Lake|Flato Architects, Zoom Workplace'te birleşerek haftada 100 saat tasarruf sağlıyor

Lake|Flato Architects, modern, çevreye duyarlı binaları inşa etme ve çevreleriyle sorunsuz bir şekilde bütünleştirme becerileriyle ulusal çapta tanınmaktadır.

İleriye dönük bir firma olan Lake|Flato, çalışanları bir odaya hapsetmeyen daha modern bir iş yerine yönelik artan talebi fark etti. Geleceğin iş yerini tasarlamak için kendilerine meydan okudular. Bu iş yerinde sınıfının en iyisi teknolojiyi kullanmalı ve çalışanlar nerede olursa olsun olağanüstü bir kullanıcı deneyimi sağlamalılardı.

Kendi ofislerini örnek aldılar.

Lake|Flato Tasarım Teknolojisi Direktörü Dan Stine, "Ofis ve evden çalışma arasında neredeyse yarı yarıya bir dağılımla hibrit bir çalışma modelini tamamen benimsemeye karar verdik. Ofisteki masa sayısı, çalışan sayısından daha az olmalı,” diyor.

Hibrit bir iş gücünü desteklemek, her tür işletme için zorluklar yaratabilir, ancak mimarlık ve planlama firmaları için bu zorluklar, işin yaratıcı ve iş birliğine dayalı doğası göz önüne alındığında çok daha büyüktür. Dan, “Biz mimarız, bu yüzden her zaman grafiksel olarak düşünüyoruz ve her şey üzerinde çizim yapma isteği duyuyoruz,” diye açıklıyor.

Başlangıçta, Lake|Flato, Miro'yu bir beyaz tahta çizim aracı olarak kullanıyordu, ancak bu bağımsız bir araçtı ve firmadaki herkesin bir lisansı yoktu.

Dan ve ekibi, kullanıcıların konum değiştirse bile her yerden kolayca erişilebilen ve kullanılabilen bir teknoloji çözümü de istiyordu.

Fikirlerini test etmek amacıyla firma, ofis binasını tamamen yeniden inşa etti ve burayı çevresel sürdürülebilirlik, yaratıcı tasarım ve kapsayıcılığın sergilendiği bir vitrine dönüştürdü.

Ekip, her konferans odasını içerik için bir dokunmatik ekrana ve katılımcılar için dokunmatik olmayan başka bir ekrana sahip bir Zoom Odasına dönüştürdü. Zoom Rooms, HD görüntülü iş birliğini ofise ve eve taşıyarak yüz yüze ve uzaktan katılımcıların kolayca ve tutarlı bir şekilde etkileşime girmesini sağlıyor.

"Ne zaman içerik paylaşmanız gerekse hep aynı şeyi yapıyorsunuz. Tabletiniz var, Zoom toplantısına katılıyorsunuz ve ister ofisin avlusunda ister konferans odasında ister masanızda ister evinizde ya da bir kafede olun, içerik paylaşıyorsunuz," diyor Dan.

Zoom Rooms herkesi eşit seviyeye taşıyor. İnsanlar nerede olurlarsa olsunlar toplantılara kolayca katılabiliyorlar.

Dan aynı zamanda Zoom Rooms'un Microsoft Teams, Cisco Webex ve Google Meet gibi diğer görüntülü toplantı platformlarıyla eşit derecede iyi çalışan açık bir ekosistem olmasını da takdir ediyor. Her toplantı, sadece "toplantıyı başlat" düğmesine tıklayarak başlıyor.

Ayrıca, ofis tasarımında tüm masalar kablosuz hale getirildi. Bu da klavye, fare ve hatta HDMI kablolarına olan ihtiyacı ortadan kaldırdı. Her şey taşınabilir ve herkesin bir tableti ve kendi Zoom lisansı var. Hatta insanlar toplantının ortasında konum değiştirebilir ve Zoom toplantısında kalmaya devam edebilirler.

Dan, çalışanların çok adımlı ekipman kurulumlarına maruz kalmamaları ve bir toplantı sırasında her yer değiştirdiklerinde oturum açma ve kapatma ihtiyacını ortadan kaldırarak firmanın haftada 100 saat tasarruf ettiğini tahmin ediyor.

Danışmanlar ve müşteriler gibi dışarıdan gelen konuklar bile Lake|Flato ofisini ziyaret ettiklerinde Zoom çağrılarına kolayca katılabilir.

"Onlara bir HDMI kablosu vermemizi bekliyorlar ancak tek yapmaları gereken Zoom uygulamalarını açıp paylaş düğmesine tıklamak. Bu süreç kusursuz bir şekilde çalışıyor."

Lake|Flato'daki konferans odaları toplantı olmadığı zaman boş kaldığında pazarlama departmanı, Dijital Tabela ekranlarını yeni bir pazarlama kanalı olarak kullanıyor. Dan şöyle açıklıyor:

"Konferans salonlarımızdan bazıları tabandan tavana pencereleri ile yol üzerinde bulunuyor. İnsanlar sokakta yürürken boş konferans salonundaki ekranlarda projelerimizin tüm bu harika görüntülerini görüyorlar."

Pazarlama ekibi ayrıca özel etkinlikleri öne çıkarmak için içeriği hızlıca değiştirebilir ve böylece içeriği son derece alakalı tutabilir.

Zoom Rooms'u hayata geçiren Dan ve ekibi, Zoom Whiteboard özelliğini kullanmanın değerini kısa sürede anladı. Artık her ekip üyesi neredeyse her gün kullanıyor.

Dan ayrıca sunum ve eğitimlerin hazırlanması için Zoom Whiteboard'un yapay zeka özelliklerini kullanıyor.

Dan, "Kısa bir süre önce yapay zekadan, eğitim hazırlayacağım belirli bir konu hakkında beyin fırtınası yapmasını istedim. Bana daha önce hiç düşünmediğim fikirler verdi," diyor.

Yapay zekanın ürettiği fikirler üzerinde düzeltmeler yapması gerekse de Dan, yapay zekanın kendisini %75 oranında ilerleme kaydettirdiğini tahmin ediyor.

Geçişin başlarında Lake|Flato, Microsoft Teams Phone kullansa da Zoom Workplace platformunda bulut tabanlı VoIP işlevselliğini birleştirmenin avantajlarını fark ettikten sonra Zoom Phone'a geçiş yaptılar. 

Dan, "Zoom, Teams'den daha ucuzdu ve Microsoft Teams Phones'tan Zoom Phones'a geçmemizin nedenlerinden biri de buydu. Ancak daha da önemlisi, Zoom'da birleştiğiniz zaman, Zoom Phone toplantıdayken çalmaz. Meşgul olduğunuzu bilir, böylece telefon sizi rahatsız etmez.." diyor. 

Bunun yerine Dan, Zoom Phone ile birlikte gelen sesli mesaj dökümlerini kullanarak bir çağrıya hemen cevap vermesi gerekip gerekmediğini görüyor.

"Bir toplantıdayken bir çağrıyı kaçırdığınızı görürseniz üzerine tıklayabilir ve dinlemek zorunda kalmadan kimin aradığını ve ne hakkında olduğunu görebilir ve o anda küçük bir önceliklendirme yapabilirsiniz. Büyük bir mesele olduğu için toplantıdan çıkmanız gerekiyor mu yoksa bekleyebilir misiniz?"

Lake|Flato aynı zamanda Zoom'un yerleşik yapay zeka asistanı AI Companion'ı kullanarak toplantı özetlerinden "bana güncel bilgileri ver" işlevi sunan toplantı sorularına kadar süreçlerinde yeni verimlilikler elde ediyor. AI Companion hiçbir ek ücret olmaksızın Zoom hesaplarındaki ücretli hizmetlere dahildir.

Dan, her bir saatlik toplantı için 15 dakikasını not almaya ve sonrasında  notlarını temizlemek için 15 dakika daha harcadığını tahmin ediyor. Bu görevler AI Companion ile gereksiz hale geldi. Dan'in her hafta yaklaşık 12 ila 15 saatini toplantılarda geçirdiği düşünülürse bu, her hafta yaklaşık altı ila sekiz saat tasarruf anlamına geliyor.

Dan, "Zamandan tasarruf ediyoruz, bu harika, ancak bir projeye odaklanma ve iş arkadaşlarınıza karşı daha hazır ve hesap verebilir olma yeteneği de oldukça önemli. Notlarınızı bulmak da kolay çünkü her zaman aynı yerdeler." diyor.

Dan ayrıca Zoom Meetings'deki toplantı soruları özelliğini de kullanıyor. Geç kalıyorsa veya birden fazla işle uğraşıyorsa "bana güncel bilgileri ver" düğmesine basarak o ana kadar görüşmede neler olduğuna dair kısa bir özet alabiliyor, adının geçip geçmediğini sorabiliyor ve ana çıkarımlara hızlı bir genel bakış elde edebiliyor.

Dan, Zoom Workplace platformunu gelecekte daha da fazla kullanmayı dört gözle bekliyor. Özellikle Zoom Sessions'ı, kayıt ve gelişmiş raporlama özellikleriyle düşünce liderliği etkinliklerinde kullanmayı planlıyor.

Dan, "Zoom Sessions'ı sektörde bir düşünce lideri olarak konumumuzu güçlendirmeye devam etmek için kullanmak istiyoruz. Zoom'da kendi etkinliklerimizi düzenleyebilmek gerçekten harika olacak," diyor.

Lake|Flato'nun Zoom'u giderek daha fazla kullanması, tek bir platformda bu kadar çok işlevselliğe sahip olmanın faydasını gösteriyor.