En matière de télétravail, BPAY Group s’estime vraiment chanceux. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé l’Australie, cette entreprise spécialisée dans le paiement électronique sécurisé des factures a pu s’adapter au télétravail très rapidement.
Selon Sean Ollerton, qui travaille à la direction des services de plateforme chez BPAY Group, le personnel bénéficiait déjà d’une culture de travail flexible ; la plateforme de communications unifiées de Zoom a permis de transformer complètement l’entreprise pour l’adapter pleinement à l’organisation hybride du travail.
Sean Ollerton considère que la transition a été relativement simple durant le confinement : « Mon équipe faisait déjà des réunions quotidiennes pour faire le point sur les travaux en cours. Et lorsque nous avons dû passer au télétravail, nous avons prolongé ces réunions de 15 minutes et elles sont devenues beaucoup plus sociales. C’était un moyen pour nous de prendre des nouvelles des uns et des autres, et de nos projets », explique-t-il.
« L’ensemble du personnel avait déjà accès à notre VPN et à toutes nos applications, y compris Zoom, ajoute Sean Ollerton. Je crois que beaucoup d’entreprises ont rencontré des difficultés lorsque, soudainement, tout le monde a dû passer au télétravail sans que l’infrastructure en place ne le permette. Heureusement, de notre côté, tout était déjà prêt. »
Une évolutivité rapide
BPAY Group s’est adapté très rapidement lorsque la pandémie l’a contraint à fermer ses bureaux. En effet, l’entreprise avait fait le choix d’unifier ses communications sur Zoom dès septembre 2019. À cette époque, elle comptabilisait en moyenne 500 réunions Zoom par mois.
« Dès que nous sommes passés au télétravail, le nombre d’appels Zoom a bondi à environ 2 500. Et il ne s’agissait pas seulement de réunions. Nous avons rapidement adopté Zoom pour les sessions regroupant tout le personnel, et nous encouragions les échanges et les interactions par le biais des sondages et du chat, explique Sean Ollerton. Il s’agissait de renforcer le concept "travailler partout". Nous voulions permettre aux utilisateur·rices de communiquer en personne et d’avoir la même productivité au bureau qu’ailleurs. »
« Nous avions déjà des outils pour cela, mais ils n’étaient ni très conviviaux, ni très fiables. Lorsque nous avons décidé de revoir nos outils, nous avons choisi Zoom, car c’est une plateforme intuitive que nos équipes pouvaient prendre en main rapidement. Par exemple, avec d’autres outils que nous étions sur le point d’adopter, nous avons constaté que certaines personnes ne pouvaient pas rejoindre ces réunions. Avec Zoom, en revanche, elles y arrivaient instantanément. »
« Nous voulions absolument une solution facile à utiliser qui soutienne notre concept "travailler partout". »
La migration vers Zoom Phone
Sean Ollerton explique BPAY Group est fière de la valeur qu’elle accorde au fait de travailler « mieux ensemble », un concept que Zoom lui a permis de concrétiser encore davantage.
« En bref, cela signifie que nous sommes plus efficaces lorsque nous travaillons ensemble. L’autre objectif de BPAY Group est de nous "simplifier la vie", en particulier lorsque nous communiquons avec nos clients. Tout ce que nous nous efforçons de faire pour simplifier la vie de nos clients avec nos produits, nous essayons aussi de le mettre en pratique en interne. Et c’est ainsi que nous présentons les choses à nos utilisateurs. Si ça ne simplifie pas la vie de nos utilisateurs, à quoi ça sert ? Et Zoom représentait bien cette idée », affirme Sean Ollerton.
En 2019, BPAY Group a adopté Zoom Meetings pour les communications vidéo, puis, un an plus tard, a décidé de remplacer l’ensemble du système de téléphonie par Zoom Phone, résolvant ainsi un autre problème de fonctionnalité pour ses équipes à distance.
« Nous avions déjà adopté un système de téléphonie numérique. Mais il s’agissait d’un système plus ancien, qui nous a posé des difficultés lorsque nous sommes passés au télétravail. En outre, sa maintenance était coûteuse et prenait beaucoup de temps », explique Sean. « Nous avons donc envisagé de le remplacer par Zoom. La fonctionnalité que nous avons obtenue avec le système de téléphonie Zoom a non seulement résolu tous les problèmes d’intégration pour le personnel à distance, mais également simplifié la tâche de toutes les personnes qui l’utilisent. »
« Nous avions une solution entièrement intégrée incluant les réunions, la vidéo et le chat, à laquelle nous avons ajouté le téléphone pour nous doter de cette fonctionnalité supplémentaire. »
Avec les communications unifiées, « tout est plus simple »
Du point de vue de l’infrastructure, Sean Ollerton affirme que la possibilité de tout regrouper dans un seul système permet de rationaliser l’ensemble de la fonctionnalité et, globalement, de la simplifier. Sans oublier qu’il s’agit là d’une solution beaucoup moins coûteuse à mettre en œuvre et à entretenir.
« Zoom est notre plateforme de communications unifiées. Nous l’utilisons pour les réunions individuelles et les visioconférences d’équipe, et aussi comme système de téléphonie. Zoom a vraiment transformé notre façon de communiquer à l’échelle de l’entreprise », souligne Sean Ollerton.
« Et comme nous n’avions pas besoin d’ajouter un outil supplémentaire pour le personnel, nous avons pu désactiver l’ancienne solution. Nous n’avions pas à répéter aux équipes : "Voici un autre logiciel que vous devez surveiller en permanence". Cela a vraiment simplifié les choses. »
Grâce à Zoom, BPAY Group contrôle intégralement ses communications au sein de l’entreprise, quel que soit l’endroit où les employé·es choisissent de travailler, et peut gérer facilement l’infrastructure back-end.
« Nous avons apporté tout cela en interne avec nos ressources existantes. Maintenant, nous sommes en mesure de tout faire de manière simple et plus directe », conclut Sean Ollerton.
