FORTUNE : modernisation de son système téléphonique et développement de son activité de conférences et d’événements virtuels

Depuis près d’un siècle, la multinationale Fortune Media (USA) Corp. est à l’origine de l’une des plus anciennes et des plus importantes publications au monde, le magazine Fortune. Aujourd’hui, la marque FORTUNE gère non seulement le magazine Fortune, mais aussi Fortune.com ainsi que d’autres médias dédiés aux entreprises (notamment le Global Forum, la liste des femmes les plus puissantes au monde et les conférences Brainstorm).

À la recherche d’une nouvelle solution de téléphonie cloud

FORTUNE a pris son indépendance à la fin de 2018 après le rachat de son ancien propriétaire, Time Inc., par Meredith Corp. plus tôt cette année-là. Bénéficiant auparavant de services de téléphonie premium, cette petite entreprise relativement « nouvelle » n’a plus eu accès aux mêmes ressources technologiques et s’est lancée en quête d’une nouvelle solution de téléphonie basée sur le cloud.

Pour faciliter cette transition, Jeff Billark a rejoint l’entreprise en tant que responsable de l’infrastructure informatique pour mettre en œuvre le nouveau plan de découpage informatique de l’entreprise. Il a ainsi consulté le Magic Quadrant UCaaS de Gartner afin d’évaluer plusieurs outils de collaboration et de communication, car leur précédent prestataire de solutions cloud ne répondait plus à leurs besoins croissants. 

« Nous avons constaté que notre solution UCaaS nous coûtait trop cher et que nous disposions de nombreuses fonctionnalités et services que nous n’utilisions pas », indique Jeff Billark. 

Choisir un autre prestataire n’était pas le seul défi. Comptant des équipes en Europe, en Asie et aux États-Unis, FORTUNE devait tenir compte de tous ceux et celles qui, répartis à travers le monde, souhaitaient conserver leurs numéros de téléphone. Essayer de répondre à toutes les demandes de portabilité dans différentes juridictions (chacune associée à des impératifs bien spécifiques) tout en migrant vers une nouvelle solution de gestion des réunions était une tâche trop complexe pour la petite équipe informatique de Jeff Billark. 

Aux efforts de mise en place de la migration s’ajoutait une certaine appréhension pour l’équipe, celle que suscitait le jour même de la migration et l’impact que cette dernière aurait sur le quotidien des collaborateurs de l’entreprise. 

« Je craignais que notre service téléphonique mondial ne subisse trop de perturbations. Notre arborescence téléphonique nous permet de gérer les appels pour nos conférences, nos classements et de nombreux besoins de conformité de type RGPD. Il s’agit d’un élément essentiel des opérations de FORTUNE. La migration devait par conséquent se dérouler sans heurts », déclare Jeff Billark.

Un déploiement aisé et une assistance mondiale

Lorsqu’il s’est de nouveau tourné vers le Magic Quadrant UCaaS de Gartner, Jeff Billark a découvert que Zoom figurait parmi les leaders, non seulement pour les réunions, mais aussi pour les communications unifiées. 

« FORTUNE utilisait déjà Zoom Meetings et Zoom Webinars pour gérer ses conférences et événements virtuels, il semblait donc évident d’opter pour Zoom Phone », ajoute Jeff Billark.

FORTUNE a finalement choisi Zoom Phone pour sa facilité de déploiement et l’intuitivité que l’outil offrait en tant que solution intégrée au sein de la plateforme Zoom native. Pour ajouter Zoom Phone, il suffisait de cliquer sur une nouvelle icône après avoir suivi une courte formation. 

« Ce que j’ai apprécié, c’est la mise en œuvre d’une seule et unique application client, ce qui a facilité le déploiement et a permis de fournir un point d’entrée unique à nos utilisateurs. La mise en place de l’assistance a été très facile grâce à l’interface administrative et aux contrôles, ce qui est très important pour une équipe informatique réduite », explique Jeff Billark.

Zoom Phone fournit des services de téléphonie dans 45 pays, ce qui a permis à FORTUNE de réduire ses coûts de télécommunication et d’unifier son système téléphonique sur une seule plateforme. 

En tout et pour tout, FORTUNE a dû déployer environ 100 téléphones de bureau à New York et à Hong Kong, tout en réaffectant ses appareils existants pour réduire au minimum les coûts de migration. Jeff Billark n’avait aucun doute : avec l’aide des Services professionnels de Zoom, son équipe parviendrait à migrer son ancien système téléphonique vers une nouvelle solution de téléphonie basée sur le cloud. 

Dans le cadre de la phase de préparation, l’équipe des Services professionnels de Zoom a ainsi collaboré avec l’équipe de FORTUNE afin de tout planifier et de tout tester au préalable, pour un déroulement sans heurt du processus de migration.