Maksimalkan efisiensi tim dengan kolaborasi dokumen

Apa yang dimaksud dengan kolaborasi dokumen?

Kolaborasi dokumen adalah proses di mana beberapa orang bekerja bersama dalam satu dokumen untuk mengatur proyek dan berkolaborasi di antara rekan tim. Dengan mengizinkan semua anggota untuk menulis, mengedit, dan memberi komentar di dokumen yang sama, perangkat lunak kolaborasi dokumen membantu memfasilitasi kerja tim, meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan pembuatan dan pembagian konten yang efisien di antara para kolaborator yang mungkin berada di kantor yang sama atau di lingkungan kerja hybrid.

Tidak seperti alat kolaborasi dokumen bersama lainnya, Zoom Docs membawa kolaborasi file selangkah lebih maju. Sebagai bagian dari paket Zoom Workplace berbayar, aplikasi ini memiliki kemampuan Zoom AI Companion yang dijalin untuk membantu Anda memulai pembuatan dokumen. Zoom AI Companion dapat menarik konten dari rapat ke dalam Zoom Docs, sehingga Anda dapat membuat dokumen dengan lancar yang merangkum poin-poin penting dan item tindakan dari percakapan. Aplikasi ini juga menyediakan templat yang telah diisi sebelumnya dan blok konten seret dan lepas untuk tabel, bagan, dan gambar yang mengubah dokumen teks sederhana menjadi alat bantu kolaboratif yang menarik yang mendukung pekerjaan tim Anda.

Bagaimana kolaborasi dokumen meningkatkan efisiensi tim

Menggunakan fitur kolaborasi dokumen dalam Zoom Docs memberikan kemampuan kepada tim untuk menyelesaikan pekerjaan mereka secara real time. Hal ini juga menghilangkan tantangan umum dari beberapa versi dokumen yang berbeda yang dikirim melalui email secara bolak-balik. Zoom Docs dijalin ke dalam pengalaman Zoom Workplace, yang berarti tim dapat melakukannya:

Memulai dan menjadwalkan rapat Zoom dengan cepat atau membuat acara dari Dokumen.
Buat, bagikan, dan edit bersama dokumen secara langsung dalam rapat atau di aplikasi, bekerja secara real-time agar semua orang tetap selaras.
Jaga agar informasi tetap teratur dengan menyematkan papan tulis Zoom di dalam dokumen.
Tetap fokus pada tugas dan kurangi informasi yang berlebihan dengan satu tempat untuk dokumen, wiki, dan pelacak proyek.
Bagikan dokumen ke Team Chat dengan beberapa klik mudah untuk menginformasikan kolaborator dan pemangku kepentingan, meningkatkan visibilitas dan mengurangi silo.
Gunakan Zoom AI Companion untuk meringkas rapat, membuat draf dokumen, melakukan curah pendapat, menyesuaikan panjang salinan, dan banyak lagi.

Bagaimana kolaborasi dokumen meningkatkan efisiensi tim

Manfaat kolaborasi dokumen dengan Zoom Docs

Zoom Docs adalahdokumen fleksibel yang mengutamakan AI yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan tim dan proyek yang berbeda untuk meningkatkan produktivitas; memungkinkan anggota tim membuat dan mengedit dokumen bersama dengan mudah; serta berkolaborasi dengan lebih baik di seluruh tim, lokasi, dan zona waktu. Kolaborasi dokumen di Zoom Docs membantu Anda:

Buat tim Anda berada di halaman yang sama (secara harfiah)

Selama rapat, dapatkan keselarasan secara real time dengan membagikan dokumen yang sudah ada (atau membuat dokumen baru) sementara para peserta mengikuti tampilan dokumen Anda dan/atau mengedit bersama pada saat yang sama. Melihat dan bekerja dalam dokumen hidup yang sama meningkatkan kolaborasi rapat.

Menghemat waktu dengan berkomunikasi dalam dokumen

Tandai kolaborator dan pemangku kepentingan di dokumen Anda dengan @ sebutan dan reaksi, dan bagikan dokumen secara langsung ke Team Chat, untuk menjaga percakapan tetap berjalan dan di satu tempat. Tetapkan tugas dan tanggal jatuh tempo agar anggota tim bertanggung jawab.

Jadikan rapat lebih dapat ditindaklanjuti

Manfaatkan fungsionalitas AI-first Zoom Docs untuk mengisi dokumen dengan item diskusi dari Zoom Meetings dan membuat dokumen baru dengan cepat. Sematkan papan tulis Zoom Anda untuk menyimpan catatan curah pendapat dan rencana yang terorganisir dengan informasi rapat.

Menetapkan standar untuk kolaborasi file

Tetap berada di atas proyek dan kurangi informasi yang berlebihan dengan satu tempat untuk dokumen, file, folder, daftar tugas, papan, kalender, ringkasan proyek, wiki, dan banyak lagi, semuanya di aplikasi desktop atau seluler Zoom Workplace.

60%

Fitur kolaborasi dokumen yang mudah digunakan dan konten yang dapat disesuaikan dari Zoom Docs

Memulai dan menjadwalkan rapat secara langsung di dalam dokumen. Klik ikon video untuk "Rapat sekarang" dan tambahkan peserta, atau "Jadwalkan rapat" untuk mencari waktu.

Menambahkan blok konten yang dapat disesuaikan

Sisipkan teks, daftar periksa, tabel, kutipan, kolom, dan lainnya dengan cepat untuk meningkatkan fungsionalitas dan kesenangan.

Sematkan gambar, audio, video (termasuk YouTube), dan kartu web untuk membangun ruang yang indah dan interaktif.

Tingkatkan visibilitas dengan menambahkan komentar di dokumen, menandai kolaborator dengan sebutan @ untuk memberi tahu saluran dan individu melalui email atau Zoom Team Chat, dan melihat hasil pengeditan oleh kolaborator lain secara langsung di dokumen.

Mulailah membuat dokumen dan dapatkan konten dalam format yang tepat dengan memilih dari opsi templat yang telah dibuat sebelumnya seperti agenda rapat dan dokumen proposal.

Gunakan format dokumen gaya manajemen proyek untuk penggunaan pribadi dan tim untuk melacak tugas dan tanggal, termasuk papan Kanban, papan kalender dan jadwal, dan banyak lagi.

Gunakan Zoom AI Companion untuk menerjemahkan teks hingga 16 bahasa yang didukung tanpa meninggalkan dokumen (tidak perlu lagi menyalin-menempel ke aplikasi lain).

Kelola akses ke dokumen dengan mengundang saluran Zoom Team Chat atau memilih kontak individual, dan atur izin kolaborasi dengan akses lihat, komentar, dan edit.

Lakukan lebih banyak hal dengan Zoom Workplace

Aktifkan alur kerja yang lebih lancar dan kurangi peralihan aplikasi dengan dokumen yang menarik konten dari Zoom Meetings, Zoom Team Chat, dan Zoom Whiteboard.

Cara bekerja secara kolaboratif pada dokumen

Apakah tim Anda perlu merencanakan peluncuran produk baru atau menyiapkan proposal bisnis, Anda mungkin ingin tahu, bagaimana Anda bekerja secara kolaboratif dalam sebuah dokumen? Ikuti langkah-langkah berikut untuk memulai:

Membuka dokumen baru

Mulai dari dokumen kosong, pilih dari templat, gunakan Zoom AI Companion untuk membuat dokumen dari rapat, atau impor file dari aplikasi pihak ketiga.
Bagikan dokumen

Undang kolaborator untuk melihat, mengedit, mengomentari, atau ikut memiliki dokumen Anda. Beri tahu mereka melalui email, Zoom Team Chat, atau berbagi tautan.
Mengedit dokumen

Mulai berkreasi! Hingga 100 kolaborator dapat menambahkan konten dan mengomentari dokumen secara bersamaan.

Tanya Jawab Umum

Perangkat lunak kolaborasi dokumen memungkinkan beberapa orang untuk bekerja bersama pada dokumen digital secara real-time atau asinkron. Aspek-aspek utama dari perangkat lunak kolaborasi dokumen meliputi:

Pengeditan waktu nyata di mana beberapa orang dapat bekerja secara bersamaan
Riwayat versi
Komentar dan catatan
Kontrol akses dan izin
Penyimpanan dan sinkronisasi awan

Ketika mengevaluasi perangkat lunak kolaborasi dokumen, pilihlah aplikasi yang memungkinkan Anda membuat dokumen yang membantu tim Anda menghemat waktu dan lebih produktif. Misalnya, Zoom Docs menawarkan alat kolaborasi bawaan, templat yang sudah diisi sebelumnya, dan blok konten yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Anda juga dapat menggunakan Zoom AI Companion untuk menarik rangkuman dan informasi dari Zoom Meeting Anda ke dalam dokumen.

Ketika orang merujuk pada kolaborasi dokumen atau mengatakan bahwa mereka bekerja secara kolaboratif pada sebuah dokumen, ini berarti beberapa orang bekerja bersama pada dokumen, presentasi, atau spreadsheet yang sama pada waktu yang sama. Kolaborasi dokumen memudahkan sekelompok orang untuk membuat, meninjau, dan menyempurnakan dokumen secara kolektif tanpa mengkhawatirkan masalah seperti kontrol versi (menggunakan versi dokumen yang kedaluwarsa) atau harus berbagi umpan balik tentang konten melalui email atau bentuk komunikasi lainnya. Proses kolaborasi dokumen meningkatkan komunikasi dan efisiensi serta membantu memastikan masukan dari semua orang dipertimbangkan.

Kolaborasi file adalah istilah lain untuk kolaborasi dokumen dan mengacu pada solusi atau proses yang memungkinkan beberapa orang untuk bekerja bersama pada file atau dokumen untuk membuat satu versi akhir. Hal ini dapat dilakukan secara real time di berbagai lokasi dan zona waktu yang berbeda karena dokumen hidup diakses melalui internet dan disimpan di cloud. Menggunakan kolaborasi file dan proses berbagi file membantu menjaga tim tetap selaras dalam proyek dengan mendukung komunikasi asinkron dan meningkatkan visibilitas.

Banyak alat kolaborasi dokumen yang memungkinkan anggota tim untuk berbagi dokumen dari dalam dokumen menggunakan tombol "Bagikan" atau langsung dari daftar judul dokumen. Untuk membagikan dokumen yang dapat diedit oleh semua orang di Zoom Docs, klik "Bagikan" di sudut kanan atas dokumen yang sedang dibuka, masukkan nama kontak yang ingin Anda bagikan dokumen, dan jadikan mereka "Editor" dalam pengaturan izin.

Di Zoom Documents, Anda dapat memilih untuk memberi tahu kolaborator dokumen melalui email, Team Chat, atau dengan menyalin dan menempelkan tautan ke aplikasi lain.

Kolaborasi dokumen online waktu nyata adalah ketika beberapa orang mengerjakan dokumen digital pada waktu yang sama. Kolaborasi dokumen online biasanya digunakan dalam lingkungan bisnis di mana anggota tim tersebar di berbagai lokasi yang berbeda namun perlu menyiapkan satu dokumen bersama. Menggunakan dokumen yang hidup (yang selalu diperbarui dan disimpan secara otomatis) memungkinkan para kolaborator untuk bekerja secara simultan, dari mana pun mereka berada.

Misalnya, tim pemasaran dengan beberapa pekerja jarak jauh di zona waktu yang berbeda dapat menyiapkan dokumen perencanaan kampanye bersama-sama, dengan setiap anggota bertanggung jawab untuk bagian yang berbeda dari rencana tersebut. Sepanjang hari, Anda dapat menulis teks, dan menambahkan grafik, tabel, gambar, garis waktu, dan tanggal jatuh tempo, sementara rekan kerja lainnya juga berada di dokumen yang sama untuk menulis dan menambahkan konten.

Pengeditan dokumen kolaboratif menjadi lebih mudah dan efisien jika Zoom Docs dan Zoom Meetings digunakan secara bersamaan. Saat mengerjakan dokumen, Anda dapat dengan cepat bertemu dengan kolaborator Anda untuk membicarakan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Ketika Anda membagikan dokumen secara langsung dalam rapat, peserta dapat melihat, mengedit, dan menambahkan konten pada saat yang sama (tergantung pada pengaturan izin individu).

Berikut ini beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk menggunakan Zoom Docs dan Zoom Meetings secara bersamaan untuk kolaborasi dokumen yang lebih efektif.

Sebelum rapat: Buat agenda rapat di Dokumen. Kemudian, mulai atau jadwalkan rapat dari Documents.

Selama rapat: Buat, bagikan, dan edit bersama dokumen secara langsung dalam rapat atau di aplikasi Zoom Workplace, bekerja secara real time untuk menjaga agar semua orang tetap selaras.

Setelah rapat: Edit dan bagikan ringkasan rapat yang dibuat oleh Zoom AI Companion di Dokumen.