Советы по автоматизации рабочих процессов: Сэкономьте часы работы Вашей команды с помощью автоматизированных рабочих процессов для общих задач

Подумайте о том, сколько времени вы тратите на выполнение рутинных рабочих задач, например на рассылку сообщений для еженедельной проверки или дублирование информации из одного приложения в другое. Может казаться, что эти задачи — минутное дело, однако когда у вас есть более приоритетные проекты, эти минуты имеют вес. Автоматизировав рабочие процессы, можно сэкономить это драгоценное время.

Будь Вы IT-администратором, жонглирующим запросами в службу поддержки, или информационным работником, переходящим от одного приложения к другому, автоматизация простых и распространенных бизнес-процессов поможет Вам быть более эффективным - и, в конечном итоге, добиться большего. 

Zoom Workflow Automation позволяет легко создавать мощные рабочие процессы, которые оптимизируют Вашу работу в Zoom Workplace и сторонних приложениях. Вы также можете включить в свои рабочие процессы искусственный интеллект (AI Companion), который будет получать информацию и контекст из платформы, чтобы стимулировать действия, решая за Вас эти мелкие задачи.

Далее мы рассмотрим, как все это будет выглядеть в контексте вашего рабочего дня, но сначала представим обзор решения Workflow Automation и изложим принцип его работы.

Автоматизация рабочих процессов - это процесс использования программного обеспечения для автоматизации определенных задач путем создания правил или рабочих процессов между системами. Эти правила могут быть условными (срабатывают при выполнении определенных условий - подумайте, "если это, то это") или последовательными (выполняются в определенном, линейном порядке после срабатывания). 

С помощью Zoom Workflow Automation Вы можете создавать простые рабочие процессы, состоящие из одного или двух шагов, или более интеллектуальные и динамичные рабочие процессы, сочетающие в себе условную логику, циклы, задержки и переключатели, чтобы без усилий направлять действия по нескольким путям. Он позволяет Вам автоматизировать общие рабочие процессы в Zoom Workplace и использовать возможности AI Companion. Он также помогает сократить количество переключений контекста, используя сторонние интеграции или триггеры веб-хуков для связи с такими бизнес-приложениями, как Jira, Google или Microsoft.

Как построить рабочий процесс?

Zoom Workflow Automation легко использовать без технических знаний. На вкладке "Рабочие процессы" в приложении Zoom Workplace просто начните с заранее созданного шаблона и настройте каждый шаг в соответствии с Вашими конкретными потребностями. Или же Вы можете создать рабочий процесс с нуля, выбрав из списка доступных триггеров и перетаскивая шаги в поток по мере необходимости.

Читайте далее, чтобы узнать, как Вы можете настроить рабочие процессы для автоматизации обычных задач в Вашем рабочем дне с учетом Вашей роли.

1. Продолжайте работу с помощью специального документа для совещаний

Совещания могут быть наполнены множеством обсуждений и идей, но когда разговор окончен, как Вы можете заставить себя и свою команду выполнять поставленные задачи? Автоматизация рабочего процесса может автоматически создавать или обновлять документ Zoom (или документ Google или Word) на основе резюме совещания, сгенерированного AI Companion, после окончания совещания, предоставляя Вам специальное место для повторного рассмотрения тем обсуждения, развития идей и указания коллегам дальнейших действий. Вы даже можете настроить рабочий процесс так, чтобы автоматически делиться этим документом с коллегами по команде в выбранном канале чата, держа всех в курсе событий.

2. Будьте в курсе всех сообщений благодаря ежедневному брифингу в командном чате

Если у Вас миллиард каналов чата, но есть только несколько, в которых Вы должны принимать непосредственное участие, создайте ежедневный чат-инструктаж, который поможет Вам быть в курсе событий, не перегружаясь сообщениями. Запланируйте рабочий процесс на определенное время суток, укажите, какие каналы чата Вы хотите обобщить и временной диапазон (например, Вы можете взять сообщения за последние 24 часа), и добавьте шаг для обобщения этих сообщений с помощью AI Companion. Вы можете выбрать, чтобы обобщенный текст появился в документе Zoom или отправить его коллеге или группе через Team Chat. После выполнения рабочего процесса Вы можете прочитать сводку чата, чтобы получить описание того, о чем шла речь, а также ссылки, которые отправят Вас к исходному сообщению, чтобы Вы могли прочитать его или ответить.

3. Ответьте на распространенные вопросы одним щелчком мыши

Сообщения в чате могут быстро накапливаться, особенно если вы работаете в должности, где вам часто задают одни и те же вопросы или постоянно предоставляют обратную связь. Вы можете настроить рабочий процесс, назначив настраиваемый ответ для реакции эмодзи. 

Например, если вы работаете в отделе разработки продуктов, вы можете автоматически отвечать на положительную обратную связь сообщением с благодарностью, назначив для этой задачи эмодзи в виде сердца. Можно отвечать на распространенные вопросы, отправляя ссылку на часто задаваемые вопросы о продукте, назначив для этой задачи эмодзи в виде очков.

4. Настройка процесса быстрого утверждения

Если вам когда-нибудь приходилось ждать, пока менеджер утвердит важный документ, вы знаете, что временами проверка изменений — это трудоемкий и неэффективный процесс. Возможно, вам нужно постоянно переключать вкладки, чтобы посмотреть, прокомментировали ли сотрудники документ, проверять, нет ли на электронной почте новых сообщений, или заглядывать в чат, проверяя, отметили ли ваше сообщение реакцией в виде жеста одобрения.

Создайте рабочий процесс, который позволит вашему менеджеру легко осуществлять утверждение и держать вас в курсе дел. Для этого можно назначить эмодзи человеку, от которого вы ждете утверждения (например, эмодзи в виде жеста одобрения или неодобрения). Затем вы можете задать условие, при котором будет запускаться следующий шаг рабочего процесса: отправка личного сообщения при получении эмодзи в виде жеста одобрения или отправка запроса на дополнительную обратную связь при получении эмодзи в виде жеста неодобрения.

5. Двигайтесь быстрее, реагируя на инциденты

Когда что-то идет не так, будь то авария или техническая проблема, Вы хотите, чтобы Ваши команды dev ops быстро реагировали. Вы можете настроить рабочий процесс, который будет запускаться из стороннего приложения для создания тикета Jira (если у Вас уже есть Jira) и запуска канала Team Chat при пометке отчета об инциденте. В зависимости от типа инцидента, Ваш рабочий процесс может указать, каких людей следует включить в канал, чтобы нужные члены команды были привлечены к решению проблемы.

6. Создавайте свои собственные сложные рабочие процессы

Благодаря возможности запускать рабочие процессы через веб-крючки и комбинировать условные и последовательные рабочие процессы, Вы можете создавать сложные рабочие процессы, которые выходят далеко за рамки наших шаблонов. Это позволит Вам легко интегрироваться с приложениями сторонних разработчиков, чтобы сэкономить время и избежать необходимости создавать билеты или документы в разных приложениях. Вы можете настроить эти рабочие процессы в соответствии с потребностями Вашей команды и организации в целом.

7. Составьте график еженедельных контрольных проверок

Руководитель должен следить за тем, чем заняты участники его команды, и знать на какой стадии находятся проекты. Для этого многие руководители проводят еженедельные проверки, в рамках которых сотрудники докладывают, над чем они работают, в Zoom Team Chat. Но эта, казалось бы, рутинная задача может отнимать много времени у вас и ваших непосредственных подчиненных: сначала нужно не забыть отправить сообщение с напоминанием, затем ваша команда должна поделиться новостями и, возможно, впоследствии вам придется задавать уточняющие вопросы.

Автоматизировав эту еженедельную проверку с помощью Workflow Automation, можно повысить продуктивность работы всего коллектива. Вы можете создать рабочий процесс для отправки запланированного сообщения с выбранной вами периодичностью и добавить форму, чтобы команде было проще ответить на него, предоставив нужную информацию. На один пункт в вашем еженедельном списке дел стало меньше!

8. Получите помощь в выборе тем для обсуждения на еженедельных командных собраниях

Вы можете использовать AI Companion на этапе рабочего процесса, чтобы обобщить сообщения чата из канала Вашей команды за целую неделю и добавить их в документ Zoom. После этого Вы можете поделиться документом со своей командой и спросить их, какие темы они хотят добавить в повестку дня еженедельного командного собрания. Резюме может помочь им вспомнить короткие беседы, которые они вели ежедневно, и увидеть, какие темы могут потребовать более глубокого обсуждения. 

9. Управляйте запросами на отгулы или командировки

Утверждение запросов на командировки, отгулы и расходы может загромождать ваш почтовый ящик и добавлять вам лишней работы. Благодаря Workflow Automation вы сможете упростить и упорядочить этот процесс, просматривая и утверждая такие запросы прямо в Team Chat.

Просто воспользуйтесь шаблоном рабочего процесса «Запросы на отгулы», настройте его так, как вам нужно, и опубликуйте ссылку на рабочий процесс в чате команды (эту ссылку даже можно прикрепить к каналу, чтобы ее было проще найти). Когда участнику команды потребуется, чтобы вы утвердили запрос, он сможет просто заполнить форму и она автоматически будет отправлена вам на рассмотрение. Как только вы ее подпишете, участник получит соответствующее уведомление.

10. Приветствуйте новых членов команды

Новым сотрудникам, присоединившимся к гибридной или удаленной команде, будет сложнее познакомиться с коллегами и почувствовать сопричастность. Если у вашей команды или отдела есть отдельный канал чата, вы можете настроить рабочий процесс автоматического представления новых участников. Упростите задачу новым сотрудникам, создав для них форму, в которой можно рассказать о своих основных обязанностях, хобби и интересах. 

Как только новый сотрудник заполнит форму, это вызовет этап, который отправит сообщение в командный чат с коротким приветственным сообщением и представлением. Вы также можете помочь новым сотрудникам почувствовать себя желанными гостями, отправив автоматическое сообщение с информацией о ключевых ресурсах, например, ссылкой на календарь команды. Как всегда, Вы можете настроить эти сообщения в соответствии с культурой Вашей команды.

Автоматизация рабочих процессов теперь доступна платным пользователям Zoom без дополнительной платы в течение бесплатного пробного периода (обновите свое приложение Zoom Workplace до версии 6.3.10 или выше). Администраторы и владельцы аккаунтов, Вы можете воспользоваться преимуществами автоматизации для своих сотрудников, включив Автоматизацию рабочих процессов на Вашем административном портале. Ознакомьтесь с нашей страницей поддержки, чтобы получить дополнительную информацию о том , как начать автоматизировать свои рабочие процессы.

Новым сотрудникам, присоединившимся к гибридной или удаленной команде, будет сложнее познакомиться с коллегами и почувствовать сопричастность. Если у вашей команды или отдела есть отдельный канал чата, вы можете настроить рабочий процесс автоматического представления новых участников. Упростите задачу новым сотрудникам, создав для них форму, в которой можно рассказать о своих основных обязанностях, хобби и интересах. 

После того как новый сотрудник заполнит форму, будет запушен шаг, предусматривающий отправку сообщения в канал коллективного чата с коротким приветствием и представлением. Вы также можете приобщить новых сотрудников к коллективу, автоматически отправляя им сообщение с информацией о ключевых ресурсах, таких как календарь команды. Эти сообщения все так же можно настраивать с учетом вашей коллективной культуры.

В период бета-тестирования решение Workflow Automation доступно пользователям платных планов Zoom без доплат*. Администраторы и владельцы учетных записей могут воспользоваться преимуществами автоматизации для сотрудников, включив Workflow Automation на вашем портале администратора. Дополнительную информацию о том, как начать автоматизацию рабочих процессов, см. на нашей странице поддержки.

* Примечание: в период бета-тестирования решение может быть недоступно для некоторых регионов и отраслевых вертикалей.