riunione e altri 15 minuti a sistemarli in seguito, attività resa ridondante con AI Companion. Dato che Dan trascorre dalle 12 alle 15 ore in riunione ogni settimana, si tratta di un risparmio di circa sei-otto ore per settimana.

"Il risparmio di tempo è notevole, ma anche la capacità di concentrarsi su un progetto e di essere più presenti e responsabili nei confronti dei colleghi è molto importante", afferma Dan. "È anche semplice ritrovare gli appunti perché sono sempre nello stesso posto".

Dan utilizza anche la funzionalità di domande in riunione di Zoom Meetings. Se è in ritardo o sta facendo altro, può premere il pulsante "aggiornami" per ricevere un breve riepilogo di ciò che è accaduto nella telefonata fino a quel momento, chiedere se il suo nome è stato citato e ottenere una rapida panoramica dei punti salienti.

Dan non vede l'ora di utilizzare ancora di più la piattaforma Zoom Workplace in futuro. È particolarmente interessato a sfruttare Zoom Sessions per gli eventi con i leader di pensiero, grazie alle funzionalità avanzate di registrazione e di reportistica.

"Vogliamo utilizzare Zoom Sessions per continuare a promuovere la nostra posizione nel settore come leader di pensiero. Poter organizzare i nostri eventi su Zoom sarà davvero fantastico", afferma Dan.

L'uso crescente di Zoom da parte di Lake|Flato dimostra il vantaggio di avere così tante funzionalità integrate in un'unica piattaforma.