Fluxogramas fáceis de criar ajudam a visualizar processos complexos

Fluxogramas (ou gráficos de fluxo) são ferramentas visuais poderosas que transformam informações complexas em diagramas de fácil compreensão, promovendo uma comunicação mais clara e uma colaboração mais eficiente. Nos ambientes de trabalho em constante evolução atuais, ser capaz de criar fluxogramas mais eficientes pode aumentar significativamente sua produtividade e suas habilidades de comunicação.

Ao nos aprofundarmos nos fundamentos da criação e do uso de fluxogramas, descobriremos como esses diagramas não apenas auxiliam na organização de ideias, mas também na identificação de ineficiências para reforçar a eficácia organizacional geral. Seja você um iniciante ou um profissional experiente, compreender as nuances da criação de fluxogramas permitirá que você os utilize de forma eficaz no dia a dia, promovendo um ambiente mais colaborativo e mais fundamentado. Vamos começar.

Fluxogramas são diagramas visuais que oferecem um método simples para profissionais visualizarem e organizarem processos complexos. Eles facilitam a comunicação de informações que podem ser difíceis de descrever ou visualizar com outros tipos de diagramas, como tabelas e gráficos.

Para quem deseja criar e utilizar fluxogramas de forma profissional, esses diagramas podem aprimorar significativamente o gerenciamento de projetos ao mapear cronogramas, atribuir responsabilidades e delinear fluxos de trabalho. Isso não só melhora o alinhamento da equipe, como também permite identificar e resolver gargalos antes que eles comprometam o progresso. 

Em ambientes com processos complexos de tomada de decisão, como engenharia, manufatura ou gestão corporativa, os fluxogramas ajudam a delinear caminhos e resultados claros, facilitando decisões mais rápidas e fundamentadas. Como profissional, dominar a criação e o uso de fluxogramas pode transformar sua capacidade de otimizar operações, aprimorar a comunicação e, em última análise, gerar melhores resultados organizacionais.

Antes de começar a criar fluxogramas, você precisa se familiarizar com os tipos mais comuns de fluxogramas e entender em quais setores e áreas eles podem ser usados. Com essas informações, você pode considerar seu próprio caso e objetivo para utilizar fluxogramas, além do tipo de informação ou processo que precisa visualizar.

Fluxogramas de processo ou mapas de processo: oferecem uma representação visual detalhada de um processo ou fluxo de trabalho, com setas guiando a sequência de tarefas. Fluxogramas de processo são usados em setores como manufatura e logística para otimizar operações, identificar ineficiências e garantir o controle de qualidade por meio do mapeamento preciso de cada estágio do ciclo de produção.

Diagramas de fluxo de dados (DFD) ou fluxogramas de dados: representam visualmente como os dados circulam por um sistema, sendo uma ferramenta essencial para desenvolvedores e analistas de sistemas no design de programas e bancos de dados eficientes, especialmente em áreas como desenvolvimento de software e tecnologia da informação.

Diagramas de fluxo de trabalho ou diagramas de fluxo: usados em setores como saúde e gestão corporativa, esses fluxogramas detalham tarefas, responsabilidades e processos para ajudar a delinear um fluxo de trabalho específico e melhorar a coordenação da equipe.

Fluxogramas de sistema: comumente utilizados por profissionais de TI e programadores, esses fluxogramas mapeiam a lógica detalhada dos sistemas quando há necessidade de uma representação minuciosa das funcionalidades, jornadas de código e fluxos de dados.

Diagramas de raias ou fluxogramas de raias: também chamados de fluxogramas multifuncionais, são especialmente úteis para projetos complexos que exigem clareza em relação às responsabilidades de cada departamento. São comumente usados em setores como finanças e saúde, nos quais a coordenação interdepartamental é essencial.

Fluxogramas de programa: mostram sequências lógicas e são usados com frequência em engenharia de software para ilustrar algoritmos e processos de codificação.

Fluxogramas de decisão: representam de forma clara os pontos de decisão e seus possíveis desdobramentos, ajudando estrategistas corporativos a antecipar impactos antes de implementar decisões importantes.

Ao criar fluxogramas, você utilizará símbolos específicos para representar diferentes tarefas, ações, decisões ou resultados em um processo. Cada símbolo tem uma função definida que ajuda a ilustrar visualmente como as etapas se conectam, onde as decisões são tomadas e como os dados ou tarefas fluem de um ponto a outro. O uso de símbolos padronizados garante que qualquer pessoa consiga interpretar seu fluxograma com facilidade, não importa a complexidade do processo.

Abaixo está uma lista dos símbolos de fluxograma mais comuns que você usará para mapear seu processo.

• Oval (símbolo de terminal ou terminador): representa o início ou o fim de um processo.
• Retângulo (símbolo de processo): indica um processo, ação ou operação dentro do fluxograma.
• Losango (símbolo de decisão): marca um ponto de decisão, geralmente com uma resposta “sim” ou “não”.
• Paralelogramo (símbolo de entrada/saída): representa operações de entrada ou saída, como digitar dados ou exibir resultados.
• Seta ou ponta de seta (símbolo de linha de fluxo): mostra a direção ou o fluxo do processo.
• Círculo (símbolo de conector): conecta diferentes partes do fluxograma, especialmente quando ele se estende por várias páginas ou seções.
• Símbolo de documento ou documentos: representa um documento ou relatório gerado durante o processo.
• Símbolo de processo predefinido: indica um processo ou sub-rotina definido em outro lugar, geralmente utilizado em processos modulares.

1. Identifique seu objetivo e seu processo: determine o processo ou fluxo de trabalho que deseja mapear e qual tipo de fluxograma utilizar (consulte esta lista de tipos comuns de fluxograma). Divida o processo em etapas, ações ou decisões principais que precisam ser representadas no fluxograma.
2. Escolha os símbolos do fluxograma: selecione os símbolos de fluxograma adequados para cada etapa. Use símbolos padronizados, conforme descrito acima, incluindo ovais para início/fim, retângulos para ações, losangos para decisões e setas para mostrar a direção do fluxo.
3. Mapeie o processo: comece seu fluxograma com o símbolo de “Iniciar” e, em seguida, organize os outros símbolos em sequência, conectando-os com setas para mostrar o fluxo do processo. Deixe espaço suficiente entre os símbolos para que não fique muito poluído visualmente e faça com que cada passo seja uma sequência lógica do anterior.
4. Adicione pontos de decisão: se seu processo incluir decisões, use losangos para representá-las. Faça com que cada decisão tenha pelo menos dois resultados possíveis (por exemplo, “Sim” ou “Não”) e conecte-os adequadamente. Se for relevante, você também pode identificar quem é o responsável pela decisão.
5. Revise e refine: depois que seu fluxograma estiver concluído, revise-o para verificar se está claro e preciso. Confirme se todas as etapas estão incluídas e se o fluxo é fácil de seguir. 

Pode ser útil compartilhá-lo com um membro da equipe para obter feedback, pois isso ajudará a refinar o layout e melhorar a legibilidade.

Quando seu fluxograma estiver pronto para ser compartilhado, basta clicar no botão “Compartilhar” no canto superior direito do quadro de compartilhamento. A partir daqui, você pode conceder acesso a qualquer pessoa na sua organização ou compartilhá-lo externamente com um link de compartilhamento (se estiver habilitado). Depois de definir as permissões, clique em “Copiar link” e cole o URL na mensagem do chat, no canal do Zoom Team Chat ou no e-mail.

Os modelos de fluxograma são uma excelente forma de começar rapidamente, ainda mais quando você é novo no mapeamento de processos ou precisa criar um fluxograma com pouco tempo disponível. Para qualquer criador, seja iniciante ou experiente, utilizar um modelo elimina a necessidade de criar um fluxograma do zero, permitindo que você se concentre na personalização do modelo para atender às suas necessidades específicas.

Com um modelo pré-projetado, você pode adaptar facilmente o fluxograma movendo os símbolos para ajustar o fluxo e inserindo novos elementos para se adequar ao processo que está mapeando. Os modelos de fluxograma são especialmente úteis para fluxos de trabalho recorrentes, projetos em equipe ou processos padronizados, garantindo consistência entre os documentos e economizando tempo.

No aplicativo Zoom Workplace, os modelos de fluxograma estão prontamente disponíveis na aba Quadro de compartilhamento, tornando o início ainda mais fácil. Basta abrir um quadro de compartilhamento e selecionar entre diversas opções de modelos com design profissional. Com a interface intuitiva do Zoom, você pode ajustar rapidamente o modelo às suas necessidades, adicionar ou remover etapas e colaborar com outras pessoas em tempo real. Não importa se você trabalha sozinho ou em equipe, esse recurso permite que você crie fluxogramas de forma mais rápida e com mais eficiência.

Agora que você sabe como e por que os fluxogramas são usados, quais são os diferentes tipos e como utilizar símbolos e modelos, está pronto para criar seus próprios fluxogramas. 

A boa notícia é que, se você tiver um plano do Zoom Workplace, mesmo o plano Básico gratuito, terá acesso ao Zoom Whiteboard e poderá criar um fluxograma do zero ou a partir de um modelo.* Se você não tem uma conta no Zoom Workplace, pode se inscrever e começar rapidamente.

Você pode criar um fluxograma em um quadro de compartilhamento em uma reunião ou webinar do Zoom, no aplicativo para dispositivo móvel ou desktop ou no portal web do Zoom.

Siga estas três etapas para começar a criar um fluxograma no aplicativo desktop do Zoom Workplace:

1. No menu do aplicativo, clique no botão Quadro de compartilhamento. No canto superior direito, clique em “Novo” para criar um novo quadro de compartilhamento.
2. Um novo quadro de compartilhamento será aberto e você terá a opção de selecionar um modelo de fluxograma no painel de modelos. Para criar um fluxograma usando um modelo, selecione uma categoria no menu à esquerda e pesquise o tipo de fluxograma que deseja criar. Você pode clicar em “Visualizar” para ver uma amostra do fluxograma. Quando encontrar um modelo que deseja usar, clique em “Usar modelo” no canto superior direito. Se preferir começar um fluxograma do zero, feche o painel de modelos.
3. O novo quadro de compartilhamento será aberto com o modelo selecionado ou como um quadro de compartilhamento em branco. A partir daqui, você usará as ferramentas de edição do quadro de compartilhamento disponíveis no menu à esquerda. Use a funcionalidade de arrastar e soltar para ajustar os símbolos do fluxograma no modelo e para editar o texto e os dados. Ou, se estiver começando do zero, utilize as diversas ferramentas para selecionar entre 1.000 símbolos e formas, linhas, textos e muito mais para criar o fluxograma perfeito.

*O Zoom Workplace Básico (gratuito) inclui até três quadros editáveis simultaneamente. Os recursos do AI Companion não estão incluídos.

Não importa se você precisa criar e usar um fluxograma para a escola ou para o trabalho, aprimorar suas habilidades de criação de fluxogramas o preparará para desenvolver diferentes tipos de fluxogramas para qualquer finalidade. Ao integrar fluxogramas em projetos e fluxos de trabalho, você melhora a comunicação, fortalece a colaboração e promove uma cultura de aprendizado contínuo, resultando em processos mais eficientes e bem-sucedidos.

Pronto para criar fluxogramas? Todos os planos do Zoom Workplace incluem o Zoom Whiteboard. Comece hoje mesmo! Inscreva-se em um plano do Zoom Workplace ou inicie sessão na sua conta existente.