So optimieren Sie Ihre Meetings: Meistern Sie den Meeting-Lebenszyklus

Wir alle kennen diese Meetings, die auch eine E-Mail oder ein Chat hätten sein können. Es gibt keine Agenda, kein klares Ziel, und die Leute sind mehr mit Multitasking beschäftigt, als sich auf das Gespräch zu konzentrieren. Nach dem Meeting wissen die Kollegen möglicherweise nicht so genau wissen, was beschlossen wurde oder wer die nächsten Schritte übernehmen wird. 

Ineffektive Meetings sind nicht nur frustrierend, sondern können auch wertvolle Zeit verschwenden und zu einem Produktivitätsverlust führen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen. 

Meetings sind nur ein Teil dessen, was wir bei Zoom gerne als den Meeting-Lebenszyklus bezeichnen. Hier werden Ideen diskutiert und Entscheidungen getroffen, aber häufig findet in einem Meeting nicht die gesamte Arbeit statt. Was Sie außerhalb eines Meetings tun – sowohl davor als auch danach – bestimmt, wie effektiv diese in der Gruppe verbrachte Zeit tatsächlich ist.

Wenn Sie mit Herausforderungen bei der Zusammenarbeit zu kämpfen haben, lesen Sie weiter (und sehen Sie sich unsere Bonus-Infografik an), um zu erfahren, wie Sie den gesamten Meeting-Lebenszyklus verbessern können – und zwar alles auf Zoom Workplace.

1. Planen Sie Ihr Meeting

Der erste Schritt, um ein Meeting zu veranstalten, besteht darin, einen Termin dafür zu finden. Glücklicherweise bietet Zoom Workplace eine Vielzahl von Möglichkeiten, um ein Meeting zu planen, je nachdem, wie Sie arbeiten möchten. 

• Wenn Sie mit einer interdisziplinären Gruppe zusammenarbeiten und in Zoom Docs eine Projektbeschreibung erstellen, können Sie direkt im Dokument ein Meeting planen, indem Sie dort auf das Kamerasymbol in der oberen rechten Ecke klicken. Dieses Dokument wird automatisch der Einladung zum Meeting hinzugefügt, sodass die Teilnehmer genau wissen, wo sie es finden können.
• Möchten Sie sich mit einer bestimmten Team Chat-Gruppe treffen? Wahrscheinlich haben Sie Team Chat-Kanäle, die verschiedenen Projekten oder Teams gewidmet sind, denen Sie angehören. Klicken Sie im Kanal auf das Kalender-Symbol in der oberen rechten Ecke, um einen Termin zu planen.
• Falls Sie sich mit externen Kontakten treffen möchten, verwenden Sie Zoom Scheduler, damit diese einen für sie passenden Termin auswählen können. Senden Sie einfach einen Terminplanungslink, damit sie verfügbare Termine einsehen und buchen können.
• Ihnen fehlt die Zeit, die Terminpläne aller im Blick zu behalten? AI Companion kann Ihnen dabei helfen. Öffnen Sie einfach den Seitenbereich oder rufen Sie die Registerkarte „Home“ auf und bitten Sie darum, ein Meeting mit den gewünschten Teilnehmern zu planen. AI Companion findet einen Termin, der für alle passt, und plant das Meeting sogar für Sie.

Achten Sie bei der Planung des Meetings darauf, den kontinuierlichen Meeting-Chat zu aktivieren – so können die Teilnehmer, vor, während und nach dem Meeting miteinander kommunizieren und alle Nachrichten und Anhänge sind an einem Ort verfügbar. 

Sie können auch überprüfen, ob AI Companion für das Meeting aktiviert ist, damit Sie nicht vergessen, ihn später einzuschalten. So erhalten Sie eine Meeting-Zusammenfassung und der AI Companion kann Informationen aus dem Meeting-Transkript sammeln, um Dokumente zu generieren, Aufgaben zu erstellen und mehr.

2. Bereiten Sie Ihre Agenda vor.

Eine Meeting-Agenda trägt entscheidend zum Erfolg eines Meetings bei – hier sind die Diskussionsthemen aufgelistet, sodass sich jeder vorbereiten kann, weiß, was ihn erwartet, und zum Erreichen eines gemeinsamen Ziels beitragen kann. Idealerweise sollten Sie Ihre Agenda vor dem Meeting senden, damit die Teilnehmer sie durchgehen und ergänzen können. 

AI Companion kann Ihnen dabei helfen, eine Agenda als Ausgangspunkt für Ihr Meeting zu erstellen. Hierfür bezieht er sich auf den Kontext aus Ihren relevanten Chats, Dokumenten und Meeting-Zusammenfassungen. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise auch die Meinung Ihrer Teilnehmer zu den Themen des Meetings einholen. Dies gelingt leicht durch eine Abstimmung oder Umfrage vor dem Meeting, die Sie selbst in Zoom Workplace erstellen und versenden können. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Projektfortschritt oder fragen Sie Ihr Team nach seinem Wissensstand zu einem neuen Produkt, um zu erfahren, ob diese Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden müssen. Erstellen Sie Ihre Agenda in Zoom Docs, damit Sie sie einfach an die Einladung zum Meeting anhängen, im Chat teilen und während des Meetings aufrufen können. 

3. Checken Sie vor dem Meeting ein.

Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass alle über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um die Diskussion in Gang zu halten Teilen Sie zusätzlich zu Ihrer Agenda weitere Ressourcen wie Dateien, Whiteboards und Dokumente im kontinuierlichen Meeting-Chat und in der Einladung zum Meeting. So kann das Team jetzt und in Zukunft alle erforderlichen Informationen leicht finden.  

Sie können sogar vor dem Meeting Fragen stellen oder einen Eisbrecher im Chat einbauen, damit alle bereit sind, sofort loszulegen. Wer nicht am Meeting teilnehmen kann, hat im Chat die Möglichkeit, seine aktuellen Informationen zu teilen und Input zu geben, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.

4. Bleiben Sie mit AI Companion auf dem Laufenden

Wenn Sie AI Companion beim Planen des Meetings aktiviert haben, wird er beginnen, Notizen zu machen und alle Fragen zu beantworten, die während des Meetings auftauchen. Falls Sie dies noch nicht getan haben, klicken Sie einfach auf das Symbol „AI Companion“ in Ihrer Meeting-Symbolleiste. 

AI Companion erstellt während Ihres Meetings ein Echtzeit-Transkript, sodass die Teilnehmer in ihrem persönlichen Seitenbereich Fragen stellen können wie „Wurde mein Name erwähnt?“ oder „Was sind die bisherigen Aktionspunkte?“. 

Während Sie Punkte auf der Agenda besprechen, Entscheidungen treffen und einander Aufgaben zuweisen, hilft Ihnen der AI Companion dabei, den Überblick zu behalten, und erstellt nach dem Meeting eine Meeting-Zusammenfassung mit Aktionspunkten und empfohlenen Aufgaben.

5. Kollaborativ arbeiten und Projekte verwalten

Bei Meetings dreht sich alles um die Zusammenarbeit in Echtzeit. Geben Sie ein Zoom Doc oder Whiteboard frei, das die Teilnehmer während der Diskussion gemeinsam bearbeiten und mit Informationen füllen können. Aktualisieren Sie den Dokumentenstatus in Zoom Docs und markieren Sie Mitwirkende, damit diese Kommentare abgeben und ihre Notizen hinzufügen können. Sie können sogar ein Whiteboard als visuelles Element in Ihr Zoom Doc einbetten.

Wenn Sie Google Docs oder Microsoft Word-Dokumente verwenden, können Sie diese auch ganz einfach auf Ihrem Bildschirm zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben. 

6. Finden Sie die erforderlichen Dateien, um mit der Arbeit zu beginnen.

Das Einfügen von Links und Dateien in den Chat ist eine hilfreiche Möglichkeit, während eines Meetings wichtige Informationen auszutauschen. Nach dem Meeting finden Sie diese nützlichen Ressourcen in Ihrem kontinuierlichen Meeting-Chat, zusammen mit allen gesendeten Nachrichten. Wenn dieser Chat zu einer wiederkehrenden Meeting-Reihe gehört, können Sie alle in dieser Reihe freigegebenen Dateien, Bilder und Dokumente ansehen, indem Sie oben im Chatfenster auf die Registerkarte „Ressourcen“ klicken. Da Ihnen alle Informationen zur Verfügung stehen, müssen Sie keine Zeit mehr auf die Suche nach dem PDF-Dokument verwenden, das Sie vergessen haben herunterzuladen.

7. Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Dinge in Bewegung zu halten.

Vermeiden Sie die typische Stagnation nach Meetings, die dadurch entsteht, weil die Nachbereitung oder die Erledigung der Aktionspunkte vergessen wird. Kehren Sie nach dem Meeting in den kontinuierlichen Meeting-Chat zurück, um noch offene Fragen zu klären. Wechseln Sie zur Registerkarte Zoom Tasks, um sich die empfohlenen Aktionspunkte aus dem Meeting anzeigen zu lassen und sie anzunehmen. Diese werden dann Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt, wo Sie sie nachverfolgen und verwalten können. 

Falls Ihnen etwas unklar ist, sehen Sie sich die Intelligente Aufzeichnung des Meetings an, in der sie leicht zu Diskussionsthemen navigieren können.

Um mit den nächsten Schritten zu beginnen, wechseln Sie zur Registerkarte Zoom Docs und klicken Sie auf „Aus Meeting erstellen“. AI Companion erstellt aus dem Meeting-Transkript und der Meeting-Zusammenfassung ein Dokument, das Sie bei der Erstellung einer Projektbeschreibung, eines Blogbeitrags oder eines anderen Arbeitsergebnisses unterstützt. Um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie diesen Schritt mit unserem Workflow Automation-Tool automatisieren. Damit können Sie einen Workflow einrichten, der Ihre Meeting-Zusammenfassung automatisch in ein Zoom Doc übernimmt.

8. Helfen Sie Ihren Kollegen, sich auf den neuesten Stand zu bringen

Falls Teammitglieder nicht am Meeting teilnehmen konnten, können diese sich leicht mit der Meeting-Zusammenfassung von AI Companion auf den neuesten Stand bringen. Wenn Sie den kontinuierlichen Meeting-Chat aktiviert haben, wird die Meeting-Zusammenfassung dort angezeigt. Sie können Ihre Einstellungen auch so ändern, dass die Zusammenfassung an die E-Mail-Adressen der Eingeladenen gesendet wird. 

Auf der Meeting-Karte stehen den Teilnehmern alle Meeting-Dateien, Zusammenfassungen und Aufzeichnungen an einem Ort zur Verfügung. Sie lässt sich durch Klicken auf die Meeting-Einladung im Kalender aufrufen.

Sie können Ihre Zoom Objekte auch im Zoom Hub finden, einem zentralen Ort zur Organisation von Meeting-Zusammenfassungen, Aufzeichnungen, Whiteboards, Dokumenten und Clips.

Laden Sie die Infografik herunter, um einen visuellen Einblick in den Meeting-Lebenszyklus zu erhalten, der zu einer besseren Zusammenarbeit über Ihr 30-minütiges Meeting-Fenster hinaus führen kann. Das Beste daran: Sie benötigen keine Vielzahl von Tools, um Ihre Zusammenarbeit zu verbessern – alles ist direkt auf Zoom Workplace verfügbar.