7 çalışma ortamı türü ve çalışanlarınız için güçlü bir ortam oluşturmanın yolları

İş yalnızca ne yaptığınız değildir; aynı zamanda bunu nerede yaptığınızdır. Bir çalışanın bulunduğu çalışma ortamı, memnuniyetini, işe bağlılığını ve genel verimliliğini doğrudan etkiler. Bu da sonuç olarak işletmenin performansına ve müşteri deneyimine yansır. 

Bu nedenle ekipler için güçlü bir çalışma ortamı oluşturmak büyük önem taşır. Nitekim liderlerin %71'i, hibrit ve uzaktan çalışma ortamları sunmanın çalışanların mutluluğu ve memnuniyeti üzerinde olumlu etkisi olduğunu belirtmiştir.

Geleneksel, uzaktan ve hibrit gibi farklı çalışma ortamları, farklı çalışan ihtiyaçlarına ve iş modellerine hitap eder. Bu rehberde, farklı çalışma ortamlarını ele alıyor ve şirketiniz için olumlu bir çalışma ortamını nasıl destekleyebileceğinizi paylaşıyoruz.

Peki çalışma ortamı tam olarak nedir? Çalışma ortamı; kültür, kullanılan araçlar, fiziksel alan ve organizasyon yapısı dahil olmak üzere iş yerini oluşturan tüm unsurların bir araya gelmesinden oluşur. Türü ne olursa olsun, her çalışma ortamı birden fazla bileşenden oluşur: 

• Fiziksel ortam: Çalışanların fiilen çalıştığı alanı ifade eder. Alanın düzeni, aydınlatma, ergonomi ve ses seviyesi bu kapsama girer. Rahat bir fiziksel ortam, çalışanların verimliliğini ve motivasyonunu olumlu yönde etkileyebilir.
• Profesyonellik ve gelişim: Net beklentiler, kariyer gelişimi fırsatları ve ilerlemeye yönelik destek, çalışan motivasyonunu ve elde tutma oranını artırır.
• İş yerindeki sosyal kültür: Ekip çalışması, karşılıklı saygı ve kapsayıcılık, çalışanların nasıl iş birliği yaptığı ve yenilik ürettiği üzerinde etkilidir. Bu da dolaylı olarak müşteri deneyimini etkiler.
• Kullanılan araçlar: Farklı çalışma ortamları, farklı araç ve yazılımlara ihtiyaç duyar. Örneğin uzaktan bir ortam Zoom Meetings gibi dijital araçlara dayanırken, yüz yüze bir ortamda fiziksel alanlar ve büyük ekranlar gibi görsel-işitsel ekipmanlar öne çıkar.

Çoğu iş yeri bu unsurları bir şekilde barındırsa da, kendine özgü özellikleri, avantajları ve dezavantajları olan farklı çalışma ortamları bulunmaktadır.

Şunlar için idealdir: Yapısal bir düzene veya yüz yüze denetime ihtiyaç duyan şirketler; geleneksel bir iş yeri düzenini tercih eden çalışanlar

Çoğu insan iş dendiğinde geleneksel bir çalışma ortamını düşünür. Bu ortam; bölmeli ya da küçük ofislerden oluşan, belirli çalışma saatlerine sahip ve genellikle yukarıdan aşağıya iletişim kuran bir yönetim yapısının olduğu, yüz yüze bir ofis düzenidir. 

Bu tür ortamlar öngörülebilirlik, düzen ve net sınırlar sunar. Başka bir deyişle, çalışanlar genellikle neyle karşılaşacaklarını bilir. Ancak geleneksel çalışma ortamları esneklikten yoksun olabilir ve bu durum bazı çalışanlara fazla katı ya da kısıtlayıcı gelebilir. 

Örnek: Belirli çalışma saatleri ve resmi iş kıyafeti uygulaması olan kurumsal bir hukuk firması

Şunlar için idealdir: Belirli bir konuma bağlı olmayı gerektirmeyen roller; teknik, yaratıcı veya bilgi odaklı çalışanlar

Uzaktan çalışma ortamı, çalışanların video konferans veya anlık mesajlaşma gibi dijital araçlar üzerinden iletişim kurduğu, tamamen sanal ve ofis dışı bir düzendir. Uzaktan çalışanlar genellikle ev ofislerinden ya da ortak çalışma alanlarından çalışır. Çalışma saatleri, işin niteliğine bağlı olarak esnek olabilir ya da belirli saatlere bağlı kalmayı gerektirebilir.

Uzaktan çalışma, işe gidiş geliş süresini ortadan kaldırır ve iş-yaşam dengesini, çalışanların özerkliğini ve karşılıklı güveni artırabilir. İşverenler açısından bakıldığında ise uzaktan çalışma, daha geniş, hatta zaman zaman küresel bir yetenek havuzuna erişim sağlar ve nitelikli çalışanları işe almayı kolaylaştırır. 

Öte yandan uzaktan çalışma, çalışanların kendilerini izole hissetmesine, ekip bağlarının zayıflamasına ve “ev” ile “ofis” arasındaki sınırların belirsizleşmesi nedeniyle aşırı çalışmaya yol açabilir. Ayrıca güçlü iletişim becerilerine ve etkili iletişim araçlarına duyulan ihtiyaç da oldukça yüksektir. 

Örnek: Zoom Team Chat ve Zoom Meetings üzerinden iletişim kurarak tamamen uzaktan çalışan bir SaaS şirketi

Şunlar için idealdir: Esneklik arayan, aynı zamanda yüz yüze iş birliğini sürdürmek isteyen ekipler 

Hibrit çalışma ortamı, geleneksel ve uzaktan çalışma modellerinin unsurlarını bir araya getirir. Hibrit çalışma düzeninde hafta, genellikle ofiste ve uzaktan çalışma günleri arasında bölünür. Örneğin iki gün uzaktan, üç gün ofiste çalışma gibi. Bazı şirketler ise, ayda bir hafta boyunca tamamen ofiste çalışma gibi farklı modeller benimser. 

Hibrit çalışmanın en büyük avantajı, yapı ile esnekliği bir arada sunmasıdır. Bu da çalışan memnuniyetini ve elde tutma oranını artırabilir. Aynı zamanda ekiplerin birebir iş birliği yapmasına ve işletmelerin daha doğrudan denetim sağlamasına imkan tanır. 

Ancak hibrit çalışma da, tıpkı uzaktan çalışma gibi, güçlü iletişim araçlarına ihtiyaç duyar. Ayrıca çalışanlar farklı çalışma saatlerinde veya farklı ofis günlerinde çalışabildiği için, yönetime erişim ve yönetime görünürlük açısından eşitsizlik riski ortaya çıkabilir.

Örnek: Haftada üç gün uzaktan, iki gün ofiste çalışan bir pazarlama acentesi.

Şunlar için idealdir: Yüksek gayrimenkul maliyetlerine katlanmadan esneklik isteyen küçük işletmeler veya girişimler; yüz yüze bağ kurmak isteyen serbest çalışanlar ya da uzaktan çalışanlar

Ortak çalışma alanı, farklı şirketlerden çalışanların aynı paylaşımlı ofis alanında bir araya gelerek çalıştığı bir düzendir. Şirketler bu alanlarda sürekli bir yer kiralayabilir; ya da çalışanlar ara ara birkaç günlüğüne üyelik alabilir. 

Bir ortak çalışma alanında çalışmak, hem ağ oluşturma hem de iş birliği fırsatları sunar. Ayrıca tam bir ofis kiralamaya kıyasla daha ekonomik olabilir. Buna karşılık bu alanlarda mahremiyet sınırlı olabilir; ortam gürültülü ve dikkat dağıtıcı da olabilir. Üstelik farklı şirketlere açık oldukları için, bu alanlar genellikle sizin şirket kültürünüze göre şekillenmiş olmaz.

Örnek: WeWork’te yer kiralayan bir teknoloji startup şirketi

Şunlar için idealdir: Yenilik üretmeye, beyin fırtınası yapmaya ve fikir geliştirmeye ihtiyaç duyan ekipler

İş birliğine dayalı ortamlar genellikle yüz yüzedir. Ancak her zaman geleneksel çalışma ortamının diğer özellikleriyle birebir örtüşmeyebilir. Bölümlenmiş ofisler ve katı hiyerarşiler yerine, açık ofis düzeni, ekip çalışması ve beyin fırtınası oturumları için ayrılmış alanlar öne çıkabilir. 

Bu tür ortamlar, yaratıcı problem çözmeyi ve fikir paylaşımını teşvik eder. Sonuçta ekip içi uyum ve birlikte çalışma gücü artar. Yine de bazı zorluklar vardır: gürültü, dikkat dağınıklığı ve mahremiyet eksikliği riski bunların başında gelir.

Örnek: Açık alanlara sahip ve her gün kısa durum toplantıları yapan bir yaratıcı stüdyo

Şunlar için idealdir: Yetkin ve kendi kendini motive edebilen çalışanlar

Otonom çalışma ortamlarında işin başarıyla ilerlemesi sorumluluğu büyük ölçüde çalışana aittir. Çalışanlar, en iyi performanslarını ne zaman, nerede ve nasıl ortaya koyacaklarına kendileri karar verir. Çalışanlar genellikle projelerinin sahibi olur, esnek saatlerle çalışır ve minimum düzeyde denetlenir. 

Bu tür bir ortam, yeniliği ve yüksek bağlılığı destekleyebilir. Aynı zamanda alanında uzman, çalışma biçimini buna göre kurmak isteyen yetenekli kişileri de çekebilir. Öte yandan bu ortamlar yüksek disiplin gerektirir. Ayrıca ekip uyumu, diğer çalışma alanlarına kıyasla daha zayıf kalabilir.

Örnek: Bilim insanlarının kendi deneylerini tasarlayıp yönettiği bir araştırma laboratuvarı

Şunlar için idealdir: Satış ekipleri, haber merkezleri, startup'lar

Hızlı tempolu çalışma ortamı tek bir şirket türüne özgü değildir. Genellikle hızla hareket etmesi ve acil durumlarda hızlı kararlar alması gereken yerlerde görülür. Bu ortamlarda değişim sıklıkla yaşanabilir ve belirsizlik daha yüksek olabilir.

Uyum sağlamayı ve öz motivasyonu teşvik eden, dinamik ve hareketli ortamlarda iyi performans gösteren kişiler için bu düzen çok uygun olabilir. Ancak hızlı tempolu bir ortam iyi yönetilmezse tükenmişliğe, kafa karışıklığına ve hatalara yol açabilir.

Örnek: Günde birden fazla müşteri toplantısı yapan bir satış ekibi

Çalışma ortamının türü ne olursa olsun, olumlu bir çalışma kültürü oluşturmak için çaba göstermek çok önemlidir. Bu sorumluluk hem yöneticilere hem de bireysel katkı sunan çalışanlara düşer; herkesin üstleneceği farklı bir rol vardır.

Yöneticiler, sağlıklı bir çalışma ortamını destekleyen politikaları tasarlamalı ve uygulamalıdır. Ayrıca ekiplerine gerekli destek ve yönlendirmeyi sağlamalı; kapsayıcı ve iş birliğine açık bir kültürü teşvik etmelidir. Çalışanlar da ekip odaklı yaklaşımı korumalı ve işe olumlu, motive bir tutumla yaklaşmalıdır. 

Aşağıda, olumlu bir çalışma ortamını etkili şekilde oluşturmanıza yardımcı olacak altı öneri yer almaktadır.

Konforlu bir fiziksel ortam oluşturun

Öncelikle, fiziksel alanın tüm çalışanlar için davetkar, erişilebilir ve konforlu olduğundan emin olun. 

Dikkate alınabilecek başlıca unsurlar; aydınlatma (ne çok loş ne de dikkat dağıtacak kadar parlak olmalı), gürültü seviyesi (veya sessiz alanların bulunması) ve ergonomik ekipmanlara erişimdir. Kritik bir unsur olmamakla beraber, kişilerin çalışma alanlarını kendilerine göre düzenleyebilmesine imkan tanımak hoş bir dokunuş olabilir. 

Engelli bireyler için erişilebilirliği de göz önünde bulundurun. Örneğin, tekerlekli sandalye kullanan çalışanlar için asansör veya rampa erişimini sağlamak gerekebilir. 

Şirketin fiziksel alanını sık kullanmayan uzaktan çalışanlar için de konforlu bir çalışma düzeni oluşturmanın yolları vardır. Bu, ev ofis ekipmanı veya mobilyası için bir destek ödemesi ya da masraf iadesi sunmayı içerebilir. Ergonomi konusunda eğitim veya bilgilendirme sağlamak da buna dahildir.

İpucu: Öncelikle çalışma ortamınızdaki ergonomik riskleri belirlemeye odaklanın. Bunu; çalışanları gözlemleyerek, kullanılan araçları, iş rutinlerini ve çalışma istasyonlarını inceleyerek yapabilirsiniz. Amaç, tekrarlayan hareketlere ya da doğal/ergonomik olmayan duruşlara yol açan unsurları tespit etmektir.

Tanınma ve takdir kültürü oluşturun

Çalışanların görünür biçimde takdir edilmesini teşvik ederek morali ve bağlılığı artırın. Bunu; ödül programları geliştirerek, iyi yapılan işleri övmeyi teşvik ederek ve önemli dönüm noktalarına ulaşan ya da büyük hedefleri gerçekleştiren kişileri toplantılarda özellikle anarak yapabilirsiniz.

Çalışanları sürece dahil edin; onlardan, ekip arkadaşlarının başarılarına dair geri bildirim ve takdir paylaşımları yapmalarını isteyin.

İpucu: Çalışanların emeğini ve katkılarını görünür kılmak için aylık bir “öne çıkarma” uygulaması başlatın.

Ekibinize örnek olarak liderlik edin

Bir lider olarak, ekibinizde görmek istediğiniz davranışları bizzat sergileme sorumluluğu size aittir. Bu; güçlü bir çalışma disiplini ortaya koymak, proaktif iletişim kurmak ve şirket değerlerini günlük iş yapış biçiminize yansıtmak anlamına gelir. 

Kapsayıcılık, adalet ve saygı konusunda da örnek olmak kritik önem taşır. Ekibinizle iletişim kurarken ve ekibinizi yönetirken bu ilkelere mutlaka dikkat edin.

İpucu: Ekiple düzenli ve açık iletişim kurun; kendi başarılarınızı ve karşılaştığınız zorlukları da paylaşmaktan çekinmeyin.

Açık ve saygılı iletişimi önceliklendirin

İletişimin açık ve yapıcı kalması için, hem olumlu hem de geliştirici geri bildirimlerin güvenle paylaşılabildiği düzenli geri bildirim döngülerini teşvik edin. 

Geri bildirim alırken ya da toplantılara katılırken, aktif dinlemeye ve yapıcı bir diyalog kurmaya özen gösterin. Ayrıca kapsayıcı olmaya dikkat edin; örneğin toplantılarda genellikle daha sessiz kalan kişilerden doğrudan geri bildirim istemek buna yardımcı olabilir.

İpucu: Ekip toplantılarına ek olarak, doğrudan bağlı çalışanlarınızla düzenli bire bir görüşmeler planlayın. Bu görüşmeler, çalışanlara daha özel bir alan sunar ve geri bildirim paylaşırken kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olabilir.

İş-yaşam dengesini destekleyin

Özellikle iş ve özel hayat sınırlarının daha belirsiz olduğu uzaktan ya da hibrit ekiplerde, çalışanların nefes alabileceği alanlar yaratmanın yollarını bulun. Sağlanan iş-yaşam dengesi, çalışanlara dinlenme, ailelerine ya da kendilerine zaman ayırma ve yeniden odaklanma imkanı tanır. 

İş-yaşam dengesini güçlendirmek için şu adımları atabilirsiniz:

• Esnek çalışma saatleri sunun: Çalışanlara kendi programları üzerinde söz hakkı tanımak, güven duyulduğunu gösterir ve özel yaşamlarını daha iyi yönetmelerini sağlar.
• Yeterli izin imkanı sağlayın: Sadece izin tanımakla kalmayın; bir çalışan izinliyken bu sınıra saygı gösterilmesi gerektiğini de davranışlarınızla örnekleyin. Ayrıca ruh sağlığı desteği gibi ek iyilik hali yan haklarını da değerlendirebilirsiniz.
• Örnek olarak liderlik edin: Liderler, izin kullanımı, uzun çalışma saatleri ve kişisel bakım gibi konularda sağlıklı alışkanlıkları bizzat sergilemeli ve net sınırlar koymalıdır. 

İpucu: Çalışanları, takvimlerinde “toplantısız zaman” blokları oluşturmaya teşvik edin. Daha da etkili bir yaklaşım olarak, haftada ya da ayda bir ekip veya şirket genelinde “toplantısız gün” önerisinde bulunabilirsiniz. Bu sayede çalışanlar, mesai sonrasına kalmadan odaklanmaları gereken işlere zaman ayırabilir. 

Çalışanların gelişimini ve öğrenmesini destekleyin

Çalışanların gelişmesini ve yeni beceriler kazanmasını desteklemek için onlara yeterli öğrenme fırsatları sunun. Bu fırsatlar; şirket içi eğitimler, web seminerleri veya sanal eğitimlere erişim ya da bir eğitim bütçesi şeklinde olabilir. 

Gelişimi destekleyen diğer uygulamalar arasında, çalışanları şirket içinden mentorlarla eşleştiren mentorluk programları, net kariyer basamakları ve terfi yollarına erişim ve iş gölgeleme uygulamaları yer alır.

İpucu: Kurslar veya sertifikalar, konferanslar ya da ek eğitim materyalleri için bir eğitim veya mesleki gelişim bütçesi sunmayı değerlendirin.

Belirli bir çalışma ortamının tüm yönlerini içine girmeden anlamak her zaman mümkün olmasa da, bir kuruluşu değerlendirirken dikkat edilmesi gereken bazı uyarı işaretleri vardır. 

Mülakat süreci ve şirketle kurduğunuz diğer temaslar boyunca, zayıf iletişim, yüksek çalışan sirkülasyonu, uzun çalışma saatleri ve düşük motivasyon gibi unsurlara dikkat edin. Aşağıdaki ipuçları size yol gösterebilir:

• Zayıf iş-yaşam dengesini fark edin: Uzun çalışma saatleri, gerçekçi olmayan beklentiler ve net sınırların olmaması, sağlıksız bir çalışma ortamına işaret eder. Örneğin, şirketteki iletişim kişiniz size gece geç saatlerde ya da hafta sonu e-posta gönderiyorsa bu durum iş-yaşam dengesinin zayıf olduğunun bir göstergesi olabilir.
• Dedikodulara kulak verin: Çalışanlar hakkında yapılan dedikodular ya da genel olarak olumsuz söylemler, toksik iletişime, zayıf ekip ilişkilerine veya yaygın bir memnuniyetsizliğe işaret edebilir.
• Suçlama kültürünü gözlemleyin: Çalışanlar hata yapmaktan korkuyorsa bu durum yeni şeyler deneme ve fikir paylaşma isteğini olumsuz etkiler. Çalışanların işlerine ne ölçüde sahip çıktığına ve geri bildirim verme ya da alma konusunda ne kadar rahat olduklarına dikkat edin.
• Liderlik becerilerini değerlendirin: Ekibinizdeki lider ve yöneticilere dikkat edin. Ulaşılmaz, etkisiz ya da aşırı mikro yönetim yapan bir liderlik anlayışı olumsuz bir işaret olabilir.
• Yüksek çalışan sirkülasyonunu göz önünde bulundurun: Belirli bir şirket için sık sık iş ilanları görmek bazen büyümeye işaret edebilir. Ancak aynı zamanda, çalışanların memnun ya da bağlı olmadığını da gösterebilir.

Çalışma ortamları çok farklı biçimlerde karşımıza çıkar ve bir kurum ya da çalışan için uygun olan bir yapı, bir başkası için ideal olmayabilir. En iyi çalışma ortamı, çalışan bağlılığını, ekip verimliliğini ve nihayetinde müşteri memnuniyetini artıran ortamdır.

 Zoom Workplace ile çalışma ortamınızı güçlendirin. Zoom sayesinde, sahada çalışanlar dahil olmak üzere uzaktan veya hibrit iletişimi daha akıcı hale getirebilir, sanal toplantıları kolayca planlayabilir ve kuruluş genelindeki iş birliğini tek bir merkezde toplayabilirsiniz.

Bir çalışma ortamında çalışan verimliliğini en çok hangi unsurlar etkiler?

Fiziksel alan, iş yeri kültürü, gelişim ve öğrenme fırsatları ve takdir edilme, verimliliği doğrudan etkileyen temel çalışma ortamı unsurlarıdır.

Fiziksel ve davranışsal faktörler performansı nasıl etkiler?

Yeterli aydınlatma, düşük gürültü seviyesi ve ergonomik ekipman gibi fiziksel faktörler, daha fazla konfor sağlar ve yorgunluk ile stresi azaltır. Bu da çalışan bağlılığını ve motivasyonu artırarak, daha yüksek verimlilik ve memnuniyetle sonuçlanır.

Mevcut çalışma ortamımı nasıl değerlendirebilir ve iyileştirebilirim?

Mevcut çalışma ortamınızı değerlendirmek ve iyileştirmek için, anketler ve geri bildirim oturumları düzenleyerek, çalışan sirkülasyonu ve elde tutma verilerini analiz ederek işe başlayabilirsiniz. Ayrıca, kas-iskelet sorunlarına yol açan rolleri veya ekipmanları belirlemek için ergonomik değerlendirmeler yapabilir ve bu sorunlara yönelik çözümler geliştirebilirsiniz. Ölçmek istediğiniz metrikleri belirleyin, hedefler koyun ve stratejik değişiklikleri zaman içinde kademeli olarak hayata geçirin.