Saran Ahli untuk Menyelenggarakan Acara Hibrida yang Sukses

Acara perorangan akan segera kembali, tetapi permintaan untuk pengalaman virtual dan hibrida tetaplah kuat. Tidak hanya hemat biaya dan bermanfaat bagi audiens jarak jauh, tetapi pemasar acara juga dapat memperluas jangkauan merek mereka jauh melampaui empat dinding ruang konferensi tradisional.

Anda mungkin berpikir, “Daftarkan saya!” Tetapi jika Anda baru mengenal acara hibrida dan tidak yakin harus memulai dari mana, lanjutkan membaca beberapa saran ahli guna membantu membuat pedoman Anda sendiri. Kami meminta Savannah Fairbank, pengelola acara virtual berpengalaman di firma hukum global, Cooley LLP untuk berbagi wawasan berdasarkan pengalaman pribadi dalam menyelenggarakan acara hibrida, dan kiat untuk membuat audiens Anda tetap terlibat.

Cooley biasanya terlibat dalam 900+ acara per tahun, ini termasuk sponsor, pembicara untuk mitra, pertemuan pendidikan, dan konferensi. Kami sudah terbiasa dengan acara virtual sebelum COVID-19, dan menggunakan Zoom Webinars dan Zoom Meetings untuk mendistribusikan konten pendidikan untuk klien. Namun pada tahun 2020, kami menjadi yang pertama dalam menawarkan pemrograman virtual dan mengubah seluruh penawaran acara kami menjadi virtual. 

Kami ingin menawarkan pengalaman acara yang memiliki komponen virtual yang dalam beberapa kapasitas dapat dibandingkan dengan acara di lapangan. Jadi, kami menggunakan Zoom Events dan bermitra dengan The Berkeley Center for Law and Business guna menyelenggarakan konferensi hibrida dua hari yang dikenal sebagai Forum Berkeley tentang Tata Kelola Perusahaan. Itu adalah pengalaman pertama kami dalam acara hibrida, dan selain merencanakannya secara virtual, kami juga merencanakan dan melaksanakan acara langsung secara fisik.

Opsi virtual memungkinkan kita untuk menjadi se-inklusif mungkin. Untuk acara Berkeley, sebagian besar peserta kami adalah masyarakat lokal. Karena kami menawarkan komponen virtual dan perorangan, Cooley dan Berkeley dapat mengirimkan undangan acara ke daftar undangan yang jauh lebih besar. Benar-benar tidak ada perbandingan untuk menambahkan komponen virtual tersebut, karena akan melipatgandakan jumlah orang yang pada akhirnya akan menghadiri acara secara keseluruhan. 

Saya ingin mendapatkan perasaan atau energi dari acara perorangan dan menerjemahkannya dalam kapasitas tertentu, secara virtual. Jika saya memiliki 100 orang audiens di sebuah ruangan dan mereka dapat mengajukan pertanyaan panel, tetapi saya memiliki audiens virtual yang tidak bisa mengajukan pertanyaan panel, saya harus menemukan cara agar audiens virtual dapat berinteraksi dengan pembicara di lapangan terasa lancar dan alami. Kami tidak ingin mereka kecewa karena layar tidak berfungsi saat kami mencoba menjawab pertanyaan.

Saya selalu prihatin dengan orang-orang yang tidak melek teknologi; memastikan bahwa semua orang tahu cara untuk masuk atau cara memanfaatkan apa yang mereka lihat. Saat membuat sebuah acara, saya memikirkan cara untuk memastikan seseorang yang sangat tidak nyaman dengan teknologi agar dapat berpartisipasi dengan nyaman. Karena kami menggunakan teknologi Zoom di seluruh kantor Cooley, kami sering menerima umpan balik positif bahwa Zoom sangat mudah digunakan dari perspektif pembicara dan peserta. Untuk acara hibrida, kami mendapatkan cukup banyak umpan balik positif bahwa Zoom Events mudah dinavigasi dan terasa lancar, bahkan bagi mereka tidak nyaman dengan teknologi.

Komponen AV sangat penting karena pada akhir hari tidak berfungsi, tidak peduli seberapa banyak yang kita rencanakan. Audiens di lapangan harus melihat umpan video yang sama persis dengan yang akan ditampilkan ke acara virtual, bukan penggabungan yang aneh dari apa yang terjadi secara langsung.

Di acara hibrida kami, tim acara Cooley melakukan pelaksanaan di lapangan, memastikan acara langsung berhasil diselenggarakan. Karena kami tidak dapat online dan offline pada saat yang bersamaan, kami menggunakan tim Layanan Acara Zoom untuk melaksanakan bagian virtual seperti memulai dan menghentikan sesi, dan membantu membangun acara di belakang layar.

Kami selalu memikirkan bagaimana merek kami diwakili dan diekspresikan. Untuk acara perorangan, saya tahu seperti apa brandingnya dan apa saja pilihan kami. Saya tahu seperti apa panggungnya, agendanya, pencahayaannya. Untuk acara hibrida kami, Zoom Events memungkinkan kami untuk meniru branding di lapangan sebanyak mungkin. Bagian besarnya adalah konsep bagaimana membuat acara virtual kami terasa seperti Cooley tetapi melalui Zoom, karena Cooley menggunakan Zoom dan kantor kami terintegrasi dengan Zoom Rooms. 

Menurut saya cara yang paling alami dan jelas bagi pembicara langsung guna terlibat dengan audiens adalah berbicara dengan orang-orang di depan Anda. Namun perlu diingat ada dua jenis audiens terpisah untuk diajak bicara. Ada 600 orang lain yang menonton Anda di internet. Cobalah untuk lebih banyak berinteraksi dengan mereka dan perhatikan posisi kamera saat Anda menyambut orang atau merujuk ke peserta. 

Selain itu, pertimbangkan acara dari perspektif peserta dan pembicara. Jika pembicara tidak begitu nyaman dengan teknologi yang digunakan, maka hal tersebut akan muncul dalam presentasi mereka. Pastikan untuk melakukan gladi bersih dan panduan sehingga pembicara tahu apa yang akan mereka hadapi dan mereka merasa nyaman berbicara secara virtual. 

Ini tentu saja sesuatu yang selalu kita diskusikan di mana sebelumnya tidak perlu dipertimbangkan, kecuali jika kita memiliki alasan yang kuat untuk menghadirkan komponen virtual. Sekarang, komponen tersebut selalu tersedia, dan 80% dari waktu, jawabannya adalah ya, kami akan menawarkan sesuatu secara virtual.

Untuk mempelajari bagaimana platform Zoom membantu Cooley mempertahankan reputasinya sebagai penggebrak teknologi, baca kisah lengkapnya di sini. Jika Anda tertarik untuk menyelenggarakan acara virtual atau hibrida dengan Zoom Events, hubungi kami untuk demo tatap muka langsung platform acara virtual kami.