Zehn Tipps für erfolgreiches virtuelles und hybrides Onboarding

Aktuell versuchen Unternehmen auf der ganzen Welt, ihre Betriebsabläufe umzustellen und an die Anforderungen einer hybriden Belegschaft anzupassen – damit alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die gleichen Ressourcen haben, ob vor Ort im Büro oder per Remote-Verbindung. Zu einer solchen Umstellung gehört auch ein vollständig digitaler und ortsunabhängiger Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter. 

Gerade digitales Onboarding kann ein Unternehmen jedoch vor einzigartige Herausforderungen stellen, denn seine erfolgreiche Umsetzung ist gar nicht so einfach. Ziel ist ein reibungsloser, informativer Prozess, bei dem sich Neuzugänge willkommen fühlen und der ihnen einen soliden Start in ihre neue Rolle ermöglicht. 

Auch das APAC-Team von Zoom mit Sitz in Sydney musste sein Onboarding umstellen, da seine Mitarbeiter auf der ganzen Welt verteilt sind und die Unberechenbarkeit der COVID-19-Pandemie Reisen derzeit schwierig macht. Dabei haben wir viel gelernt. Neuen Mitarbeitern wurde ein virtuelles Onboarding angeboten, um sie im Unternehmen willkommen zu heißen und ihnen alles Nötige für den Einstieg bei Zoom mit auf den Weg zu geben.

Die Initiative unseres Sydney-Teams war ein Erfolg. In diesem Artikel haben wir zehn Tipps zusammengestellt, mit denen auch Ihr virtuelles Onboarding einer werden kann:

In einer virtuellen oder hybriden Onboarding-Sitzung muss sich jeder eingebunden fühlen. Es sollte eine Atmosphäre herrschen, in der niemand sich scheut, Fragen zu stellen, und alle effektiv lernen können. Wenn Remote-Teilnehmer den Moderator und die übrigen Teilnehmer nicht deutlich sehen und hören können, fühlen sie sich möglicherweise ausgeschlossen. 

Konfigurieren Sie den Präsentationsbereich so, dass sowohl die Vor-Ort-Teilnehmer als auch die Remote-Teilnehmer den Moderator und alle übrigen Teilnehmer deutlich sehen können. Niemand sollte das Gefühl haben, außen vor zu sein. Vergewissern Sie sich auch, dass alle verwendeten Kameras und Mikrofone den Bereich ausreichend abdecken und dass Audio- und Videoqualität an jeder Stelle im Raum gut sind.

Es gibt auch Hardwarelösungen mit automatisierten Funktionen, die Ihnen helfen können, eine solche Umgebung einzurichten. Geräte von Neat wie Neat Symmetry liefern in Meetings eine individualisierte Ansicht von jedem einzelnen der vor Ort anwesenden Teilnehmer. Dadurch entsteht für die Remote-Teilnehmer eine inklusivere und natürlichere Atmosphäre und sie haben ein optimales Onboarding-Erlebnis.  

In internationalen Unternehmen beherrschen vielleicht nicht alle neuen Mitarbeiter die Sprache des Onboarding-Moderators, und auch die einzelnen Teilnehmer untereinander sprechen nicht immer dieselbe Sprache. Deswegen ist Sprachtranskription in Schulungssitzungen essenziell.

In auf Zoom gehosteten Onboardings können Sie die Zoom-Funktion „Live-Transkription“ verwenden, damit Ihre Mitarbeiter alle Informationen zeitnah erhalten, korrekt übersetzt in ihre bevorzugte Sprache. Während der Onboarding-Sitzungen für unsere Niederlassung in Sydney haben wir Live-Transkription in Japanisch, Mandarin und Englisch angeboten, damit alle Teilnehmer unabhängig von ihrer Herkunft der Präsentation folgen konnten. 

Beim Onboarding geht es nicht nur um Informationen. Die Neuzugänge im Unternehmen sollen auch ihr unmittelbares Team und ihre übrigen Kollegen kennenlernen. Kennenlernübungen sind deswegen eine unverzichtbare Voraussetzung für ein erfolgreiches Onboarding. Sie durchbrechen die Monotonie des Präsentationsformats und geben den Mitarbeitern die Gelegenheit, in entspannter Atmosphäre miteinander zu sprechen.

Bei virtuellen Onboardings in Zoom können Sie für solche Übungen die Funktion „Breakout-Räume“ nutzen und die Vor-Ort- und Remote-Teilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen. In einem solchen separaten Bereich können sie sich persönlicher miteinander unterhalten und den ersten Grundstein für den kollegialen Zusammenhalt legen, der für erfolgreiche Teams so wichtig ist. 

Keine Frage: Die Informationen in einem Onboarding sind wichtig. Allerdings lässt sich nicht von der Hand weisen, dass stundenlange Präsentationen mit einer Fülle von Details irgendwann jeden überfordern. Wenn Sie bestimmte Themenbereiche als Spiel umsetzen, zum Beispiel als Quiz, schaffen Sie eine lockere, dynamische Atmosphäre, in der sich die Mitarbeiter aktiv einbringen können und in der sie sich die neuen Informationen effektiver einprägen. 

Im Zoom App Marketplace finden Sie mehr als Tausend App-Integrationen für die Zoom-Plattform, darunter auch viele direkt in Meetings nutzbare Spiele. Diese Apps und Spiele lassen sich nahtlos in Zoom Meetings ausführen, sodass Sie das Onboarding sowohl für Vor-Ort- als auch für Remote-Teilnehmer kurzweilig und informativ gestalten können. 

Zusätzlich haben wir mit Zoom Apps erst kürzlich eine Lösung eingeführt, über die Sie Ihre Lieblingsapps direkt in Onboarding-Sitzungen einbinden können – zum Beispiel für Spiele oder Whiteboards. Über die direkte Freigabe von Apps in den Meetings können Sie sicherstellen, dass jeder Teilnehmer aktiv werden kann. 

Während eines Onboardings ist eine klare und effiziente Vermittlung aller nötigen Informationen wichtig. Ebenso wichtig ist es jedoch, Ihre Neuzugänge dazu zu ermutigen, sich selbst in die Sitzung einzubringen. Planen Sie mehrere kurze Präsentationspausen ein, in denen die Teilnehmer Fragen stellen oder nochmal auf frühere Abschnitte zu sprechen kommen können. 

Über den Meeting-Chat von Zoom können Sie direkt während des Meetings Fragen beantworten, ohne dabei die Präsentation unterbrechen zu müssen. Ist die Onboarding-Gruppe größer, können Sie in unserer Lösung Zoom Webinars auch eine dynamische F&A-Sitzung einrichten. Für interaktive Übungen, in denen die Teilnehmer Dokumente oder andere Ressourcen bearbeiten sollen, ist die Anmerkungsfunktion nützlich. Mit ihr lassen sich Dokumente zum Beispiel mit Kommentaren versehen. 

Oft dauern Onboarding-Sitzungen mehrere Stunden und konfrontieren die Teilnehmer mit sehr vielen sehr detaillierten Informationen. Da kann es schwierig sein, die Aufmerksamkeit auf dem nötigen Niveau zu halten. Während der Pausen Musik einzuspielen, kann Entspannung bringen und den Teilnehmern helfen, sich für den nächsten Teil der Sitzung neu zu fokussieren. 

Und natürlich sollen auch die Remote-Teilnehmer die eingespielte Musik hören. Zoom Meetings verfügt über einen High-Fidelity-Stereo-Modus für die Bildschirmfreigabe, mit dem Sie in Ihrem Meeting Musik ohne Komprimierung einspielen können – damit Vor-Ort- und Remote-Teilnehmer gemeinsam entspannen können. Bitte vergessen Sie aber nicht, die nötigen Lizenzen für die Musik zu erwerben, die Sie verwenden möchten.

Intensive Onboarding-Sitzungen mit langen Präsentationen und interaktiven Übungen sind anstrengend und machen hungrig. Zu jeder erfolgreichen Sitzung gehört deswegen ein vom Unternehmen organisiertes Mittagessen. Damit zeigen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur, dass Sie um ihr Wohlergehen bemüht sind. Sie liefern ihnen auch die nötige Energie, um sich in der zweiten Hälfte des Onboardings wieder voll konzentrieren zu können. 

Auch Remote-Teilnehmer können durchaus in die gemeinsame Mahlzeit eingebunden werden. Dazu müssen Sie ihnen kein Essen liefern lassen. Räumen Sie ihnen stattdessen ein gewisses Spesenguthaben ein, das sie für ihre Verpflegung ausgeben können. So können Ihre Remote-Mitarbeiter sich auf Ihre Kosten ein Mittagessen ihrer Wahl bestellen und gemeinsam mit ihren neuen Kollegen Pause machen. 

Teamaufbau ist ein wichtiger Faktor, wenn sich positive Beziehungen zwischen den neuen Mitarbeitern entwickeln sollen. Was könnte da besser sein als ein ungezwungenes Beisammensein im Anschluss an das Onboarding? Auch bei einem hybriden Onboarding lässt sich das ohne Probleme umsetzen: Schicken Sie einfach allen Teilnehmern eine Einladung zu einem Videomeeting nach dem Onboarding. Hier können Sie in ungezwungener Runde weitere Spiele oder Kennenlernaktivitäten veranstalten oder einfach nur mit den neuen Kollegen reden. 

Damit bei einem solchen Meeting auch die richtige Stimmung aufkommt, können Sie mit der Funktion „Virtueller Hintergrund“ dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer vor dem gleichen Hintergrund erscheint. Zoom bietet auch verschiedene Filter, mit denen Sie witzige Effekte auf Ihren Videofeed anwenden können. Ermutigen Sie die Teilnehmer außerdem, während Spielen oder anderer Aktivitäten in Ihrem Happy-Hour-Meeting die In-Meeting-Reaktionen zu nutzen.

Weitere Beispiele dafür, wie führende Unternehmen zwanglose Bereiche für das Onboarding von Neuzugängen einrichten, finden Sie in diesem Artikel der Harvard Business School. 

Oft werden in Onboarding-Sitzungen sehr viele verschiedene Themen behandelt. Da die neuen Mitarbeiter noch nicht mit Ihrem Unternehmen vertraut sind, ist es für sie schwierig, sich alles sofort einzuprägen. Wenn Sie eine einfach zugängliche Ressourcenbibliothek mit allen wichtigen Onboarding-Informationen einrichten, haben neue Mitarbeiter alle Informationen immer zur Hand, ohne andere Kollegen fragen zu müssen. 

Zusätzlich bietet Zoom eine Cloud-Aufzeichnungs-Funktion, mit der Sie Ihre Onboarding-Sitzung aufzeichnen und den Link an die Teilnehmer schicken können. So können sie die Sitzung jederzeit noch einmal durchgehen. Es kann auch hilfreich sein, den Teilnehmern andere aufgezeichnete Schulungen zur Verfügung zu stellen, damit sie sich schneller einarbeiten können. 

Wenn das Onboarding abgeschlossen ist, sollten Sie etwas tun, damit Ihre Neuzugänge den Tag positiv in Erinnerung behalten. Es gibt viele Möglichkeiten, neuen Mitarbeitern Ihre Wertschätzung auszudrücken, ganz unabhängig von ihrem physischen Standort. Zum Beispiel können Sie ihnen als Erinnerung kleine Präsente mit dem Firmenlogo schicken – vielleicht eine Tasse oder ein T-Shirt. Sie können auch ein umfangreicheres Willkommenspaket schnüren, mit Aufklebern, Notizbüchern, einer Decke oder anderem Nützlichem. 

Ebenfalls eine tolle Idee ist ein virtuelles Gruppenfoto, das Sie ausdrucken und verschicken. Dafür bietet Zoom die Funktion „Immersive Ansicht“, die alle Teilnehmer auf einem einzigen Bildschirm anzeigt. Vielleicht richten Sie auch einen Zoom Team Chat-Kanal speziell für neue Mitarbeiter ein, in dem diese sich ganz unter sich austauschen und besser kennenlernen können. 

Weitere Anregungen für das Management hybrider Belegschaften und die Gewährleistung gleicher Voraussetzungen für Vor-Ort- und Remote-Mitarbeiter finden Sie in unserem Blogbeitrag über den Übergang zur hybriden Arbeit.