Ein Hoch auf die Simplizität – mit couch + cork und Zoom AI Companion

Als Nancy Koziol erstmals mit dem Gedanken spielte, ein Unternehmen für Weinproben zu gründen, plante sie keinen festen Standort, um Kunden zu empfangen. Das Konzept sah stattdessen vor, verschiedene Kundengruppen bei sich zu Hause oder am Arbeitsplatz zu besuchen, um ihr Wissen weiterzugeben und ihre Leidenschaft für Wein mit ihnen zu teilen. Nach einigen Testläufen bot sich die Gelegenheit, virtuelle Weinproben anzubieten. Mittlerweile veranstaltet couch + cork zwei bis vier virtuelle Weinproben pro Woche für Privat- und Firmenkunden aus aller Welt, darunter große Technologie- und E-Commerce-Unternehmen, Social-Media-Plattformen und Marken im Gesundheitswesen.

Das Team sorgt für eine unterhaltsame, angenehme Atmosphäre, in der man auf unkomplizierte und völlig ungezwungene Weise etwas über Wein lernen kann. Bis zu 90 % der Weinproben finden virtuell über Zoom statt, wobei jede Gruppe einen persönlichen und außergewöhnlichen Service genießt, der speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Als das Unternehmen jedoch weiter wachsen wollte, mussten kreative Wege gefunden werden, um die Prozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern.

Die Arbeit für eine virtuelle Weinprobe beginnt lange bevor sich alle anmelden und endet lange nachdem das letzte Glas geleert ist. Nancy und ihr Team verbrachten bis zu zwei Stunden pro Kunde damit, ihre Notizen, das Chat-Transkript und alle Fragen oder Diskussionspunkte aus der Sitzung durchzugehen.

Nancy ist gegenüber neuen Technologien aufgeschlossen. Als die KI sich durchzusetzen begann, probierte sie verschiedene Optionen aus, um herauszufinden, wie sie diese für ihr Unternehmen einsetzen könnte. Sie testete hier und da verschiedene KI-Produkte wie ChatGPT und Meta AI für kleinere Aufgaben. Erst während einer Weinprobe mit einigen Leuten von Zoom erzählten ihr diese von AI Companion. Ihr gefiel die Idee eines direkt in ihre bevorzugte Plattform integrierten KI-Tools, also setzte sie es ein und begann, Meeting-Zusammenfassungen zu nutzen, um den Arbeitsaufwand nach der Weinprobe zu reduzieren.

An eine Sitzung erinnert sie sich besonders gut: Sie hatte zwei verschiedene Früchte verwechselt – sie sagte immer wieder „Ananas” statt „Granatapfel”, bis sie den Irrtum bemerkte und feststellte, dass es die ganze Zeit „Granatapfel” hätte heißen müssen. In der Zusammenfassung und den Notizen von AI Companion kam das Wort „Ananas” nicht vor, sondern nur „Granatapfel”, als hätte sie nie einen Fehler gemacht.

„Von diesem Moment an waren wir überzeugt, dass diese KI versteht, was sie verstehen muss. Seitdem setzen wir voll und ganz auf AI Companion“, so Nancy. AI Companion hat Nancy und ihren Mitarbeitenden viel Arbeit und Zeit gespart:

Dank der Zeitersparnis bei der Erstellung von Notizen nach der Weinprobe und anderen Aufgaben können sie nun mehr Weinproben pro Woche durchführen und sich auf die Verbesserung und den Ausbau des Unternehmens konzentrieren, während Nancy wieder mehr Zeit hat, ihr Wissen über Wein zu vertiefen. Aktuell bereitet sie sich auf das Wine & Spirit Education Trust Diploma im Bereich Wein vor. Die Zeit, die das Unternehmen mit AI Companion spart, kann direkt in einen besseren Service für die Kunden investiert werden. AI Companion nimmt ihr Arbeit ab und verschafft ihr so den nötigen Freiraum, um neue Wege zu gehen und ihr Geschäft in einer Weise auszubauen, die ihr zuvor nicht möglich war. „Als Gründerin eines kleinen Unternehmens ist es für mich sehr wichtig, mein knappes Budget einzuhalten und effizient zu arbeiten“, erklärt sie.

Die Nutzung von AI Companion stärkt außerdem ihr Team und eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. „Die Meeting-Zusammenfassungen von AI Companion geben uns Einblicke in die Arbeit der anderen, beispielsweise in unseren individuellen Stil oder unsere unterschiedlichen Vorgehensweisen“, ergänzt sie. „Es ist interessant, in den Notizen zur Weinprobe zu lesen, wie jemand von uns ein Produkt besonders gut verkauft oder eine tolle Anekdote erzählt hat, auf die sonst niemand gekommen wäre.“

Seit der Integration von AI Companion in ihre Arbeit haben sie weitere Möglichkeiten entdeckt, wie sie andere Tools, mit denen Nancy nicht zufrieden ist, durch bereits in Zoom Workplace vorhandene Produkte ersetzen können. Die Bündelung mehrerer Tools auf einer einzigen, vertrauenswürdigen Plattform ist eine hervorragende Möglichkeit, Kosten und Verwaltungsaufwand noch stärker zu reduzieren.

„Wir planen, einen größeren Teil unserer Arbeit auf Zoom Workplace zu verlagern und dabei den Schwerpunkt auf die Bereiche zu legen, in denen wir am meisten Zeit und Energie sparen können“, erklärt sie. Bislang überlegt sie, von Motion zu Zoom Scheduler zu wechseln, damit Kunden Termine auswählen können, zu Zoom Team Chat, um Chats mit ihren Mitarbeitenden zu organisieren, und ihr aktuelles Telefonsystem durch Zoom Phone zu ersetzen. „Zoom Phone wäre sehr hilfreich, da wir viel per Text kommunizieren ... was uns derzeit mit Google Voice zur Verfügung steht, ist sehr umständlich.“

Der Einsatz von AI Companion hat sich direkt positiv auf ihre Unternehmensziele ausgewirkt. Sie sagt: „Wir haben uns das ehrgeizige Ziel gesetzt, den Umsatz in diesem Jahr um 33 % zu steigern, was direkt mit KI und Effizienz zusammenhängt, und wir sind auf dem besten Weg, dieses Ziel mit Hilfe von AI Companion zu erreichen.“ Darüber hinaus möchte sie bis Ende des Jahres eine weitere Person in Vollzeit einstellen. Mehr Weinproben bedeuten mehr Aufträge, was wiederum mehr Arbeit bedeutet und es ihr ermöglicht, mehr Personal einzustellen. AI Companion hilft ihr dabei, in ihrem kleinen Unternehmen neue Arbeitsplätze zu schaffen, anstatt bestehende zu ersetzen.

Von Anfang an favorisierte Nancy Zoom Meetings als Plattform. „Alles ist genau dort, wo es sein sollte. Die Bedienung ist sehr intuitiv und die Audio- und Videoqualität ist besser als bei anderen Plattformen.“ Selbst wenn ein Kunde eine andere Plattform wie Google Meet oder FaceTime nutzen möchte, besteht sie auf Zoom Meetings. In ihren Augen ist Zoom die zuverlässigere, hochwertigere und professionellere Plattform.

Bei Weinproben mit bis zu 100 Personen schätzt sie die unkomplizierte und sichere Verwaltung einer so großen Gruppe. „Selbst dann ist es noch sehr einfach, alle Teilnehmenden zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine unbekannten Personen Zugang erhalten.“ Beim Ausbau ihres Unternehmens war und ist Zoom Meetings nach wie vor die beste Möglichkeit, um ihre Kunden zu verbinden, zu organisieren und zur aktiven Teilnahme an den Weinproben zu motivieren. Seit sie AI Companion nutzt, stellen die Teilnehmenden sogar im Meeting Fragen an AI Companion, um sich über Dinge zu informieren, die sie möglicherweise nicht mitbekommen haben.

Dank der Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch AI Companion kann sich couch + cork auf das Wesentliche konzentrieren: Unvergessliche informative Weinproben, die Menschen virtuell zusammenbringen. „Es macht uns sehr viel Freude, den Menschen mit diesem Tool einen weiteren Moment zu bieten, der sie begeistert“, so Nancy. „Unser Ziel ist, den Leuten immer ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Wir möchten ihnen etwas Neues vermitteln, und das gelingt uns durch den Wein.“