Lake|Flato Architects ahorra 100 horas a la semana mediante la consolidación de todo en Zoom Workplace

Lake|Flato Architects son reconocidos a nivel nacional por su capacidad para enraizar en su lugar edificios modernos y respetuosos con el medio ambiente, y fusionarlos perfectamente con su entorno.

Como empresa con visión de futuro, Lake|Flato comprendió la creciente demanda de un lugar de trabajo más moderno que no los atara a un puesto de trabajo. Se desafiaron a sí mismos para diseñar el lugar de trabajo del futuro: uno que utilizara la mejor tecnología de su clase y proporcionara una experiencia de usuario excepcional, sin importar dónde se encuentren los trabajadores.

Y usarían su propia oficina como ejemplo.

«Decidimos adoptar por completo un modelo de trabajo híbrido con una división aproximadamente 50/50 entre la oficina y el trabajo desde casa. Tendríamos menos escritorios en la oficina que personas», afirma Dan Stine, director de Tecnología de Diseño de Lake|Flato.

Apoyar a una plantilla híbrida puede plantear desafíos para cualquier tipo de empresa, pero, para una empresa de arquitectura y planificación, los desafíos son aún mayores dada la naturaleza creativa y de colaboración del trabajo. «Somos arquitectos, así que siempre pensamos de forma gráfica y queremos dibujar en todo», explica Dan.

Originalmente, Lake|Flato usó Miro como una herramienta de dibujo de pizarra, pero era una herramienta independiente y no todos en la empresa tenían una licencia.

Dan y su equipo también querían una solución tecnológica de fácil acceso y fácil de usar desde cualquier lugar, incluso cuando los usuarios cambian de ubicación.

Para poner a prueba sus ideas, la empresa remodeló por completo su edificio de oficinas y lo transformó en una exposición de sostenibilidad ambiental, diseño creativo e inclusión.

El equipo convirtió cada sala de conferencias en una Zoom Room, con una pantalla táctil para el contenido y otra pantalla no táctil para los participantes. Zoom Rooms lleva la videocolaboración HD a la oficina y al hogar, lo que permite a los participantes presenciales y remotos interactuar de forma fácil y coherente.

«Cada vez que se necesita compartir contenido, es siempre lo mismo. Tiene su tableta, se une a la reunión de Zoom y comparte contenido, ya sea en el patio de la oficina, en la sala de conferencias, en su escritorio, en su casa o en una cafetería», señala Dan.

Zoom Rooms pone a todos en igualdad de condiciones. Las personas pueden participar en las reuniones fácilmente, sin importar dónde se encuentren.

A Dan también le gusta que Zoom Rooms sea un ecosistema abierto que funciona igual de bien con otras plataformas de reuniones con vídeo, como Microsoft Teams, Cisco Webex y Google Meet. Para empezar una reunión, solo hay que hacer clic en el botón «Iniciar reunión».

Además, todos los escritorios son inalámbricos con el rediseño de la oficina, lo que elimina la necesidad de un teclado, un mouse e incluso cables HDMI. Todo es portátil y todos tienen una tableta y su propia licencia de Zoom. Las personas pueden incluso cambiar de ubicación a mitad de la reunión y permanecer en la reunión de Zoom sin perder el ritmo.

Dan estima que la empresa ahorra 100 horas a la semana al no someter a los empleados a configuraciones de equipos de varios pasos y eliminar la necesidad de iniciar y cerrar sesión cada vez que cambian de ubicación durante una reunión.

Incluso los usuarios invitados externos, como consultores y clientes, pueden unirse fácilmente a las llamadas de Zoom cuando visitan la oficina de Lake|Flato.

«Esperan que les demos un cable HDMI, pero lo único que deben hacer es abrir su aplicación de Zoom y hacer clic en el botón de compartir, y funciona perfectamente».

Cuando las salas de conferencias de Lake|Flato están inactivas entre reunión y reunión, su departamento de marketing utiliza las pantallas de cartelería digital como nuevo canal de marketing. Dan explica lo siguiente:

«Algunas de nuestras salas de conferencias están justo en la acera, con ventanas del suelo al techo. Las personas que pasan por la calle ven todas estas imágenes geniales de nuestros proyectos en las pantallas de la sala de conferencias vacía».

El equipo de marketing también puede cambiar rápidamente el contenido para presentar eventos especiales y mantenerlo muy relevante.

Con Zoom Rooms implementado, Dan y su equipo vieron rápidamente el valor de adoptar la característica de Zoom Whiteboard. Ahora es algo que todos los miembros del equipo usan casi a diario.

Dan también utiliza las características de IA de la Zoom Whiteboard para ayudar a preparar presentaciones y formación.

«Hace poco, le pedí a la IA que me diera ideas sobre un tema específico para el que iba a desarrollar una formación. Me dio ideas que no se me habían ocurrido», afirma Dan.

Si bien Dan tuvo que perfeccionar las ideas generadas por la IA, calcula que la IA lo ayudó en un 75 % del proceso.

Al principio de la transición, Lake|Flato utilizaba Microsoft Teams Phone, pero cambió a Zoom Phone cuando notaron el beneficio de consolidar la funcionalidad de VoIP en la nube en la plataforma Zoom Workplace. 

«Zoom era más barato que Teams, que es una de las razones por las que cambiamos los teléfonos de Microsoft Teams por los de Zoom Phone. «Pero lo más importante es que, al tener todo consolidado en Zoom, su Zoom Phone no sonará cuando esté en una reunión», añadió Dan. «Sabe que está ocupado, por lo que el teléfono no lo interrumpirá». 

En su lugar, Dan utiliza las transcripciones de correos de voz que vienen con Zoom Phone para ver si necesita devolver una llamada de inmediato o no.

«Mientras está en una reunión y ve que perdió una llamada, puede hacer clic en ella y, sin tener que escucharla, ver quién llamó y de qué se trata, y hacer un poco de clasificación en el momento. ¿Debe salir de una reunión porque es algo importante o puede esperar?».

Lake|Flato también usa el asistente de IA de Zoom, AI Companion, para encontrar nuevas eficiencias en sus procesos, desde resúmenes de reuniones hasta preguntas de reuniones, que ofrecen la funcionalidad de «Ponerme al día». AI Companion se incluye sin coste adicional con los servicios de pago asignados a las cuentas de Zoom.

Dan estima que dedicaba 15 minutos a tomar notas por cada reunión de una hora y otros 15 minutos a pasar en limpio sus notas después, una tarea que se volvió redundante con AI Companion. Dado que Dan pasa entre 12 y 15 horas en reuniones cada semana, eso supone aproximadamente un ahorro de entre seis y ocho horas cada semana.

«Se ahorra tiempo, lo cual es genial, pero la capacidad de enfocarse en un proyecto y estar más presente y rendir cuentas a los compañeros también es bastante importante», agrega Dan. «También es fácil encontrar las notas porque siempre están en la misma ubicación».

Dan también utiliza la característica de preguntas de la reunión en Zoom Meetings. Si llega tarde o está realizando varias tareas a la vez, puede presionar el botón «Ponerme al día» para obtener un resumen conciso de lo que sucedió en la llamada hasta el momento, preguntar si se mencionó su nombre y obtener una breve descripción general de las principales conclusiones.

Dan espera utilizar la plataforma Zoom Workplace aún más en el futuro. Está particularmente interesado en aprovechar Zoom Sessions para eventos de liderazgo de pensamiento, con sus capacidades avanzadas de registro e informes.

«Queremos usar Zoom Sessions para seguir fomentando nuestra posición en el sector como líderes de pensamiento. Poder organizar nuestros propios eventos en Zoom será increíble», comenta Dan.

El uso cada vez mayor de Zoom por parte de Lake|Flato demuestra el beneficio de tener tantas funciones integradas en una sola plataforma.