Simplifier le quotidien des agents publics grâce à une stratégie unifiée

Au Salon des Maires, Zoom a montré comment Zoom Workplace, accompagné de Zoom AI Companion, permet de simplifier les journées des agents, de fluidifier les échanges et d'améliorer la qualité des services aux citoyens.

L’enjeu consiste à offrir aux équipes un environnement unifié, fiable et facile d’utilisation, dans lequel l’IA ne remplace pas l’humain mais lui redonne du temps et une meilleure capacité d’action.

L’agent municipal d’aujourd’hui doit jongler entre l’accueil des administrés, la coordination entre services, l’organisation d’événements, le traitement d’e-mails et de documents et les réunions. Pourtant, son environnement numérique reste fragmenté. Selon une étude publiée dans la Harvard Business Review, les salariés passent en moyenne 9 % de leur journée de travail à basculer entre différentes applications et plateformes, avec plus de 1 000 changements par jour, ce qui entraîne une dispersion numérique affectant directement l’efficacité et la productivité.

Cette réalité crée un écart entre les missions des agents et les moyens à leur disposition. Zoom Workplace vise à réduire cet écart en proposant un espace de travail centralisé, où communications, réunions, e-mails, documents, téléphonie, tâches et planning cohabitent dans un même environnement.

L’approche de Zoom en matière d’intelligence artificielle est fondée sur trois principes :

• Une approche fédérée de Zoom en matière d’IA, offrant une flexibilité sur plusieurs modèles ;
• Un développement responsable de l’IA, avec la sécurité et la confidentialité comme priorités ;
• Une IA intégrée accessible à travers les outils du quotidien.

Cette combinaison produit des résultats concrets : Zoom a obtenu le meilleur taux d’erreur de mots (WER) dans des scénarios de réunions réelles, selon les services de test logiciel de TestDevLab, tout en surpassant les autres grands acteurs dans la détection des mots rares, démontrant ainsi une meilleure fidélité de transcription.

Grâce à l’assistant Zoom AI Companion, un agent peut traiter ses communications beaucoup plus rapidement. L’outil peut résumer des fils de mails, synthétiser des échanges dans Zoom Team Chat, peut proposer ou améliorer une réponse en quelques secondes et traduire un message lorsqu’un interlocuteur parle dans une autre langue. L’ensemble de ces actions permet déjà de gagner un temps considérable chaque jour. Avec l’aide d’AI Companion, la charge mentale liée à la dispersion des communications peut diminuer, permettant à l'agent de se concentrer sur ce qui nécessite réellement son expertise.

Zoom AI Companion est également capable de lire, de résumer et d’extraire les informations clés d’un document volumineux, puis de générer automatiquement un fichier propre, mis en page et prêt à être partagé. Cela peut permettre de gagner un temps précieux chaque jour lors de l’analyse et de la création de documents.

La plateforme Zoom Workplace ne s’adresse pas seulement aux équipes administratives, mais aussi aux agents de terrain. Que ce soit la police municipale, les agents de voirie ou d’autres services techniques, ces derniers font face à des missions qui exigent une réactivité constante et parfois en période de crise, souvent en mobilité, et qui nécessitent des échanges rapides et fiables.

Les agents sur place ne disposent pas toujours d’outils réellement adaptés à leur environnement de travail, ce qui peut générer un manque de traçabilité dans les interventions et oblige parfois à utiliser des radios limitées ou des téléphones personnels pour transmettre des informations sensibles. En proposant un processus simplifié en 3 étapes, Zoom Workplace for Frontline permet par exemple à un agent technique de:

1. Déclarer un problème via le groupe de discussion d’équipe, photo à l’appui ;
2. Voir la fiche de mission automatiquement créée, avec les tâches générées manuellement ou par IA ;
3. Réaliser l’intervention, puis envoyer un compte rendu automatique.

En adoptant une approche unifiée et alimentée par l’IA, les collectivités peuvent constater une nette amélioration de leur réactivité, avec un fonctionnement plus fiable et simple à piloter au quotidien. Les délais de traitement peuvent diminuer de manière significative, les erreurs devenir moins fréquentes et l’organisation des équipes gagner en cohérence.

Des organismes publics tels que la Communauté d’Agglomération du Libournais (CALI), la Communauté d’Agglomération de Paris-Saclay (CPS), ou encore la Mairie de Vitry-sur-Seine font confiance à Zoom pour faciliter les échanges, aussi bien avec les citoyens qu’en interne.

Pour plus d’informations, consultez la page de Zoom dédiée aux solutions de collaboration pour le secteur public.