Lake|Flato Architects экономит 100 часов в неделю благодаря консолидации в Zoom Workplace

Компания Lake|Flato Architects известна на национальном уровне своей способностью строить современные здания с вниманием к окружающей среде и органично вписывать их в окружающее пространство.

Lake|Flato имеет прогрессивные взгляды, поэтому осознает растущий спрос на более современные рабочие места, не привязывающие работников к офисному помещению. Они задались непростой целью — разработать рабочее место будущего с первоклассными технологиями и исключительными возможностями для всех работников, независимо от их местонахождения.

И в качестве примера они взяли собственный офис.

«Мы решили полностью перейти на гибридную модель работы, в которой офисная работа и работа из дома разделены в приблизительно равной пропорции. В нашем офисе было меньше столов, чем сотрудников», — говорит Дэн Стайн (Dan Stine), директор по технологиям проектирования в Lake|Flato.

Поддерживать гибридный коллектив сложно для любой компании, а для фирмы, занимающейся архитектурным делом и проектировкой, эта задача усложняется еще больше с учетом того, что их работа предусматривает творческий подход и сотрудничество. «Мы, архитекторы, всегда мыслим графически и хотим рисовать везде», — объясняет Дэн.

Изначально компания Lake|Flato использовала Miro в качестве инструмента для рисования на доске, однако это было автономное решение и не у всех в фирме была на него лицензия.

Кроме того, Дэну и его команде требовалось технологическое решение, которое будет простым в использовании и доступным на любом рабочем месте, даже если пользователь меняет свое местонахождение.

Чтобы испытать идеи на практике, фирма полностью переконструировала свое офисное здание, превратив его в образец устойчивости с точки зрения окружающей среды, творческого дизайна и инклюзивности.

Команда преобразовала каждый конференц-зал в зал Zoom с сенсорным дисплеем для отображения контента и несенсорным дисплеем для отображения участников. Решение Zoom Rooms позволяет вести коллективную работу с видеосвязью в формате HD в офисе и дома, а также дает возможность очным и удаленным участникам взаимодействовать легко и систематизированно.

«Процесс предоставления общего доступа к содержимому всегда одинаков. Берем планшет, присоединяемся к конференции Zoom и предоставляем общий доступ к содержимому. И не важно, где находится человек — во дворе офиса, в конференц-зале, за рабочим столом, дома или в кофейне», — говорит Дэн.

Zoom Rooms позволяет создать равные условия для всех. Сотрудники могут легко участвовать в конференциях, где бы они ни находились.

Дэну также нравится то, что залы Zoom Rooms представляют собой открытую экосистему, которая при этом одинаково хорошо работает с другими платформами для видеоконференций, например Microsoft Teams, Cisco Webex и Google Meet. Чтобы запустить конференцию, нужно нажать всего одну кнопку «Начать конференцию».

Кроме того, благодаря модернизации офиса все рабочие места оснащены беспроводными технологиями, то есть больше нет никаких клавиатур, мышей и даже кабелей HDMI. Все оборудование портативное, и у каждого сотрудника есть планшет и собственная лицензия Zoom. Работники даже могут перемещаться с места на место во время конференции Zoom, ничего не пропустив.

По оценкам Дэна, фирма экономит 100 часов в неделю благодаря тому, что ее сотрудникам не приходится выполнять многоэтапную настройку оборудования и выполнять вход в систему и выход из нее каждый раз, перемещаясь с места на место во время конференции.

Даже гости, не работающие в компании, например консультанты и клиенты, могут легко присоединяться к вызовам Zoom в офисе Lake|Flato.

«Они думают, что мы выдадим им кабель HDMI, но на самом деле им нужно лишь открыть приложение Zoom и нажать кнопку общего доступа — все работает безупречно».

В перерывах между конференциями дисплеи системы цифровых табло в конференц-залах в Lake|Flato служат новым маркетинговым каналом для отдела маркетинга. Дэн объясняет:

«В некоторых наших конференц-залах установлены панорамные окна, которые выходят прямо на тротуар. Люди, идущие по улице, видят все эти замечательные изображения наших проектов на дисплеях в пустом конференц-зале».

Отдел маркетинга также может быстро заменять содержимое, освещая особые события, благодаря чему на экране всегда отображается актуальная информация.

С Zoom Rooms Дэн и его команда быстро осознали, насколько большие преимущества им дает внедрение функции Zoom Whiteboard. Теперь этой функцией практически ежедневно пользуется каждый участник команды.

Дэн также использует функции на базе ИИ в Zoom Whiteboard для подготовки материалов для презентаций и обучения.

«Совсем недавно я просил ИИ провести мозговой штурм, сгенерировав идеи на определенную узкоспециализированную тему, по которой я собирался провести обучение. И я получил идеи, которые даже не приходили мне на ум», — делится Дэн.

Несмотря на то что Дэн дорабатывал идеи, которые сгенерировал для него ИИ, по его оценкам, 75% работы проделано с помощью ИИ.

На начальных этапах перехода компания Lake|Flato пользовалась Microsoft Teams Phone, но, оценив преимущества консолидации функциональных возможностей облачной IP-телефонии на платформе Zoom Workplace, полностью перешла на Zoom Phone. 

«Решение Zoom было дешевле, чем Teams, и это одна из причин, по которым мы перешли от использования систем Microsoft Teams Phone к Zoom Phone. Но самое главное, при консолидации в Zoom никакие вызовы Zoom Phone не потревожат вас во время конференции, — говорит Дэн. — Решение переводит вас в состояние „Занят“ и блокирует телефонные вызовы». 

Вместо этого Дэн использует функцию расшифровки голосовой почты, предусмотренную в Zoom Phone, чтобы определять, нужно ли кому-то срочно перезвонить.

«Если вы участвуете в конференции и видите, что пропустили чей-то вызов, можно выбрать его и, не прослушивая голосовое сообщение, узнать, кто звонил и по какому вопросу, и сразу отсортировать вызов. То есть вы можете определить, нужно ли вам отвлекаться от конференции, если дело срочное, или же вопрос может подождать».

Lake|Flato также использует встроенный ИИ-помощник Zoom, AI Companion, чтобы искать новые эффективные способы выполнения рабочих процессов: от сводок конференций до вопросов на конференциях с функцией «Что нового?». Решение AI Companion предоставляется с платными услугами, которые назначены учетным записям пользователей Zoom, без доплат.

По подсчетам Дэна, он тратил 15 минут на ведение заметок за каждый час конференции и еще 15 минут на доработку этих заметок после конференции, пока не переложил эти хлопоты на AI Companion. С учетом того, что Дэн тратит около 12–15 часов на конференции еженедельно, в сумме ему удается экономить примерно 6–8 часов в неделю.

«Экономия времени — это замечательно, однако также важно иметь возможность сосредоточиться на проекте и уделять больше внимания коллегам, — считает Дэн. — А еще вы можете легко найти свои заметки, ведь они хранятся в единой среде».

Дэн также использует функцию вопросов на конференциях в Zoom Meetings. Если он опаздывает или выполняет несколько задач одновременно, он может нажать кнопку «Что нового?» и получить краткую сводку вызова на текущий момент, может узнать, упоминали ли его, и вкратце ознакомиться с основными выводами.

Дэн воодушевленно стремится еще больше использовать платформу Zoom Workplace в дальнейшей работе. В частности, он хочет задействовать функциональные возможности регистрации и расширенной отчетности Zoom Sessions для проведения мероприятий по обмену передовыми идеями.

«С помощью Zoom Sessions мы хотим укреплять свою авторитетную позицию в отрасли. И будет потрясающе иметь возможность организовывать собственные мероприятия в Zoom», — делится Дэн.

Пример того, как активно компания Lake|Flato работает с решениями Zoom, демонстрирует преимущества объединения множества функциональных возможностей на одной платформе.