Les astuces pour organiser des réunions plus accessibles

Aujourd'hui, nous célébrons la Journée mondiale de la sensibilisation à l'accessibilité, et nous souhaitions à ce titre prendre quelques minutes pour discuter des difficultés que les réunions virtuelles peuvent poser pour les personnes en situation de handicap auditif et visuel.

Chez Zoom, nous travaillons en étroite collaboration avec les principales organisations qui oeuvrent en matière d'accessibilité afin que notre plateforme soit aussi inclusive que possible, mais nous pouvons tous jouer un rôle dans la compréhension des besoins de chacun et dans l'amélioration de l'expérience de communication virtuelle pour tous.

Nous vous proposons quelques bonnes pratiques en matière de programmation et d’organisation de réunions virtuelles, afin d’aider tous vos participants à mieux s’intégrer à votre événement.

• Inclure les numéros à composer dans l'invitation : certains utilisateurs malentendants utilisent un service de relais vidéo pour obtenir une interprétation en langue des signes pour les réunions Zoom. Ajouter les numéros à composer dans l'invitation à la réunion les aide, et aide ceux qui n'ont pas nécessairement accès à un ordinateur, à mieux participer.
• Fournir l'équipement au préalable : partagez les diapositives ou autres supports de présentation qui peuvent être utilisés pendant une réunion avec les participants au préalable, et veillez à ce que ces documents soient accessibles. Des outils comme l'Accessibility Checker de Microsoft peuvent être utiles pour vous aider à déterminer si vos documents Excel, Word ou autres sont accessibles.
• Couper le son des participants à leur arrivée : les personnes ayant un handicap visuel s'appuient fortement sur l'audio généré par les lecteurs d'écran, le bruit excessif doit donc être atténué autant que possible. Certains utilisateurs souffrant de troubles neurologiques peuvent également être sensibles aux bourdonnements en bruit de fond.

• Parler à suffisamment fort : les utilisateurs ayant un handicap visuel ou auditif, et les personnes qui utilisent des lecteurs d'écran ou qui regardent des interprètes en langue des signes, ne peuvent pas forcément voir ou suivre le contenu partagé. Lorsque vous partagez un écran, il peut être utile de discuter à voix haute du contenu, afin que tout le monde ait la possibilité d'accéder et de comprendre les informations diffusées.

• Faites un plan pour le chat : sur Zoom, les lecteurs d'écran lisent les commentaires sur le chat à voix haute, ce qui peut alourdir les conversations. Les hôtes des réunions peuvent désigner une personne à qui tout le monde peut envoyer des messages privés, et demander à cette personne de lire les messages du chat à un moment approprié. Cette personne peut également tenir un registre des URL publiées sur le chat et les partager avec le reste du groupe.
• Décliner votre identité avant de parler : les hôtes peuvent encourager les participants à s'identifier avant de prendre la parole lorsque la réunion inclut des personnes ayant un handicap visuel.

• Activer les sous-titres : Zoom permet l’ajout manuel de sous-titres, une intégration avec des services de sous-titres codés tiers et la mise en place de sous-titres codés automatiques, appelés transcription en direct. Nous travaillons pour que notre fonctionnalité de transcription en direct soit disponible pour tous nos utilisateurs du forfait Basique (gratuit) à l’automne 2021. Pour les titulaires de comptes gratuits qui souhaitent accéder à la transcription en direct avant cette date, veuillez remplir ce formulaire.
• Utiliser un arrière-plan virtuel accessible : nous vous conseillons d'utiliser des arrières-plans avec peu ou pas de mouvement, car ils peuvent gêner les personnes souffrant de troubles de l'attention, du mal des transports, de dyslexie, d'épilepsie ou de migraines. Un arrière-plan perturbant peut également être une distraction pour les participants qui essaient de suivre un interprète en langue des signes.
• Utiliser les fonctions de mise en avant et d'épinglage multiple : les hôtes de Zoom peuvent mettre en avant les vidéos de l'interprète et de l'intervenant, afin que tout le monde puisse les voir, peu importe la personne ayant la parole. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour mettre en avant les interprètes en langue des signes, afin que leurs flux de vidéo soient facilement identifiables dans le cadre de grandes réunions. Les hôtes peuvent également permettre aux participants d'épingler plusieurs vidéos sur leur propre vue personnalisée.

Pour accéder aux informations les plus récentes sur l’accessibilité de Zoom, nous faire part de vos commentaires ou demander de la documentation sous une forme différente, consultez la page sur l’accessibilité. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail à access@zoom.us.