A Convera vê o engajamento dos funcionários duplicar e a produtividade melhorar usando a plataforma com recursos de IA da Zoom

A Convera ajuda organizações de todos os portes, de pequenas empresas a instituições educacionais e grandes empresas, a movimentar dinheiro em todo o mundo. Com mais de 2.000 funcionários atendendo a mais de 30.000 clientes em todo o mundo, a comunicação na Convera precisa ser confiável, segura e simples. E quando Chris Blackstone, diretor de local de trabalho digital, e sua equipe tiveram uma oportunidade única em 2022, a simplicidade foi um dos motivos para escolher a Zoom.

“Quando se trata de tecnologia no local de trabalho, ela pode se tornar um labirinto bastante complexo de soluções para as pessoas acessarem”, enfatiza Chris. “Decidimos fornecer um único aplicativo, uma plataforma única para as pessoas usarem telefone, fazerem reuniões e ter uma colaboração digital.

É raro ter a oportunidade de começar do zero, mas foi exatamente isso que Chris e sua equipe enfrentaram. “Conseguimos trazer o Zoom para começar do zero com pouco legado ou bagagem”, disse ele.

A decisão foi tomada muito em função do Zoom Phone. "Escolhemos o Zoom Phone como a base para integrar o Zoom na Convera e, a partir disso, conseguimos expandir seu uso e aproveitar ao máximo todos os novos recursos oferecidos", lembra Chris. "Desde o começo tomamos a decisão correta."

Em menos de dois anos, a Convera expandiu o uso da plataforma para além do Zoom Phone e do Meetings para o Team Chat, Webinars, Events e Contact Center. A mudança para o licenciamento do Zoom Workplace ajudou a empresa a desbloquear o acesso a mais recursos importantes do Zoom, incluindo o AI Companion, que, segundo Chris, foi recebido com entusiasmo.

Ele acha que isso foi possível a parcerias próximas com a equipe de segurança da Conversa, que foi capaz de implementar soluções como o AI Companion tão rapidamente.

“Queremos garantir que as soluções de colaboração que estamos usando sejam totalmente compatíveis com todas as barreiras e expectativas que nosso grupo de segurança tem”, explica Chris. “Conversamos e nos certificamos de que poderíamos encaminhá-los aos recursos do Zoom e aos funcionários da Zoom para responder suas perguntas. A clara liderança da Zoom em não treinar seus modelos de IA com dados do cliente realmente ajudou nesse processo.” 

Sendo uma empresa no setor de fintechs, a segurança e a conformidade são essenciais para as operações da Conversa. A equipe implementou a chave gerenciada pelo cliente Zoom para gerenciar as chaves de criptografia de todo o conteúdo da Convera na plataforma Zoom. “Isso foi muito importante para nós e um passo fundamental para demonstrar a importância da segurança”, avalia Chris.

Chris experimentou em primeira mão como o Zoom ajuda a conectar os funcionários da Convera diariamente. “Nós nos beneficiamos muito do Zoom e da sua capacidade de derrubar as barreiras em torno da colaboração”, explica ele. 

Parte disso está aprimorando a experiência em relação às reuniões, seja antes delas, durante ou após. "Muitos de nós passamos os dias em torno de reuniões", afirma Chris. Poder usar o chat contínuo da reunião para preparar uma reunião com perguntas, manter o mesmo chat disponível durante a reunião e acompanhar a discussão mais tarde nos liberta do pingue-pongue de receber um convite de reunião por e-mail, conversar no chat, ter a pauta em um documento do Word e fazer anotações em outro programa.

Os funcionários podem ter ainda mais ajuda em reuniões com o AI Companion, disponível para automatizar anotações, identificar itens de ação e destacar assuntos importantes da conversa na gravação da reunião. “O resumo da reunião do AI Companion é um divisor de águas para nós”, comemora Chris. "Ele está ajudando as pessoas a serem eficazes nas reuniões. As pessoas podem prestar mais atenção porque estão menos preocupadas em fazer anotações. Elas podem participar emocionalmente e serem mais inclusivas com quem está na reunião".

Chris e sua equipe também analisaram como a experiência da reunião presencial poderia ser aprimorada por meio de uma combinação de hardware e software, usando a tecnologia do Zoom Rooms para ativar o vídeo das salas de conferência e equipá-las com dispositivos Neat. Com recursos como o diretor inteligente, as câmeras podem destacar as pessoas na sala para permitir uma melhor participação e inclusão.

“O Neat Board e o Neat Bar são tecnologias que impressionam as pessoas e estão fazendo uma diferença significativa na experiência da reunião, ajudando a democratizá-la. Assim, independentemente de você estar na sala ou participando remotamente, sua experiência é a mesma”, analisa Chris. “Notamos benefícios significativos nos próximos anos, especialmente ao examinarmos como será nossa experiência de colaboração no escritório e como a maximizaremos para esses tipos específicos de colaboração que estão acontecendo nos escritórios.”

Como chefe do grupo de local de trabalho digital da Convera, Chris está atento à experiência do funcionário e à forma como o engajamento é construído, especialmente quando os colegas não estão no mesmo local físico. Para a Convera, isso começa pelo Workvivo.

O Workvivo é onde os funcionários da Convera interagem uns com os outros em uma variedade de questões. De acordo com Chris, eles publicam avisos organizacionais, reconhecem os funcionários por fazerem um ótimo trabalho e destacam aniversariantes e aniversários de empresa.

A Convera começou a usar o Workvivo como plataforma de engajamento de funcionários em 2022, então, quando o Workvivo se tornou parte da família Zoom em 2023, foi uma feliz coincidência ter tudo sob o mesmo teto.

“Eu fiquei maravilhado em razão dos benefícios que estavam chegando para nós”, lembra Chris.

A Convera foi uma das primeiras a adotar o Workvivo no cliente Zoom para computador, e Chris disse que com o uso da plataforma eles notaram um aumento notável no engajamento.

Ela também ajuda na comunicação entre equipes e departamentos inteiros. “Podemos nos comunicar com todos em uma organização específica, conforme identificado pelo líder dessa organização. Isso é muito difícil de ser feito em outras soluções, mas é muito fácil dentro do Workvivo”, afirma Chris.

Ele está animado com a possibilidade de oferecer aos funcionários outras maneiras de se conectar e desenvolver suas carreiras no Workvivo. “Faremos uma parceria com a Zoom e o Workvivo para criar uma solução para engajar nossos funcionários e ir além de reconhecimento e elogios, incentivando as pessoas a participarem mais, incluírem seus colegas e até mesmo verem isso como uma forma de progredir na organização”, avalia Chris.

Além de fazer planos com o Workvivo, Chris e sua equipe estão testando o Zoom Scheduler com um pequeno grupo de funcionários para integrar um processo de agendamento mais fácil à experiência do Zoom. Ele acredita que existe uma eficiência incorporada ao uso conjunto das ferramentas da Zoom, em vez de tentar reunir soluções de várias empresas.

“Costumo pensar que o local de trabalho digital e os grupos de colaboração digital funcionam quase como miniconsultorias dentro de uma organização”, elabora Chris. “As pessoas podem nos trazer seus problemas estranhos e nós as ajudamos a encontrar uma solução. E a Zoom tem sido excelente em nos ajudar a resolver e atender a essas necessidades.”

Seu conselho para outros líderes do local de trabalho digital? “Não pense no Zoom apenas como uma plataforma de reuniões. Ele fornece tantos recursos para as pessoas de um jeito mais acessível do que outras soluções.”

“Pense no futuro que você gostaria de viver. Como você quer trabalhar junto com outras pessoas em sua organização? E vamos ver se a solução que você está procurando, como o Zoom, pode realmente ajudar você a alcançar esse futuro por funcionar tão bem em conjunto.”