Convera ser att medarbetarengageman-get och produktiviteten har fördubblats med Zooms AI-drivna plattform

Convera hjälper organisationer i alla storlekar, från små företag till utbildningsinstitutioner och stora företag, att flytta pengar runt om i världen. Med över 2 000 medarbetare som betjänar över 30 000 kunder globalt, måste kommunikationen på Convera vara tillförlitlig, säker och enkel. Och när Chris Blackstone, chef för digital arbetsplats, och hans team fick en unik möjlighet på en ny marknad 2022, var enkelhet en av anledningarna till att de valde Zoom.

”Tekniken på arbetsplatsen kan bli en ganska komplex labyrint av lösningar för människor att navigera”, säger Chris. ”Vi bestämde oss för att tillhandahålla en enda applikation, en enda plattform att använda för telefon, möten och digitalt samarbete.

Det är sällan man får möjligheten att börja från början, men det var precis vad Chris och hans team ställdes inför. ”Vi kunde ta in Zoom i ett tidigt skede med väldigt lite i bagaget”, säger han.

Beslutet baserades till stor del på Zoom Phone. ”Vi kunde välja Zoom Phone som en grund för hur Zoom skulle bli inbäddat på Convera, och därifrån har vi verkligen kunnat expandera och dra nytta av alla nya funktioner som Zoom erbjuder”, säger Chris. ”Vi fattade rätt beslut från början.”

Under loppet av mindre än två år utökade Convera sin användning av plattformen så att den förutom Zoom Phone och Meetings även innefattade Team Chat, Webinars, Events och Contact Center. Att gå över till Zoom Workplace-licensiering har hjälpt dem att få tillgång till fler centrala Zoom-funktioner, inklusive AI Companion, som Chris säger har mottagits med entusiasm.

Han menar att det är tack vare det nära samarbetet med Converas säkerhetsteam som de har kunnat lansera lösningar som AI Companion så snabbt.

”Vi vill se till att de samarbetslösningar vi använder överensstämmer helt med alla skyddsfunktioner och förväntningar från vår säkerhetsgrupp”, säger Chris. ”Vi pratade om det och såg till att vi kunde hänvisa dem till Zoom-resurser och Zoom-medarbetare som kunde ge svar på deras frågor. Zooms tydliga ledarskap vad det gäller att inte träna sina AI-modeller på kunddata var verkligen en stor hjälp i den processen.” 

Eftersom Convera är ett företag inom fintech-området är säkerhet och efterlevnad avgörande för deras verksamhet. Teamet implementerade Zooms kundhanterade nyckel för att hantera krypteringsnycklarna för allt Converas innehåll på Zoom-plattformen. ”Det var stort för oss och ett väldigt viktigt steg för att visa att vi tar säkerhet på största allvar”, säger Chris.

Chris har själv upplevt hur Zoom bidrar till att medarbetarna på Convera kan hålla kontakten varje dag. ”Vi har haft stor nytta av Zoom och dess förmåga att få oss att se på samarbete på ett nytt sätt”, säger han. 

En del av det är att förbättra upplevelsen kring möten – före, under och efter dem. ”För många av oss kretsar dagarna kring möten”, säger Chris. ”Tanken att vi kan använda kontinuerlig möteschatt för att förbereda möten med frågor, ha samma chatt tillgänglig under mötet och följa upp med diskussioner i chatten efteråt gör att vi slipper all kommunikation fram och tillbaka, med mötesinbjudan via e-post, prata i chatten, få en agenda i ett word-dokument och föra anteckningar i ett annat program.”

Medarbetare kan få ännu mer hjälp under möten med AI Companion som finns tillgängligt för att automatisera anteckningar, identifiera åtgärdspunkter och lyfta fram viktiga samtalsämnen i mötesinspelningar. ”AI Companions mötessammanfattningar har gjort en enorm skillnad för oss”, säger Chris. ”De hjälper oss att vara effektiva i möten. Alla kan vara mer närvarande eftersom de är mindre bekymrade över att behöva föra anteckningar. De kan vara känslomässigt engagerade och vara mer inkluderande gentemot de som deltar i mötet.”

Chris och hans team tittade också på hur den fysiska mötesupplevelsen kan förbättras genom en blandning av hårdvara och mjukvara, och använder Zoom Rooms-teknik för att möjliggöra videokommunikation i sina konferensrum och utrusta dem med Neat-enheter. Med funktioner som intelligent director kan kameror lyfta fram personer i rummet för att möjliggöra bättre engagemang och inkludering.

”Neat Boards och Neat Bars är tekniker som människor imponeras av och som på ett meningsfullt sätt gör skillnad i mötesupplevelsen och hjälper till att demokratisera den. På så sätt får du samma upplevelse, oavsett om du är i rummet eller på distans”, säger Chris. ”Vi ser betydande fördelar under de kommande åren, särskilt när vi undersöker hur upplevelsen av samarbete på kontoret ser ut, och hur vi maximerar den för de specifika typer av samarbete som sker på dessa kontor.”

Som chef för Converas digitala arbetsplatsgrupp är Chris medveten om medarbetarupplevelsen och hur man skapar engagemang, särskilt när alla kollegor inte befinner sig på samma fysiska plats. För Convera börjar det på Workvivo.

Workvivo är platsen där Converas medarbetare interagerar med varandra om en mängd olika frågor. Enligt Chris lägger de upp organisationsmeddelanden, uppmärksammar medarbetare som gör ett bra jobb och lyfter fram arbetsårsdagar och födelsedagar.

Convera började använda Workvivo som en plattform för medarbetarengagemang under 2022, så när Workvivo blev en del av Zoom-familjen 2023 var det ett lyckligt sammanträffande att ha allt under ett tak.

”Jag var jätteglad över detta eftersom det var så fördelaktigt för oss”, säger Chris.

Convera var tidigt ut med att använda Workvivo i Zoom-skrivbordsklienten, och Chris menar att de har sett en märkbar ökning av engagemanget med plattformen.

Det underlättar även kommunikationen mellan team och hela avdelningar. ”Vi kan kommunicera med alla i en viss organisation, vilka identifieras utifrån ledaren för den organisationen. Det är verkligen svårt att göra med andra lösningar, men i Workvivo är det enkelt”, säger Chris.

Han är entusiastisk över möjligheten att kunna erbjuda fler sätt för medarbetarna att hålla kontakten och utveckla sina karriärer på Workvivo. ”Vi kommer att samarbeta med Zoom och Workvivo för att utforma en lösning som engagerar våra medarbetare, går längre än beröm och uppmuntrar dem att bli mer engagerade, inkludera sina kollegor och till och med se det som ett sätt för dem att utvecklas i organisationen”, säger Chris.

Förutom att planera med Workvivo har Chris och hans team testat Zoom Scheduler tillsammans med en liten grupp medarbetare för att integrera en enklare schemaläggningsprocess i Zoom-upplevelsen. Han tror att det är effektivare att använda Zooms verktyg sida vid sida än att försöka sätta ihop lösningar från flera företag.

”Jag ser det ofta som att grupper för digitala arbetsplatser och digitalt samarbete fungerar nästan som små konsultfirmor inom en organisation”, säger Chris. ”Människor kan komma till oss med sina underliga problem och vi hjälper dem att komma på en lösning. Och Zoom har hjälp oss enormt mycket vad det gäller att lösa problemen och möta dessa behov.”

Vad är hans råd till andra ledare för digitala arbetsplatser? ”Se inte på Zoom som enbart en mötesplattform. Det erbjuder så många andra funktioner på sätt som är mer lättillgängliga än vad andra lösningar är.”

”Föreställ dig den framtid du vill ha. Hur vill du egentligen arbeta tillsammans med andra i din organisation? Och låt oss se om lösningen du tittar på – en lösning som Zoom – faktiskt kan hjälpa dig att få den framtid du önskar dig tack vare att funktionerna fungerar så bra tillsammans.”