Boston-baserade Provident Healthcare Partner är en investeringsbank inom hälso- och sjukvård som specialiserar sig på rådgivning om fusioner och förvärv, strategisk planering och kapitalbildningstjänster för medelstora företag och tillväxtföretag. Företaget har omfattande erfarenhet inom både mogna områden och utvecklingsområden inom hälso- och sjukvårdsbranschen.
Medan dess tjänster tidigare innebar frekventa resor för personliga klientmöten och traditionella skrivbordstelefoner på kontoret, var Provident tvungen att förlita sig på Zoom för att upprätthålla affärskontinuitet när covid-19-pandemin slog till. De upptäckte snart oöverträffade kostnadsbesparingar, flexibilitet och minskad IT-friktion som ett resultat.
Johanna Enwright, Corporate Development på Provident Healthcare Partners, delade med sig av sina erfarenheter av att driftsätta Zoom plattform och hur Zoom Phone, i synnerhet, har förändrat hur de bedriver verksamhet.
Överraskning! Introduktion kan vara enkelt
Enwright har arbetat på Provident i mer än ett decennium. Hon började som receptionist och utvecklades till en mångsysslare, som stödjer Business development och IT för företaget. Hon har övervakat tre olika – och ibland ansträngande – telefonövergångar under sin tjänstgöringstid.
”Jag var tvungen att lära mig mitt förra telefonsystem eftersom jag var så trött på att ringa supporten”, förklarade hon ”Vi var med Mitel och var extremt missnöjda.” Så när en medarbetare uppmärksammade Enwright på Zoom blev hon intresserad av att prova tekniken.
Precis innan pandemin slog till frågade en av våra medarbetare om vi kunde byta till Zoom. När vi insåg att alla använde Zoom nu och inte deltog i något personligen, var det vettigt att skaffa licenser för hela företaget.”
Sextiofem telefonlicenser senare var Enwright beredd på ännu en rigorös implementeringsprocess, men blev förvånad över hur lite hon behövde göra.
”Alla jag har pratat med på Zoom-sidan är mycket kunniga”, noterade hon ”Min introduktion här var otrolig – jag var tvungen att få höra tio gånger att de här telefonerna är redo att kopplas in direkt. Jag fick [customer success manager] att skicka alla 65 telefoner till mig eftersom jag trodde att jag var tvungen att slå på dem, men insåg att jag inte behövde det.”
Det har varit en så bra introduktionsprocess. ”Jag vet att jag bara kan pinga någon eller mejla någon snabbt och de kommer alltid att vara där för att svara på alla frågor”, lade Enwright till
Möjliggör flexibelt arbete genom telefonkommunikation
Med både telefonprogram och fysiska telefoner i bruk fann Provident-teamet det enkelt att möjliggöra en flexibel arbetsmiljö för medarbetarna. ”Med Wi-Fi-telefoner kan du använda dem var som helst och allt är intuitivt”, sa Enwright.
Zoom Phones interoperabilitet främjar större flexibilitet i hela företaget och skapar en känsla av förtroende för en ny hybridarbetsmodell. Enwright tillade: "Funktionen att växla från skrivbordstelefon till mobiltelefon är viktig för min chef. Vi har aldrig haft den här funktionen tidigare. Att sitta vid ditt skrivbord i nio timmar om dagen och inte kunna göra ett ärende för att du är rädd för att missa ett samtal är nu ett minne blott.
Teamet använder Zoom Phones sms-funktion för att förbättra både prospektkontakt och medarbetarnas integritet samtidigt. Enwright sa: ”Textmeddelandefunktionen är utmärkt – [medarbetarna] kan skicka meddelanden utan att lämna ut sina personliga telefonnummer till potentiella kunder.”
Kostnadsbesparingar blev enkla när Provident-teamet implementerade Zoom Phone. ”[Zoom Phone] minskade vår telefonsystemräkning avsevärt. Jag var tacksam – det fick mig att se riktigt bra ut!”, sa Enwright. ”Det är helt klart så fördelaktigt för oss.”
Kundtjänst får en uppgradering
När det gällde att betjäna kunder via Zoom fann Provident-teamet att det digitala formatet bättre stödde läkarnas fullspäckade scheman. Många av våra kunder arbetar hela dagen, så ofta händer det att man träffar aktieägare på kvällen när de är klara med sina åtaganden. Det var vanligtvis ganska svårt för de som har familjer.
Nu hålls de allra flesta av dessa aktieägarmöten virtuellt. Vi vet att den här läkaren kan vara hemma med sin familj, och folk kan undvika att resa eller vara uppe sent”, förklarade Enwright.
Zoom hjälpte också Provident att behålla nära relationer med kunder, även utan resor och personliga möten. Videoaspekten har gett vårt företag en verkligt personlig prägel, och det är till nytta för båda parter. Resor var en stor del av vår verksamhet, och nu kan vi komma bort från det”, sa Enwright.
Förbättra medarbetar- och IT-upplevelsen
När Provident Healthcare Partners navigerar i en ny hybridarbetsmodell hjälper medarbetarnas upplevelse till att vägleda företagets beslutsfattande. "Vi har många medarbetare som inte bor i Massachusetts-området, så nu kan de vara hemma och ändå känna sig som om de är på kontoret", säger Enwright När vi sedan träffas på kontoret är det fantastiskt!
Även om teamen är utspridda känner sig medarbetarna på Provident inte mindre sammankopplade – delvis tack vare en ny video-on-kultur. "Video var inte en grej tidigare, men nu kan vi bara delta i personalmöten för att se varandra. "Det är viktigare än några kostnadsbesparingar”, sa Enwright
Utöver Zoom Meetings och Zoom Phone har Providents medarbetare också anammat Zoom Team Chat som ett verktyg för samarbete och informationsdelning. "[Medarbetarna] älskar att de kan söka i chatten och hitta filer. De frågar: "Varför måste jag skicka ett e-postmeddelande när jag bara kan skicka filer via chatten?" säger Enwright. "De har helt slutat använda Slack."
Med Zooms enhetliga kommunikationsplattform har Providents medarbetare den intuitiva upplevelse de behöver för att förbli smidiga och effektiva i sitt dagliga arbete. Det är bara trevligt att vara på en och samma plattform – jag kan inte betona det tillräckligt. "Det har varit smidigt för arbetarna och en enkel övergång", säger Enwright. Och det har också förbättrat hennes upplevelse, både som administrativt och IT-stöd.
"Det faktum att jag kan schemalägga och skapa möten via Zoom, som sedan integreras med [Microsoft] Outlook, var ett riktigt stort försäljningsargument för mig på admin-sidan”, sa Enwright Och eftersom medarbetarna kan se varandras status och onlinenärvaro via Zoom-klienten har överflödigt administrativt arbete blivit ett minne blott. ”Arbetare behöver inte förlita sig lika mycket på mig för att se vem som är i ett samtal, vem de kan nå. Jag får också allt färre samtal om problem och användarfel. Nu använder alla Zoom, så det är enkelt.”
Att bli en Zoom-evangelist
Providents positiva erfarenhet av Zoom Phone har haft en kedjeeffekt, där Enwright hjälper andra att bekanta sig med tekniken. Min chef äger också en bilverkstad, och jag håller nu på att flytta över det företaget [till Zoom Phone].
Det var fantastiskt att veta att jag kunde föra vidare dessa besparingar till någon annan. Det är bara två killar som driver en bilverkstad, så de har inte tid att svara i telefonen hela dagen”, sa Enwright. Hon har till och med visat dem hur de kan svara i telefon från vilken enhet de vill, oavsett om de är i butiken eller på språng.
Och hennes engagemang slutar inte där - Enwright har till och med pratat med sin syster om att använda Zoom för hennes företag och coachar Provident-kunder om hur de använder plattformen. Nu när alla har Zoom kan jag till och med felsöka tillsammans med kunder.”
Enwright vet att detta bara är början på Providents relation med Zoom. ”Jag kan knappt vänta med att se vart vi kan ta oss med mycket av plattformen, hur vi kan utvecklas mer in i den. Det har redan hjälpt oss att växa så mycket.”
För att lära dig mer om hur organisationer inom finansiella tjänster använder Zoom, besök vår Zoom för finansiella tjänster-sida.
