Passer de grands événements en personne à des événements en ligne n’est pas chose facile, mais la National Kidney Foundation (NKF) nous a montré que cela était possible, en transformant en quelques semaines seulement son événement phare en une conférence virtuelle sécurisée, couronnée de succès à l’aide de Zoom.
Les Rencontres cliniques du printemps de la National Kidney Foundation, organisation à but non lucratif, sont une conférence annuelle visant à fournir une formation, agréée et non-agréée, à plus de 3 000 spécialistes du secteur de la santé rénale. L’événement propose des parcours d’apprentissage aux néphrologues, aux infirmiers et techniciens des services de dialyse, aux auxiliaires médicaux, aux infirmiers praticiens, aux pharmaciens, aux travailleurs sociaux, aux coordinateurs de transplantation et aux diététiciens spécialisés en nutrition rénale.
La conférence des Rencontres cliniques du printemps permet en définitive :
- aux personnels soignants de continuer à obtenir des crédits de formation continue ;
- aux chercheurs de présenter et discuter de leurs derniers travaux de recherche ;
- de saluer les individus qui ont apporté des contributions significatives au domaine de la maladie rénale ;
- aux fabricants de dispositifs médicaux, aux entreprises pharmaceutiques et à des organisations à but non lucratif de présenter leurs derniers produits et services.
La pandémie de COVID-19 se propageant dans le monde, l’organisatrice, Jessica Joseph, savait que l’événement ne se tiendrait pas comme prévu à la Nouvelle-Orléans.
« Nous avions le sentiment de devoir faire quelque chose pour ne pas perdre toute une année de planification d’un contenu très important », déclare Jessica, première vice-présidente des activités scientifiques, qui organise les Rencontres cliniques du printemps de la NKF depuis 16 ans. « Les cliniciens doivent constamment obtenir des crédits de formation dans leur domaine d’expertise, s’ils ne veulent pas perdre leur certification. Nous contribuons à faciliter leur accréditation permanente. Plus important encore, les Rencontres cliniques du printemps aident les cliniciens à proposer les traitements les plus récents et à soigner des patients à tous les stades d’une malade rénale. »
Kevin Longino, CEO de la National Kidney Foundation, est du même avis.
« C’est un événement primordial pour notre communauté clinique et un moyen important de collecter des fonds pour la Fondation, affirme-t-il. Il devait absolument avoir lieu. »
Alors que la conférence du 26 au 29 mars était menacée d’annulation, Jessica Joseph et la National Kidney Foundation ont montré que les organisations innovantes pouvaient rapidement s’adapter aux défis que pose la pandémie COVID-19.
Le passage à une conférence virtuelle
Quelques semaines seulement avant l’événement prévu et dans le contexte d’une crise sanitaire publique progressant rapidement, Jessica et son équipe ont dû décider du maintien ou non de l’événement. Les patients dialysés courent un plus grand risque en matière de COVID-19 et leurs soignants ne pouvaient se rendre à la Nouvelle-Orléans, l’une des villes les plus touchées par le virus aux États-Unis, sans risque de créer des mini-épicentres à travers le pays.
Le 9 mars, Jessica a décidé d’organiser l’événement en ligne et l’a annoncé aux participants le 10 mars. L’équipe de la NKF a contacté Zoom le lendemain pour gérer l’organisation.
« Nous utilisions Zoom Meetings en interne depuis un certain temps, nous avons donc contacté l’entreprise. L’équipe Zoom nous a vraiment aidés à comprendre ce qu’il était possible de faire », a déclaré Jessica.
NKF a obtenu plus d’une douzaine de licences Zoom Webinars pour l’événement et prévoyait d’utiliser Zoom pour organiser l’ensemble de la conférence exactement de la même manière (mêmes pistes, mêmes sessions et même fuseau horaire) qu’elle l’aurait fait en personne.
« Nous avons utilisé tous les webinaires du début à la fin, mais si nous avions su à temps qu’une session spécifique voulait organiser des groupes de discussion, nous aurions facilement pu programmer cela comme une réunion Zoom et utiliser la fonctionnalité Salles de répartition », a déclaré Jessica.
Communiquer aussi rapidement que possible la nouvelle logistique associée aux Rencontres cliniques du printemps n’a pas été chose facile, note Jessica Joseph, mais la planification et la préparation préalables ont contribué à atténuer le problème.
« Beaucoup doutaient que l’événement puisse être organisé (en ligne), en particulier les intervenants qui étaient habitués à faire leurs présentations devant une salle pleine de monde, dit-elle. Une fois tous les identifiants Zoom Webinar configurés, nous avons programmé les intervenants et envoyé les invitations du calendrier avec des liens de panéliste uniques pour chaque présentateur. Nous avons également planifié et effectué des répétitions pour les symposiums sponsorisés par des entreprises et les sessions plénières afin de nous assurer que tout le monde avait testé la fonctionnalité de questions-réponses, le partage d’écran et que leurs micros fonctionnaient tous.
La Fondation a également utilisé la fonctionnalité de sondage de webinaire de Zoom dans au moins 60 % des sessions afin d’évaluer les niveaux de connaissance, l’intérêt pour certains domaines et d’encourager le débat. Ce type d’interaction est non seulement un bon moyen de garantir la participation et l’apprentissage des individus, mais il s’agit aussi souvent d’une exigence.
« Pour la formation médicale des pharmaciens, par exemple, nous devons disposer de stratégies d’apprentissage actif intégrées, déclare Jessica. Et l’organisation de sondages est l’outil idéal pour y parvenir ».
Les avantages de la plateforme virtuelle
Selon Jessica, les Rencontres cliniques du printemps virtuelles ont présenté des avantages certains pour les participants et même pour les non-participants :
- Augmentation de la capacité d’exposition : une entreprise pharmaceutique ne peut présenter ses produits qu’à 50 personnes dans un salon d’exposition en personne dans le cadre de la Vitrine des exposants. Alors que 175 à 250 personnes participaient à des sessions comparables dans ce que l’on a rebaptisé le Théâtre virtuel des produits.
- Amélioration de l’enregistrement : la Fondation a pu enregistrer et publier les sessions en ligne beaucoup plus rapidement et de façon plus économique grâce à Zoom. Auparavant, les équipes enregistraient quelques sessions de conférence seulement.
- Davantage de possibilités d’obtention de crédits : tous ces enregistrements signifiaient que davantage de personnes pouvaient accéder aux sessions et obtenir leurs crédits de formation en ligne. La NKF a maintenu les inscriptions ouvertes jusqu’à fin avril pour prolonger les possibilités d’obtenir des crédits de formation.
- Élargissement de l’accès : une fois la décision d’organiser l’événement en ligne prise, NKF a autorisé quiconque souhaitant regarder les sessions à le faire sans inscription à la conférence. (Les participants devaient tout de même s’inscrire à la conférence pour obtenir les crédits de formation).
« Nous avons reçu des retours formidables des participants, et même les intervenants qui étaient initialement sceptiques ont été impressionnés par le niveau d’interaction et le déroulement sans heurt, affirme Jessica. Quelqu’un a même dit : "On aurait dit que cette conférence avait été conçue pour être virtuelle." »
Et lorsqu’on lui demande quelles sont les préoccupations en matière de sécurité d’un événement virtuel, Jessica explique que les perturbations ne poseraient pas de problème grâce à la nature de la plateforme Zoom.
« Zoom Webinars protège intrinsèquement contre les perturbations, car seuls nos panélistes présélectionnés disposaient de capacités audio/vidéo, a-t-elle déclaré. De plus, Zoom fournit plusieurs paramètres administrateur qui nous permettent de surveiller et limiter la fonctionnalité de chat en cas de problème. J’aime la possibilité de pouvoir gérer le contrôle des paramètres de manière flexible en fonction des besoins de mon programme ».
« Réagir, s’adapter et livrer »
Kévin Longino indique que l’événement de quatre jours a enregistré une hausse de 11 % de la participation par rapport à l’année précédente, avec 3 583 participants auxquels ont été présentées virtuellement 130 sessions. 338 présentateurs étaient également présents, dont Eric D. Hargan, le Secrétaire adjoint du ministère américain de la Santé et des Services aux personnes en tant qu’intervenant en plénière.
E. D. Hargan a pu fournir des rapports détaillés sur les progrès de la récente Advancing American Kidney Health initiative ainsi que des mises à jour opportunes sur la réponse au COVID-19, ce qui ne se serait peut-être pas produit sans l’action rapide de Jessica et de l’équipe de la NKF.
Kévin affirme qu’il est possible de réussir la transition à une conférence virtuelle, mais y parvenir dans un si bref délai témoigne de la capacité d’adaptation rapide du personnel de la NKF, des équipes à rester concentrées sur l’objectif ainsi que de l’implication des bons partenaires.
« Dans notre secteur des organisations cliniques sans but lucratif, nous n’avons jamais vu une telle chose se produire, et certainement pas à cette échelle, déclare-t-il. Nous avons pu réagir, nous adapter et délivrer une réunion virtuelle de cette ampleur grâce à Zoom. »
Il a ajouté : « Notre événement s’est déroulé sans aucun problème, et nous n’avons reçu que des commentaires positifs. Tout le processus d’ajout de comptes et l’assistance que nous avons reçue de Zoom étaient tout simplement remarquables. La technologie Zoom et l’équipe Zoom nous ont aidés à réussir la transition de nos Rencontres cliniques de printemps vers une plateforme virtuelle. »
Compte tenu de l’augmentation du nombre de participants virtuels, Jessica Joseph a indiqué qu’elle envisageait d’organiser un événement hybride virtuel/sur site pour les Rencontres cliniques du printemps 2021 à Orlando.
« Pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer ou prendre des jours de congé, c’est un excellent moyen d’obtenir les crédits de formation dont ils ont besoin, explique-t-elle. Le secteur de la formation médicale et le monde de la recherche médicale pourraient de manière générale tirer parti d’une flexibilité accrue. À l’heure actuelle, il y a des médecins, des infirmiers et des cliniciens en première ligne qui luttent contre le coronavirus, et certains ont dû annuler leur participation à cette conférence car leur ville était particulièrement touchée par le virus. Les plateformes qui permettent à la communauté médicale d’être accessible en ligne représentent l’avenir ».
Organisez votre événement virtuel avec Zoom
La National Kidney Foundation (NKF) illustre parfaitement comment le passage d’un événement en personne à un événement virtuel peut être mené avec succès et flexibilité à l’aide de Zoom. Vous pouvez lire la publication LinkedIn de Jessica Joseph écrite pour son compte « from the trenches » sur ce que le transfert des Rencontres cliniques du printemps du monde physique au monde virtuel a demandé. Vous pouvez également consulter notre article d’assistance sur Zoom Meetings vs. Zoom Webinars pour vous aider à déterminer la meilleure solution pour votre conférence virtuelle.
Pour consulter un guide pas-à-pas afin d’organiser une conférence en ligne réussie ainsi que des conseils quant à la façon de gérer une conférence virtuelle, consultez notre « Guide ultime pour la planification et l’organisation d’événements en ligne » préparé par les experts en événements et en technologie de Zoom.
