Руководство по созданию и расширению малого бизнеса с помощью Zoom

Вам, как руководителю компании, хорошо известно о важности коммуникации. Непрерывная связь с клиентами, сотрудниками, партнерами, инвесторами и поставщиками может способствовать доверию, развитию бренда и установлению тесных отношений с людьми, которые наиболее важны для вашего бизнеса.

В этом руководстве описано несколько способов повышения качества обслуживания клиентов, улучшения коллективной работы и поддержки растущей удаленной или гибридной команды с помощью универсальной рабочей платформы на базе ИИ. Хорошо налаженная коммуникация и продуманная коллективная работа позволяют тратить меньше времени на решение технических вопросов и уделять больше времени любимому делу.

Если у Вас небольшая команда ИТ-специалистов или Вы носите шляпу "ИТ-директора" (возможно, наряду с несколькими другими шляпами), унифицированное решение поможет оптимизировать управление ИТ и даст Вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, чем Вы больше увлечены - например, на развитии своего бизнеса.

Читайте далее, чтобы узнать, как платформа Zoom Workplace с AI Companion может помочь наладить связь с клиентами, организовать коллективную работу сотрудников и сформировать в компании устойчивую культуру, способствующую успеху команды.

В какой бы сфере деятельности вы ни работали, перед вами стоит задача удовлетворять потребности клиентов на каждом этапе их обслуживания. Сегодня клиенты хотят, чтобы бренды были доступны для мгновенной коммуникации через множество каналов: не только по телефону и электронной почте, но также и через текстовые сообщения, социальные сети, чат в реальном времени и даже видео.

Вот несколько советов по взаимодействию с клиентами на платформе Zoom Workplace.

Коммуникация повсюду и с любых устройств

Даже если вы постоянно в дороге, очень важно оставаться на связи, когда клиенты в вас нуждаются. Zoom работает на доступном во всем мире наборе сертифицированных аппаратных средств для офисов, жилых домов, рабочих помещений и мобильных устройств и позволяет вам беспрепятственно перемещаться с места на место. После загрузки приложения Zoom Workplace вы можете принимать вызовы в Zoom Phone, отправлять текстовые сообщения, сообщения чата или присоединяться к конференциям Zoom с ноутбука, планшета или смартфона. Вам не обязательно постоянно сидеть за рабочим столом, боясь отлучиться и упустить деловую возможность. 

Zoom Phone позволяет выбрать номер, с которого вы будете звонить клиентам или отправлять им текстовые сообщения, будь то основная рабочая линия или ваш прямой рабочий номер. В любом случае вам больше не придется использовать личный номер для общения с клиентами или хранить их контактную информацию на личном устройстве.

Более быстрое реагирование за счет очередей звонков

Возможно, когда-то вы были единственным человеком в компании, который отвечал на рабочие звонки, однако ваша растущая компания может позаботиться о том, чтобы клиентам не приходилось ждать слишком долго. Настройте очередь вызовов, чтобы направлять входящие вызовы назначенной группе пользователей, например всему отделу продаж, и таким образом сокращать время ожидания для клиентов.

У вас даже может быть целая команда, которая будет помогать отвечать на текстовые сообщения. Если вы настроите очередь вызовов для SMS, текстовые сообщения клиентов будут отправляться группе пользователей, чтобы на них отвечали первые доступные представители. Это позволяет сократить время ожидания клиентов.

Необходима более надежная платформа для обслуживания клиентов? Ознакомьтесь с Zoom Contact Center.

Взаимодействие с клиентами с помощью видео

Воспользуйтесь преимуществами видео, чтобы привлекать новых клиентов и предлагать виртуальные услуги. Такие функции, как демонстрация экрана и комментарии, помогут построить диалог с клиентом во время консультации или провести увлекательную демонстрацию продукта. Можно также создавать виртуальные точки взаимодействия, например еженедельный визит в офис, или превращать виртуальные занятия и мероприятия в источники дохода. Zoom AI Companion может предоставлять сводки конференций по вызовам клиентов, чтобы вы могли пересматривать свои заметки и составлять список задач или дальнейших действий. 

В мире, объединенном цифровыми технологиями, можно построить международную клиентскую базу и команду быстрее, чем когда-либо. Узнайте, как Zoom позволяет выходить на новые рынки и поддерживать связь с клиентами и сотрудниками.

Международные телефонные услуги

Ваша команда может продавать товары или обслуживать клиентов в новых регионах. Сервис Zoom Phone увеличил международный охват до 47 стран и регионов, а также предоставляет гибкие параметры функции самостоятельного выбора оператора (BYOC), которые еще больше расширяют географическое покрытие. 

Виртуальное устранение неполадок и поддержка

Ваша деятельность не должна зависеть от доступности тех или иных сотрудников в конкретном регионе: благодаря Zoom участники вашей команды смогут вести бизнес по всему миру. Представитель службы поддержки клиентов в Европе может совершить видеовызов, чтобы оказать поддержку клиенту в Азии. Технический специалист в Южной Америке может помочь устранить неполадки на производственном заводе в США посредством Zoom Workplace.

AI Companion поддерживает более 30 языков для таких функций, как сводка конференции, что крайне важно для международных команд. Можно переводить сообщения Team Chat в реальном времени с одного поддерживаемого языка на другой или задавать AI Companion вопросы в ходе конференции и получать ответы на родном поддерживаемом языке, даже если большинство участников конференции говорят на другом языке. 

Проведение международных мероприятий

Планируя запуск следующего продукта или конференцию с клиентами, вы можете открыть мероприятие для международной аудитории с помощью нашего решения Zoom Events. Благодаря поддерживаемой в Zoom Meetings и Zoom Webinars функции перевода в реальном времени можно назначать переводчиков для различных языков. Кроме того, наша функция перевода в реальном времени позволяет посетителям включить субтитры, которые переводятся в реальном времени на десятки поддерживаемых языков.

Если ваши сотрудники распределены по нескольким офисам или работают удаленно, платформа коммуникаций становится еще более важной для организации эффективной коллективной работы на расстоянии.

Возможность быстро узнать, кто доступен

В Zoom Team Chat можно проводить с сотрудниками короткие беседы в режиме реального времени без необходимости планировать полноценную конференцию. Это как если бы вы остановились возле стола коллеги, чтобы задать вопрос. Можно посмотреть, кто из сотрудников доступен, кто на конференции, кто отлучился, кто в отпуске: так вы будете лучше понимать, когда ждать ответа.

Создание каналов в чате для различных проектов

В Zoom Team Chat можно легко общаться с людьми один на один или в группах. Можно создать различные каналы для различных групп людей: один для отдела продаж, другой для команды маркетинга, третий для руководства. Вы также можете объединить людей из разных команд в одном канале для запуска конкретного продукта или проекта, где участники смогут вести обсуждения, обмениваться изображениями или файлами и предоставлять обратную связь. 

Также можно создать в Team Chat совместно используемое пространство для всех важных каналов чата команды. При регистрации нового сотрудника его достаточно добавить в совместно используемое пространство, и он получит доступ ко всем общедоступным (для участников) каналам чата, чтобы быть в курсе событий.

Переключение между способами коммуникации

Во время коллективной работы с коллегой в чате вы можете осознать, что вам будет легче объяснить свою идею по телефону или на видеоконференции. Zoom Workplace позволяет легко перейти от общения в чате к телефонному вызову или видеоконференции одним нажатием кнопки. При необходимости также можно пригласить других сотрудников для участия в телефонном вызове или конференции Zoom.

Поддержка специальных возможностей для сотрудников

Предоставьте сотрудникам решения, необходимые им для эффективного ведения коммуникации и коллективной работы. Включите автоматически создаваемые субтитры (также называемые расшифровкой в реальном времени) для всех пользователей в вашей учетной записи и расскажите сотрудникам о дополнительных функциях поддержки специальных возможностей, которые они могут регулировать в настройках Zoom. Если у вас есть сотрудники, которые говорят на других языках, AI Companion поможет преодолеть языковые барьеры благодаря переводу в реальном времени в Team Chat и Zoom Meetings. 

Многие компании сталкиваются с проблемами роста по мере расширения, найма новых сотрудников и создания масштабируемых процессов для обслуживания клиентов. Ниже описано, как можно использовать современные технические средства коммуникации для поддержки гибридной команды и предоставления ей всего необходимого для того, чтобы работать умнее, а не усерднее.

Интеграция с имеющимися технологиями

Если при переключении между различными приложениями для бизнеса или копировании информации из одного приложения в другое у участников команды снижается производительность, можно оптимизировать эти рабочие процессы с помощью интеграций. Zoom можно интегрировать с сотнями приложений, такими как Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams и Google Workspace, что позволит сократить время на переключение между этими инструментами.

Автоматизация рабочих процессов для экономии времени

Рутинные задачи в Вашем рабочем дне занимают несколько коротких минут то тут, то там, но это может быстро превратиться в значительное количество времени. Автоматизация этих задач позволяет упростить рабочие процессы и исключить пункты из Вашего списка дел. Zoom Workflow Automation позволяет легко создавать мощные рабочие процессы, которые оптимизируют Вашу работу в Zoom Workplace и сторонних приложениях. Вы также можете использовать искусственный интеллект Companion в своих автоматизированных рабочих процессах, получая информацию и контекст из платформы, чтобы предоставлять свои выводы, освобождая Вас для того, чтобы сосредоточиться на работе, которая имеет значение.

Используйте автоматизацию рабочих процессов для:

• Оставайтесь в курсе сообщений в чате с помощью ежедневного брифинга по командному чату. Вы можете создать рабочий процесс, чтобы AI Companion автоматически подводил итоги последних чатов и добавлял их в специальный чат-канал или документ.
• Продолжайте работать, используя специальный документ для совещаний. Создайте рабочий процесс для автоматического извлечения резюме, созданного AI Companion, из Вашего собрания, а также всех ключевых пунктов действий в документ в Zoom Docs, Microsoft Word или Google Docs.
• Отправляйте автоматические еженедельные контрольные сообщения своей команде.
• Приветствуйте новых членов команды в канале чата.
• Быстро утверждайте заявки на отгулы и командировки.
• Создайте собственные рабочие процессы, отвечающие специфическим потребностям Вашей команды.

Посетите нашу страницу поддержки, чтобы начать работу с Автоматизацией рабочих процессов.

Создание интуитивного гибридного рабочего места

Когда речь идет об ИИ, может быть сложно определить, с чего начать. Многие организации ломают голову над тем, как внедрить его в рабочие дни сотрудников таким образом, чтобы получить ощутимую выгоду. По данным опроса по ИИ, проведенного компанией Morning Consult по заказу Zoom в 2023 году, 69% руководителей сообщили, что препятствием для внедрения ИИ является то, что их команда не знает, как его использовать. 

В этом разделе описываются практические способы того, как встроенный ИИ-помощник Zoom AI Companion может помогать сотрудникам расставлять приоритеты в работе, выполнять задачи и общаться более эффективно. Поскольку он доступен в платных учетных записях Zoom Workplace без доплат,* это отличный выбор для компаний малого и среднего бизнеса, у которых может не быть бюджета на внедрение дорогостоящих инструментов ИИ.

Приоритизация наиболее важных задач

Если сотрудники выполняют различные роли и имеют конфликтующие приоритеты, бывает сложно понять, с чего начать. AI Companion, доступный на удобной боковой панели, может помочь им приоритизировать задачи, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня. Сотрудники могут просить AI Companion расставлять приоритеты в работе, поддерживать целенаправленные и эффективные беседы и составлять черновики содержимого, чтобы сосредоточиться на важных задачах. AI Companion в Zoom Phone может помогать им определять, какие сообщения голосовой почты необходимо прослушать в первую очередь, и извлекать из этих сообщений задачи, чтобы сотрудники могли быстро переходить к новому запросу или сообщению для службы поддержки. 

Получение помощи во время конференций

Конференции отнимают много рабочего времени: результаты исследования, проведенного компаниями Zoom и Morning Consult, показывают, что у 60% руководителей ежедневно проходит три и более конференции. В ходе конференций можно задавать AI Companion вопросы о том, что обсуждалось, какие ключевые моменты можно выделить из выступлений каждого участника и каковы итоги обсуждения. Кроме того, можно задавать дополнительные вопросы, выходящие за рамки того, что обсуждалось на конференции, на которые AI Companion может ответить с помощью поиска в интернете. 

Выполнение действий на основе бесед

С AI Companion можно не беспокоиться о том, что важная информация ускользнет от внимания. Вы можете получать сводки по конференциям Zoom Meetings и вызовам Zoom Phone, в которых кратко излагаются ключевые моменты и предлагаются дальнейшие действия. Этими сводками можно делиться непосредственно с посетителями в Team Chat или по электронной почте, чтобы все были в курсе событий и предпринимали действия на основе обсуждений. 

Кроме того, можно извлекать сводки конференций или расшифровки по предыдущим конференциям, составленные помощником AI Companion, непосредственно в Zoom Docs, используя готовые шаблоны для конференций один на один, мозговых штурмов, информирования о ходе выполнения проекта и многого другого. 

Вы можете настроить Zoom в зависимости от своих текущих и будущих бизнес-потребностей, какими бы они ни были.

• Если ваша компания принимает большое количество телефонных вызовов, добавьте Zoom Phone Power Pack, чтобы легко перенаправлять вызовы, управлять очередями вызовов и просматривать аналитику вызовов в реальном времени. 
• Если необходимо записывать и сохранять видеозвонки Zoom в целях обучения или соблюдения требований, добавьте место в облачном хранилище.
• Хотите приглашать до 1000 интерактивных участников на видеоконференции Zoom? При необходимости добавляйте лицензию на проведение крупной конференции и переходите обратно на ваш обычный план в следующем месяце.
• Если у вас есть сотрудники по всему миру, вы можете пользоваться услугами местной телефонной связи в более 45 странах благодаря нашему плану «Международный». 
• Нужно добавить видео в ваши услуги или решения? С помощью платформы для разработчиков Zoom можно создавать собственные интеграции. 
• Если бюджет не позволяет инвестировать в аппаратное обеспечение, вы можете пользоваться необходимыми решениями за доступную ежемесячную плату благодаря услуге Zoom Аппаратные средства как услуга. При этом вы можете легко добавлять и модернизировать технические средства по мере роста вашего бизнеса.

Благодаря гибким планам и дополнениям вы всегда сможете найти подходящее решение для конкретных задач, даже если ваши потребности постоянно меняются.