Menghentikan Pendulum: Pandangan Ke Masa Depan dari Acara

Kami ingin selalu mengetahui perkembangan terbaru dalam lanskap pemasaran acara, jadi kami tidak sabar untuk mendengar pendapat para profesional acara lainnya dalam diskusi meja bundar twine, berjudul, “Sampai Mana Tren Ini Berjalan: Masa Depan Acara dan Bagaimana Zoom Events Berperan di Dalamnya.” 

twine, aplikasi Zoom untuk jaringan cepat dan ruang diskusi tingkat lanjut, menggunakan Zoom Events untuk menyelenggarakan acara yang mempertemukan lebih dari 60 profesional acara dan pemasaran. Dimoderatori oleh Liz King Caruso, Michelle Bruno, dan Dahlia El Gazzar, diskusi interaktif selama satu jam ini merupakan kesempatan yang menyenangkan bagi semua orang untuk mendapatkan wawasan baru tentang keadaan terkini dan perkiraan ke mana arah pasar. Berikut petunjuknya: acara virtual sepertinya tidak akan ada kemajuan, dalam waktu dekat.

Pandemi mungkin telah mengayunkan pendulum pepatah ke arah acara virtual, tetapi dua tahun kemudian, tidak banyak yang berubah. Kami memilih prediksi kami untuk tempat peristirahatan terakhir pendulum menggunakan skala 1-10, dengan acara virtual di 1 dan acara tatap muka di 10. Hasilnya 5,7, mencerminkan keinginan yang kuat untuk acara hibrida, atau acara langsung dengan komponen virtual.

Meskipun pengalaman tatap muka telah lama menjadi standar, itu tidak selalu yang paling efisien, dengan beberapa peserta menunjukkan jumlah waktu yang terbuang pada rapat perorangan. Dari hari-hari perjalanan yang panjang hingga sesi utama yang tidak produktif, kebutuhan untuk lebih terarah dengan waktu kita melebihi beberapa manfaat acara perorangan. 

Percakapan lain yang mengarah ke acara virtual adalah karena mereka memiliki:

• lebih sedikit jejak karbon
• kemampuan untuk menyediakan lebih banyak data
• aksesibilitas dan inklusivitas yang lebih baik yang menantang di lokasi fisik 

Virtual tidak akan hilang. Rapat yang menjadi online tidak akan pernah kembali dan orang-orang senang dengan itu.

Adrian Seger, Konferensi yang Berhasil

Dukungan kuat untuk acara virtual tidak berarti bahwa acara perorangan tidak disukai, karena ada lebih banyak suara yang mendukung daripada yang menentang. Sebaliknya, mayoritas kelompok percaya pada manfaat rapat tatap muka, tetapi juga berpikir peserta akan mendapat manfaat lebih jika diberi pilihan seputar kehadiran. Diskusi lain berfokus pada kebutuhan untuk menyempurnakan format virtual, menawarkan lebih banyak interaktivitas dan konten yang imersif, dan menentukan “standar emas” universal yang terkait dengan semua penyelenggara acara dan peserta.

Ambiguitas ini juga ada dalam kata hibrida. Sebaliknya, istilah seperti "rapat modern," atau hanya "acara", lebih disukai. Inilah hal lain yang dikatakan oleh para profesional acara:

• “Tidak ada pendulum. Ada pilihan. Acara adalah bagian dari strategi campuran. Perpaduan antara digital dan offline akan membawa perubahan yang lebih baik.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Saya percaya dalam beberapa tahun ke depan, kita akan berada di tengah-tengah dengan perbandingan 60-40 yang lebih mengutamakan acara tatap muka. Delegasi akan lebih selektif dalam menghadiri rapat.” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

• “Fakta bahwa pengalaman perorangan terbatas pada hari-hari acara berarti bahwa jika Anda ingin memperluas pengalaman, Anda harus selalu menggunakan tambahan virtual untuk mendorong peserta Anda. Bagian digital ini sangat penting dan oleh karena itu kami tidak akan pernah kembali ke 'hanya' secara langsung dalam jangka panjang.” - Merijn van Buuren, Event Mender

Perencana acara ditugaskan untuk mengembangkan strategi baru untuk melibatkan penonton di era pascapandemi. Metode yang dicoba dan benar tidak begitu berdampak, karena ledakan milenium di tempat kerja dikombinasikan dengan adopsi luas alat berbasis cloud berarti Anda perlu bertemu (potensial) pelanggan Anda di mana mereka berada, dengan aplikasi favorit mereka. Generasi muda saat ini tidak begitu akrab dengan acara tradisional, dan oleh karena itu, mengharapkan konten singkat, mudah dicerna, dan alat jaringan digital untuk koneksi. 

Meningkatkan kehadiran langsung juga memerlukan perencanaan yang lebih terencana, dengan para pakar acara menawarkan saran berikut:   

• “Solusi yang memberikan pengalaman pribadi berkualitas tinggi adalah kunci acara untuk mencapai tingkat partisipasi dan keterlibatan berikutnya.” - Merijn van Buuren, Event Mender

• “Kami membutuhkan lebih banyak jaringan dan kemampuan untuk bertemu langsung dengan kontak berkualitas. Pengalaman tatap muka yang lebih unik yang akan menarik peserta, daripada keynote dan lokakarya standar.” - Mike Taubleb, Pembicara Promenade

• “Apa yang terjadi dengan COVID akan sangat memengaruhi perpaduan tersebut. Dan belum ada yang tahu seperti apa nantinya.” -  Adrian Segar, Konferensi yang Berhasil

Salah satu manfaat terbesar dari acara jarak jauh dengan konten online adalah kemampuan untuk mengakses data dan mengukur jauh lebih banyak daripada pemindaian stan atau pendaftaran peserta. Tetapi proses ini masih perlu disempurnakan dan menjadi perhatian utama para perencana acara: 

• “Kami peru cara yang lebih mudah untuk mengevaluasi/mendokumentasikan nilai yang dirasakan oleh peserta virtual.” - Mike Taubleb, Pembicara Promenade
  
• “Data adalah salah satu alat paling kuat dan dapat mendukung argumen untuk menjaga elemen online dalam acara untuk terlibat dan membuat audiens baru tetap dibangun selama pandemi.” - Ksenija Polla, CMP - ICCA

Mungkin salah satu poin terbesar dari diskusi adalah pentingnya empati. Di era baru di mana kita masih belum pulih dari dampak buruk COVID-19, empati sangat membantu dalam memahami kebutuhan audiens dan staf Anda serta menyeimbangkan keduanya. 

Dukungan untuk acara virtual terbukti selama diskusi kami, seperti kebutuhan akan teknologi yang lebih baik dan platform manajemen acara virtual. Ketika ditanya tentang Zoom Events dan bagaimana hal itu cocok dengan masa depan acara, para peserta membahas kemudahan penggunaan platform, variasi fitur, keterjangkauan, skalabilitas, dan keakraban bawaan di antara khalayak umum. 

• “Penggunaan Zoom selama pandemi terjadi secara alami. Wajar jika hal ini mendemokratisasi acara virtual dan membuatnya terjangkau dan mudah diakses. Zoom akan melakukan hal yang sama seperti yang dilakukan WordPress untuk pembuat situs web, yaitu memudahkan siapa saja untuk menyelenggarakan acara digital.” - Rachel Stephan, Snöball

• “Zoom Events memiliki potensi untuk membuat acara virtual lebih mudah diakses oleh publik yang lebih besar yang diperlukan untuk adopsi massal.” - Merijn van Buuren, Event Mender

Industri acara tidak diragukan lagi akan terus berkembang seiring dengan upaya kami untuk mendefinisikan "standar emas", tetapi sementara itu, kami berdedikasi untuk membuat acara virtual semenarik mungkin, inklusif, dan berkesan. Untuk melihat bagaimana Anda dapat membangun ruang diskusi yang lebih cerdas dengan twine untuk Zoom dan meningkatkan strategi pemasaran acara Anda, hubungi Zoom Events hari ini!