Det är inte lätt att smidigt omvandla stora evenemang på plats till virtuella möten, men National Kidney Foundation (NKF) har visat att det är möjligt genom att inom loppet av några veckor ställa om sitt viktigaste evenemang till ett framgångsrikt och säkert virtuellt möte med hjälp av Zoom.
Den ideella organisationen National Kidney Foundations anordnar årligen konferensen Spring Clinical Meetings som erbjuder både ackrediterad och icke-ackrediterad utbildning till över 3 000 yrkesverksamma inom njursjukvården. Evenemanget erbjuder utbildningsprogram för nefrologer, dialyssjuksköterskor och -tekniker, läkarassistenter, specialistsjuksköterskor, apotekare, socialarbetare, transplantationskoordinatorer och njurdietister.
Konferensen Spring Clinical Meetings erbjuder följande möjligheter:
- Hälso- och sjukvårdspersonal kan få studiepoäng för fortbildning.
- Forskare ska presentera och diskutera sin senaste forskning
- Att erkänna individer som har gjort betydande insatser inom området njursjukdomar
- Organisationer för medicinsk utrustning, läkemedelsföretag och andra ideella organisationer kan presentera sina senaste produkter och tjänster.
Men när COVID-19-pandemin spred sig över hela världen insåg arrangören Jessica Joseph att evenemanget i New Orleans inte skulle kunna genomföras som planerat.
”Vi ansåg att vi måste göra något och att vi inte kunde låta ett år med planering av väldigt viktigt innehåll gå till spillo”, säger Joseph, Senior Vice President of Scientific Operations vid NKF, som har organiserat NKF:s Spring Clinical Meetings under de senaste 16 åren. ”Vårdpersonal måste hela tiden fortsätta att samla in studiepoäng inom sitt område, annars förlorar de sin certifiering. Vi ser till att de kan behålla sin ackreditering. Men ännu viktigare är att Spring Clinical Meetings hjälper vårdpersonal att erbjuda de senaste behandlingarna och den bästa vården till patienter med njursjukdomar i alla stadier.
Kevin Longino, VD för National Kidney Foundation, instämde.
”Det här är ett väldigt viktigt evenemang för vår kliniska gemenskap och ett viktigt sätt att samla in medel till stiftelsen”, sade Longino. ”Det var absolut nödvändigt att det blev av.”
När mötet den 26–29 mars hotade att ställas in visade Jessica Joseph och National Kidney Foundation hur innovativa organisationer snabbt anpassar sig efter utmaningarna med COVID-19.
Övergången till en virtuell konferens
Bara några veckor före det planerade evenemanget och med en snabbt växande internationell hälsokris var Joseph och hennes team tvungna att besluta huruvida det skulle genomföras eller inte. Dialyspatienter löper större risk att drabbas av COVID-19, och deras kliniska vårdgivare kunde inte resa till New Orleans – en av virusets hårdast drabbade regioner i USA – utan att riskera att skapa mini-epicentrum över hela landet.
Joseph beslutade den 9 mars att gå över till ett virtuellt evenemang och meddelade detta till deltagarna den 10 mars. NKF-teamet kontaktade Zoom dagen efter för att ta reda på hur de skulle kunna genomföra allt detta.
”Vi hade använt Zoom Meetings internt ett tag, så vi kontaktade Zoom-teamet, och de förklarade vad som var möjligt”, sa Joseph.
NKF fick mer än tillräckligt med Zoom Webinars-licenser för evenemanget och planerade att använda Zoom för att hålla hela konferensen på exakt samma sätt – samma spår, samma sessioner och i samma tidszon – som om evenemanget hade varit på plats.
”Vi använde alla webbinarium under hela konferensen, men om vi hade vetat i tid att det behövdes separata mötesrum för en specifik session hade vi enkelt kunnat planera det som ett Zoom-möte och använda funktionen grupprum”, sa Joseph.
Joseph påpekade att det var en utmaning att så snabbt som möjligt informera om den nya logistiken för Spring Clinical Meetings, men att planering och förberedelser i förväg underlättade detta.
”Många var skeptiska till att det skulle fungera (virtuellt), särskilt talarna som var vana att presentera inför en fullsatt sal”, sa hon. ”Efter att vi hade ställt in alla Zoom-webbinarium-ID:n planerade vi in talarna och skickade ut inbjudningar med unika länkar till paneldeltagarna för varje presentatör. Vi har också arbetat med planeringen och gått igenom allt under företagssponsrade symposier och keynote-sessioner för att säkerställa att alla har testat funktionen för frågor och svar, skärmdelning, samt att alla mikrofoner fungerade.”
Stiftelsen använde också Zooms omröstningsfunktion för webbinarium under minst 60 % av sessionerna för att mäta kunskapsnivåer, intresse för vissa områden och uppmuntra till debatt. Den här typen av engagemang är inte bara ett bra sätt att få människor att delta och lära sig, det är ofta ett krav.
”Till exempel för fortbildning för farmaceuter måste man ha integrerat strategier för aktivt lärande”, sa Joseph. ”Och omröstningar är det perfekta verktyget för att se att det blir så.”
Fördelar med den virtuella plattformen
Enligt Joseph medförde det virtuella Spring Clinical Meetings flera tydliga fördelar för både deltagare och icke-deltagare:
- Ökad utställningskapacitet: Ett läkemedelsföretag kan endast visa upp sig för 50 personer i en fysisk utställningslokal under Exhibitor Showcase. Men mellan 175 och 250 personer deltog i liknande sessioner i det omdöpta Virtual Product Theater.
- Förbättrad inspelning: Med Zoom kunde stiftelsen spela in och lägga upp sessioner online mycket snabbare och mer kostnadseffektivt. Tidigare spelade teamen bara in ett fåtal av sessionerna under konferensen.
- Fler möjligheter till studiepoäng: Alla inspelningar innebär att fler personer kunde delta i sessionerna och få sina studiepoäng online. NKF höll registreringen öppen till slutet av april för att förlänga möjligheten att samla in studiepoäng.
- Utökad tillgänglighet: När beslutet att gå över till virtuella möten fattades gjorde NKF det möjligt för alla som ville se sessionerna att göra det utan att behöva registrera sig för konferensen. (Deltagarna behövde fortfarande registrera sig för konferensen för att få studiepoäng.)
”Vi fick mycket positiv feedback från deltagarna, och även de talare som var lite skeptiska blev överväldigade av engagemanget och hur smidigt allt gick”, sa hon. ”Någon sa till och med: ’Det kändes som om det här mötet var som gjort för att hållas virtuellt.’ ”
När hon blev tillfrågad om säkerhetsrisker i samband med ett virtuellt evenemang svarade Joseph att störningar inte skulle vara något problem tack vare utformningen av Zoom-plattformen.
”Zoom Webinars har ett inbyggt skydd mot avbrott eftersom endast våra förvalda paneldeltagare hade tillgång till ljud- och videofunktioner”, sade hon. ”Dessutom har Zoom flera administratörsinställningar som vi kunde använda för att kontrollera och begränsa chattfunktionen vid eventuella problem. Jag uppskattade flexibiliteten att kunna hantera inställningarna utifrån behoven i mitt program.”
Ställa om, anpassa och leverera
Longino sa att det fyra dagar långa evenemanget hade 11 % fler besökare än året innan, med 3 583 deltagare som virtuellt deltog i 130 sessioner och lyssnade till 338 föreläsare, däribland biträdande sekreterare Eric D. Hargan från det amerikanska hälsoministeriet som årets huvudtalare.
Hargan kunde ge insikter i detaljerade framstegsrapporter om det senaste initiativet Advancing American Kidney Health och aktuella uppdateringar om responsen på COVID-19, något som kanske inte hade varit möjligt utan Josephs och NKF-teamets snabba agerande.
Longino säger att det är möjligt att övergå till virtuella möten, och att detta skedde på så kort tid visar att NKF:s medarbetare kan anpassa sig snabbt, att teamen håller fokus på målet och att de samarbetar med rätt partners.
”I vår kliniska och ideella värld har vi aldrig upplevt något liknande, i alla fall inte i den här omfattningen” sa han. ”Tack vare Zoom kunde vi snabbt ställa om, anpassa oss och hålla ett virtuellt möte av den här storleken.”
Han tillade: ”Evenemanget flöt på utan problem och vi fick enbart positiv feedback.” Det var väldigt enkelt att lägga till fler konton, och även den övriga supporten från Zoom var verkligen toppen. Zoom-tekniken och Zoom-teamet har hjälpt oss att lyckats med att ställa om våra Spring Clinical Meetings till en virtuell plattform.
Med de högre siffrorna för virtuell närvaro sa Joseph att hon överväger ett hybridarrangemang med både virtuella deltagare och deltagare på plats för Spring Clinical Meetings 2021 i Orlando.
”För de som inte kan resa eller ta ledigt är detta ett fantastiskt sätt att få de studiepoäng som de behöver”, sa hon. ”Den medicinska utbildnings- och forskningssektorn i allmänhet skulle kunna dra nytta av större flexibilitet. Just nu befinner sig läkare, sjuksköterskor och kliniker i frontlinjen i kampen mot coronaviruset, och vissa har varit tvungna att ställa in att komma till konferensen eftersom deras städer har drabbats hårt. Plattformar som gör den medicinska gemenskapen virtuellt tillgänglig och engagerad är framtiden.”
Gå över till virtuella evenemang med Zoom
National Kidney Foundation (NKF) är ett utmärkt exempel på hur man kan ställa om evenemang på plats till lyckade och flexibla virtuella evenemang med Zoom. Du kan läsa Jessica Josephs LinkedIn-inlägg och ta del av hennes rapport ”live från frontlinjen” om vad som krävdes för att organisera Spring Clinical Meetings virtuellt. Du kan också läsa vårt supportartikel om Zoom Meetings kontra Zoom Webinars för att avgöra vilken lösning som passar bäst för din virtuella konferens.
För stegvisa instruktioner om hur du organiserar en lyckad onlinekonferens och tips om hur du leder en virtuell konferens kan du läsa ”Den ultimata guiden för att planera och vara värd för virtuella evenemang” av Zooms evenemangs- och teknikexperter.
