Zoom Phone: Die ideale Lösung für die Kommunikationsbedürfnisse von lokalen und Landesbehörden

Der öffentliche Sektor musste aufgrund der COVID-19-Krise seine traditionelle Arbeitsweise umstellen. Dabei stellte sich nicht nur heraus, dass Behörden vollständig mobil arbeiten können, sondern auch, dass dies zu einigen Verbesserungen führte. So haben sich virtuelle und hybride Gemeindeversammlungen als inklusiver erwiesen und dabei geholfen, die Stimmen der Bürger zu hören, die sonst nicht zu Wort kamen. Behörden haben zudem festgestellt, dass diese digitalen Aspekte Kontaktaufnahmen und Engagements verbesserten. 

Nun, da Lokal- und Landesbehörden zumindest teilweise in ihre Büros zurückkehren wollen, stellt sich die Frage, welche Prozesse weiterhin virtuell stattfinden können und sollten, oder ob sie in einer Kombination aus Präsenz- und Fernangeboten fortgeführt werden sollten.

Um diese Flexibilität sicherzustellen, führen Lokal- und Landesbehörden Lösungen ein, um die für ihre Arbeit wichtigen Funktionen und Kommunikationen zu optimieren und zu sichern. 

Hier kommt Zoom Phone ins Spiel.

Landesweit müssen Lokal- und Landesbehörden umfangreiche abteilungsspezifische Anforderungen und Benutzerszenarien erfüllen – mithilfe von veralteten Telefonsystemen. Sie brauchen eine zuverlässige, kostengünstige Lösung. Eine Lösung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten, sowohl in Heim- als auch in Büronetzwerken. Zoom Phone bietet die nötige Flexibilität, um die Bedürfnisse all Ihrer Interessenvertreter zu erfüllen, stellt moderne Kommunikationsfunktionen zur Verfügung und bleibt dabei agil und skalierbar.

Mithilfe von Zoom Phone können Behörden die Erbringung ihrer Dienstleistungen verbessern und ihren Gemeinden durch vereinfachte, effiziente Prozesse zur Seite stehen. Einige Beispiele: 

• Lokale Gesundheitsorganisationen können mithilfe von Anrufwarteschleifen eingehende Anfragen effizient bearbeiten – in einer Umgebung, die HIPAA-Konformität unterstützt
• Lokale Vertreter können jederzeit und auf allen Kommunikationsebenen verfügbar und somit mobiler sein
• Ein Landgericht kann die Beteiligten eines Falls auf einer sicheren Leitung anrufen und mit nur einen Klick das Telefongespräch in ein Videomeeting umwandeln
• Administratoren von Landesbehörden haben Zugriff auf optimierte Verwaltungstools, wie die Anrufweiterleitungsfunktion, um abteilungs- und teamübergreifend Verwaltungsaufgaben zu delegieren
• Mitarbeiter von Krisenstäben können Anrufe aufzeichnen, um Kommunikationen im Blick zu behalten, die aus verwaltungstechnischen Gründen aufgezeichnet werden müssen

Zoom Phone ist eine moderne Cloud-Telefonanlage, die Ihrer Behörde hilft, unabhängig vom Arbeitsort Ihrer Benutzer, ein gleichbleibendes, hochwertiges Erlebnis zu schaffen. Es verfügt über professionelle PBX-Funktionen, die Landes- und Lokalbehörden benötigen, um effizient mit der Öffentlichkeit und anderen Behörden zu kommunizieren. Beispielsweise:

• Anrufwarteschleifen: Sie können eingehende Anrufe so konfigurieren, dass sie an eine bestimmte Benutzergruppe weitergeleitet werden. Die Anrufverteilung kann simultan, sequenziell oder rotierend konfiguriert werden.

• Automatische Rufannahme und IVR-Vorlagen: Um Zeit zu sparen, können Sie Geschäftszeiten, Begrüßungsansagen und Weiterleitungsregeln einfach in Ihre gesamte Telefonanlage kopieren. Einstellungen können nach Bedarf geändert werden.

• Maskierung von Anrufer-IDs, um die Nummern von Angestellten geheim zu halten: Benutzer können, abhängig vom Zweck ihres Anrufs, entscheiden, ihre direkte Durchwahl, die Hauptnummer des Büros oder eine Anrufwarteschleife als Anrufer-ID anzuzeigen. Die Funktion trägt zum Datenschutz und zur Sicherheit der persönlichen Kontaktdaten Ihrer Angestellten bei.

• Berichte und Analysen: Mithilfe des benutzerfreundlichen, zentralisierten Verwaltungsportals können Sie Benutzer bereitstellen und verwalten, geschäftliche Interaktionen intelligent überwachen und vieles mehr.

• Transkription von Sprachnachrichten: Zoom Phone bietet visuelle Sprachnachrichten und automatische Transkription an, falls Benutzer Sprachnachrichten lieber lesen möchten. Benachrichtigungen zu Sprachnachrichten werden per E-Mail zugestellt. Diese enthalten die Transkription der Nachricht sowie die Audiodatei im Anhang. Sie können außerdem in der Zoom Anwendung abgerufen werden. 

• Einzel-Client-Erlebnis: Zoom ist auf PC, Mac, iOS und Android verfügbar. Unsere Lizenzen gelten übergreifend: Ein Telefonerlebnis mit vollem Funktionsumfang ist sowohl mit der Zoom Mobile App als auch mit der Desktop App möglich. So steht Ihnen eine einzige, einfache Kommunikationsplattform zur Verfügung.

Damit sich bundesstaatliche und lokale Behörden nach den Sicherheitsanforderungen der Bundesregierung richten können, bietet Zoom eine separate, spezielle Plattform namens Zoom für Behörden an, die Zoom Phone, Zoom Meetings, Zoom Webinars, Zoom Rooms und Zoom Team Chat umfasst. 

Zoom für Behörden bietet dasselbe Erlebnis wie die Standard-Plattform von Zoom, allerdings gibt es einige Unterschiede:

• Wird zu 100 % in den USA auf der AWS-GovCloud und zwei Rechenzentren am gleichen Standort gehostet
• Wird nur von US-Personen bedient
• Hat FedRAMP- und StateRAMP Moderate-Autorisierungen erhalten
• Erfüllt die Compliance-Anforderungen von HIPAA, CJIS und CMMC
• Hat Impact Level 4 (IL4) des US-Verteidigungsministeriums erreicht

Ob eine bundesstaatliche oder lokale Behörde die Mobilität ihrer Vertreter verbessern oder eine Anrufflut in den Griff bekommen muss: Zoom Phone sorgt für eine sichere Kommunikation, die veraltete Prozesse optimiert und aktualisiert. Mit dieser modernen Telefonielösung können Angestellte standortunabhängig arbeiten und sich den Dienstleistungen, die sie erbringen, anpassen.

Erfahren Sie mehr über Zoom für Behörden oder sehen Sie sich unser On-demand-Webinar Moderne Behördenkommunikation mit Zoom Phone an.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blogeintrag wurde am 22. September 2022 mit den neuesten Informationen zu Zoom für Behörden aktualisiert.