7 типов рабочей среды и способы создания благоприятной среды для сотрудников

Работа — это не только то, что вы делаете, но и то,где вы это делаете. Рабочая среда сотрудника оказывает существенное влияние на его удовлетворенность, вовлеченность в рабочий процесс и общую продуктивность, что, в свою очередь, влияет на результаты деятельности компании и качество обслуживания клиентов. 

Вот почему так важно создавать для своей команды благоприятную рабочую среды. В целом, 71 % руководителей отметили, что создание гибридной и удаленной рабочей среды положительно повлияло на удовлетворенность и счастье сотрудников.

К примерам рабочей среды можно отнести традиционную, удаленную, гибридную и другие ее виды, каждый из которых соответствует различным потребностям сотрудников и бизнес-моделям. В этом руководстве мы проанализируем их и расскажем о том, как создать в компании позитивную рабочую среду.

Что же такое рабочая среда? Это сочетание всех элементов рабочего места, включая культуру, инструменты, физическое пространство и структурированность. Независимо от типа, рабочая среда состоит из множества компонентов:

• Физическая среда: это фактическое рабочее место сотрудников, включая пространство и планировку, освещение, эргономику и уровень шума. Комфортная физическая среда может положительно влиять на производительность и моральный дух сотрудников.
• Профессионализм и развитие: четкие ожидания, возможности и поддержка карьерного роста могут повысить мотивацию и снизить текучку кадров.
• Социальная культура на рабочем месте: командная работа, уважение и инклюзивность могут влиять на то, как коллективную работу и внедрение инноваций сотрудниками, что, в свою очередь, влияет на качество обслуживания клиентов.
• Используемые инструменты: в разных рабочих средах используются разные виды инструментов и программного обеспечения. В удаленной среде могут использоваться такие инструменты, как Zoom Meetings, а в офисной среде, скорее всего, используются физические пространства и аудиовизуальные средства, например, большие экраны.

Хотя большинство рабочих мест так или иначе включают эти элементы, существуют различные виды рабочей среды, каждый из которых имеет свои особенности, преимущества и недостатки.

Идеально подходит для: компаний, которым необходима структурированность или личный контроль за работой; сотрудников, предпочитающих обычное рабочее место

Думая о работе, большинство людей, представляют себе традиционную рабочую обстановку: офисную среду с отдельными кабинетами или отгороженными рабочими местами, фиксированным графиком и иерархией руководства, по которой указания часто передаются сверху вниз. 

Такая среда отличается предсказуемостью, стандартными процессами и четкими границами. Другими словами, люди, как правило знают, чего им ожидать. Но традиционной среде также может не хватать гибкости, что может казаться некоторым сотрудникам слишком жестким или удушающим. 

Пример: юридическая фирма, специализирующаяся на корпоративном праве, с фиксированным графиком работы и деловым дресс-кодом

Идеально подходит для: должностей, не требующих привязки к одному месту; работников в технической, творческой или интеллектуальной сфере

Удаленная работа — это полностью виртуальная удаленная рабочая среда, где сотрудники общаются с помощью цифровых инструментов, например, видеоконференций или мессенджеров. Удаленные работники, как правило, выполняют свою работу на рабочем месте на дому или в коворкинге, а их график может быть гибким или предусматривать фиксированное количество часов в зависимости от вида выполняемой работы.

Удаленная работа сокращает время на дорогу и может улучшить баланс между работой и личной жизнью, а также автономию и доверие сотрудников. Для работодателей удаленная работа открывает доступ к более широкому (иногда даже глобальному) кадровому потенциалу, способствуя найму лучших специалистов. 

С другой стороны, удаленная работа может вызывать у сотрудников чувство изоляции, сокращать возможности для сплочения команды и потенциально способствовать переработкам, поскольку четкое разделение между «домом» и «офисом» отсутствует. Кроме того, такая среда требует наличия отличных навыков и инструментов для коммуникации. 

Пример: SaaS-компания, которая работает удаленно и поддерживает коммуникацию через Zoom Team Chat и Zoom Meetings.

Идеально подходит для: команд, которым нужна гибкость при сохранении возможности личного взаимодействия.

Гибридная среда сочетает в себе аспекты традиционной и удаленной среды. Гибридный график часто сочетает работу в офисе и удаленную работу, при этом рабочая неделя разделяется — например, два дня в удаленном режиме и три дня в офисе. Некоторые компании устанавливают различные структуры, например одна неделя работы в офисе в месяц. 

Преимущество гибридной формы работы заключается в сочетании структурированности и гибкости, что может повысить моральный дух сотрудников и снизить текучесть кадров. Это также позволяет командам совместно работать над проектами лично, а компаниям — осуществлять более тщательный личный контроль. 

Однако гибридная работа, как и удаленная, требует надежных средств коммуникации. А поскольку сотрудники могут работать по разным графикам или присутствовать в офисе разные дни, существует риск неравного доступа или недостаточной видимости со стороны руководства.

Пример: маркетинговое агентство, в котором сотрудники три дня работают удаленно и два дня — в офисе.

Идеально подходит для: малого бизнеса или стартапов, которым необходима гибкость без высоких затрат на материально-техническую базу; фрилансеров или удаленных работников, желающих поддерживать коммуникацию лично.

Коворкинг — это общее офисное пространство, куда сотрудники разных компаний приходят для работы. Компании могут арендовать помещения целиком, а отдельные сотрудники — отдельные рабочие места. 

Работа в коворкинге предлагает возможности для налаживания контактов и сотрудничества, а также может быть более экономичной, чем аренда полноценного офиса. Однако в таких помещениях может не хватать конфиденциальности, они могут быть шумными и отвлекать от работы. А поскольку они доступны различным компаниям, пространство не будет соответствовать культуре компании того или иного сотрудника.

Пример: технологический стартап, который арендует помещение в коворкинге WeWork.

Идеально подходит для: команд, которым необходимо внедрять инновации, коллективно обсуждать проблемы и генерировать идеи.

Среда для коллективной работы, как правило, предполагает присутствие в офисе, но это не всегда соответствует другим характеристикам традиционной рабочей среды. Вместо изолированных офисов и иерархий, в среде для коллективной работы могут быть предусмотрены открытые офисные пространства, командная работа и место для коллективных обсуждений. 

Подобная среда способствует творческому решению проблем и обмену идеями, что позволяет повышать сплоченность команды. Однако в ней есть и проблемы, включая возможность шума, отвлечения внимания и отсутствие личного пространства.

Пример: творческая студия с открытыми рабочими пространствами и ежедневными короткими совещаниями

Идеально подходит для: квалифицированных, целеустремленных сотрудников

В автономной среде ответственность за успешную работу возлагается непосредственно на сотрудников, и они самостоятельно могут определять, когда, где и как наилучшим образом выполнять свою работу. Как правило, сотрудники самостоятельно управляют своими проектами, работая по гибкому графику с минимальным контролем со стороны руководства. 

Автономная среда может способствовать инновациям и высокой вовлеченности в рабочий процесс, а также привлекать лучших специалистов, являющихся экспертами в своей области и желающих самостоятельно организовывать свою работу. В то же время такие рабочие среды требуют высокого уровня дисциплины, а сплоченность команды может быть ниже, чем на рабочих местах других видов.

Пример: исследовательская лаборатория, которая позволяет ученым планировать и проводить собственные эксперименты.

Идеально подходит для: отделов продаж, новостных редакций, стартапов 

Динамичная среда не является характерной для одного вида компаний, но часто встречается в там, где нужно действовать быстро и принимать быстрые и срочные решения. В такой обстановке может происходить много перемен или возникать много неоднозначностей.

Она подходит для тех, кто преуспевает в захватывающей динамичной среде, где поощряются адаптивность и целеустремленность. Но неправильное управление динамичной средой может привести к эмоциональному выгоранию, путанице и ошибкам сотрудников.

Пример: отдел продаж, проводящий множество конференций с клиентами за один день

Вне зависимости от типа рабочей среды, крайне важно стремиться к созданию позитивной рабочей культуры. Эта ответственность лежит как на руководстве, так и на рядовых сотрудниках, каждый из которых играет определенную роль.

Руководители должны разрабатывать и внедрять правила, способствующие созданию здоровой рабочей среды. Они также должны оказывать необходимую поддержку и осуществлять управление своими командами, а также формировать инклюзивную культуру сотрудничества. Сотрудники должны быть ориентированы на командную работу и проявлять позитивный и мотивированный настрой. 

Ниже приведены шесть советов для эффективного создания позитивной рабочей среды.

Создайте комфортную физическую среду.

Сначала убедитесь, что физическое пространство является располагающим, доступным и комфортным для всех сотрудников. 

К распространенным элементам физического пространства относятся освещение (не слишком тусклое, но и не слишком яркое), уровень шума (или наличие тихих помещений) и наличие эргономичного оборудования. Этот элемент не является обязательным, но может стать приятным штрихом, позволяющим персонализировать каждое рабочее место. 

Также следует предусмотреть специальные возможности для людей с инвалидностью. Например, может потребоваться обустроить лифты или пандусы для тех, кто пользуется инвалидными колясками. 

Также существуют способы создать комфортную атмосферу для удаленных сотрудников, которые редко пользуются физическим пространством компании. Это может включать предоставление пособия или возмещения за оборудование или мебель для рабочего места на дому, а также обучение или образование в области эргономики.

Совет: начните с оценки эргономики, которая определяет физические риски в рабочей среде. Для этого понаблюдайте за сотрудниками и проанализируйте инструменты, стандартные рабочие процессы и рабочие места, чтобы выявить все, что вызывает повторяющиеся движения или неудобные позы.

Развивайте культуру признания и признательности

Повышайте моральный дух и вовлеченность сотрудников, способствуя признанию их достижений и признательности. Это можно сделать через программы поощрения, похвалы за хорошо выполненную работу и упоминания на совещаниях тех, кто достиг важных этапов в профессиональном развитии или больших целей.

Задействуйте сотрудников, путем обратной связи и признания достижений их коллег.

Совет: организуйте ежемесячное мероприятие, посвященное достижениям и вкладу сотрудников.

Руководите своей командой, подавая личный пример

Положение руководителя — это уникальная возможность демонстрировать поведение, которого вы хотите добиться от своей команды. Это значит, что вам нужно подавать пример строгой трудовой этики, активного общения и реализации корпоративных ценностей. 

Также важно подавать пример инклюзивности, справедливости и уважения. Обязательно учитывайте эти принципы при взаимодействии с командой и управлении ею.

Совет: делитесь с командой всей информацией, рассказывая как о своих успехах, так и о трудностях.

Отдавайте приоритет открытому и уважительному общению

Для обеспечения прозрачного и доброжелательного общения необходимо создавать постоянные механизмы получения обратной связи, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя в безопасности, давая как позитивную, так и конструктивную обратную связь. 

При получении обратной связи или участии в совещаниях, демонстрируйте навыки активного слушания и ведите позитивный диалог. Не забывайте о необходимости учитывать интересы всех участников, например, запрашивайте обратную связь непосредственно у сотрудников, которые на совещаниях обычно молчат.

Совет: помимо совещаний со всей командой, запланируйте регулярные индивидуальные конференции со своими непосредственными подчиненными. Это обеспечит большую конфиденциальность, и сотрудник будут чувствовать себя более комфортно, предоставляя обратную связь.

Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью

Найдите способы предоставлять сотрудникам время для отдыха, особенно тем, кто работает в удаленных или гибридных командах, где грань между работой и домом достаточно размыта. Такой баланс между работой и личной жизнью дает сотрудникам время расслабиться, уделить внимание семье или заботе о себе, а также восстановить силы. 

Ниже представлено несколько способов, которыми можно улучшить баланс между работой и личной жизнью:

• Дайте сотрудникам возможность работать по более гибкому графику: предоставление им автономии в составлении собственного расписания демонстрирует доверие и дает им возможность управлять своей личной жизнью.
• Предлагайте достаточный отпуск: не просто предоставляйте оплачиваемый отпуск, а подавайте пример того, что если кто-то отсутствует на работе, эту границу необходимо соблюдать. Также можно рассмотреть возможность предоставления других льгот и ресурсов для поддержания здоровья, например, психического.
• Подавайте примером: руководство должно демонстрировать здоровые привычки и устанавливать четкие границы — будь то отпуск, переработки или забота о себе. 

Совет: поощряйте сотрудников отмечать в своих календарях время, когда они не участвуют в совещаниях. Будет еще лучше, если в компании раз в неделю или раз в месяц будет выделяться день без совещаний для всей команды или компании. Это позволит сотрудникам сосредоточиться на выполняемых задачах, чтобы им не приходилось наверстывать упущенное после окончания рабочего дня. 

Поддерживайте рост и развития сотрудников

Помогайте сотрудникам расти, развиваться и приобретать новые навыки, предоставляя им широкие возможности для обучения. Это может быть внутреннее обучение в компании, доступ к вебинарам или виртуальным тренингам, либо стипендии на обучение. 

К другим возможностям для развития относятся программа наставничества, в рамках которой сотрудники работают в паре с наставниками из числа сотрудников компании, доступ к подробным схемам карьерного роста и возможностям продвижения по службе, а также стажировка на рабочем месте.

Совет: предлагайте сотрудникам стипендию на обучение или повышение квалификации для прохождения курсов или получения сертификатов, участия в конференциях или мероприятиях, а также для приобретения дополнительных учебных материалов.

Хотя полностью понять все тонкости конкретной рабочей среды не всегда возможно, не поработав в ней, есть несколько тревожных сигналов, на которые следует обратить внимание при оценке организации. 

В ходе собеседования и любого другого взаимодействия с компанией обращайте внимание на плохую коммуникацию, высокую текучесть кадров, сверхурочную работу и низкий моральный дух сотрудников. Вот несколько советов:

• Выявление проблем с балансом между работой и личной жизнью: переработки, нереалистичные ожидания и отсутствие личных границ создают неприятную атмосферу. Например, если ваше контактное лицо в компании отправляет вам электронные письма поздно вечером или в выходные дни, это признак несоблюдения баланса между работой и личной жизнью.
• Обращайте внимание на сплетни: сплетни или в целом негативные настроения в отношении других сотрудников могут свидетельствовать о токсичности, плохой атмосфере в коллективе или широко распространенном недовольстве.
• Обратите внимание на практику обвинений: если сотрудники боятся обвинений, они, скорее всего, будут опасаться совершать ошибки, что снизит их готовность пробовать новое и делиться идеями. Понаблюдайте, как сотрудники берут на себя ответственность за свою работу и насколько комфортно им делиться обратной связью и получать ее.
• Обращайте внимание на навыки руководителей: понаблюдайте за руководителями высшего и среднего звена: если они отсутствуют, кажутся неэффективными или склонны к микроменеджменту, это может быть плохим знаком.
• Остерегайтесь высокой текучки кадров: видите много вакансий у конкретной компании? Хоть это и может быть положительным признаком роста, это также может указывать на высокую текучесть кадров, что говорит о том, что сотрудники недовольны или не вовлечены в рабочий процесс.

Рабочая среда бывает самых разных видов, и то, что подходит одной организации или сотруднику, может не подойти другим. Оптимальная рабочая среда повышает вовлеченность сотрудников, производительность команды и, в конечном итоге, удовлетворенность клиентов.

Оптимизируйте свою рабочую среду с помощью Zoom Workplace. Zoom позволяет оптимизировать коммуникацию при работе в удаленном или гибридном режиме, даже для сотрудников, работающих в офисе. Кроме того, он позволяет легко планировать виртуальные конференции и централизовать совместную работу в масштабах всей организации.

Какие конкретные факторы рабочей среды в наибольшей степени влияют на производительность труда сотрудников?

Физическое пространство, корпоративная культура, возможности для роста и развития, а также признание — это распространенные элементы рабочей среды, которые напрямую влияют на продуктивность сотрудников.

Как физические и поведенческие факторы влияют на результаты работы?

Физические факторы рабочего места, в частности достаточное освещение, низкий уровень шума и эргономичное оборудование, способствуют повышению комфорта, снижению уровня усталости и стресса. Это, в свою очередь, приводит к повышению вовлеченности и морального духа сотрудников, и, в конечном итоге, ведет к повышению производительности и удовлетворенности.

Как оценить и улучшить текущую рабочую среду?

Оценку и улучшение текущей рабочей среды можно начать с проведения опросов и сбора обратной связи, а также анализа показателей текучести кадров и удержания сотрудников. Также можно провести оценку эргономики, чтобы выявить деятельность или оборудование, вызывающие проблемы с опорно-двигательным аппаратом у работников, а затем найти способы их решения. Сравнивайте измеряемые показатели, ставьте цели и постепенно внедряйте стратегические изменения.