학교가 Zoom Phone으로 전화 통신 관련 3대 어려움을 극복하는 방법

학교가 디지털 방식의 교육, 학습, 커뮤니케이션을 도입하더라도 전화 통신은 캠퍼스 커뮤니케이션에서 여전히 중요한 부분입니다. 교사, 관리자, 학부모는 학생과 관련한 긴급한 문제가 발생하거나 한시가 급한 대화가 필요할 경우 이메일보다는 전화를 선택할 가능성이 무척 높습니다.

그러나 기존의 디지털 전화 시스템은 캘리포니아 주 솔라노 카운티 전체에 서비스, 지원 및 프로그램을 제공하는 SCOE(Solano County Office of Education)에 많은 문제를 발생시켰습니다. SCOE의 정보 서비스 및 기술 부문 이사인 Steven Ramos는 Zoom Phone과 같은 현대적 클라우드 VoIP 전화 시스템으로 전환하는 것이 전화 관련 문제를 해결할 수 있는 이유를 공유했습니다.

"기존의 [온프레미스] 디지털 전화 시스템은 점점 구식이 되어가고 있었습니다"라고 Ramos는 말했습니다. "예전 시스템은 노후됐으며, 비용이 많이 들고, 기술적 측면에서 유지관리가 어렵습니다. 새 전화를 설치하려면 네트워크 엔지니어를 불러야 했죠."

뿐만 아니라, 기존 전화 시스템은 사용자 친화적이지 않습니다. "사람들은 전화 통화를 착신 전환 하는 방법을 이해하는데 어려움을 겪었습니다. 오피스 외부에서 보이스 메일을 확인하는 방법도 몰랐습니다"라고 Ramos는 덧붙였습니다.

기술 부서와 시험판을 진행한 후, 3명으로 구성된 Ramos의 팀은 SCOE의 본사 및 3개 학교의 사용자 250명을 대상으로 Zoom Phone을 배포했습니다. "수많은 기술자가 필요한 작업이 아니었습니다."라고 Ramos는 말합니다. "굉장히 원활하게 진행되었죠. 이제는 전화 시스템을 실행하기 위해 엔지니어가 필요하지 않으며, 이는 학교에 매우 유익합니다."

교사가 새로운 교실로 이동하거나 관리자가 오피스를 옮길 경우, 직원이 기존 전화번호를 유지하기 위해 손쉽게 전화를 다시 프로그래밍할 수 있는 방법이 없없습니다.

"직원은 기존 전화번호를 계속 사용할 수 없었습니다"라고 Ramos는 말했습니다. "이동성은 중요한 문제였습니다. 직원이 다른 위치로 이동할 때마다 전화번호를 바꾸고 명함과 전화번호부를 새로 인쇄해야 했습니다." 

Ramos는 “Zoom Phone을 사용할 경우 일단 직원에게 전화번호가 발급되면 계속해서 그 번호를 사용할 수 있습니다"라고 말합니다. 

이는 명함 및 전화번호부 관련 물류 문제를 해결했을 뿐만 아니라 SCOE 직원들이 팬데믹 기간 중 원격으로 근무하는 동안에도 서로 손쉽게 연락하는 데 큰 도움이 되었습니다.

Ramos는 “누가 어디에 있는지 기억하거나, 어떤 전화번호를 사용해야 하는지 물어볼 필요가 없어졌습니다. 그저 하나의 전화번호로 전화하면 됩니다."라고 말합니다. "하나의 전화번호로 모든 일을 처리할 수 있습니다. 언제나, 어디에서나, 모든 기기에서요."

SCOE가 원격 교육으로 전환하면서 교육자는 학부모와 학생에게 연락할 때 학교 전화를 사용할 수 없게 되었습니다.

Ramos는 "[COVID 중에] 학교에서 이는 큰 문제였습니다"라고 말했습니다. "그들은 어떤 전화를 사용할까요? 그들이 학교 밖에 있을 때는 개인 휴대폰을 사용해 전화를 걸어야 합니다. 그러면 책임 소재와 관련된 문제가 발생합니다. 학생이나 그 가족에게 교사의 개인 전화번호를 알리고 싶지는 않기 때문입니다." 

Ramos는 "[Zoom Phone]은 정부 관련 업무 처리에 개인 휴대폰을 사용하는 문제를 해결해 주었습니다"라고 말했습니다. "이는 학교와 공공기관에 매우 중요한 일입니다. Zoom Phone을 사용하면 업무에 업무용 전화번호를 사용할 수 있습니다. 사무실 번호이자, SMS 문자 번호이고, 휴대폰 번호이기도 합니다."

Ramos에 따르면 다음과 같은 Zoom Phone 기능은 교수진 및 직원의 커뮤니케이션과 원격 업무에 특히 많은 도움이 되었습니다.

• 통화 대기열 — “학부모를 위한 지원 라인을 마련해 통화 대기열에 있는 6명에게 전화를 걸어 사람에게 연결되도록 했습니다. 기존의 전화 시스템에서는 구현할 수 없었던 기능입니다."
• 발신자 ID — “이제는 개인 전화번호를 누구에게도 공개할 필요가 없습니다.”
• SMS 메시지 — “교사들이 업무를 위한 SMS 커뮤니케이션에 개인 휴대폰을 사용하면 전체 문자 메시지 컬렉션이 노출되는 잠재적 위험이 발생할 수 있습니다. 우리는 직원에게 학생 및 그 가족과의 모든 메시징은 Zoom 채널을 통해야 한다고 말하고 있습니다."
• 소프트폰 — “데스크폰의 갯수를 1/4로 줄일 수 있습니다. 컴퓨터의 소프트폰을 사용해 전화 통화를 하는 것이 보다 합리적입니다."
• Zoom 디렉토리 — “전화번호부를 찾아볼 필요가 없습니다. 전화를 들고 Zoom 디렉토리에 이름을 입력하고 연결하기만 하면 됩니다."
• 통화 위임 — “예전에는 디지털 전화 시스템을 프로그래밍하기 위해 네트워크 엔지니어가 필요했습니다. 통화 위임은 매우 훌륭하게 잘 작동하는 내부 기능 중 하나입니다."
• 회의로 승격 — "전화 통화를 [영상] 회의로 전환해 화면을 공유할 수 있게 되어 매우 편리합니다."

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