Deux fois plus d’engagement et une productivité accrue pour les employés de Convera grâce à la plateforme alimentée par l’IA de Zoom

Des petites entreprises aux établissements d’enseignement en passant par les multinationales : Convera aide les organisations de toutes tailles à gérer leurs transferts d’argent dans le monde entier. Avec plus de 2 000 employés au service de plus de 30 000 clients à travers le monde, la communication chez Convera se doit d’être simple, fiable et sécurisée. Lorsqu’en 2022 s’est présentée une opportunité unique, Chris Blackstone, directeur de l’espace de travail numérique, et son équipe ont alors décidé d’opter pour Zoom, notamment en raison de sa simplicité.

« La technologie en environnement professionnel peut rapidement devenir un labyrinthe assez complexe avec de multiples solutions disparates », déclare Chris. « Nous avons ainsi décidé de déployer une seule application, une plateforme unique que nos équipes pourraient utiliser pour leurs appels, leurs réunions et leurs besoins de collaboration. »

Il est rare d’avoir l’occasion de repartir de zéro, mais c’est exactement ce dont Chris et son équipe ont fait l’expérience. « Nous avons pu déployer Zoom sans être contraints par des systèmes existants », explique-t-il.

Zoom Phone est en grande partie à l’origine de la décision de Convera d’opter pour Zoom. « Nous avons choisi Zoom Phone comme base, et, à partir de là, nous avons vraiment pu étendre la solution et tirer parti de toutes les nouvelles fonctionnalités offertes par Zoom », commente Chris. « Nous avons d’emblée pris la bonne décision. »

En moins de deux ans, Convera a étendu son utilisation de la plateforme au-delà de Zoom Phone et Zoom Meetings pour intégrer Zoom Team Chat, Zoom Webinars, Zoom Events et Zoom Contact Center. Le passage à Zoom Workplace a aidé Convera à accéder à davantage de fonctionnalités offertes par Zoom, dont AI Companion, qui, selon Chris, a été accueilli avec enthousiasme.

Il reconnaît que le partenariat étroit qu’il entretient avec l’équipe de sécurité de Convera a permis de déployer rapidement des solutions comme AI Companion.

« Nous voulons nous assurer que les solutions de collaboration que nous utilisons sont entièrement conformes à tous les garde-fous et attentes de notre groupe de sécurité », confie Chris. « Nous avons discuté et nous nous sommes assurés que nous pouvions les orienter vers les ressources et les employés de Zoom pour que leurs questions puissent obtenir des réponses. L’approche claire de Zoom, qui consiste à ne pas entraîner ses modèles d’IA sur les données de ses clients, a vraiment été d’une grande aide dans ce processus. 

Convera évoluant dans le domaine de la fintech, la sécurité et la conformité sont essentielles à ses opérations. L’équipe a mis en œuvre la clé gérée par le client de Zoom pour gérer les clés de chiffrement de tout le contenu de Convera sur la plateforme Zoom. « C’est un énorme atout pour nous et une étape très importante pour démontrer à quel point nous accordons de l’importance à la sécurité », commente Chris.

Chris a lui-même testé la façon dont Zoom aide les employés de Convera à échanger au quotidien. « Nous avons grandement bénéficié de Zoom et de sa capacité à faire tomber les murs autour de ce à quoi ressemble la collaboration », déclare-t-il.

Il s’agit notamment ici d’améliorer l’expérience autour des réunions : avant, pendant et après. « Le quotidien de nombre d’entre nous s’articule autour de réunions », développe Chris. « Nous pouvons aujourd’hui utiliser le chat de réunion continu pour préparer une réunion grâce à des questions, disposer du même chat pendant la réunion et nous en servir pour discuter par la suite. Cela nous libère de certains inconvénients : obtention d’une invitation par e-mail, utilisation d’un chat de discussion, consultation de l’ordre du jour dans un document Word et prise de notes dans un autre outil. »

Les employés peuvent obtenir encore plus d’aide grâce à AI Companion pour automatiser la prise de notes, identifier les mesures à prendre et mettre en évidence les points clés dans les enregistrements des réunions. « Les synthèses de réunion d’AI Companion changent la donne », précise Chris. « Elles nous aident à gagner en efficacité. Les participants sont plus impliqués, car ils sont moins préoccupés par leur prise de notes. Ils peuvent être émotionnellement engagés et plus inclusifs.

Chris et son équipe ont également étudié comment améliorer les réunions physiques grâce à une combinaison de matériel et de logiciels, en utilisant la technologie Zoom Rooms pour déployer la vidéo au sein de leurs salles de conférence et en les équipant d’appareils Neat. Grâce à des fonctionnalités telles que le réalisateur intelligent, les caméras peuvent mettre en évidence les personnes présentes dans la pièce pour permettre un meilleur engagement et une meilleure inclusion.

« Les Neat Boards et les Neat Bars sont des technologies qui plaisent et font la différence, en aidant à démocratiser la réunion pour unifier votre expérience, que vous soyez dans la salle ou à distance », explique Chris. « Nous prévoyons de bénéficier d’avantages significatifs dans les années à venir, en particulier lorsque nous réfléchissons à notre expérience de collaboration au bureau et à la façon dont nous optimisons nos scénarios de collaboration propres. »

En tant que responsable du groupe dédié à l’espace de travail numérique de Convera, Chris accorde de l’importance à l’expérience des employés et à la façon dont l’engagement se construit, en particulier lorsque tous ne se trouvent pas au même endroit physique. Pour Convera, tout commence sur Workvivo.

Workvivo est l’endroit où les employés de Convera interagissent les uns avec les autres. Selon Chris, ils peuvent par exemple publier des annonces, féliciter les employés les plus performants et célébrer les anniversaires.

Convera a commencé à utiliser Workvivo comme plateforme d’engagement des employés en 2022. Lorsque, heureuse coïncidence, Workvivo a rejoint la famille Zoom en 2023, les décisions de l’entreprise s’en sont trouvées confortées.

« J’étais ravi quant aux avantages qui nous attendaient », avoue Chris.

Convera a été l’une des premières entreprises à utiliser Workvivo dans le client de bureau Zoom, et Chris déclare avoir constaté une augmentation notable de l’engagement avec la plateforme.

Cela facilite également la communication entre les équipes et des services entiers. « Nous pouvons communiquer avec tous les membres d’une organisation donnée, tels que définis par le responsable de cette organisation. Une fonctionnalité difficile à utiliser dans d’autres solutions, mais très simple dans Workvivo », ajoute Chris.

Il est enthousiaste à l’idée de pouvoir offrir aux employés davantage de moyens d’interagir et de développer leur carrière grâce à Workvivo. « Nous allons nous associer à Zoom et Workvivo pour concevoir une solution permettant d’impliquer nos employés et d’aller au-delà des fonctionnalités de mise à l’honneur et d’envoi de félicitations, en encourageant chacun à s’investir davantage, à faire participer leurs homologues et même à y voir un moyen de progresser au sein de l’organisation », précise Chris.

En plus de réfléchir aux perspectives offertes par Workvivo, Chris et son équipe ont testé Zoom Scheduler auprès d’un petit groupe d’employés pour intégrer un processus de planification plus simple à l’expérience Zoom. Il est convaincu qu’il est plus efficace d’utiliser simultanément les outils Zoom plutôt que d’essayer de réunir des solutions provenant d’éditeurs différents.

« Je pense souvent que l’espace de travail numérique et les groupes de collaboration en ligne sont semblables à des mini-cabinets de conseil au sein d’une organisation », déclare Chris. « Chacun peut parler de ses problématiques et nous l’aidons à trouver une solution. Zoom nous aide beaucoup à répondre à ces besoins. »

Son conseil aux autres responsables de l’espace de travail numérique ? « Ne voyez pas Zoom comme une simple plateforme de réunion. Elle offre tellement d’autres fonctionnalités d’une manière plus accessible que d’autres solutions. »

« Pensez à votre avenir. Comment voulez-vous vraiment collaborer au sein de votre organisation ? Et voyez si la solution que vous envisagez, des solutions comme Zoom, peut vraiment vous aider à y parvenir. »