7 ambienti di lavoro e come creare quello ideale per i tuoi dipendenti

Il lavoro non è solo ciò che fai, ma anche dove lo fai. L’ambiente di lavoro di un dipendente ha un impatto significativo sulla sua soddisfazione, sul suo impegno e sulla sua produttività complessiva, che a loro volta influiscono sui risultati aziendali e sull’esperienza dei clienti. 

Ecco perché è importante creare un ambiente di lavoro positivo per il proprio team. Infatti, il 71% dei leader ha osservato che offrire ambienti ibridi e da remoto ha avuto un impatto positivo sulla felicità e la soddisfazione dei dipendenti.

Tra i diversi tipi di ambienti di lavoro troviamo quelli tradizionali, da remoto, ibridi e altri ancora, ognuno dei quali si adatta alle esigenze specifiche dei dipendenti e a diversi modelli di business. In questa guida li analizziamo in dettaglio e condividiamo i consigli per creare un ambiente di lavoro positivo per la tua azienda.

Cos’è esattamente un ambiente di lavoro? È una combinazione di tutti gli elementi che caratterizzano il posto di lavoro, tra cui cultura, strumenti, spazio fisico e struttura. Indipendentemente dal tipo, un ambiente di lavoro è costituito da più componenti: 

• Ambiente fisico: si riferisce all’area in cui i dipendenti lavorano, inclusi i diversi spazi e la loro distribuzione, l’illuminazione, l’ergonomia e i livelli di rumore. Un ambiente fisico confortevole può avere un impatto positivo sulla produttività e sul morale dei dipendenti.
• Professionalità e crescita: aspettative chiare, opportunità di sviluppo professionale e supporto all’avanzamento di carriera possono aumentare la motivazione e la fidelizzazione dei dipendenti.
• Cultura sociale sul posto di lavoro: il lavoro di squadra, il rispetto e l’inclusività possono influenzare il modo in cui i dipendenti collaborano e innovano, il che a sua volta ha un impatto sull’esperienza del cliente.
• Strumenti utilizzati: ambienti di lavoro diversi utilizzano tipi diversi di strumenti e software. Mentre un ambiente da remoto può fare affidamento su strumenti come Zoom Meetings, un ambiente in presenza utilizza generalmente spazi fisici e strumenti audiovisivi come grandi schermi.

Sebbene la maggior parte dei luoghi di lavoro includa in qualche modo questi elementi, esistono diversi tipi di ambienti di lavoro, ognuno con le proprie caratteristiche e i propri vantaggi e svantaggi.

Ideale per: aziende che necessitano di una struttura o di una supervisione diretta; dipendenti che preferiscono un ambiente di lavoro convenzionale

La maggior parte delle persone, quando pensa al lavoro, immagina un ambiente tradizionale: uno spazio fisico composto da cubicoli o piccoli uffici, orari fissi e una struttura gerarchica in cui le decisioni e le comunicazioni vengono dall’alto. 

Questi ambienti sono caratterizzati da prevedibilità, routine e confini chiari. In altre parole, le persone sanno già cosa aspettarsi. Tuttavia, gli ambienti tradizionali possono anche mancare di flessibilità, un limite che per alcuni dipendenti può risultare troppo rigido o soffocante. 

Esempio: uno studio legale aziendale con orari fissi e un dress code formale

Ideale per: ruoli che non richiedono una presenza fissa in un determinato luogo; lavoratori che svolgono attività creative, tecniche e intellettuali

Un ambiente di lavoro remoto è una configurazione completamente virtuale e fuori sede, in cui i dipendenti comunicano tramite strumenti digitali come videoconferenze o messaggi. I lavoratori da remoto svolgono solitamente il proprio lavoro da un ufficio domestico o da uno spazio di coworking e gli orari possono essere flessibili o prestabiliti a seconda del tipo di lavoro.

Il lavoro da remoto riduce gli spostamenti e può migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, l’autonomia e la fiducia dei dipendenti. Per i datori di lavoro, il lavoro da remoto offre l’accesso a un bacino di potenziali candidati più ampio (a volte anche globale), rendendo più facile raggiungere i migliori talenti. 

D’altra parte, il lavoro da remoto può far sentire i dipendenti isolati, ridurre le opportunità di creare legami di team e portare a un possibile sovraccarico di lavoro, dato che non c’è una vera separazione tra "casa" e "ufficio". Inoltre, è fondamentale disporre di eccellenti strumenti e competenze di comunicazione. 

Esempio: un’azienda SaaS che opera da remoto, comunicando tramite Zoom Team Chat e Zoom Meetings

Ideale per: team che hanno bisogno di flessibilità pur continuando a collaborare di persona 

Un ambiente ibrido combina aspetti degli ambienti tradizionali e del lavoro da remoto. Un programma ibrido spesso alterna giorni in ufficio e giorni da remoto durante la settimana, ad esempio due giorni da remoto e tre giorni in ufficio. Alcune aziende adottano opzioni diverse, come una settimana in presenza al mese. 

Il vantaggio del lavoro ibrido è che combina struttura e flessibilità, aumentando il morale dei dipendenti e favorendo la loro fidelizzazione. Consente inoltre ai team di collaborare di persona e alle aziende di avere un maggior controllo diretto. 

Tuttavia, il lavoro ibrido richiede strumenti di comunicazione efficaci, proprio come il lavoro da remoto. Inoltre, poiché i dipendenti possono avere orari di lavoro o giorni in presenza diversi, c’è il rischio che l’accesso ai manager e la visibilità all’interno della leadership non siano uniformi tra i dipendenti.

Esempio: un’agenzia di marketing con tre giorni di lavoro da remoto e due giorni in ufficio

Ideale per: piccole imprese o startup che necessitano di flessibilità senza costi elevati per gli spazi; freelance o lavoratori da remoto che preferiscono un contatto diretto

Il coworking è uno spazio fisico condiviso in cui i dipendenti di più aziende si riuniscono per lavorare. Le aziende possono affittare spazi in modo continuativo, mentre i singoli lavoratori possono prenotare un posto in giorni occasionali. 

Lavorare in uno spazio di coworking offre opportunità di networking e collaborazione e può essere più conveniente rispetto all’affitto di un intero ufficio. Tuttavia, questi spazi potrebbero non garantire la giusta privacy, essere rumorosi e diventare fonte di distrazione. Inoltre, essendo aperti a tutti, non sono progettati specificamente in base alla cultura della propria azienda.

Esempio: una startup tecnologica che affitta uno spazio in una sede WeWork

Ideale per: team che devono innovare, fare brainstorming e ideare

Gli ambienti collaborativi sono generalmente in presenza, ma non necessariamente condividono altri aspetti tipici di un ambiente di lavoro convenzionale. Al posto di uffici separati e gerarchie rigide, questi spazi possono includere open space, collaborazione in team e aree dedicate a sessioni di brainstorming. 

Ambienti come questi incoraggiano la risoluzione creativa dei problemi e la condivisione delle idee, rafforzando la coesione all’interno dei team. Tuttavia, ci sono delle sfide, tra cui il rischio di rumore, distrazioni e mancanza di privacy.

Esempio: uno studio creativo con spazi aperti e riunioni quotidiane

Ideale per: dipendenti qualificati e autonomi

Gli ambienti autonomi affidano direttamente ai dipendenti la responsabilità del proprio lavoro, consentendo loro di decidere quando, dove e come svolgere al meglio le proprie attività. I dipendenti di solito hanno piena responsabilità sui progetti, orari flessibili e supervisione minima. 

Un ambiente di lavoro autonomo può favorire l’innovazione e un alto livello di coinvolgimento, oltre ad attirare talenti di alto profilo, esperti nel proprio settore e desiderosi di lavorare in modo indipendente. Allo stesso tempo, questo tipo di ambiente richiede un elevato grado di disciplina e può comportare una minore coesione del team rispetto ad altri contesti lavorativi.

Esempio: un laboratorio di ricerca che consente agli scienziati di progettare e gestire i propri esperimenti

Ideale per: team di vendita, redazioni giornalistiche, startup 

Un ambiente di lavoro dinamico non è limitato a un solo tipo di azienda, ma caratterizza spesso quelle realtà che devono muoversi velocemente e prendere decisioni rapide con un alto livello di urgenza. In questi contesti possono esserci molti cambiamenti o situazioni di incertezza.

Questo può essere ideale per chi dà il meglio di sé in un ambiente stimolante e movimentato, che incoraggia l’adattabilità e l’automotivazione. Tuttavia, se un ambiente dinamico è gestito male, può portare a burnout, confusione ed errori.

Esempio: un team di vendita che tiene più riunioni con i clienti ogni giorno

Indipendentemente dal tipo di ambiente, è fondamentale puntare a una cultura del lavoro positiva. Questa responsabilità ricade sia sui manager sia sui singoli collaboratori, ognuno con un ruolo specifico da svolgere.

I manager devono progettare e implementare politiche che favoriscano un ambiente di lavoro sano. Dovrebbero inoltre fornire il supporto e la guida necessari ai loro team e promuovere una cultura inclusiva e collaborativa. I dipendenti dovrebbero restare orientati al lavoro di squadra e presentarsi con un atteggiamento positivo e motivato. 

Ecco sei consigli per creare facilmente un ambiente di lavoro positivo.

Rendi gli spazi di lavoro accoglienti e confortevoli

Innanzitutto, assicurati che gli spazi di lavoro fisici siano accoglienti, accessibili e confortevoli per tutti i dipendenti. 

Tra gli elementi da considerare ci sono l’illuminazione (assicurati che non sia troppo fioca, ma neanche troppo forte), i livelli di rumore (o la disponibilità di spazi tranquilli) e l’accesso ad attrezzature ergonomiche. Pur non essendo indispensabile, può essere un bel valore aggiunto consentire ai dipendenti di personalizzare il proprio spazio di lavoro. 

Presta attenzione anche all’accessibilità per le persone con disabilità. Ad esempio, potrebbe essere necessario garantire l’accesso ad ascensori o rampe per chi utilizza una sedia a rotelle. 

Anche per i dipendenti che lavorano da remoto e non utilizzano spesso gli spazi fisici dell’azienda, è possibile creare un ambiente di lavoro confortevole. Ad esempio, puoi offrire un contributo o un rimborso per le attrezzature e l’arredamento per l’ufficio da remoto, oppure fornire formazione e indicazioni sull’ergonomia.

Suggerimento: inizia con una valutazione ergonomica, che consente di individuare i rischi fisici presenti nell’ambiente di lavoro. Puoi farlo osservando i dipendenti e analizzando strumenti, routine e postazioni per individuare eventuali movimenti ripetitivi o posture scorrette.

Promuovi una cultura di riconoscimento e apprezzamento

Aumenta il morale e il coinvolgimento dei dipendenti promuovendo il riconoscimento e l’apprezzamento del loro lavoro. Puoi farlo creando programmi di ricompensa, incoraggiando gli elogi per i risultati raggiunti e dando riconoscimenti durante le riunioni a chi ha raggiunto traguardi importanti o ha portato a termine grandi obiettivi.

Coinvolgi i dipendenti chiedendo loro di condividere feedback e riconoscimenti per i risultati ottenuti dai loro colleghi.

Suggerimento: ritaglia ogni mese uno spazio dedicato per mettere in luce e celebrare gli sforzi e i contributi dei dipendenti.

Mostra la strada al tuo team dando il buon esempio

Come leader, sei nella posizione giusta per mostrare al tuo team i comportamenti che vorresti seguissero. Questo significa essere un esempio di forte etica del lavoro, comunicazione proattiva e rispetto dei valori dell’azienda. 

È fondamentale anche dare l’esempio di inclusività, equità e rispetto. Assicurati di tenere a mente questi principi quando gestisci e interagisci con il tuo team.

Suggerimento: condividi aggiornamenti in modo trasparente con il team, evidenziando i tuoi successi e le tue sfide.

Comunica in modo aperto e rispettoso

Per garantire una comunicazione trasparente e gentile, promuovi cicli di feedback coerenti in modo che tutti si sentano sicuri nel condividere feedback positivi e costruttivi. 

Quando ricevi feedback o partecipi alle riunioni, pratica l’ascolto attivo e il dialogo positivo. Assicurati di coinvolgere tutti, ad esempio chiedendo un parere direttamente a coloro che tendono a essere silenziosi durante le riunioni.

Suggerimento: oltre alle riunioni di gruppo, programma incontri regolari individuali con i tuoi collaboratori diretti. Questo offre maggiore privacy e può aiutare i dipendenti a sentirsi più a loro agio nel condividere il proprio parere.

Promuovi un equilibrio tra lavoro e vita privata

Trova modi per permettere ai dipendenti di prendersi una pausa, soprattutto per i team ibridi o da remoto, per cui il confine tra lavoro e vita privata è più sfumato. Garantire questo equilibrio aiuta i dipendenti a rilassarsi, dedicarsi alla famiglia o a sé stessi e ricaricare le energie. 

Ecco alcuni modi per migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata:

• Consenti una pianificazione flessibile: dare ai dipendenti autonomia nella gestione dei propri orari dimostra fiducia e li aiuta a gestire meglio la propria vita personale.
• Rispetta il tempo libero dei dipendenti: non basta dare giorni di ferie; è importante far capire con l’esempio che il tempo fuori dall‘ufficio va rispettato. Puoi anche pensare a benefit aggiuntivi per il benessere, come un supporto per la salute mentale.
• Dai il buon esempio: i leader dovrebbero dare l’esempio con abitudini sane e imporre limiti chiari, che si tratti di tempo libero, di ore di lavoro o di prendersi cura di sé. 

Suggerimento: incoraggia i dipendenti a fissare sul loro calendario un orario "senza riunioni". Ancora meglio, puoi proporre un giorno "senza riunioni" a livello di team o di azienda ogni settimana o mese. Questo può dare ai dipendenti il tempo di concentrarsi sul lavoro necessario, evitando di dover recuperare ore extra fuori dall’orario di lavoro. 

Supporta la crescita e lo sviluppo dei dipendenti

Aiuta i dipendenti a crescere, sviluppare e acquisire competenze offrendo loro ampie opportunità di apprendimento. Puoi farlo organizzando corsi di formazione interni all’azienda, offrendo l’accesso a webinar o corsi di formazione virtuali o concedendo un contributo economico per l’istruzione. 

Altri modi per sostenere la crescita dei dipendenti possono essere un programma di mentorship con mentori interni, l’accesso a percorsi di carriera e promozione chiari e la possibilità di seguire colleghi più esperti sul lavoro (job shadowing).

Suggerimento: offri un contributo economico per la formazione o lo sviluppo professionale, da usare per corsi o certificazioni, conferenze o eventi, o materiali didattici aggiuntivi.

Anche se non è sempre possibile comprendere appieno tutti gli aspetti di un ambiente di lavoro finché non ci si trova dentro, ci sono alcuni segnali d’allarme da tenere presenti quando si valuta un’organizzazione. 

Durante i colloqui e in ogni contatto con l’azienda, tieni d’occhio eventuali segnali di allarme come scarsa comunicazione, elevato turnover, orari troppo lunghi e un clima negativo. Ecco alcuni consigli:

• Identifica la mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata: lavoro fuori orario, aspettative irrealistiche e mancanza di confini creano un ambiente poco piacevole. Ad esempio, se il tuo referente in azienda ti invia e-mail a tarda sera o nei weekend, è un segnale di scarso equilibrio tra lavoro e vita personale.
• Ascolta i pettegolezzi: commenti negativi o indiscrezioni sugli altri colleghi possono indicare problemi di comunicazione, scarsa collaborazione o un clima generale di insoddisfazione.
• Nota i segnali di una cultura del biasimo: se i dipendenti hanno paura di essere incolpati, possono esitare a sperimentare o a proporre nuove idee. Nota quanto si assumono la responsabilità del proprio lavoro e quanto si sentono a loro agio nel dare e ricevere feedback.
• Osserva le capacità dei leader: tieni d’occhio i leader e i manager del team; se risultano assenti, poco incisivi o eccessivamente controllanti, è un chiaro campanello d’allarme.
• Fai attenzione all’elevato turnover dei dipendenti: se noti molte posizioni aperte per la stessa azienda, può essere un segnale positivo di crescita, ma può anche indicare un elevato turnover dei dipendenti, che potrebbero non essere sufficientemente soddisfatti o motivati.

Gli ambienti di lavoro possono assumere forme molto diverse, e ciò che funziona per un’azienda o un dipendente potrebbe non andare bene per un altro. Il miglior ambiente di lavoro è quello che aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività del team e, in ultima analisi, la soddisfazione dei clienti.

Migliora il tuo ambiente di lavoro con Zoom Workplace. Con Zoom, puoi semplificare la comunicazione remota o ibrida, anche per i lavoratori in sede. Inoltre, puoi facilmente pianificare e organizzare riunioni virtuali e centralizzare la collaborazione all’interno dell’organizzazione.

Quali sono gli elementi specifici che influenzano maggiormente la produttività dei dipendenti in un ambiente di lavoro?

Lo spazio fisico, la cultura aziendale, le opportunità di crescita e sviluppo e il riconoscimento dei risultati sono elementi comuni dell’ambiente di lavoro che influenzano direttamente la produttività.

In che modo i fattori fisici e comportamentali influenzano le prestazioni?

I fattori fisici di un luogo di lavoro, come un’illuminazione adeguata, bassi livelli di rumore e attrezzature ergonomiche offrono maggiore comfort e consentono di ridurre lo stress. Questo, a sua volta, porta a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, e di conseguenza genera una maggiore produttività e soddisfazione.

Come posso valutare e migliorare il mio attuale ambiente di lavoro?

Per valutare e migliorare il tuo attuale ambiente di lavoro, inizia con l’effettuare sondaggi e sessioni di feedback, oltre ad analizzare le metriche di turnover e retention. Puoi anche effettuare una valutazione ergonomica per identificare i ruoli o le attrezzature che causano problemi fisici ai lavoratori e trovare il modo di risolverli. Analizza le metriche di riferimento che vuoi misurare, fissa obiettivi e implementa cambiamenti strategici in modo incrementale nel tempo.