Het is niet eenvoudig om grote persoonlijke evenementen flexibel om te zetten naar virtuele evenementen, maar de National Kidney Foundation (NKF) heeft ons laten zien dat het mogelijk is door haar belangrijkste evenement binnen een paar weken om te vormen tot een succesvolle en veilige virtuele vergadering met behulp van Zoom.
De Spring Clinical Meetings van de National Kidney Foundation is een jaarlijkse vergadering die is bedoeld om zowel geaccrediteerd als niet-geaccrediteerd onderwijs te bieden aan meer dan 3.000 professionals in de niergezondheidszorg. Het evenement biedt leertrajecten voor nefrologen, dialyseverpleegkundigen en -technici, arts-assistenten, verpleegkundig specialisten, apothekers, maatschappelijk werkers, transplantatiecoördinatoren en nierdiëtisten.
De Spring Clinical Meetings bieden uiteindelijk de volgende mogelijkheden:
- zorgprofessionals kunnen studiepunten krijgen voor permanente educatie
- onderzoekers kunnen hun nieuwste onderzoeken presenteren en bespreken
- individuen die een belangrijke bijdrage hebben geleverd op het gebied van nierziekten kunnen daarvoor erkenning krijgen
- organisaties voor medische apparaten, farmaceutische bedrijven en andere non-profitorganisaties kunnen hun nieuwste producten en diensten presenteren
Maar toen de COVID-19-pandemie zich over de hele wereld verspreidde, wist organisator Jessica Joseph dat het evenement in New Orleans niet door zou gaan zoals gepland.
"We vonden dat we iets moesten doen en dat we niet een jaar aan planning van echt belangrijke content verloren mochten laten gaan," zei Joseph, Senior Vice President of Scientific Operations van de NKF, die de afgelopen 16 jaar de Spring Clinical Meetings van de NKF heeft georganiseerd. Clinici moeten voortdurend studiepunten behalen in hun vakgebied, anders verliezen ze hun certificering. Wij zorgen ervoor dat ze hun accreditatie kunnen behouden. Maar nog crucialer is dat de Spring Clinical Meetings clinici helpen om de meest actuele behandelingen en de beste zorg te bieden aan patiënten met nierziekten in alle stadia.
Kevin Longino, CEO van de National Kidney Foundation, stemde toe.
"Dit is een enorm belangrijk evenement voor onze klinische gemeenschap en een belangrijke fondsenwerving voor de stichting," zei Longino. “Het moest absoluut doorgaan.”
Toen de vergadering van 26-29 maart niet door dreigde te gaan, lieten Jessica Joseph en de National Kidney Foundation zien hoe innovatieve organisaties zich snel aanpassen aan de uitdagingen van COVID-19.
De overstap naar een virtuele vergadering
Slechts een paar weken voor het geplande evenement en een snel opkomende, internationale gezondheidscrisis moesten Joseph en haar team beslissen of het door zou gaan. Dialysepatiënten lopen een groter risico op COVID-19, en hun klinische zorgverleners konden niet naar New Orleans komen — een van de virus-hotspots in de VS — zonder het risico te lopen mini-epicentra in het hele land te creëren.
Joseph besloot op 9 maart om virtueel te gaan en kondigde dit op 10 maart aan de deelnemers. Het NKF-team nam de volgende dag contact op met Zoom om uit te zoeken hoe ze dit allemaal konden realiseren.
"We hadden Zoom Meetings al een tijdje intern gebruikt, dus namen we contact op, en het Zoom-team legde uit wat er allemaal mogelijk was," zei Joseph.
De NKF kreeg meer dan voldoende Zoom Webinars-licenties voor het evenement en was van plan Zoom te gebruiken om de hele vergadering op precies dezelfde manier te hosten — dezelfde tracks, dezelfde sessies en in dezelfde tijdzone — als wanneer het evenement live zou zijn geweest.
“We hebben alle webinars, maar als we op tijd hadden geweten dat er voor een specifieke sessie behoefte was aan aparte vergaderruimtes, hadden we dat gemakkelijk kunnen inplannen als een Zoom-vergadering en de Aparte vergaderruimte-functie kunnen gebruiken,” zei Joseph.
Joseph merkte op dat het een uitdaging was om de nieuwe logistiek voor de Spring Clinical Meetings zo snel mogelijk te communiceren, maar dat planning en voorbereiding vooraf hielpen om dat te vergemakkelijken.
"Veel mensen waren sceptisch dat het (virtueel) zou lukken, vooral de sprekers die gewend waren om voor een zaal vol mensen te presenteren," zei ze. Nadat we alle Zoom webinar-ID's hadden ingesteld, hebben we de sprekers ingepland en agenda-uitnodigingen verstuurd met unieke panellid-links voor elke presentator. We hebben ook aan de planning gewerkt en alles doorgelopen tijdens door het bedrijf gesponsorde symposia en de keynote-sessies, om er zeker van te zijn dat iedereen de Q&A-functie, het delen van schermen had getest en dat hun microfoons allemaal werkten.
De stichting gebruikte ook de Webinarpeiling-functie van Zoom voor ten minste 60% van de sessies om kennisniveaus, interesse in bepaalde gebieden te peilen en discussies te stimuleren. Dit soort betrokkenheid is niet alleen een goede manier om mensen te laten deelnemen en leren, het is vaak ook een vereiste.
"Voor de klinische educatie van apothekers, bijvoorbeeld, moet je actieve leerstrategieën hebben ingebouwd," zei Joseph. "En peilingen zijn het perfecte instrument om ervoor te zorgen dat dat gebeurt.”
Voordelen van het virtuele platform
De virtuele Spring Clinical Meetings boden volgens Joseph enkele duidelijke voordelen voor zowel deelnemers als niet-deelnemers:
- Meer expocapaciteit: een farmaceutisch bedrijf kan zich in een fysieke expositieruimte tijdens de Exhibitor Showcase slechts aan 50 mensen presenteren. Er namen echter 175 tot 250 mensen deel aan vergelijkbare sessies in het omgedoopte Virtual Product Theater.
- Verbeterde opname: de stichting kon sessies veel sneller en kosteneffectiever opnemen en online plaatsen met Zoom. Eerder namen de teams slechts een handvol vergaderingssessies op.
- Meer mogelijkheden voor studiepunten: al die opnames betekenen dat meer mensen de sessies kunnen bijwonen en hun studiepunten online kunnen behalen. De NKF hield de registratie open tot eind april om de kans om studiepunten te verdienen te verlengen.
- Uitgebreide toegang: toen besloten werd om virtueel te gaan, stelde de NKF iedereen die de sessies wilde bekijken in staat om dat te doen zonder zich voor de vergadering aan te melden. (Deelnemers moesten zich nog wel aanmelden voor de vergadering om studiepunten te krijgen.)
“We kregen heel goede feedback van de deelnemers en zelfs de sprekers die een beetje sceptisch waren, bleken oprecht verbaasd te zijn over de betrokkenheidsgraad en de vlotheid waarmee alles verliep,” zei ze. "Iemand zei zelfs: 'Het leek wel alsof deze vergadering altijd al virtueel had moeten zijn.' ”
En toen ze gevraagd werd naar beveiligingszorgen met betrekking tot een virtueel evenement, zei Joseph dat verstoringen geen probleem zouden zijn vanwege de aard van het Zoom-platform.
"Zoom Webinars beschermen inherent tegen onderbrekingen omdat alleen onze voorgeselecteerde panelleden audio/videomogelijkheden hadden," zei ze. Daarnaast beschikt Zoom over meerdere beheerdersinstellingen waarmee we de chatfunctionaliteit konden controleren en beperken in geval van problemen. Ik waardeerde de flexibiliteit om de instellingen te beheren op basis van de behoeften van mijn programma.
'Draaien, aanpassen en leveren'
Longino zei dat het vierdaagse evenement 11% meer bezoekers had dan vorig jaar, met 3.583 deelnemers die virtueel 130 sessies en 338 presentatoren meemaakten, waaronder plaatsvervangend secretaris Eric D. Hargan van het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid als de plenaire spreker van dit jaar.
Hargan kon inzicht geven in gedetailleerde voortgangsrapporten over het recente Advancing American Kidney Health-initiatief en actuele updates geven over de reactie op COVID-19, iets wat misschien niet mogelijk was geweest zonder de snelle actie van Joseph en het NKF-team.
Longino zegt dat het mogelijk is om over te stappen op een virtuele vergadering, maar dat dit in zo'n korte tijd gebeurde, bewijst dat NKF-medewerkers zich snel kunnen aanpassen, dat teams gefocust blijven op het doel en dat ze samenwerken met de juiste partners.
"In onze klinische en non-profitwereld hebben we nog nooit zoiets meegemaakt, zeker niet op deze schaal", zei hij. “Dankzij Zoom konden we snel schakelen, ons aanpassen en een virtuele vergadering van deze omvang houden.”
Hij voegde eraan toe: "Ons evenement verliep zonder enige problemen en we kregen niets dan positieve feedback." Het toevoegen van meer accounts, maar ook de overige ondersteuning van Zoom was simpelweg uitstekend. De technologie van Zoom en het Zoom-team hebben ons geholpen om onze Spring Clinical Meetings succesvol naar een virtueel platform over te zetten.
Met de hogere virtuele aanwezigheidscijfers zei Joseph dat ze een hybride virtueel/lokaal evenement overweegt voor de Spring Clinical Meetings 2021 in Orlando.
"Voor degenen die niet kunnen reizen of geen vrij kunnen nemen, is dit een geweldige manier om de studiepunten te krijgen die ze nodig hebben," zei ze. De medische onderwijs- en onderzoekssector in het algemeen zouden kunnen profiteren van meer flexibiliteit. Op dit moment bevinden artsen, verpleegkundigen en clinici zich in de frontlinie in de strijd tegen het coronavirus, en sommigen moesten deze vergadering afzeggen omdat hun steden zwaar getroffen waren. Platforms die de medische gemeenschap virtueel toegankelijk en betrokken maken, zijn de toekomst.
Stap ook over op virtuele evenementen met Zoom
De National Kidney Foundation (NKF) is een uitstekend voorbeeld van hoe je persoonlijke evenementen succesvol en flexibel kunt omzetten naar virtuele evenementen met Zoom. Je kunt de LinkedIn-post van Jessica Joseph lezen voor haar "live uit de loopgraven"-verslag over wat er nodig was om de Spring Clinical Meetings virtueel te organiseren. Je kunt ook ons ondersteuningsartikel over Zoom Meetings vs. Zoom Webinars lezen om te bepalen wat de beste oplossing is voor jouw virtuele vergadering.
Voor een stapsgewijze handleiding voor het succesvol organiseren van een online vergadering en tips voor het leiden van een virtuele conferentie, lees onze "Ultimate Guide to Planning & Hosting Online Events" van de evenement- en technologie-experts van Zoom.
