要將大型實體活動以敏捷方式轉換為虛擬活動並不容易，但國家腎臟基金會 (NKF) 向我們證明這是可行的，它在幾週內就使用 Zoom 將其盛大活動成功轉換為安全的線上會議。
非營利組織國家腎臟基金會的春季臨床會議是一年一度的會議，旨在為腎臟健康照護領域中的 3,000 多名專業人士提供認證/非認證教育。該活動為腎臟科醫師、透析護士和技術員、醫師助理、護理師、藥劑師、社工、移植協調員和腎臟科營養師提供學習課程。
春季臨床會議最終提供以下機會：
但隨著 COVID-19 疫情在全球漫延，主辦人 Jessica Joseph 知道無法如期在紐澳良舉行會議。
在過去 16 年都負責籌辦 NKF 春季臨床會議的 NKF 資深科學營運副總裁 Joseph 說：「我們覺得必須有所作為，不能讓這一整年規劃的重要內容白白浪費。臨床醫師需要持續取得其專業領域的學分，否則會喪失認證資格。我們要協助他們持續獲得認證。但更重要的是，春季臨床會議支持臨床醫生為各期腎臟病患提供最新的治療方案和護理。
國家腎臟基金會執行長 Kevin Longino 同意。
Longino 表示：「對我們的臨床社群而言，這是一場大型活動，也是基金會的重要募款活動。會議必須繼續舉辦。」
3 月 26 日至 29 日的會議面臨取消停辦的威脅之際，Jessica Joseph 和國家腎臟基金會展現出創新組織如何迅速因應 COVID-19 的挑戰。
就在預定活動舉行前幾週，面對迅速浮現的公共衛生危機，Joseph 和她的團隊必須決定是否繼續舉辦。透析患者感染 COVID-19 的風險較高，而他們的臨床護理人員無法前往紐澳良—美國的病毒熱區之一—否則有可能在全國各地造成小規模疫情。
Joseph 於 3 月 9 日決定改為線上會議形式，並於 3 月 10 日向與會者宣布。NKF 團隊於次日聯絡 Zoom，設法實現此決策。
Joseph 說：「我們內部已經使用 Zoom Meetings 一段時間了，所以我們聯絡 Zoom，而 Zoom 團隊確實協助我們了解實現會議的可能性。」
NKF 為這次活動取得了十多個 Zoom Webinars 授權，並規劃使用 Zoom 以完全相同的方式 —相同議程、相同會議、相同時區 — 舉辦整場會議，如同實體會議一般。
Joseph 說：「我們從頭到尾都使用網路研討會，但如果我們及時知道某個特定會議想進行分組討論，我們可以輕鬆將其排程為 Zoom 會議，並使用分組討論室功能。」
Joseph 指出，儘快溝通春季臨床會議的新後勤安排是一項挑戰，但前期的規劃和準備有助於解決這個問題。
她說：「許多人都懷疑這個做法（線上會議）是否可行，尤其是那些習慣在人滿為患的房間裡演講的講者。我們設定好所有 Zoom 網路研討會 ID 之後，安排講者並寄出行事曆邀請函，附上專屬嘉賓連結給每位講者。我們也為企業贊助研討會和主題演講做了一些規劃和演練，確保每個人都測試過問與答功能、畫面分享，以及麥克風都正常運作。
基金會也在至少 60% 的會議中使用 Zoom 的網路研討會投票功能，以評估知識水平、對某些領域的興趣，並鼓勵辯論。這種參與方式不但是讓大家持續參與和學習的好方法，通常也會列為必要活動。
Joseph 說：「例如，關於藥劑師的進修醫學教育，您必須內建主動學習策略。投票是實現此目標的完美工具。」
根據 Joseph 的說法，線上春季臨床會議為與會者甚至非與會者提供了一些明確的好處：
她說：「我們剛收到觀眾的最佳回饋意見，連原本持懷疑態度的講者，也對整場活動的互動程度和流暢過程感到驚豔。甚至有人說：『這場會議似乎原本就是規劃成線上會議一樣。』」
當被問及線上會議的相關安全問題時，Joseph 表示由於 Zoom 平台的特性，中斷並不會構成問題。
她說：「Zoom Webinars 本身具備防止中斷的功能，因為只有我們預先選定的嘉賓才能使用音訊/視訊功能。此外，Zoom 還有多種管理設定，讓我們可以在發生任何問題時監控和限制聊天功能。我很樂見管理控制功能可以根據我的計畫需求加以靈活管理。」
Longino 表示，在這場為期四天的活動中，與會人數比去年增加了 11%，共有 3,583 位觀眾在線上經歷了 130 場會議和 338 位演講者，其中包括美國衛生及公共服務部副部長 Eric D. Hargan 擔任今年的全體大會演講者。
Hargan 能夠針對最近的前進美國腎臟健康倡議提供詳細的進度報告，並及時更新 COVID-19 的應對措施，如果沒有 Joseph 和 NKF 團隊的迅速策畫，這一切也許無法實現。
Longino 表示，會議的確可以成功轉為線上模式，但要在如此短的時間內達成目標，證明 NKF 員工的快速適應能力、團隊對目標的專注度，以及擁有合適的合作夥伴。
他說：「在我們的臨床和非營利領域中從未聽說能實現此等壯舉，尤其是規模如此龐大的會議。因為 Zoom 的協助，我們才能夠轉向、適應，並提供如此規模的線上會議。」
他補充道：「我們的活動非常順利，沒有發生任何問題，我們只收到正面的回饋意見。增加更多帳戶的整個過程以及我們獲得的其他 Zoom 支援都非常出色。Zoom 的技術和 Zoom 團隊幫助我們成功將春季臨床會議轉移到虛擬平台。
由於線上與會人數較多，Joseph 表示她正考慮在 2021 年舉辦於奧蘭多的春季臨床會議以虛擬/現場混合模式進行。
她說：「對於無法出差或請假的人來說，這是獲得必要教育學分的好方法。醫學教育產業和醫學研究領域都能夠受益於更高的靈活性。目前有許多醫生、護士和臨床醫師站在對抗冠狀病毒的第一線，有些人因為他們的城市受到嚴重影響而不得不取消參加這次會議。提供能讓醫學界以線上方式接觸和參與的平台是未來的趨勢。」
國家腎臟基金會 (NKF) 是一個很好的例子，說明如何使用 Zoom 成功且靈活地將實體活動轉換為虛擬活動。您可以閱讀 Jessica Joseph 在 LinkedIn 上發表的文章，了解她的「實務作業」帳戶中所描述春季臨床會議轉換為線上會議的努力過程。 您也可以查看我們的輔助文章 Zoom Meetings 與 Zoom Webinars，以協助決定最適合您的線上會議解決方案。
如需成功舉辦線上會議的逐步指南，以及如何運作線上會議的秘訣，請參閱 Zoom 的活動與技術專家所提供的「規劃與舉辦線上活動終極指南」。
