Guia para criar e ampliar seus negócios com o Zoom

Sendo um líder corporativo, você sabe qual é a importância da comunicação. Ficar conectado com os clientes, funcionários, parceiros, investidores, fornecedores e distribuidores pode ajudá-lo a criar confiança na sua marca e fazer com que ela cresça, estabelecendo relacionamentos significativos com as pessoas mais importantes para sua empresa.

Este guia oferece algumas maneiras de ajudar você a aprimorar o serviço de atendimento ao cliente, melhorar a colaboração e auxiliar no crescimento de uma equipe remota ou híbrida, com uma plataforma de comunicação multifuncional e centrada em IA. Quando sua comunicação está ajustada e a colaboração funcionando como deve, você passa menos tempo preocupado com a tecnologia e mais tempo fazendo o que gosta.

Se a sua equipe de TI é enxuta ou se você usa o chapéu de "diretor de TI" (possivelmente junto com vários outros chapéus), uma solução unificada pode ajudar a simplificar o gerenciamento de TI e lhe dar mais tempo para se concentrar naquilo que mais lhe interessa, como o crescimento dos negócios.

Continue lendo para saber como o Zoom Workplace com AI Companion pode ajudá-lo a desenvolver conexões com o cliente, permitir a colaboração de funcionários e desenvolver uma cultura corporativa sólida para apoiar o sucesso da sua equipe.

Não importa em qual segmento empresarial você atua, você quer atender às necessidades dos seus clientes durante toda a sua jornada. Os atuais clientes querem que as marcas estejam disponíveis para comunicação instantânea em uma grande variedade de canais, não apenas pelo telefone, e-mail, mas também por mensagens de texto, redes sociais, chat ao vivo e até mesmo por vídeo.

Aqui estão algumas dicas para se conectar com os clientes no Zoom Workplace:

Comunique-se em qualquer lugar, em qualquer dispositivo

Mesmo quando você está em trânsito, você quer estar presente quando os seus clientes precisam de você. O Zoom funciona em um pacote de soluções de hardware certificadas disponível globalmente para escritórios, home-office, espaços de trabalho e dispositivos móveis e permite que você se movimente de maneira simplificada de um lugar para outro. Quando você baixa o aplicativo Zoom Workplace, é possível receber chamadas pelo Zoom Phone, enviar um texto, mensagens de chat ou acessar uma reunião Zoom pelo seu notebook, tablet ou smartphone. Não é necessário ficar colado na sua mesa ou correr o risco de perder oportunidades quando você tem que sair. 

O Zoom Phone permite que você escolha de qual número você faz uma ligação ou manda mensagem para os clientes, seja de uma linha corporativa principal ou do seu número corporativo direto. De um jeito ou de outro, não é mais necessário usar seu número particular para falar com os clientes ou armazenar as informações de contato deles no seu dispositivo pessoal.

Responda de maneira mais rápida com filas de chamadas

Pode ser que em algum momento você fosse a única pessoa a atender os telefonemas na sua empresa, mas agora que a equipe está crescendo, ela pode ajudar a ter certeza de que os seus clientes não fiquem esperando por muito tempo. Configurar uma fila de chamadas direciona as chamadas recebidas para um grupo determinado de usuários como, por exemplo, toda a sua equipe de vendas, o que leva a tempos de espera mais curtos para os clientes.

É possível até mesmo ter uma equipe completa ajudando a dar apoio nas respostas a mensagens de texto. Quando você configura filas de chamadas SMS, as mensagens de texto dos clientes são enviadas a um grupo de funcionários para que o primeiro representante disponível responda, reduzindo o tempo de espera do cliente.

Precisa de uma plataforma de experiência do cliente mais robusta? Conheça o Zoom Contact Center.

Use o vídeo para se relacionar com os clientes

Aproveite as vantagens do vídeo para acessar novos clientes e oferecer serviços virtuais. Recursos como compartilhamento de tela e anotação ajudam a desenvolver um diálogo com o cliente durante uma consulta ou permite que você ofereça uma demonstração muito envolvente do seu produto, por exemplo. Também é possível criar pontos de contato virtuais como uma visita semanal ao escritório ou definir novos fluxos de receita de aulas e eventos virtuais. O Zoom AI Companion pode gerar um resumo da reunião das chamadas com o cliente, para que você possa rever suas anotações e identificar itens de ação e os próximos passos. 

Em um mundo conectado digitalmente, é possível desenvolver uma base global de clientes e uma equipe internacional mais rápido do que nunca. Veja como o Zoom torna possível que você expanda a sua empresa para novos mercados e fique conectado com clientes e funcionários.

Serviços globais de telefonia

A sua equipe pode vender ou fornecer serviços de atendimento ao cliente em novos lugares. O Zoom Phone ampliou a cobertura global para mais de 47 países e territórios e oferece opções BYOC flexíveis que ampliam nosso alcance geográfico ainda mais. 

Resolução de problemas e suporte virtual

Não é preciso limitar as operações da sua empresa, baseado em quem está disponível em um local específico. Com o Zoom, os integrantes da sua equipe podem conduzir negócios em todo o mundo. Um representante de atendimento ao cliente na Europa pode entrar em uma chamada por vídeo para fornecer suporte para um cliente localizado na Ásia. Um técnico de equipamento, sediado na América do Sul, pode ajudar a solucionar problemas em uma planta de produção nos EUA, fazendo tudo pelo Zoom Workplace.

O AI Companion oferece suporte a mais de 30 idiomas para recursos como resumos das reuniões, o que é crucial para equipes internacionais. É possível traduzir as mensagens do Team Chat em tempo real de um idioma compatível para outro ou perguntar ao AI Companion em uma reunião e obter uma resposta no seu idioma de suporte, mesmo que a maioria das pessoas na reunião esteja falando um idioma diferente. 

Organize eventos internacionais

Quando estiver planejando o lançamento do próximo produto ou a conferência dos clientes, é possível abrir o seu evento para um público global com a nossa solução, Zoom Events. A Interpretação de idiomas ao vivo para o Zoom Meetings e Zoom Webinars permite que você atribua intérpretes para diferentes idiomas. Nosso recurso de tradução ao vivo também permite que os participantes habilitem as legendas que são traduzidas em tempo real em dezenas de idiomas compatíveis.

Se seus funcionários estão dispersos por vários escritórios ou trabalham remotamente, uma plataforma de comunicação se torna ainda mais importante para permitir a colaboração efetiva à distância.

Veja rapidamente quem está disponível

O Zoom Team Chat permite que você tenha conversas rápidas, em tempo real com funcionários, sem ter que agendar uma reunião completa. Pense nisto como o equivalente a parar na mesa do colega para fazer uma pergunta. Você pode conferir se um funcionário está disponível, em reunião, fora da mesa ou de férias, dando a você uma ideia de quando poderá ter uma resposta.

Crie canais de chat para diferentes projetos

Com o Zoom Team Chat, é possível se comunicar facilmente com as pessoas de forma individual ou em grupo. Você pode criar diferentes canais para diferentes grupos de pessoas como, por exemplo, um para o departamento de vendas, outro para o marketing e outro para as lideranças. Também é possível agrupar pessoas de diferentes departamentos em um canal para o lançamento de um produto ou projeto específico para ter discussões, compartilhar imagens, arquivos, além de oferecer feedback. 

Também é possível criar um espaço compartilhado no Team Chat para todos os canais de chat essenciais da sua equipe. Ao fazer a integração de um novo funcionário, tudo o que você precisa é adicioná-lo ao espaço compartilhado e ele terá acesso a todos os canais de chat públicos (para membros) de que precisa para se manter atualizado.

Mude de um método de comunicação para outro

Quando você está colaborando com um colega no chat, você pode perceber que uma ligação telefônica ou uma videoconferência seria melhor para passar a mensagem. O Zoom Workplace permite que você mude facilmente do chat para uma chamada telefônica ou para uma reunião por vídeo, apenas clicando em um botão. Você também pode incluir outros colaboradores em uma chamada telefônica ou reunião Zoom, conforme necessário.

Apoie a acessibilidade dos funcionários

Dê aos funcionários as soluções de que eles precisam para se comunicar e colaborar com eficiência. Habilite legendas geradas automaticamente (também conhecidas como transcrição ao vivo) para todos os usuários da sua conta e certifique-se de que os seus funcionários conheçam os recursos extras de acessibilidade que podem ser personalizados nas configurações do Zoom. Se sua empresa conta com funcionários que falam diferentes idiomas, o AI Companion pode ajudar a superar as barreiras linguísticas com traduções em tempo real no Team Chat e no Zoom Meetings. 

Muitas empresas vivenciam problemas cada vez maiores à medida que crescem, integram novos funcionários e criam processos dimensionáveis para atender aos seus clientes. Veja como você pode aproveitar a tecnologia moderna de comunicação para ajudá-lo a apoiar e equipar a sua equipe híbrida com o que eles precisam para trabalhar de uma maneira inteligente sem que isso signifique, necessariamente, trabalhar mais.

Integre com a tecnologia existente

Se os integrantes da sua equipe perdem produtividade alternando entre diferentes aplicativos corporativos ou copiando informações de um aplicativo para outro, as integrações podem ajudar a otimizar esses fluxos de trabalho. O Zoom se integra a centenas de aplicativos como Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams e Google Workspace, reduzindo o tempo gasto de ficar alternando entre várias ferramentas.

Automatize os fluxos de trabalho para economizar tempo

As tarefas de rotina em seu dia de trabalho levam alguns minutos aqui e ali, mas isso pode rapidamente se transformar em uma quantidade substancial de tempo. Automatizar essas tarefas cria fluxos de trabalho mais simples e tira itens da sua lista de tarefas. A automação do fluxo de trabalho Zoom facilita a criação de fluxos de trabalho poderosos que simplificam seu trabalho no Zoom Workplace e em aplicativos de terceiros. Você também pode usar o AI Companion em seus fluxos de trabalho automatizados, extraindo informações e contexto da plataforma para fornecer insights - liberando-o para se concentrar no trabalho que importa.

Use a automação do fluxo de trabalho para:

• Mantenha-se atualizado sobre as mensagens do chat com um resumo diário do Team Chat. O senhor pode criar um fluxo de trabalho para que o AI Companion resuma automaticamente os bate-papos recentes e adicione o resumo a um canal de bate-papo ou documento dedicado.
• Mantenha o trabalho em andamento com um documento de reunião dedicado. Crie um fluxo de trabalho para extrair automaticamente o resumo gerado pelo AI Companion de sua reunião, juntamente com os principais itens de ação, para um documento no Zoom Docs, Microsoft Word ou Google Docs.
• Envie check-ins semanais automáticos para sua equipe.
• Dê as boas-vindas aos novos membros da equipe em um canal de bate-papo.
• Aprovar rapidamente solicitações de folgas e viagens de negócios.
• Crie seus próprios fluxos de trabalho personalizados para atender às necessidades específicas da sua equipe.

Visite nossa página de suporte para começar a usar a automação do fluxo de trabalho.

Crie um local de trabalho híbrido intuitivo

Pode ser difícil saber por onde começar quando se trata de IA. Muitas organizações têm dificuldade de incorporá-la ao dia de trabalho dos funcionários de forma a oferecer benefícios tangíveis. De acordo com uma pesquisa de IA de 2023 conduzida pela Morning Consult em nome da Zoom, 69% dos líderes afirmaram que uma barreira para a adoção da IA é que sua equipe não saberia como usá-la. 

Esta seção descreve maneiras práticas do Zoom AI Companion, seu assistente de IA integrado, ajudar aos funcionários a priorizar seu trabalho, concluir tarefas e se comunicar com mais eficiência. Como ele está disponível sem custo extra nas contas pagas do Zoom Workplace, * é uma ótima opção para empresas de pequeno e médio porte que talvez não tenham orçamento para incorporar ferramentas caras de IA.

Priorize o que é mais importante

Se seus funcionários são responsáveis por diferentes departamentos e têm prioridades concorrentes, pode ser difícil saber por onde começar. O AI Companion está acessível por meio de um painel lateral conveniente e pode ajudar os funcionários a priorizar sua jornada de trabalho. Eles podem pedir ao AI Companion que priorize seu trabalho, mantenha as conversas focadas e úteis e que inicie rascunhos de conteúdo para poderem se concentrar no que é mais importante. O AI Companion para Zoom Phone pode ajudá-los a decidir quais mensagens de correio de voz ouvir primeiro e extrair tarefas dessas mensagens de voz, para poderem acessar rapidamente uma nova consulta ou mensagem de suporte. 

Receba ajuda durante as reuniões

As reuniões ocupam muito tempo do nosso dia de trabalho. Pesquisas feitas pela Zoom e pela Morning Consult mostram que 60% dos líderes têm três ou mais reuniões por dia. Durante as reuniões, pergunte ao AI Companion sobre o que foi a discussão, quais foram os pontos mais importantes apresentados por cada pessoa e o resultado da discussão. Você também pode fazer outras perguntas além do que foi discutido na reunião. O AI Companion pode respondê-as usando a pesquisa na web. 

A partir das conversas defina ações a serem tomadas

Com o AI Companion, você não precisa se preocupar em perder informações importantes. Você pode receber resumos das reuniões no Zoom Meetings e chamadas do Zoom Phone que recapitulam os principais pontos e sugerem os próximos passos. Esses resumos podem ser compartilhados diretamente com os participantes no Team Chat ou por e-mail, para que todos possam ficar por dentro e agir de acordo com o que foi discutido. 

Você também pode receber resumos ou transcrições das reuniões anteriores do AI Companion diretamente no Zoom Docs usando um modelo criado anteriormente para conversas individuais, brainstorms, atualizações de projetos e muito mais. 

É possível personalizar o Zoom para que ele atenda as necessidades da sua empresa, sejam elas quais forem, agora e no futuro:

• Se a sua empresa lida com um grande volume de chamadas telefônicas, adicione o Pacote avançado do Zoom Phone para tornar fácil a transferência de chamadas, o gerenciamento das filas de chamadas e a visualização de análise em tempo real. 
• Se você precisa gravar e armazenar as chamadas em vídeo Zoom para treinamento ou em função de regras de conformidade, é possível adicionar mais armazenamento em nuvem.
• Quer organizar uma reunião por vídeo Zoom para até 1.000 participantes interativos? Inclua uma licença large meeting quando precisar e volte para o seu plano normal no mês seguinte.
• Se você tiver membros da sua equipe espalhados pelo mundo, é possível ter um serviço telefônico local em mais de 45 países diferentes com o nosso Plano Global. 
• Precisa integrar vídeo nos seus serviços ou soluções? A Plataforma do desenvolvedor do Zoom permite que você desenvolva integrações personalizadas. 
• Se investimentos em hardware não estiverem no seu orçamento, o hardware como serviço do Zoom permite que você tenha as soluções necessárias a um preço mensal acessível. E você pode fazer um upgrade sempre que a sua empresa crescer.

Com planos flexíveis e add-ons, você sempre conseguirá achar uma solução que se adeque à sua situação, mesmo que as suas necessidades estejam sempre evoluindo.