Trasformare agilmente grandi eventi di persona in eventi virtuali non è facile, ma la National Kidney Foundation (NKF) ha dimostrato che è possibile, convertendo nel giro di poche settimane il suo evento principale in una conferenza virtuale sicura e di successo utilizzando Zoom.
Gli Spring Clinical Meetings della National Kidney Foundation, un'organizzazione senza scopo di lucro, sono una conferenza annuale progettata a scopo formativo, sia accreditato che non accreditato, per oltre 3.000 professionisti nel settore sanitario renale. L'evento offre percorsi di apprendimento per nefrologi, infermieri e tecnici di dialisi, assistenti medici, infermieri specializzati, farmacisti, assistenti sociali, coordinatori dei trapianti e dietisti renali.
La conferenza Spring Clinical Meetings offre in definitiva opportunità per:
- Permettere ai professionisti del Settore sanitario di guadagnare crediti di formazione continua
- I ricercatori presenteranno e discuteranno le loro ultime ricerche
- Dare un riconoscimento a coloro che hanno dato un contributo significativo nel campo delle malattie renali
- Consentire ai produttori di dispositivi medici, alle aziende farmaceutiche e ad altre organizzazioni no profit di presentare le ultime novità in fatto di prodotti e servizi
Con la progressiva diffusione della pandemia di COVID-19 nel mondo, l'organizzatrice Jessica Joseph si era resa conto che l'evento non avrebbe potuto svolgersi come previsto a New Orleans.
"Sentivamo di dover agire per evitare che un intero anno di pianificazione di contenuti davvero importanti andasse sprecato", racconta Joseph, vicepresidente senior delle operazioni scientifiche della NKF, che organizza gli Spring Clinical Meetings della NKF da 16 anni I professionisti medici devono ottenere costantemente crediti nel proprio campo di competenza, altrimenti perdono la certificazione. Il nostro ruolo è facilitare questo costante accreditamento. Ma ancora più cruciale è che gli Spring Clinical Meetings supportino i medici nel fornire le più recenti opzioni di trattamento e assistenza ai pazienti in tutte le fasi della malattia renale.
L'amministratore delegato della National Kidney Foundation, Kevin Longino, concorda.
"Questo è un grande evento per la nostra comunità clinica e un'importante raccolta di fondi per la fondazione", racconta Longino. "Doveva assolutamente svolgersi."
Davanti alla minaccia di annullamento per la conferenza del 26-29 marzo, Jessica Joseph e la National Kidney Foundation hanno dimostrato quanto le organizzazioni innovative si adattino rapidamente alle sfide del COVID-19.
Il passaggio a una conferenza virtuale
A poche settimane dall'evento programmato e con una crisi sanitaria pubblica in rapida evoluzione, Joseph e il suo team hanno dovuto decidere se procedere o meno. I pazienti in dialisi sono a maggior rischio di COVID-19 e i loro operatori sanitari non avrebbero potuto raggiungere New Orleans, uno dei focolai del virus negli Stati Uniti, senza rischiare di creare mini-epicentri in tutto il paese.
Joseph ha deciso di passare alla modalità virtuale il 9 marzo e l'ha annunciato ai partecipanti il 10 marzo. Il team di NKF ha contattato Zoom il giorno successivo per capire come realizzare questo piano.
"Stavamo usando Zoom Meetings internamente da qualche tempo, quindi li abbiamo contattati e il team di Zoom ci ha davvero aiutato a capire cosa fosse possibile fare", racconta Joseph.
L'NKF ha ottenuto più di una decina di licenze Zoom Webinars per l'evento e ha pianificato di utilizzare Zoom per ospitare l'intera conferenza secondo il programma iniziale: stessi percorsi, stesse sessioni e nello stesso fuso orario in cui si sarebbe svolta di persona.
"Abbiamo sfruttato tutti i webinar fino in fondo, ma se avessimo saputo per tempo che una sessione specifica voleva organizzare gruppi di lavoro, avremmo potuto facilmente programmarla come riunione Zoom e utilizzare la funzione Sessione secondaria », spiega Joseph.
Comunicare la nuova logistica per gli Spring Clinical Meetings il più rapidamente possibile è stato complesso, ricorda Joseph, ma grazie alla pianificazione e alla preparazione anticipate è stato possibile gestire tutto.
"Molte persone erano scettiche sul fatto che si potesse realizzare (virtualmente), soprattutto i relatori che erano abituati a parlare avanti a una sala piena di persone", dice. "Una volta impostati tutti gli ID dei webinar di Zoom, abbiamo programmato i relatori e inviato gli inviti del calendario con link univoci per ogni relatore. Abbiamo anche fatto delle pianificazioni e delle prove per i simposi sponsorizzati dalle aziende e le sessioni principali per assicurarci che tutti testassero la funzione di domande e risposte, la condivisione schermo e che i microfoni funzionassero."
La Fondazione ha anche utilizzato la funzione di sondaggio nel webinar di Zoom per almeno il 60% delle sessioni, in modo da valutare i livelli di conoscenza, l'interesse per determinate tematiche e per incoraggiare il dibattito. Questo tipo di coinvolgimento non è solo efficace nel far sì che le persone partecipino e imparino, ma è spesso indispensabile.
"Per la formazione sanitaria continua dei farmacisti, ad esempio, devono essere presenti strategie di apprendimento attivo", spiega Joseph. "E i sondaggi sono lo strumento perfetto a questo scopo."
Vantaggi della piattaforma virtuale
Secondo Joseph, gli Spring Clinical Meetings sono stati vantaggiosi sia per i partecipanti che per i non partecipanti:
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Maggiore capacità espositiva: un'azienda farmaceutica avrebbe potuto ospitare solo 50 persone in una sala espositiva fisica durante l'Exhibitor Showcase. Invece nel ribattezzato Virtual Product Theater hanno potuto partecipare da 175 a 250 persone a sessioni simili.
- Registrazione migliorata: la Fondazione è stata in grado di registrare e pubblicare le sessioni online in modo molto più rapido ed economico con Zoom. In precedenza, i team registravano solo alcune sessioni della conferenza.
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Maggiori opportunità per ottenere crediti: tutte queste registrazioni hanno permesso a più persone di accedere alle sessioni e ottenere crediti online. L'NKF ha mantenuto aperte le iscrizioni fino alla fine di aprile per offrire l'opportunità di ottenere crediti.
- Accesso esteso: una volta scelto il formato virtuale, l'NKF ha permesso a chiunque di guardare le sessioni senza doversi registrare alla conferenza. (I partecipanti dovevano comunque registrarsi alla conferenza per ottenere i crediti.)
"Abbiamo appena ricevuto un ottimo feedback dai partecipanti, e anche i relatori che erano un po' scettici sono rimasti sbalorditi dal coinvolgimento e dalla fluidità dell'intero evento", dice. "Secondo qualcuno addirittura sembra che questa conferenza fosse stata direttamente ideata in formato virtuale." "
Alle domande sui problemi di sicurezza relativi a un evento virtuale, Joseph risponde che eventuali interruzioni non sarebbero un problema grazie alla natura della piattaforma Zoom.
"Gli Zoom Webinars proteggono intrinsecamente dalle interruzioni perché solo i nostri relatori preselezionati hanno funzionalità audio/video", spiega. "Inoltre, Zoom dispone di diverse impostazioni amministrative che consentono di monitorare e limitare la funzionalità della chat in caso di problemi. Ho apprezzato la flessibilità di gestire il controllo delle impostazioni in base alle esigenze del mio programma."
"Cambiare direzione, adattarsi e ottenere il risultato"
Longino afferma che l'evento di quattro giorni ha registrato un aumento dell'11% delle presenze rispetto all'anno scorso, con 3.583 partecipanti virtuali per 130 sessioni e 338 relatori, tra cui Eric D. Hargan , Vice segretario del Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti, in qualità di relatore principale di quest'anno.
Hargan è stato in grado di fornire resoconti dettagliati sui progressi della recente iniziativa Advancing American Kidney Health nonché aggiornamenti tempestivi sulla risposta al COVID-19, cosa che forse non sarebbe stata possibile senza la rapida azione di Joseph e del team di NKF.
Longino afferma che il passaggio a una conferenza virtuale è possibile, ma un'organizzazione così rapida testimonia la capacità di adattamento dello staff della NKF, l'abilità di team di rimanere concentrati sull'obiettivo e l'importanza di avere i partner giusti.
"Nel mondo clinico e no profit, non abbiamo mai sentito episodi di questo tipo, certamente non di questa portata", afferma. "Siamo riusciti a cambiare, adattarci e organizzare una riunione virtuale di queste dimensioni grazie a Zoom."
E aggiunge: "Il nostro evento si è svolto senza alcun problema e abbiamo ricevuto solo feedback positivi. L'intero processo di aggiunta di altri account e l'assistenza che abbiamo ricevuto da Zoom sono stati semplicemente eccezionali. La tecnologia e il team di Zoom ci hanno aiutati a realizzare i nostri Spring Clinical Meetings su piattaforma virtuale.
Con l'aumento del numero di presenze virtuali, Joseph sta valutando un evento ibrido virtuale/in sede per gli Spring Clinical Meetings 2021 a Orlando.
"Per coloro che non possono viaggiare o prendersi del tempo libero, questo è un ottimo modo per ottenere i crediti di formazione necessari", afferma. "Il settore della formazione sanitaria e della ricerca medica in generale potrebbero beneficiare di una maggiore flessibilità. Ci sono medici, infermieri e operatori sanitari in prima linea nella lotta contro il coronavirus in questo momento, e alcuni hanno dovuto annullare la partecipazione a questa conferenza perché le loro città sono state fortemente colpite. La chiave per il futuro è creare piattaforme che permettano alla comunità medica di essere virtualmente accessibile e coinvolta."
Il tuo evento può diventare virtuale con Zoom
La National Kidney Foundation (NKF) è un ottimo esempio di come Zoom permette di trasformare gli eventi di persona in eventi virtuali con fluidità e agilità. Puoi leggere il post di Jessica Joseph su LinkedIn per un resoconto "dal campo" sul passaggio degli Spring Clinical Meetings al formato virtuale. Puoi anche consultare il nostro articolo di assistenza su Zoom Meetings vs. Zoom Webinars per stabilire la soluzione migliore per la tua conferenza virtuale.
Per una guida passo-passo per ospitare con successo una conferenza online e suggerimenti su come gestire una conferenza virtuale, consulta la nostra "Guida definitiva alla pianificazione e all’organizzazione di eventi online" degli esperti di eventi e tecnologia di Zoom.
