2025’te daha iyi zaman yönetimi için 34 toplantı istatistiği

Hızlı sanal bire bir görüşmelerden yüz yüze strateji oturumlarına, toplantılar kararları şekillendirir ve ilişkiler kurmamıza yardımcı olur. Peki toplantıların ne kadar zaman, para ve üretkenliğe mal olduğunu hiç düşündünüz mü?

Uzaktan ve hibrit çalışma her geçen gün artarken video konferans her zamankinden daha önemli bir hâle geliyor. Küresel video konferans pazarının büyüklüğünün 2030 yılına kadar 20.023,2 milyon USD’ye ulaşması bekleniyor. 

Peki rakamlar günümüzdeki toplantılar hakkında ne söylüyor? Sanal iş birliğindeki trendlerden üretkenliğe ilişkin analizlere, bu toplantı istatistikleri canlı ve eşzamanlı iletişimin iş günümüz üzerindeki etkisini ortaya koyuyor.

Temel toplantı istatistiklerini anlamak, iş yerinde etkili iletişimin ve karar süreçlerinin şekillendirilmesi için çok önemlidir. Bu rakamlar, farklı bölgelerde ve sektörlerde toplantıların nasıl planlandığı, gerçekleştirildiği ve algılandığı konusunda değerli bilgiler sunuyor. 

İşletmeler, bu istatistikleri analiz ederek toplantı verimliliğini optimize edebilir ve uzaktan ve esnek çalışma ortamlarındaki yeni trendlere uyum sağlayabilirler.

1. Yöneticilerin %35’i, yüz yüze toplantılara ve e-postalara günde üç saat veya daha fazla zaman harcadığını belirtirken bu oran çalışanlarda yüz yüze toplantılar ve e-postalar için sırasıyla %12 ve %29’du. (Zoom)
2. Küresel video konferans pazarı, 2023 yılında 10,03 milyar doların üzerinde gelir elde etti. (Grand View Research)
3. Ortalama toplantı süresi son 15 yılda %10 arttı. (Flowtrace)
4. Toplantıların büyük çoğunluğu (%94) bir saat veya daha kısa sürecek şekilde planlanıyor. (Flowtrace)
5. Çalışanların %62’si çoğu zaman davette amacı belirtilmeyen toplantılara katılıyor. (Atlassian)
6. Çalışanların %54’ü, genellikle toplantılardan ayrılırken sonraki adımları veya her bir görevden kimin sorumlu olduğunu bilmiyor. (Atlassian)
7. Yöneticilerin %46’sı, sanal toplantılara istediğinden daha fazla zaman harcadığını düşünürken bu oran çalışanlarda %37. (Zoom)
8. Ankete katılan çalışanların %88’i, iş arkadaşları arasında güçlü ve kalıcı iş ilişkileri kurmak için yüz yüze etkileşimlerin şart olduğuna inanıyor. (Harvard Business Review)

Sanal toplantılar modern iş dünyasının hayati bir parçası olmaya devam ederken kullanımlarıyla ilgili önemli istatistikleri anlamak kuruluşların iş birliğini artırmasına ve ekip etkileşimini iyileştirmesine yardımcı olabilir. Bu istatistikler, sanal toplantıların çeşitli yaş grupları ve çalışma ortamlarında üretkenlik, iletişim ve kapsayıcılık üzerindeki etkisini gözler önüne seriyor.

9. Yöneticilerin yaklaşık %75’i, toplantılar sırasında notlar alıyor ya da notları ve eylem maddelerini iş arkadaşlarıyla haftada en az birkaç kez paylaşıyor. (Zoom)
10. İnsanların %68’i, ekip projelerinin ilerlemesi için sanal toplantıların çok önemli olduğuna inanıyor ve bunun birincil toplantı amacı olduğunu belirtiyor.(Calendly)
11. Çalışanların %55’i, katıldıkları toplantılar sayesinde üretkenliğinin arttığını söyledi. (Calendly)
12. Çalışanların %64’ü, uzaktan çalışma sırasında görüntülü çağrıda iş arkadaşlarını görebilmenin ve duyabilmenin ekiplerine güvenmeyi kolaylaştırdığını düşünüyor. (Jabra)
13. Çalışanların %52’si, iki veya daha fazla katılımcının bulunduğu sanal toplantılarda aynı anda birden fazla iş yaptığını söylüyor. (Calendly)
14. Z kuşağı ve Y kuşağı, X kuşağı ve boomer’lara kıyasla çevrimiçi toplantılarda kendilerini iki ila üç kat daha dışlanmış hissettiklerini söylüyor. (Jabra)

Doğru araçlar ve teknoloji, özellikle günümüzün hızlı tempolu ve esnek çalışma ortamında bir toplantıyı başarıya ulaştırabilir ya da başarısızlığa sürükleyebilir. Bu istatistikler, çeşitli toplantı araçlarının ve teknolojilerinin nasıl kullanıldığını, ne kadar etkili olduğunu ve üretkenlik ile iş birliğini nasıl etkilediğini gösteriyor.

15. Dünya çapında çalışan yetişkinlerle Mart 2021’de yapılan bir anket, katılımcıların %46’sının hem kişisel hem de profesyonel amaçlarla düzenli olarak Zoom kullandığını ortaya koydu. (Statista)

17. Çalışanların %54’ü toplantı sonrası özetler ve eylem maddeleri istese de yalnızca %39’u bunları aldığını söylüyor. (Zoom)
18. 2024 yılı itibarıyla Zoom, yaklaşık %55’lik pazar payıyla video konferans yazılımı alanında lider konumda. (Statista)
19. 2022’de Zoom; Avustralya, Kanada, Amerika Birleşik Devletleri ve Birleşik Krallık dâhil olmak üzere 80 ülkede (analiz edilenlerin %66’sı) en popüler görüntülü çağrı uygulamasıydı.(EmailTooltester)
20. İş yeri toplantılarının yalnızca %37’sinde aktif olarak bir gündem kullanılıyor. (Flowtrace)
21. Çalışanların %59’u, iş arkadaşlarıyla ister sanal ortamda ister yüz yüze iş birliği yapmanın kendilerine enerji verdiğini belirtiyor. (Jabra)
22. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, kamu kurumları ve derneklerdeki profesyonellerin %48’i, toplantı teknolojisine yönelik harcamalarını artırmayı planlıyor. (Community Brands)
23. Not almak için yapay zekâ destekli not alma ya da otomatik transkripsiyon araçlarını kullanma olasılığı en yüksek olan grup, %32’lik bir oranla Y kuşağı. (Calendly)
24. Çalışanların %30’u, teknolojiden duyduğunu rahatsızlık nedeniyle toplantı odalarında toplantı yapmaktan çekiniyor ve kendi dizüstü bilgisayarını tercih ediyor. (Jabra)

Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları toplantıların yapılma biçimini şekillendirmeye devam ederken toplantılarda geçirilen zamanı anlamak üretkenliğin ve iş-yaşam dengesinin iyileştirilmesi açısından çok önemlidir. 

Bu istatistikler, çalışanların her hafta toplantılara ne kadar zaman ayırdığını ve bunun iş performansları ve genel refahları üzerindeki potansiyel etkisini ortaya koyuyor.

24. Uzaktan çalışan yöneticilerin yarısından fazlası, e-postalara (%56) ve sanal toplantılara (%52) günde üç saat veya daha fazla zaman harcadığını belirtti. (Zoom)
25. Tipik bir çalışan yılda 392 saatini toplantılarda geçiriyor ve bu da kuruluşlar için önemli bir zaman yatırımı anlamına geliyor. (Flowtrace)
26. Haftalık toplantı programları 10 veya 20 saati aşan çalışanlar, odaklanmış çalışmaya sınırlı zaman kalması nedeniyle düşen üretkenlik ve artan stres riskiyle karşı karşıya kalıyor. (Flowtrace)
27. Ankete katılan çalışanların %80’i, toplantılarının çoğunun aslında yarısı kadar sürede tamamlanabileceğine inanıyor. (Atlassian)
28. Günlük toplantı süresi iki saati aştığında, iş seviyesinden bağımsız olarak çoğu çalışan bunu aşırı buluyor. (Slack)
29. Masa başında çalışanların yaklaşık %10’u, özellikle şirketlerinde yeni olanlar veya 30 yaşın altındakiler, aidiyet duygusunun ve üretkenliğin azalmasına neden olacak şekilde çok az toplantı yaptığını düşünüyor. (Slack)

Verimsiz toplantılar, değerli zaman ve kaynakları tüketerek çalışanlarda memnuniyetsizliğe ve moral bozukluğuna yol açabilir. Bu istatistikler, verimsiz toplantıların üretkenlik, iş kültürü ve organizasyonel maliyetler üzerindeki olumsuz etkisini vurguluyor.

30. Yöneticilerin %37’si, net bir sonucu olmayan veya herhangi bir sorunu çözmeyen toplantılara ya da sohbetlere katılarak zaman harcadığını söylüyor. (Zoom)
31. Verimsiz toplantılar, ABD’deki profesyonellere yıllık tahminî 259 milyar USD’ye mal oluyor. (LSE)
32. Tüm kuşaklardaki çalışanlar arasında toplantıların %35’i verimsiz olarak değerlendiriliyor. (LSE)
33. Yeni fikirlere açık toplantılar sadece %23 oranında verimsiz kabul edilirken yeni fikirlerin kabul edilmediği toplantılar için bu oran %66’ya çıkıyor. (LSE)
34. Yöneticilerin %26’sı, bir toplantının iptal edilmesi durumunda geri gelen zamanı projelere odaklanmak için kullandığını söylerken %23’ü idari işlerle ilgilendiğini belirtiyor. (Zoom)

Zoom AI Companion, toplantı planlamadan e-posta ve belge taslağı hazırlamaya kadar pek çok görevi üstlenen agentic AI özellikleriyle adeta üçüncü eliniz gibi çalışır. Zoom’un yanı sıra Gmail ve Microsoft Outlook gibi bağlantılı uygulamalarla sorunsuz bir şekilde entegre olan yapay zekâ destekli araçlarımız, işlerinizi takip etmenizi, ekip iş birliğini geliştirmenizi ve görevlerin gözden kaçmasını önlemenizi kolaylaştırır.

Konferans odalarınızdaki teknoloji kaynaklı sıkıntılara da elveda diyebilirsiniz. Zoom Rooms; tek dokunuşla katılma, sorunsuz kablosuz ekran paylaşımı ve hibrit destekle toplantıları basitleştirerek herkesin paylaşılan herhangi bir alanda rahatça iş birliği yapmasını sağlar.

Hemen bugün Zoom’u deneyin ve iş birliğini, üretkenliği ve etkileşimi iyileştirin.