Comment remédier à vos réunions inefficaces : maîtrisez le cycle de vie des réunions

Nous avons tous déjà assisté à des réunions qui auraient pu être remplacées par un e-mail ou une discussion en ligne. Il n’y a ni ordre du jour, ni objectif clair, et les participants sont plus occupés à faire plusieurs choses à la fois qu’à se concentrer sur la conversation. À la fin de la réunion, les collègues ne savent parfois pas clairement ce qui a été décidé ni qui sera responsable des prochaines étapes.

Les réunions inefficaces ne sont pas seulement frustrantes, elles peuvent faire perdre un temps précieux et entraîner une perte de productivité. C’est pourquoi il est si important de tirer le meilleur parti de celles que vous organisez.

Les réunions ne sont qu’une partie de ce que nous appelons chez Zoom le « cycle de vie des réunions ». Elles permettent de discuter et de prendre des décisions, mais ce n’est souvent pas là que tout le travail est effectué. Ce que vous faites en dehors des réunions, avant et après, détermine l’efficacité réelle du temps passé en groupe.

Si vous rencontrez des difficultés en matière de collaboration, poursuivez votre lecture (et consultez notre infographie bonus) pour découvrir comment améliorer l’ensemble du cycle de vie des réunions, le tout sur Zoom Workplace.

1. Programmez votre réunion

La première étape pour organiser une réunion consiste à l’inscrire dans le calendrier de chacun. Heureusement, avec Zoom Workplace, il existe plusieurs façons de programmer une réunion, selon votre façon de travailler.

• Si vous collaborez avec un groupe interfonctionnel et travaillez ensemble dans Zoom Docs pour créer un brief projet, vous pouvez planifier une réunion directement dans le document en cliquant sur l’icône représentant un appareil photo dans le coin supérieur droit du document. Ce dernier sera automatiquement ajouté à l’invitation à la réunion afin que les participants sachent exactement où le trouver pour le consulter.
• Vous souhaitez discuter avec un groupe Team Chat spécifique ? Il y a de fortes chances que vous disposiez déjà de canaux dédiés aux différents projets ou équipes auxquels vous participez. Dans le canal, cliquez sur l’icône du calendrier dans le coin supérieur droit pour programmer une réunion.
• Si vous souhaitez organiser une réunion avec des contacts externes, utilisez Zoom Scheduler pour leur permettre de choisir un créneau qui leur convient. Il vous suffit de leur envoyer un lien de programmation afin qu’ils puissent consulter les créneaux disponibles et réserver celui qui leur convient.
• Vous n’avez pas le temps de consulter les disponibilités de tout le monde ? AI Companion peut vous aider. Il vous suffit d’ouvrir le panneau latéral ou d’aller dans l’onglet Accueil et de demander à programmer une réunion avec les participants souhaités. AI Companion trouvera un créneau qui convient à tout le monde et programmera également la réunion à votre place.

Lorsque vous programmez la réunion, veillez à activer le chat continu. Cela permet aux participants de communiquer entre eux avant, pendant et après la réunion, et de conserver tous les messages et pièces jointes au même endroit.

Vous pouvez également vérifier que AI Companion est activé pour la réunion, afin de ne pas oublier de le faire plus tard. Vous pourrez alors recevoir une synthèse de la réunion et AI Companion pourra collecter des informations à partir de la transcription afin de générer des documents, créer des tâches, etc.

2. Préparez votre ordre du jour

Un ordre du jour est essentiel à la réussite d’une réunion : il répertorie les sujets à aborder afin que chacun puisse se préparer, savoir à quoi s’attendre et contribuer à un objectif partagé. Idéalement, vous devriez envoyer votre ordre du jour avant la réunion afin que les participants puissent le consulter et y ajouter des points.

AI Companion peut vous aider à créer un ordre du jour qui servira de point de départ à votre appel, en extrayant le contexte de vos discussions, documents et synthèses de réunion pertinents. Dans certains cas, vous pouvez également souhaiter recueillir les commentaires de vos participants sur les points à aborder lors de la réunion. Pour ce faire, vous pouvez notamment créer et envoyer vous-même un sondage ou une enquête préalable à la réunion dans Zoom Workplace. Évaluez l’avancement du projet ou demandez à votre équipe si elle a bien compris un nouveau produit afin de savoir si ces points doivent être ajoutés à l’ordre du jour. Créez votre ordre du jour dans Zoom Docs afin de pouvoir facilement le joindre à l’invitation à la réunion, le partager dans le chat et le consulter pendant la réunion.

3. Vérifiez que tout est prêt avant la réunion

Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde dispose de ce dont il a besoin pour faire avancer la discussion. En plus de votre ordre du jour, partagez d’autres ressources telles que des fichiers, des tableaux blancs et des documents dans le chat continu et dans l’invitation à la réunion. Cela permet à l’équipe de trouver facilement toutes les informations dont elle a besoin, maintenant et à l’avenir.

Vous pouvez également poser des questions avant la réunion ou lancer un icebreaker dans le chat afin que tout le monde soit prêt à démarrer. Ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion peuvent également partager leurs dernières informations et apporter leur contribution dans le chat, afin que tout le monde reste informé.

4. Restez informé avec AI Companion

Si vous avez activé AI Companion lors de la programmation de la réunion, il commencera à prendre des notes et répondra à toutes vos questions pendant l’appel. Si ce n’est pas le cas, cliquez simplement sur le losange AI Companion dans la barre d’outils de la réunion.

AI Companion génère une transcription en temps réel de la réunion pendant votre appel, permettant aux participants de poser des questions telles que « Mon nom a-t-il été mentionné ? » ou « Quelles sont les mesures à prendre jusqu’à présent ? » dans leur panneau latéral personnel.

Lorsque vous discutez des points à l’ordre du jour, prenez des décisions et attribuez des tâches à chacun, AI Companion vous aide à tout suivre et génère une synthèse de la réunion avec les mesures à prendre et les tâches recommandées.

5. Collaborez et gérez vos projets

Les réunions sont synonymes de collaboration en temps réel. Partagez un document Zoom ou un tableau blanc, et les participants peuvent le modifier et ajouter des informations pendant la discussion. Mettez à jour le statut des documents dans Zoom Docs et identifiez vos collaborateurs afin qu’ils puissent ajouter leurs commentaires et leurs notes. Vous pouvez également intégrer un tableau blanc dans votre document Zoom à des fins visuelles.

Si vous utilisez Google Docs ou Microsoft Word, vous pouvez également partager facilement ces documents sur votre écran pour les modifier à plusieurs.

6. Trouvez les fichiers dont vous avez besoin pour commencer à travailler

Déposer des liens et des fichiers dans le chat est un moyen pratique de partager des informations importantes pendant les réunions. Après la réunion, vous pouvez retrouver ces ressources utiles dans le chat continu, ainsi que tous les messages envoyés. Si ce chat appartient à une série de réunions récurrentes, vous pouvez consulter tous les fichiers, images et documents partagés en cliquant sur l’onglet « Ressources » en haut de la fenêtre de chat. Avec toutes ces informations à portée de main, vous n’aurez plus à passer du temps à rechercher ce PDF que vous avez oublié de télécharger.

7. Agissez pour que les choses avancent

Évitez la stagnation post-réunion qui consiste à oublier de donner suite ou de traiter vos tâches. Une fois la réunion terminée, revenez à votre chat continu pour clore toute question en suspens. Rendez-vous dans l’onglet Zoom Tasks pour voir et accepter les tâches recommandées issues de la réunion. Elles seront ajoutées à votre liste de tâches afin que vous puissiez les suivre et les gérer. 

Si vous avez des questions, consultez l’enregistrement intelligent de la réunion, que vous pouvez facilement parcourir par sujet de discussion.

Pour commencer immédiatement, accédez à l’onglet Docs et cliquez sur « Créer à partir d’une réunion ». AI Companion utilisera la transcription et la synthèse de votre réunion pour générer un document qui vous aidera à démarrer un brief projet, un article de blog ou tout autre livrable. Pour gagner encore plus de temps, vous pouvez automatiser cette étape à l’aide de notre outil Workflow Automation, qui vous permet de configurer un workflow qui extrait automatiquement la synthèse de votre réunion dans un document Zoom.

8. Aidez vos collègues à rattraper leur retard

Si certains de vos collègues n’ont pas pu assister à la réunion, ils peuvent facilement se rattraper grâce à la synthèse de réunion d’AI Companion. Si vous avez activé le chat continu, la synthèse s’affichera à cet endroit, et vous pouvez également modifier vos paramètres pour l’envoyer par e-mail aux invités.

Les participants peuvent également retrouver tous les fichiers, synthèses et enregistrements de la réunion au même endroit, sur la fiche de réunion accessible en cliquant sur l’invitation dans votre calendrier.

Téléchargez l’infographie pour découvrir le cycle de vie d’une réunion. Elle vous aidera à améliorer la collaboration autour de vos réunions de 30 minutes. Et le mieux, c’est que vous n’avez pas besoin d’une multitude d’outils pour améliorer votre collaboration : tout est à portée de main sur Zoom Workplace.