Yüz yüze gerçekleştirilen büyük ölçekli etkinlikleri bu denli çevik biçimde sanal ortama taşımak kolay değil; ancak Ulusal Böbrek Vakfı (NKF) bunun mümkün olduğunu gösterdi. Amiral gemisi konumundaki etkinliğini yalnızca birkaç hafta içinde güvenli ve başarılı bir sanal konferansa dönüştürdü.
Kar amacı gütmeyen Ulusal Böbrek Vakfı’nın Spring Clinical Meetings etkinliği, böbrek sağlığı alanında çalışan 3.000'den fazla uzmana hem akredite hem de akredite olmayan eğitimler sunmak amacıyla düzenlenen yıllık bir konferanstır. Bu etkinlik; nefrologlar, diyaliz hemşireleri ve teknisyenleri, asistan hekimler, pratisyen hemşireler, eczacılar, sosyal hizmet uzmanları, organ nakli koordinatörleri ve böbrek hastalıklarıyla ilgilenen diyetisyenler için özel eğitim yolları sunmaktadır.
Spring Clinical Meetings konferansı, nihayetinde şu fırsatları sunmaktadır:
- Sağlık profesyonellerinin mesleki yeterliliklerini sürdürebilmeleri için gerekli eğitim kredilerini almaları
- Araştırmacıların en güncel çalışmalarını sunması ve tartışması
- Böbrek hastalığı alanına önemli katkılarda bulunmuş kişilerin onurlandırılması
- Tıbbi cihaz üreticileri, ilaç şirketleri ve diğer sivil toplum kuruluşlarının en yeni ürün ve hizmetlerini tanıtmaları
Ancak COVID-19 pandemisi dünyaya yayılmaya başladığında, organizatör Jessica Joseph artık etkinliğin New Orleans’ta planlandığı şekilde gerçekleşemeyeceğini biliyordu.
Son 16 yıldır NKF’nin Spring Clinical Meetings etkinliğini yürüten, NKF Bilimsel Operasyonlardan Sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısı Joseph şöyle söylüyor: “ Bir şeyler yapmamız gerektiğini hissettik ve tüm yıl boyunca büyük özenle hazırladığımız bu önemli içeriklerin boşa gitmesine izin veremezdik.” Ve ekliyor: “Klinisyenler, uzmanlık alanlarında yeterlilik belgelerini koruyabilmek için düzenli olarak eğitim kredisi almak zorundalar. Biz de bu sürekli akreditasyon sürecini kolaylaştırıyoruz. Ancak daha da önemlisi, Spring Clinical Meetings, klinisyenlerin böbrek hastalığının her evresindeki hastalara en güncel tedavi yöntemlerini ve bakım çözümlerini sunmalarına olanak tanıyor.”
Ulusal Böbrek Vakfı CEO’su Kevin Longino da aynı fikirde.
“Bu, klinik topluluğumuz için çok büyük bir etkinlik ve Vakıf için önemli bir bağış toplama fırsatı,” diyen Longino şöyle devam ediyor: “Bu etkinliğin mutlaka gerçekleşmesi gerekiyordu.”
26-29 Mart tarihleri arasında düzenlenmesi planlanan konferansın iptal edilme riskiyle karşı karşıya kalması üzerine, Jessica Joseph ve National Kidney Foundation, COVID-19’un yarattığı zorluklara karşı ne kadar hızlı ve yenilikçi çözümler geliştirilebileceğini açıkça gösterdi.
Sanal konferansa geçiş süreci
Planlanan etkinliğe yalnızca birkaç hafta kala ve küresel bir halk sağlığı krizinin hızla yayılmakta olduğu bir ortamda, Joseph ve ekibi etkinliğin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğine dair kritik kararı vermek zorunda kaldı. Diyaliz hastaları COVID-19 açısından yüksek risk grubundaydı ve bu hastalara bakım sağlayan sağlık çalışanlarının, ABD’de salgının yoğun yaşandığı bölgelerden biri olan New Orleans’a gitmesi, ülke genelinde küçük salgın merkezlerinin oluşmasına neden olabilirdi.
Joseph, 9 Mart’ta etkinliği sanal ortama taşıma kararı aldı ve bu kararı 10 Mart’ta katılımcılara duyurdu. NKF ekibi, ertesi gün Zoom ile iletişime geçerek sürecin nasıl ilerleyeceğini planlamaya başladı.
Joseph, “Zoom Meetings’i kurum içinde zaten bir süredir kullanıyorduk, bu yüzden hemen kendileriyle iletişime geçtik ve Zoom ekibi, nelerin mümkün olabileceği konusunda bize gerçekten çok yardımcı oldu” dedi.
NKF, etkinlik için ondan fazla Zoom Webinars lisansı aldı ve konferansın yüz yüze planlandığı haliyle, yani oturumlar değişmeden, aynı zaman diliminde ve aynı eğitim programlarıyla Zoom üzerinden tamamen sanal olarak gerçekleştirilmesini planladı.
Joseph şöyle anlatıyor: “Tüm oturumları Zoom Webinar üzerinden gerçekleştirdik. Ama içlerinden birinin küçük grup çalışması yapmak istediğini önceden bilseydik, o oturumu Zoom Meeting olarak ayarlayabilir ve Zoom’un Küçük Grup Odaları özelliğinden faydalanabilirdik.”
Joseph, Spring Clinical Meetings etkinliğinin yeni lojistik detaylarını katılımcılara olabildiğince hızlı bir şekilde iletmenin zorlayıcı olduğunu belirtiyor. Ancak önceden yapılan planlama ve hazırlıkların bu süreci kolaylaştırdığını da ekliyor:
“Pek çok kişi, özellikle dolu salonlara sunum yapmaya alışkın konuşmacılar, bu işin sanal ortamda gerçekten başarılabileceğine şüpheyle yaklaştı. Ama biz Zoom Webinar ID’lerini oluşturduktan sonra tüm konuşmacıların takvimine özel panelist bağlantılarını içeren davetler gönderdik. Ayrıca şirket sponsorluğundaki sempozyumlar ve ana oturumlar için de ön hazırlıklar ve prova oturumları yaptık. Böylece herkesin Soru-Cevap özelliğini, ekran paylaşımını test ettiğinden ve mikrofonlarının düzgün çalıştığından emin olduk.”
Vakfın ayrıca Zoom’un web semineri anket özelliğini, bilgi düzeyini ölçmek, belirli konulara yönelik ilgiyi anlamak ve tartışmaları teşvik etmek için oturumların en az %60’ında kullandığı belirtiliyor. Joseph, bu tür bir katılımın yalnızca katılımcıların etkinliğe dahil olmasını ve öğrenmesini sağlamakla kalmadığını, aynı zamanda çoğu zaman bir zorunluluk olduğunu da ifade ediyor:
“Örneğin eczacılar için sürekli tıp eğitimi kapsamında aktif öğrenme stratejilerinin yer alması gerekiyor. Anketler ise bunu sağlamak için mükemmel bir araç.”
Sanal platformun avantajları
Joseph’e göre, Spring Clinical Meetings etkinliğinin sanal olarak gerçekleştirilmesi, yalnızca rolsüz katılımcılar için değil, etkinliğe doğrudan katılmayanlar için bile birçok fayda sağladı:
- Daha fazla fuar kapasitesi: Bir ilaç firması, yüz yüze gerçekleştirilen sergi alanında, Katılımcı Sunum Alanı sırasında yalnızca 50 kişiye sunum yapabiliyordu. Oysa sanal ortamda yeniden adlandırılan Sanal Ürün Tanıtım Salonu oturumlarına 175 ila 250 kişi katıldı.
- Geliştirilmiş kayıt imkanı: Vakıf, Zoom sayesinde oturumları çok daha hızlı ve düşük maliyetle kaydedip çevrimiçi olarak yayınlayabildi. Önceki yıllarda ekipler yalnızca birkaç konferans oturumu kaydedebiliyorlardı.
- Daha fazla kredi kazanma fırsatı: Tüm bu kayıtlar, daha fazla kişinin oturumlara erişip çevrimiçi olarak mesleki gelişim kredisi kazanmasını sağladı. NKF, bu fırsatı genişletmek için kayıt süresini nisan sonuna kadar açık tuttu.
- Genişletilmiş erişim: Sanal formata geçmeye karar verdikten sonra NKF, konferansa kayıt olmadan da isteyen herkesin oturumları izlemesine olanak tanıdı. (Ancak rolsüz katılımcıların kredi alabilmek için yine de konferansa kaydolması gerekiyordu.)
Joseph şöyle söylüyor: “Katılımcılardan harika geri bildirimler aldık; hatta başta biraz şüpheyle yaklaşan konuşmacılar bile, katılımcıların etkileşimi ve sürecin ne kadar sorunsuz ilerlediği karşısında çok etkilendiler. “Hatta bir katılımcı, ‘Bu konferans sanki en başından beri sanal ortamda yapılmak üzere tasarlanmış gibiydi’ dedi. ”
Sanal etkinliklerle ilgili güvenlik endişeleri sorulduğunda Joseph, Zoom platformunun yapısı gereği bu tür kesintilerin sorun olmayacağını söyledi.
“Zoom Webinars yapısı itibarıyla kesintilere karşı koruma sağlıyor; çünkü sadece önceden belirlenmiş panelistler sesli ve görüntülü katılım sağlayabiliyor,” dedi. “Ayrıca Zoom, olası sorunlara karşı sohbet işlevini izlememize ve sınırlandırmamıza olanak tanıyan çeşitli yönetici ayarlarına sahip. Programımızın ihtiyaçlarına göre bu ayarları esnek bir şekilde yönetebilmek benim için büyük bir avantajdı.”
‘Hızlı karar al, uyum sağla ve başarıyla tamamla’
Longino, dört gün süren etkinliğe katılımın geçen yıla göre %11 arttığını belirtti. Toplamda 3.583 rolsüz katılımcı, 130 oturumu ve 338 konuşmacıyı sanal ortamda deneyimledi. Bu isimler arasında bu yılın Genel Oturum Konuğu olan ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakan Yardımcısı Eric D. Hargan da vardı.
Hargan, Amerikan Böbrek Sağlığını Geliştirme girişimiyle ilgili ayrıntılı ilerleme raporlarının yanı sıra, COVID-19’a yönelik güncel gelişmeleri de katılımcılarla paylaştı. Ancak Joseph ve NKF ekibi bu kadar hızlı ve kararlı davranıp etkinliği sanal ortama taşımamış olsaydı, böyle bir sunumun gerçekleşmesi belki de mümkün olmayacaktı.
Longino, bir konferans sanal ortama taşımak istendiğinde bunun başarıyla yapılabileceğini ama bu kadar kısa sürede gerçekleştirilmesinin, NKF ekibinin hızlı uyum sağlama becerisi, hedefe odaklanmış bir şekilde çalışmaları ve doğru iş ortaklarına sahip olmaları sayesinde mümkün olduğunu söylüyor.
Longino, "Klinik ve sivil toplum dünyamızda bu ölçekte bir geçişe daha önce hiç tanık olmamıştık. Ancak Zoom sayesinde bu denli büyük bir sanal toplantıya geçiş yapabildik, uyum sağladık ve etkinliği başarıyla gerçekleştirdik,” diyor.
Ve ekliyor: “Etkinliğimiz sorunsuz geçti, en ufak bir problem bile yaşanmadı. Katılımcılardan sadece olumlu geri bildirim aldık. Yeni hesapları ekleme süreci ve Zoom ekibinden aldığımız destek gerçekten olağanüstüydü. Zoom’un teknolojisi ve destek ekibi sayesinde Spring Clinical Meetings’i başarılı bir şekilde sanal platforma taşıyabildik.”
Katılım oranlarının sanal ortamda artmasıyla birlikte, Joseph 2021’de Orlando’da düzenlenecek Spring Clinical Meetings etkinliği için hibrit (hem sanal hem yüz yüze) bir model planlamayı düşündüğünü belirtti.
“Seyahat edemeyen ya da işten izin alamayanlar için bu yöntem, ihtiyaç duydukları eğitim kredilerini almaları açısından harika bir çözüm,” diyor. “Tıp eğitimi sektörü ve tıbbi araştırma alanı genel olarak daha fazla esnekliğe ihtiyaç duyuyor. Şu anda doktorlar, hemşireler ve klinisyenler koronavirüse karşı sahada mücadele ediyor; bazıları, şehirleri salgından ciddi şekilde etkilendiği için bu konferansa katılımlarını iptal etmek zorunda kaldı. Tıp dünyasının sanal olarak erişilebilir ve etkileşimde kalabileceği platformlar sunmak, geleceğin yolu olacak.”
Etkinliğinizi Zoom ile sanal ortama taşıyın
Ulusal Böbrek Vakfı (NKF), yüz yüze etkinliklerin Zoom sayesinde ne kadar hızlı ve etkili bir şekilde sanal ortama taşınabileceğinin harika bir örneğini sunuyor. Jessica Joseph’in, Spring Clinical Meetings etkinliğinin sanal ortama taşınma sürecini sahadan, birebir deneyimlemiş biri olarak kaleme aldığı yazısını okumak için LinkedIn gönderisine göz atabilirsiniz. Sanal konferansınız için Zoom Meetings ve Zoom Webinars çözümlerinden hangisinin daha uygun olduğunu belirlemenize yardımcı olacak destek makalemizi de inceleyebilirsiniz.
Ayrıca, çevrimiçi bir konferansın başarılı şekilde nasıl düzenleneceğine dair adım adım rehber ve sanal etkinlik yürütme ipuçları için Zoom’un etkinlik ve teknoloji uzmanları tarafından hazırlanan “Çevrimiçi Etkinlik Planlama ve Sunma Rehberine” göz atabilirsiniz.
