Sydney Film Festival erzielt mit Zoom filmreife Ersparnisse

Das Sydney Film Festival (SFF) lockt jedes Jahr unzählige Menschen aus aller Welt mit einem beeindruckenden Aufgebot an Filmproduktionen. Trotz der aktuellen Herausforderungen, mit der die globale Filmindustrie und auch das SFF zu kämpfen hat, zählt die 71. Ausgabe des Festivals zu den bisher ambitioniertesten und erfolgreichsten.

„Die Menschen haben immer noch Freude daran, sich gemeinsam Filme anzusehen“, so Brock Taffe, Head of Operations & Events beim SFF. „Es ist unglaublich, dass wir ihnen jedes Jahr über 400 Vorführungen und 250 Filme anbieten können. Mit uns können sie so die ganze Welt bereisen.“

Angesichts der aktuellen Lage hat das SFF als gemeinnützige Kulturorganisation keinen leichten Stand. Glücklicherweise zeichnete sich zuletzt ein Aufwärtstrend bei den Ticketverkäufen ab und das Team setzt alles daran, diesen positiven Kurs fortzusetzen. Sowohl die finanzielle Stabilität als auch die betriebliche Effizienz stehen bei der gemeinnützigen Organisation derzeit im Fokus. Zu diesem Zweck wollte das Team in neue und skalierbare Technologielösungen investieren. 

Einsparungen durch Modernisierung 

Brock Taffe wandte sich ursprünglich an Zoom, da die 20 Jahre alte Telefonanlage des SFF für das kürzlich gestiegene Anrufaufkommen ungeeignet war. Außerdem waren die Telefonleitungen nicht richtig konfiguriert. Es gab keine Möglichkeit, Anrufer zu identifizieren, Updates waren kompliziert und alle Informationen mussten manuell aufgezeichnet werden. Auch die hohen Telefonrechnungen waren ein Problem – vor allem für eine Kultureinrichtung, die weitgehend auf Spenden und Fördergelder angewiesen ist. Zoom bot dem Team des SFF mit Zoom Phone eine skalierbare Telefonielösung, die sich dank fester Telefonnummern, reibungsloser Updates und Anrufererkennung leicht an wechselnde Anforderungen anpassen lässt.
„Der Wechsel zu Zoom war für uns eine Zäsur“, berichtet Brock Taffe. „Wir wollten vor allem unsere Telefonkosten senken – und mit Zoom Phone erzielten wir in der Hochphase des Festivals Kosteneinsparungen von 81 %.“

Optimierte Kundenerfahrungen

Zwischen April und Juni sind zwölf saisonale Vertriebsmitarbeiter damit beauftragt, Buchungen für das SFF entgegenzunehmen. Dafür benötigen sie ein Telefonsystem, das ein großes Anrufvolumen handhaben kann. Doch auch außerhalb der Festivalsaison ist das Team auf eine reibungslose, kostengünstige Telefonielösung angewiesen – insbesondere, wenn Mitarbeiter zu Treffen mit Sponsoren, Interessenvertretern und Filmemachern in aller Welt reisen. Um diesen zwei Szenarien gerecht zu werden, erstellte das Zoom-Team mithilfe von Zoom Contact Center zwei separate Contact-Center-Umgebungen, die durch entsprechende Integrationen nahtlos miteinander verbunden wurden. Die außerhalb der Saison genutzte Contact-Center-Umgebung wurde auf 15 Vollzeitmitarbeiter ausgelegt und sollte auch die besonderen Anforderungen des „Travelling Film Festival“ handhaben können – eine Film-Tournee, mit der das SFF 21 australische Standorte bereist. Wenn dann das eigentliche Film Festival näher rückt, wechselt das Team in seine Contact-Center-Umgebung für die Festivalsaison, die auf 50 Mitarbeiter und ein größeres Anrufaufkommen ausgelegt ist.

Neben Kostensenkungen und gestrafften Abläufen profitiert das Verkaufsteam des SFF mit Zoom Contact Center nun auch vom Zugriff auf wertvolle Daten. Zuvor war es ihm nicht möglich, die Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter einzusehen, Anfragen zu analysieren oder Anrufe individuell zuzuweisen. Heute hat das Team hingegen komplette Transparenz über seine Abläufe, während umfangreiche Analysen ihm dabei helfen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Gleichzeitig profitiert das Team des SFF dank seiner neuen Zoom-Tools von enormen Zeit- und Ressourcenersparnissen: Die Transkription von Sprachnachrichten, das Sprachdialogsystem und die automatische Anrufverteilung mit Warteschleife und Anrufweiterleitung sind ihm eine große Hilfe und tragen maßgeblich zur Geschäftskontinuität der Organisation bei.

 
„Die Rückruf-Funktion war dieses Jahr unsere Rettung. Ausgerechnet zu einer der Spitzenzeiten war in der ganzen Straße das Internet ausgefallen. Bis das Problem behoben war, sammelte Zoom Contact Center fleißig Rückrufanfragen von unseren Kunden. Es war total unkompliziert. Wir mussten weder Sprachnachrichten abhören, noch gingen uns Anfragen verloren. Wir konnten alle Anrufer innerhalb von 30 Minuten zurückrufen.“

Nahtlose Zusammenarbeit in der gesamten Organisation 

Das Team von SFF nutzt Zoom Meetings für Besprechungen mit dem Vorstand, Lieferanten, Geschäftspartnern und dem Produktionsteam. Trotz allseits voller Terminkalender steht also der Kontakt mit wichtigen Entscheidungsträgern. Durch die organisationsweite Integration der Zoom-Tools konnte das Team mit minimalem Aufwand nicht nur seine Kommunikation modernisieren und vereinfachen, sondern auch kosteneffizienter werden. 
 

„Es gibt auf dem Markt ein großes Angebot an Anwendungen, doch für uns ist es wichtig, eine Komplettlösung für die Kommunikation zu haben.“
 

In Zukunft möchte Brock Taffe auch andere Funktionen von Zoom für das SFF nutzen. Es gibt noch viel für ihn zu entdecken: von KI-gestützten Tools zur Analyse von Kundengesprächen und -stimmungen über Anrufdispositionen bis hin zu Chatbots. Mit all diesen Funktionen, die Zoom-Kunden zur Verfügung stehen, kann Brock Taffe das Festival-Erlebnis kontinuierlich verbessern, damit er und sein Team des SFF ihr Publikum auch die nächsten 71 Jahre begeistern können.