Wie Sie Ihre fehlerhaften Meetings beheben: Meistern Sie den Meeting-Lebenszyklus

Wir alle kennen diese Meetings, die auch eine E-Mail oder ein Chat hätten sein können. Es gibt keine Tagesordnung, kein klares Ziel, und die Leute sind mehr mit Multitasking beschäftigt, als sich auf das Gespräch zu konzentrieren. Wenn das Meeting vorbei ist, könnten die Kollegen möglicherweise nicht genau wissen, was beschlossen wurde oder wer die nächsten Schritte übernehmen wird. 

Ineffektive Meetings sind nicht nur frustrierend, sondern können auch wertvolle Zeit verschwenden und zu einem Produktivitätsverlust führen. Deshalb ist es so wichtig, das Beste aus denen zu machen, die Sie haben. 

Meetings sind nur ein Teil dessen, was wir bei Zoom gerne als den Meeting-Lebenszyklus bezeichnen. Sie sind der Ort, an dem Ideen diskutiert und Entscheidungen getroffen werden, aber oft nicht der Ort, an dem die gesamte Arbeit stattfindet. Was Sie außerhalb von Meetings tun – sowohl davor als auch danach – bestimmt, wie effektiv diese Gruppenzeit tatsächlich ist.

Wenn Sie mit Herausforderungen bei der Zusammenarbeit zu kämpfen haben, lesen Sie weiter (und sehen Sie sich unsere Bonus-Infografik an), um zu erfahren, wie Sie den gesamten Meeting-Lebenszyklus verbessern können – und zwar alles auf Zoom Workplace.

1. Ihr Meeting planen

Der erste Schritt, um ein Meeting zu veranstalten, besteht darin, sich in die Kalender der Teilnehmer einzutragen. Glücklicherweise bietet Zoom Workplace eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein Meeting zu planen, je nachdem, wie Sie arbeiten möchten. 

• Wenn Sie mit einer funktionsübergreifenden Gruppe zusammenarbeiten und in Zoom Docs ein Projektbrief erstellen, können Sie direkt im Dokument ein Meeting planen, indem Sie auf das Kamerasymbol in der oberen rechten Ecke des Dokuments klicken. Dieses Dokument wird automatisch der Einladung zum Meeting hinzugefügt, sodass die Teilnehmer genau wissen, wo sie es nachschlagen können.
• Möchten Sie sich mit einer bestimmten Team Chat -Gruppe treffen? Wahrscheinlich haben Sie Team Chat Kanäle, die verschiedenen Projekten oder Teams gewidmet sind, an denen Sie beteiligt sind. Klicken Sie im Kanal auf das Kalender Symbol in der oberen rechten Ecke, um einen Termin zu planen.
• Wenn Sie externe Kontakte haben, mit denen Sie sich treffen möchten, verwenden Sie Zoom Scheduler, damit sie einen passenden Termin auswählen können. Senden Sie einfach einen Terminplanungslink, damit sie einen verfügbaren Termin einsehen und buchen können.
• Haben Sie keine Zeit, die Zeitpläne aller zu überprüfen? AI Companion kann Ihnen dabei helfen. Öffnen Sie einfach das Seitenpanel oder gehen Sie zu Ihrem Home-Registerkarte und bitten Sie darum, ein Meeting mit den gewünschten Teilnehmern zu planen. AI Companion findet einen Termin, der für alle passt, und plant das Meeting sogar in Ihrem Namen.

Wenn Sie das Meeting planen, stellen Sie sicher, dass Sie den kontinuierlichen Meeting-Chat aktivieren – dies ermöglicht es den Teilnehmern, vor, während und nach dem Meeting miteinander zu kommunizieren und alle Nachrichten und Anhänge an einem Ort zu behalten. 

Sie können auch überprüfen, ob AI Companion für das Meeting aktiviert ist, damit Sie nicht vergessen, ihn später einzuschalten. So sind Sie vorbereitet, um eine Meeting-Zusammenfassung zu erhalten, und der AI Companion kann Informationen aus dem Meeting-Transkript sammeln, um Dokumente zu generieren, Aufgaben zu erstellen und mehr.

2. Bereiten Sie Ihre Tagesordnung vor.

Eine Meeting-Agenda ist entscheidend für den Erfolg eines Meetings — sie listet Diskussionsthemen auf, sodass jeder vorbereitet sein kann, weiß, was ihn erwartet, und zu einem gemeinsamen Ziel beitragen kann. Idealerweise sollten Sie Ihre Agenda vor dem Meeting senden, damit die Teilnehmer sie überprüfen und ergänzen können. 

AI Companion kann Ihnen dabei helfen, eine Agenda als Ausgangspunkt für Ihr Meeting zu erstellen, indem es den Kontext aus Ihren relevanten Chats, Dokumenten und Meeting-Zusammenfassungen heranzieht. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise auch die Meinung Ihrer Teilnehmer zu den Themen des Meetings einholen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine Umfrage vor dem Meeting, die Sie selbst in Zoom Workplace erstellen und versenden können. Holen Sie sich ein Stimmungsbild über den Projektfortschritt oder fragen Sie nach dem Verständnis Ihres Teams für ein neues Produkt, damit Sie wissen, ob Sie diese Punkte auf die Tagesordnung setzen müssen. Erstellen Sie Ihre Agenda in Zoom Docs, damit Sie sie einfach an die Einladung zum Meeting anhängen, im Chat teilen und während des Meetings aufrufen können. 

3. Checken Sie vor dem Meeting ein.

Vor dem Meeting stellen Sie sicher, dass alle das haben, was sie benötigen, um die Diskussion in Gang zu halten. Zusätzlich zu Ihrer Agenda teilen Sie weitere Ressourcen wie Dateien, Whiteboards und Dokumente im Meeting-Chat und in der Besprechungseinladung. So kann das Team alle Informationen, die es jetzt und in Zukunft benötigt, leicht finden.  

Sie können sogar vor dem Meeting Fragen stellen oder einen Eisbrecher im Chat einbauen, damit alle bereit sind, sofort loszulegen. Diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen können, können ihre Updates auch im Chat teilen und Feedback geben, damit alle informiert bleiben.

4. Bleiben Sie mit AI Companion auf dem Laufenden

Wenn Sie AI Companion beim Planen des Meetings aktiviert haben, wird es beginnen, Notizen zu machen und alle Fragen zu beantworten, die Sie während des Anrufs haben. Falls Sie dies noch nicht getan haben, klicken Sie einfach auf das Symbol „AI Companion“ in Ihrer Meeting-Symbolleiste. 

AI Companion erstellt während Ihres Anrufs ein Echtzeit-Transkript des Meetings, sodass die Teilnehmer in ihrem persönlichen Seitenbereich Fragen stellen können wie „Wurde mein Name erwähnt?“ oder „Was sind die bisherigen Aktionspunkte?“. 

Während Sie Tagesordnungspunkte besprechen, Entscheidungen treffen und einander Aufgaben zuweisen, hilft Ihnen der AI Companion dabei, den Überblick zu behalten und erstellt nach dem Meeting eine Meeting-Zusammenfassung mit Aktionspunkten und empfohlenen Aufgaben.

5. Kollaborativ arbeiten und Projekte verwalten

Bei Meetings dreht sich alles um die Zusammenarbeit in Echtzeit. Geben Sie ein Zoom doc oder Whiteboard frei, und die Teilnehmer können während der Diskussion gemeinsam bearbeiten und Informationen hinzufügen. Aktualisieren Sie den Status von Dokumenten in Zoom Docs und markieren Sie Mitwirkende, damit sie Kommentare abgeben und ihre Notizen hinzufügen können. Sie können sogar ein Whiteboard als visuelles Element in Ihr Zoom doc einbetten.

Wenn Sie Google Docs oder Microsoft Word-Dokumente verwenden, können Sie diese auch ganz einfach auf Ihrem Bildschirm zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben. 

6. Finden Sie die Dateien, die Sie benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen.

Das Einfügen von Links und Dateien in den Chat ist eine hilfreiche Möglichkeit, während der Meetings wichtige Informationen auszutauschen. Nach dem Meeting finden Sie diese hilfreichen Ressourcen in Ihrem Meeting-Chat, zusammen mit allen gesendeten Nachrichten. Wenn dieser Chat zu einer wiederkehrenden Besprechungsreihe gehört, können Sie alle in der Reihe freigegebenen Dateien, Bilder und Dokumente ansehen, indem Sie oben im Chatfenster auf die Registerkarte „Ressourcen“ klicken. Mit all diesen Informationen zur Hand müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, nach der PDF-Datei zu suchen, die Sie vergessen haben herunterzuladen.

7. Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Dinge in Bewegung zu halten.

Vermeiden Sie die Stagnation nach dem Meeting, indem Sie nicht vergessen, nachzufassen oder sich um Ihre Aktionspunkte zu kümmern. Kehren Sie nach dem Ende des Meetings zu Ihrem kontinuierlichen Meeting-chat zurück, um alle noch offenen Fragen zu klären. Gehen Sie zu Ihrer Zoom Tasks -Registerkarte, um Ihre empfohlenen Aktionspunkte aus dem Meeting zu sehen und zu akzeptieren. Diese werden dann zur Nachverfolgung und Verwaltung zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt. 

Falls Ihnen etwas unklar ist, sehen Sie sich die Intelligente Aufzeichnung des Meetings an, die Sie leicht nach Diskussionsthemen navigieren können.

Um mit den nächsten Schritten zu beginnen, gehen Sie auf die Registerkarte Docs und klicken Sie auf "Aus Meeting erstellen". AI Companion erstellt aus dem Protokoll und der Meeting-Zusammenfassung ein Dokument, das Sie bei der Erstellung eines Projektbriefs, eines Blogeintrags oder einer anderen Arbeitsergebnisse unterstützt. Um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie diesen Schritt mit unserem Workflow Automation Tool automatisieren. Damit können Sie einen Workflow einrichten , der Ihre Meeting-Zusammenfassung automatisch in ein Zoom doc übernimmt.

8. Helfen Sie Ihren Kollegen, auf den neuesten Stand zu kommen

Falls Sie Teammitglieder haben, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, können diese sich leicht mit der Meeting-Zusammenfassung von AI Companion auf den neuesten Stand bringen. Wenn Sie den kontinuierlichen Meeting-Chat aktiviert haben, wird die Meeting-Zusammenfassung dort angezeigt, und Sie können Ihre Einstellungen auch so ändern, dass sie an die E-Mails der Eingeladenen gesendet wird. 

Teilnehmer können auch alle Meeting-Dateien, Zusammenfassungen und Aufzeichnungen an einem Ort auf der Meeting-Karte finden, die durch Klicken auf die Meeting-Einladung in Ihrem Kalender zugänglich ist.

Laden Sie die Infografik herunter, um einen visuellen Einblick in den Meeting-Lebenszyklus zu erhalten, der zu einer besseren Zusammenarbeit über Ihr 30-minütiges Meeting-Fenster hinaus führen kann. Das Beste daran ist, dass Sie keine Vielzahl von Tools benötigen, um Ihre Zusammenarbeit zu verbessern – alles ist direkt auf Zoom Workplace verfügbar.