工作流程自动化技巧：利用常见任务的自动化工作流程节省团队时间

想想您在日常工作任务上花费了多少时间，比如发送每周签到消息，或将信息从一个应用程序复制到另一个应用程序。当您有更有意义的项目要做时，这里或那里看似一分钟的时间很快就会累积起来。自动化工作流程可以帮助您节省宝贵的时间。

无论您是忙于处理服务台请求的 IT 管理员，还是从一个应用程序跳转到另一个应用程序的信息工作者，自动化简单、常见的业务流程都能帮助您提高效率，最终完成更多工作。

Zoom 工作流程自动化 可轻松构建强大的工作流程，在 Zoom Workplace 和第三方应用程序中简化您的工作。您还可以在工作流程中加入人工智能伴侣，从平台中获取信息和上下文，通过为您处理这些小任务来推动行动。

我们将看到这在您的工作日中是什么样子的，但首先，这里有一个关于工作流程自动化及其工作原理的概述。

工作流程自动化是指通过在系统间创建规则或工作流程，使用软件将某些任务自动化的过程。 这些规则可以是有条件的（一旦满足某些条件就会触发--想想 "如果这样，那么那样"），也可以是有顺序的（一旦触发，就按一定的线性顺序完成）。

有了 Zoom 工作流程自动化，您可以创建只有一个或两个步骤的简单工作流程，也可以创建更智能、更动态的工作流程，将条件逻辑、循环、延迟和开关结合起来，毫不费力地引导操作沿多个路径进行。 它可让您自动执行 Zoom Workplace 中的常见工作流程，并充分利用 AI Companion 功能。 通过使用第三方集成或 Webhook 触发器与 Jira、Google 或 Microsoft 等业务应用程序连接，它还有助于减少上下文切换。

如何建立工作流程？

Zoom 工作流程自动化无需专业技术即可轻松使用。 在 Zoom Workplace 应用程序的工作流程选项卡中，只需从预建模板开始，然后根据您的特定需求自定义每个步骤。 或者，你也可以从头开始创建工作流程，从可用触发器列表中进行选择，并根据需要将步骤拖放到流程中。

请继续阅读，了解如何根据自己的角色设置工作流程，自动执行日常工作中的常见任务。

1.使用专门的会议文档，保持工作进度

会议上可能会有很多讨论和想法，但一旦谈话结束，你如何让自己和团队负起责任，真正贯彻执行？ 工作流程自动化可以在会议结束后根据 AI 助手生成的会议摘要自动创建或更新Zoom 文档（或 Google 或 Word 文档），为您提供专门的空间来重温讨论主题、扩展观点并标记同事的下一步操作。 您甚至可以配置工作流程，在选定的聊天频道中自动与队友共享文档，让每个人都能及时了解情况。

2.通过每日团队聊天简报了解最新信息

如果您有上亿个聊天频道，但需要直接参与的却屈指可数，那就创建一个每日聊天简报，帮助您及时了解聊天内容，避免被信息淹没。 将工作流程安排在一天中的特定时间开始，指定要汇总的聊天频道和时间范围（例如，可以从过去 24 小时中提取消息），并添加使用 AI Companion 汇总这些消息的步骤。 您可以选择将摘要文本显示在 Zoom 文档中，或通过团队聊天发送给同事或小组。 工作流程执行后，您可以阅读聊天简报，了解聊天内容的描述，以及发送到原始信息的链接，以便阅读或回复。

3.一键回答常见问题

聊天消息很快就会堆积如山，尤其是当您的职位经常会反复收到相同的问题或反馈时。您可以设置一个工作流程，为表情回应指定一个可定制的回复。

例如，如果您是产品设计团队的一员，您可以设置心形表情，自动回复积极的反馈并发送感谢信息。您可以设置眼镜表情，通过分享产品常见问题解答的链接来回答常见问题。

4.建立快速审批流程

如果您曾经等待经理批准一份重要文件，那么检查更新既耗时又低效。也许您需要不停地切换选项卡，看看他们是否对文档发表了评论，查看电子邮件中是否有新消息，或者看一眼聊天频道，看看您的消息是否得到了点赞的回应。

创建一个工作流程，让您的经理可以轻松地盖章批准，并让您随时了解情况。您可以通过为寻求批准的人分配表情（例如拇指向上和拇指向下表情）来实现这一点。然后，你可以创建一个条件来触发工作流程的下一步：一旦收到拇指向上的表情，就直接给您发消息；如果使用了拇指向下的表情，就要求您提供更多反馈。

5.更快地应对突发事件

当出现问题时，无论是故障还是技术问题，您都希望您的开发运营团队能迅速做出反应。 您可以设置一个工作流，从第三方应用程序触发，生成 Jira 票据（如果您已经有 Jira），并在标记事件报告时启动团队聊天频道。 根据事件的类型，您的工作流程可以指定将哪些人纳入通道，这样就可以将正确的团队成员拉进来解决问题。

6.建立自己的定制复杂工作流程

由于可以通过网络钩子触发工作流，并将条件工作流和顺序工作流结合起来，因此您可以构建远远超出我们模板的复杂工作流。 这样，您就可以与第三方应用程序无缝集成，节省时间，避免在不同应用程序中来回创建票据或文档。 您可以自定义这些工作流程，以满足您的团队和更广泛的组织需求。

7.安排每周签到

作为管理者，您需要随时了解团队成员的工作情况，并了解正在进行的项目的状态。许多管理者通过每周签到来实现这一目标，每个贡献者都会在 Zoom Team Chat 上分享他们的工作内容。但是，对于您和您的直接下属来说，这项看似例行公事的任务似乎非常耗时——首先，您必须记得发送提醒消息，然后您的团队需要提供他们的更新信息，您可能还需要提出后续问题，以获得所需的详细信息。

利用工作流程自动化将每周签到自动化，有助于提高每个人的工作效率。您可以创建一个工作流程，按照您选择的频率发送预定的消息，还可以添加一个表单，让您的团队更轻松地回复正确的信息。这样，您每周的待办事项清单上就少了一项！

8.为每周团队会议的讨论主题寻求帮助

您可以在工作流程步骤中使用 AI Companion 总结团队频道中整整一周的聊天信息，并将其添加到 Zoom 文档中。 然后，您就可以与团队共享该文档，并询问他们希望将哪些主题添加到每周团队会议议程中。 摘要有助于唤起他们对日常简短对话的记忆，并了解哪些话题值得深入讨论。

9.管理请假或出差申请

批准出差、请假和开支申请会让您的电子邮件收件箱变得杂乱无章，并使您一天的工作繁忙而陷入停滞。工作流程自动化可以使这一过程变得简单和简化，这样您就可以直接在 Team Chat 中审查和批准这些类型的请求。

只需从“请假申请”工作流程模板开始，根据自己的需要进行定制，然后将工作流程链接发布到团队的聊天频道（您甚至可以将其固定到该频道，以便每个人都能轻松找到）。当团队成员需要您批准某项请求时，他们只需填写表单，表单将自动发送给你进行审核，一旦您签字同意，他们就会收到通知。

10.欢迎新成员加入团队

加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。

一旦新员工填写了表单，就会触发一个步骤，向团队聊天频道发送一条简短的欢迎信息和介绍。 您还可以通过分享关键资源（如团队日历链接）的自动消息，让新员工感到宾至如归。 您可以一如既往地定制这些信息，以适应您的团队文化。

工作流程自动化现在适用于付费 Zoom 用户，在免费试用期间无需支付额外费用（将您的 Zoom Workplace 应用程序升级到 6.3.10 或更高版本）。管理员和帐户所有者，您可以通过在管理门户中启用工作流程自动化，为您的员工带来自动化的好处。请查看我们的支持页面，了解有关 如何开始自动化工作流程的更多信息 。

加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。

一旦新员工填写了表单，就会触发一个步骤，向团队聊天频道发送一条消息，其中包含简短的欢迎消息和介绍。您还可以通过共享关键资源（如团队日历）的自动消息，让新员工感到宾至如归。您可以一如既往地定制这些消息，以适应您的团队文化。

在测试期间，付费 Zoom 用户无需支付额外费用即可使用工作流程自动化。*作为管理员和账户所有者，您可以在管理员门户中启用工作流程自动化，让员工享受自动化带来的好处。请查看我们的支持页面，更详细地了解如何开始自动化工作流程。

*注：在测试期间，可能不适用于所有地区和垂直行业。