Sage Hospitality Group uppdaterar hybridarbetet med Zoom Workplace och Zoom Spaces

Det första steget för att kunna erbjuda bättre kundupplevelser är att skapa förutsättningar för positiva medarbetarupplevelser. Sage Hospitality Groups uppdrag är att ”berika liv, en upplevelse i taget” och teamet är medvetna om att detta åtagande även omfattar medarbetarna.

Sage anser att man kan uppnå stora förbättringar genom att fokusera på enskilda ögonblick. Företaget har en extraordinär räckvidd och driver mer än 65 hotell och 30 restauranger över hela landet. Bakom kulisserna tror Sage på att främja en hybridkultur där medarbetarna på plats och på distans enkelt kan samarbeta, hålla kontakten och känna sig inkluderade.

Zoom har varit centralt för detta. Eric Skogen som är IT-chef på Sage förklarar var allt började: ”Innan vi började att använda Zoom hade vi inte något centraliserat mötes- och samarbetsverktyg. Vår konferensrumsupplevelse var inte heller särskilt smidig. Zoom framstod som den bästa lösningen. Det är oerhört användarvänligt och gör det möjligt för vårt team att arbeta var som helst.”

När Sages snabba tillväxt krävde nya kontorslokaler vände de sig återigen till Zoom. Den här gången var deras mål att omdefiniera hybridarbetet och skapa en dynamisk, teknikdriven miljö som kunde framställa dem som en arbetsgivare i världsklass.

Inspiration från Zooms kontor

Eric och hans team förklarade sina mål för Zoom och besökte Zooms kontor i Denver för att se hur de senaste innovationerna kunde förändra Sages nya arbetsplats.

”Vi såg hur mycket tekniken hade förbättrats sedan vår första lansering”, säger Eric. ”Vi insåg att vi kunde välja olika konfigurationer för vår nya lokal och tänja på gränserna för hur hybridarbete skulle kunna se ut.”

Sage ville skapa en plats där medarbetarna enkelt kunde samarbeta utan att tekniken dominerade miljön. De ville ha verktyg som skulle öka produktiviteten samtidigt som de kompletterade kontorets design.

Det var ett stort åtagande, och de bestämde sig för att utnyttja alla funktioner i Zoom Workplace och Zoom Spaces för att skapa en dynamisk, flexibel miljö som inte bara är en arbetsplats, utan en plats där medarbetarna vill vara.

Bekväma utrymmen med integrerad teknik

Sage samarbetade med den lokala aktören Cloud Connextions med att designa och bygga det nya utrymmet, och Cloud Connextions-teamets expertkunskaper visade sig vara ovärderliga. Deras detaljfokusering, omfattande erfarenhet av Zoom och heltäckande installations- och supporttjänster gjorde dem till det perfekta valet för att leda projektet. Resultatet blev en sömlös, modern miljö som tillgodoser Sages behov och återspeglar deras engagemang för kvalitet och innovation.

Sage valde att använda Zoom Spaces, en komplett svit av flexibla arbetslösningar, för att underlätta samarbetet i hybridteamen. Plattformen integrerar avancerad teknik i konferensrum och gemensamma utrymmen, vilket främjar samarbete och inkludering. En höjdpunkt i det nya kontoret är ett ”vardagsrum” där medarbetare kan koppla av och hålla spontana småmöten. ”Det finns en öppen spis, bord och stolar, soffor och man får en väldigt hemtrevlig känsla”, säger Eric.

Vägg i vägg ligger styrelserummet som erbjuder maximal flexibilitet. En flyttbar glasvägg kan förena de två rummen till ett enda med ett enkelt knapptryck – perfekt för återkommande möten för hela företaget. ”Vi kombinerar båda rummen till en konfiguration med flera skärmar, där högtalare, mikrofoner och kameror är inbyggda i taket. Även distansmedarbetarna upplever att de är på plats i rummet och kan delta fullt ut”, berättar Eric.

Zoom Rooms-tekniken är grunden för de här rummen och andra konferensrum, medan konferensverktyg, whiteboardfunktioner och digital skyltning skapar en integrerad upplevelse för både fysiskt och digitalt samarbete.

Med whiteboardfunktionen kan teamen samarbeta var de än befinner sig och planera projekt eller arbetsflöden visuellt och förtydliga komplexa idéer. 

”Möjligheten att spara en Zoom-whiteboard, dela den med andra mötesdeltagare och sedan öppna och redigera den igen är enorm. Den gör att alla har koll på vad som händer och kan göra det de ska”, säger Eric.

Digital skyltning för företagsmeddelanden, milstolpar och evenemang tillför ytterligare mervärde. ”Vi har 98-tumsskärmar som visar det fenomenala arbete som våra fastighetsteam utför”, säger Eric. "De har varit en stor succé bland medarbetarna.”

Sage implementerade också allt i ett-systemet DTEN för videokonferenser för att optimera sina Zoom Spaces ytterligare och förbättra kvaliteten på ljud och bild. Dessa innovationer har förbättrat mötesupplevelsen och gjort att medarbetare på distans känner sig lika engagerade som kollegorna på kontoret. 

”I en undersökning som vi nyligen genomförde lyfte våra medarbetare fram våra Zoom Spaces som ett exempel på hur väl tekniken fungerar, hur lätt den är att använda och hur mycket bättre mötesupplevelsen är nu jämfört med vår gamla lösning”, säger Eric. ”Våra Zoom Rooms är alltid fulla nu.”

Bättre samarbete med Zoom Workplace

Med Zoom Workplace har Sage slagit samman sina kommunikations- och samarbetsverktyg, vilket har lett till en direkt effektivisering av vardagliga arbetsuppgifter och gjort det enklare för teamen att arbeta tillsammans.

En viktig uppgradering var att implementera Zoom Phone, ett molnbaserat system som kan användas både på kontoret och mobilt på alla kompatibla enheter. Sage lade även till ljudisolerade telefonhytter med inspiration från Zooms kontor. Telefonhytter erbjuder ett privat och flexibelt utrymme där medarbetarna kan samarbeta utanför ett traditionellt konferensrum.

En annan uppgradering kom från Zoom Team Chat, som Sage-medarbetarna snabbt tog till sig. Den AI-drivna samarbetshubben eliminerar onödiga e-postmeddelanden och gör det möjligt att kommunicera snabbare. ”Förut använde vi en annan produkt, men vi upptäckte att Zoom Team Chat erbjuder en liknande upplevelse till en mycket lägre kostnad per användare”, säger Eric. ”Det är lätt att få kontakt med alla på företaget, och vi får mycket mer gjort via Team Chat nu när vi inte behöver skicka en massa e-post fram och tillbaka. Det är en enorm vinst för oss.”

Team Chat är särskilt effektivt för stora, komplexa projekt, berättar Eric. ”Vi arbetar med ett stort, rikstäckande projekt och med Team Chat är det mycket enklare att få alla att dra åt samma håll och att koncentrera sig på att få jobbet gjort, jämfört med e-post och till och med möten.”

Att centralisera verktyg under Zoom Workplace-plattformen har gjort tillvaron enklare för alla. Zoom har blivit en oumbärlig del av Sages dagliga verksamhet. ”Ingen behöver längre slösa tid på att växla mellan olika applikationer för att få jobbet gjort”, säger Eric. ”Ur ett supportperspektiv blir det dessutom så mycket enklare att lösa problem när allt finns på ett och samma ställe.”

Zoom AI Companion hjälper alla att hålla sig på rätt spår

Sedan Sages första implementering har Zoom lagt till fler AI-funktioner som håller teamen organiserade och fokuserade. Eric använder nu Zoom AI Companion mötessammanfattning för att slippa göra anteckningar för hand och automatiskt registrera viktiga diskussionspunkter, beslut och åtgärdspunkter. AI-assistenten skapar tydliga och konkreta sammanfattningar som ger alla en gemensam bild av den faktiska situationen och stärker ansvarstagandet.

”Jag använder den på alla möten. Jag tycker att den fungerar väldigt exakt och hjälper oss att alla jobba mot samma mål”, säger Eric. ”Jag tror att det viktigaste som AI Companion gör för mig och mitt team är att ge oss en mötessammanfattning att utgå ifrån, med en detaljerad översikt och en lista över nästa steg som tydliggör mitt och teamets ansvar.”

Han fortsätter: ”När det dyker upp en utmaning eller ett problem med ett beslut, kan vi alltid gå tillbaka och hänvisa till att alla tidigare var överens. Det är mycket lättare att driva projekten framåt när alla kan titta tillbaka och har tillgång till samma information om vad som tagits upp.”

Ökar engagemanget och sparar tid

Sages nya livfulla kontor som drivs av en komplett uppsättning Zoom-lösningar har helt förändrat teamets sätt att samarbeta. Medarbetare på olika avdelningar känner sig lika engagerade, produktiva och inkluderade, oavsett om de är på kontoret, ute på evenemang eller arbetar från ett kafé. 

Produktiviteten har ökat avsevärt för alla. Även om det fortfarande är viktigt att träffa affärspartner ansikte mot ansikte minskar Zoom behovet av kostsamma och tidskrävande resor. Zoom-möten ersätter ofta flygresor för enskilda möten med platscheferna, vilket innebär mindre krångel och lägre kostnader.

Integrerade kommunikationsverktyg minskar den administrativa bördan och gör att medarbetarna kan fokusera på viktigare uppgifter. I synnerhet Team Chat leder till mindre e-postkommunikation och snabbare beslutsfattande i tvärfunktionella projekt som nu blir klara snabbare.

När Eric använder Zoom på Sages nya kontor är han mer entusiastisk över plattformen än någonsin. ”Vi jobbar bara med Zoom på kontoret, hela tiden. Alla organisationer som vill förenkla sitt ekosystem skulle ha nytta av att börja använda Zoom.”